Методичка по информатике. Практикум по дисциплине Информатика Допущено Редакционноиздательским советом угату в качестве учебного пособия для студентов, обучающихся по направлениям подготовки бакалавров 080100 Экономика
 Скачать 8.99 Mb.
|
|
3.7.1. Ввод и форматирование содержимого в таблицах. Когда курсор находится в таблице, на ленте появляются вкладки Работа с таблицами/Конструктор и Макет. В них сосредоточены все команды по созданию и форматированию таблиц. Перемещение между ячейками выполняют клавишей TAB (к следующей ячейке) или комбинацией SHIFT+TAB (к предыдущей ячейке). Для навигации по ячейкам таблицы можно также использовать клавиши управления курсором. Внутри текстовых фрагментов курсорные клавиши выполняют перемещение курсора, но по достижении границы текста они позволяют переходить к соседним ячейкам. Выделение нужной ячейки для ввода текста выполняют с помощью мыши. Отдельную ячейку выделяют тройным щелчком 3 OLE – от англ. Object Linking and Embedding – технология связи и внедрения объектов, принятая в ОС Windows. 142 левой кнопки. Перемещение между ячейками выполняют клавишей TAB (к следующей ячейке) или комбинацией SHIFT+TAB (к предыдущей ячейке). Для навигации по ячейкам таблицы можно также использовать клавиши управления курсором. Внутри текстовых фрагментов курсорные клавиши выполняют перемещение курсора, но по достижении границы текста они позволяют переходить к соседним ячейкам. Все команды форматирования текста относятся к выделенному элементу. Выделенным элементом может быть любая ячейка, строка (группа строк), (столбец столбцов) или вся таблица в целом. Когда курсор находится в таблице, на ленте появляются вкладки Работа с таблицами/Конструктор и Макет. В них сосредоточены все команды по созданию и редактированию таблиц. Группы ячеек выделяют методом протягивания мыши. В табл. 4 представлены способы выделения элементов таблицы. Кроме этого, когда курсор находится в таблице, для выделения можно использовать команды вкладки ленты Работа с таблицами/Макет/Выделить. Большинство команд, связанных с форматированием элементов таблицы и содержащихся в них объектов, можно выполнить с помощью групп команд Абзац и Шрифт на вкладке Главная ленты. Таблица 4 Выделение элементов таблицы Чтобы выделить Действие Ячейку Тройной щелчок в области ячейки Строку Переместить указатель мыши к левой границе документа, подвести его к строке и щелкнуть левой кнопкой мыши Несколько строк Выбрать первую строку и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть указатель на нужное число строк Столбец Установить указатель мыши над нужным столбцом. Указатель примет форму стрелки, направленной вниз. Щелкнуть левой кнопкой мыши. Несколько столбцов Выбрать первый столбец и, удерживая нажатой кнопку мыши, выбрать нужные столбцы протягиванием мыши. Можно также выбрать первый столбец (любым методом), а затем при нажатой клавише SHIFT выбрать последний столбец 143 Всю таблицу Переместить курсор мыши в левый верхний угол таблицы. Он примет форму крестика со стрелками. Щелкнуть на нем. 3.7.2. Направление текста в таблицах. Чтобы привлечь внимание к тексту, его можно развернуть на странице нетрадиционным образом. Word текст в таблице расположить по вертикали, сверху вниз или снизу вверх. Выберите ячейку или группу ячеек, содержащих поворачиваемый текст, и выполните команду Работа с таблицами/Макет/Направление текста. Повторное выполнение данной команды приведет к повороту текста по часовой стрелке на 90 о , исключая текст справа-налево. При повороте текста кнопки в группе команд Работа с таблицами/Макет/Выравнивание меняют свой вид. Кнопки выравнивания меняются в соответствии с поворотом текста. Поворачивается даже курсор, что может доставлять некоторые неудобства при редактировании, хотя на самом деле особой разницы нет. Надо только помнить, что выбор текста теперь требует протяжки мыши по вертикали. 3.7.3. Структура таблицы. Таблицы легко видоизменять. Добавлять или удалять строки и столбцы, изменять их ширину, объединять и разбивать ячейки можно, не изменяя остальной части таблицы. Добавление и удаление строк, столбцов или ячеек Для добавления строки в конец таблицы перейдите в последнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу TAB. Word добавит новую строку, отформатированную так же, как предыдущая. Чтобы вставить строки, столбцы или ячейки в таблицу, выберите нужное число строк, столбцов или ячеек и дайте команду Работа с таблицами/Макет/необходимая команда группы Строки и столбцы. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать требуемую команду из группы Вставить. Для удаления строк, столбцов или ячеек выберите их. Дайте команду Работа с таблицами/Макет/Удалить и выберите требуемую 144 команду из группы. Также в данной ситуации можно воспользоваться соответствующими командами из контекстного меню. При удалении ячеек необходимо из вышеуказанных групп Удалить выбрать команду Удалить ячейки. Эта команда открывает диалоговое окно Удаление ячеек (рис. 9). Рис. 9. Удаление ячеек таблицы Остающиеся ячейки могут быть сдвинуты вверх или влево. Чтобы удалить целую строку или столбец, выберите команду Удалить всю строку (или Удалить весь столбец). При вставке столбцов новые столбцы будут иметь ту же ширину, что и созданные ранее, поэтому ширину новых столбцов следует отрегулировать, если таблица теперь не вписывается в страницу по ширине. Ширина столбцов и ячеек Самый простой способ изменить ширину столбца или высоту строки состоит в том, чтобы установить курсор на границе между строками или столбцами. Курсор примет вид двунаправленной стрелки для перетаскивания границы. Если перетаскивать границу выделенной ячейки, ширина меняется только у нее. Для надежности перед перетаскиванием можно выделить нужные строки или столбцы. Чтобы столбцы имели одну и ту же ширину, а строки – одну и ту же высоту, выберите нужные столбцы или строки и дайте команду Выровнять ширину столбцов в группе Размер ячейки на вкладке Работа с таблицами/Макет ленты. Аналогичная команда присутствует также и в контекстном меню. Кнопки для выравнивания размеров строк и столбцов имеют вид Довольно большой набор параметров таблицы можно установить используя команду Размер ячейки на вкладке Работа с 145 таблицами/Макет ленты (активизируется при нахождении курсора в таблице). Такой же результат будет при выборе из контекстного меню команды Свойства таблицы. По ее выполнению появляется диалоговое окно Свойства таблицы (рис. 10) при помощи которого можно задать: размеры таблицы (ширину), выравнивание по отношению к тексту (вкладка Таблица); размеры строки таблицы и ее параметры (вкладка Строка); размеры и свойства столбца и ячейки (соответствующие вкладки) и Замещающий текст для облегчения работы с таблицей в Интернет. Например, для быстрой установки конкретной ширины столбцов, после завершения ввода таблицы, можно использовать следующее. Выберите столбцы для установки, одним из вышеприведѐнных способов активизируйте диалоговое окно Свойства таблицы. Далее откройте вкладку Столбец и задайте необходимую ширину. Затем подтвердите OK. Рис. 10. Окно свойств таблицы Выровнять ширину выделенных столбцов можно командой Автоподбор на вкладке Работа с таблицами/Макет ленты. В команде 146 Автоподбор есть различные варианты выравнивания: по содержимому, по ширине окна, фиксированная ширина столбца. Объединение и разбиение ячеек. Нет необходимости иметь во всех строках или столбцах одинаковое число ячеек. Например, ячейка может содержать заголовок, относящийся ко всей верхней части таблицы. Ниже (табл. 5) показан пример объединения ячеек. Если надо создать одну ячейку из нескольких, объедините их. Разбиение ячейки делит ее на несколько ячеек. Таблица 5 №№ Фамилия и Даты проведения занятий Зачет пп инициалы 01.03.12 15.03.12 22.03.12 29.03.12 05.04.12 оценка 1 Иванов И.И. 4 5 3 4 2 3,6 2 Петров П.П. 5 5 3 4 3 4 3 Сидоров С.С. 3 4 3 4 5 3,8 4 Кузьмин К.К. 2 3 4 5 5 3,8 Для объединения ячеек выберите их и дайте команду Объединить ячейки (в группе команд Строки и столбцы на вкладке Работа с таблицами/Макет ленты или из контекстного меню). Для визуального представления можно воспользоваться инструментом Ластик , который находится в группе команд Рисование границ на вкладке Работа с таблицами/Конструктор ленты. С его помощью удаляют границы между объединяемыми ячейками. Протащите Ластик по горизонтали, чтобы объединить строки, и по вертикали, чтобы объединить столбцы. Не забудьте положить его назад после выполнения операции! Чтобы добавить границу, выберите в группе команд Рисование границ на вкладке Работа с таблицами/Конструктор ленты команду Нарисовать таблицу и нарисуйте курсором, принявшим форму карандаша, границу в нужном месте. Также для этих целей можно воспользоваться ранее рассмотренной командой Разбить ячейки Для ввода числа столбцов и строк, на которые необходимо разбить выделенную ячейку, воспользуйтесь счетчиками диалогового окна Разбиение ячеек. Команда Нарисовать таблицу также присутствует и в контекстном меню при всей выделенной таблице. 147 3.7.4. Форматирование таблиц. Перед распечаткой может потребоваться выполнить несколько завершающих операций, которые придадут таблице безупречный профессиональный вид. В Word можно выполнить как автоматическое, так и ручное форматирование таблицы. Можно добавлять или удалять рамки, изменять их вид, использовать разные цвета и заливку. Стили таблиц Набор готовых стилей оформления таблиц (Работа с таблицами/Конструктор/Стили таблиц, рис. 11) позволяет применить выбранный ко всей таблице (в ней должен находится курсор!) одним щелчком мыши на этом стиле. Рис. 11. Конструктор таблиц Стили включают в качестве параметров средства использования рамок, заливки, шрифтов, цвета и анимации. Большинство Стилей обеспечивают специальное форматирование выбранных элементов: строк заголовка и итогов, чередование строки столбцов разного формата таблицы, первого и/или последнего столбца, так как именно эти столбцы и строки часто содержат заголовки и итоговую информацию. Эти установки можно сделать, выбрав соответствующие параметры в группе команд Параметры стилей таблиц на вкладке Работа с таблицами/Конструктор, рис. 11. Если какие-то из параметров выбранного стиля нас не устраивают, имеется возможность их изменения. Для чего выбрав щелчком на стрелке 2, (рис. 11) Работа с таблицами/Конструктор/Стили таблиц) команду Изменить стиль таблицы активизируем окно Изменение стиля (рис. 12). Далее в открывшемся диалоговом окне, выбрав соответствующую команду, устанавливаем новые значения изменяемых параметров. Изменения отображаются на панели предварительного просмотра (рис. 12) в центре диалогового окна 2 1 148 Изменение стиля. Для применения выбранного стиля щелкните на кнопке ОК. Если результат не нравится, щелкните на кнопке Отменить. Здесь же (Работа с таблицами/Конструктор/Стили таблиц/Создать стиль таблицы – щелчок на стрелке 2 (рис. 12), имеется возможность задания собственных стилей таблиц. Рис. 12. Изменение стиля Границы и заливка Не обязательно пользоваться поставляемым с Word набором готовых стилей оформления таблиц. Для произвольного форматирования удобно применять команды вкладки Работа с таблицами/Конструктор/Стили таблиц/Заливка и Границы и рядом Работа с таблицами/Конструктор/Рисование границ/Стиль, Толщина и Цвет пера (или Главная/Абзац/только Заливка и Границы). Рамки ячеек создаются при помощи команд Стиль, Толщина и Цвет пера. Щелкните на кнопке Цвет пера – откроется палитра. Выберите нужный цвет, затем выбрав рядом «карандаш» (инструмент 1 149 Нарисовать таблицу) проведите изменившимся курсором в форме карандаша по линиям, цвет которых надо изменить. Убедитесь, что прочерчена линия целиком, иначе цвет применен не будет. Описанные выше кнопки (Стиль, Толщина и Цвет пера) являются динамическими, то есть содержат последний сделанный выбор, который легко применить повторно. Для изменения типа линий выделите ячейки, рамки которых надо преобразовать, выберите нужные установки и щелкните на раскрывающей кнопке Границы. Вид рамки выбирается из 12 возможных вариантов. Внутренние рамки возникают, если выбрано несколько ячеек. Внешние рамки задают границу вокруг ячейки или группы ячеек. Обычно внешнюю рамку задают для всей таблицы. Щелкните на раскрывающей стрелке у кнопки Цвет заливки, откроется палитра цветов заливки, включающая и оттенки серого. Если распечатанная таблица будет ксерокопироваться, помните, что некоторые цвета при ксерокопировании передаются плохо. Для интегрального доступа к параметрам форматирования ячеек также можно воспользоваться диалоговым окном Границы и заливка, открывающимся при выборе соответствующей команды на ленте Работа с таблицами/Конструктор/Рисование границ или Стили таблиц/Границы. 3.7.5. Вычисления в таблицах. В таблицах Word допустимы простые вычисления. Если лишь изредка требуется подсчет итогов, можно проводить вычисления прямо в Word, a Excel оставить для более сложных задач. В качестве примера рассмотрим Таблица , в которой применено вычислительное средство Word под названием Формула. В столбце «Зачетная оценка» должно стоять среднеарифметическое из расположенных левее оценок. Для этого необходимо щелкнуть на ячейке, стоящей под надписью «Зачетная оценка» в которую надо поместить сумму стоящих слева чисел, затем ее поделить на их количество. Для вычисления суммы надо щелкнуть на кнопке Формула на ленте Работа с таблицами/Макет/группа Данные – откроется диалоговое окно Формула (рис. 13). Word автоматически предложит формулу, исходя из окружения текущей ячейки. 150 Предлагается суммировать все числа, расположенные выше данной ячейки. Если там нет чисел, проверяются ячейки, расположенные левее текущей. В данном случае предложена формула =SUM(LEFT). Рис. 13. Ввод формул Для вычисления среднеарифметического разделим 4 сумму на 6, выберем требуемый Формат числа и щелкнем на кнопке OK – результат вычисления добавляется в таблицу. Если число, включенное в формулу, изменилось, необходимо выделить ячейку с результатом и нажать клавишу F9 – обновление полей. Убедимся, что курсор стоит на полученной сумме. В другие (расположенные ниже) ячейки столбца среднеарифметическое можно скопировать ( кнопка контекстного меню) и вставить (кнопка там же), затем не забыть обновить поля, нажав F9 на клавиатуре. Для более сложных вычислений, требуется знать адреса ячеек, входящих в формулу. Адрес ячейки – это ссылка на ячейку. Она состоит из буквы английского алфавита, соответствующей столбцу, и номера строки. Формула обязательно начинается со знака «=». Далее можно с клавиатуры вводить адреса ячеек и соединять их знаками необходимых арифметических операций. Для установления порядка вычисления можно использовать круглые скобки. В дополнение к обычным операциям, таким как сложение и вычитание, можно выбрать из раскрывающегося списка функции, например AVERAGE, MIN, MAXи COUNT. Для выбора функции введите в текстовое поле Формула знак «=»; а затем выберите нужную функцию из раскрывающегося списка Вставить функцию. Формат результата можно выбрать из раскрывающегося списка Формат числа. 4 «+» сложение; «–» вычитание; «*» умножение; «/» деление 151 После ввода формулы в ячейку ее нельзя редактировать напрямую. Изменить можно только форматирование ячейки, но не ее содержание. При изменении любого числа, на котором основана формула, надо заново вычислить результат. Для этого, выбрав ячейку, надо нажать клавишу F9. 3.8. Деловая графика в Word Общеизвестно, что графическая информация воспринимается человеком намного быстрее, чем цифровая. Поэтому рекомендуется для анализа табличных данных использовать аппарат построения диаграмм 5 По таблице (см. табл. 5) построим диаграмму, приведенную на рис. 14. Рис. 14. Диаграмма Сначала скопируем данные из таблицы (см. табл. 5) для построения диаграммы и установим курсор в место ее вставки. Далее выполним команду Диаграмма вкладки Вставка/Иллюстрации ленты. На экране отобразится диалоговое окно Вставка диаграммы, рис. 15, в котором необходимо выбрать предполагаемый тип диаграммы. Потом, при необходимости, его можно будет поменять. В нашем случае подойдет Гистограмма с группировкой. После нажатия кнопки ОК, в документ будет вставлена диаграмма (рис. 16 а), связанная с таблицей данных – образцом (Категория 1, Категория 2, Категория 3, Категория 4), которая также 5 Кроме построения рассматриваемых диаграмм и графиков по табличным данным MSWord позволяет добавлять диаграммы различных типов, в том числе: циклические, целевые, радиальные, диаграммы Венна и пирамидальные диаграммы (команда SmartArt вкладка Вставка/Иллюстрации ленты). 152 откроется в своем окне Диаграмма в Microsoft Word – Microsoft Excel, рис. 16 б). На ленте окна документа появится вкладка Работа с диаграммами/Конструктор, Макет и Формат (рис. 16 а), содержащая набор команд, необходимых для работы с диаграммами. Рис. 15. Вставка диаграммы. Выбор типа диаграммы. а б Рис. 16. Вставка диаграммы а – диаграмма, б – таблица данных Для замены образца данных щелкните на левую верхнюю ячейку в таблице, затем, скорректировав диапазон данных образца как это рекомендуется, перетаскиванием правого угла диапазона до 153 размера таблицы (I*6), вставим 6 данные ранее нами скопированные из таблицы 7 (рис. 17). Рис. 17. Таблица с данными. После этой операции в Окне Word необходимо поменять местами отображаемые данные (Работа с диаграммами/Конструктор/Данные/Строка/Столбец). В результате будет узнаваемая диаграмма. Далее надо продолжить редактирование этой диаграммы до соответствия ее рис. 14: ● увеличить размеры (потянув за периферийные маркеры); ● изменить положение и форму Легенды; ● изменить Название диаграммы, Название оси X (даты) и Название оси Y (оценки), ● при необходимости скорректировать данные в Excel таблице (удалить первый столбец с нумерацией, первую строку скрыть) и т.п. 6 Допустимы варианты ввода необходимых данных, аналогичные MicrosoftExcel (Файл/Открыть…) 7 Если диаграмма активна, а таблица данных закрыта, то ее можно повторно открыть, выбрав команду Работа с диаграммами/Конструктор/Данные/Изменить данные |