Процесс внедрения различных информационных систем на предприятия для электронного документооборота
 Скачать 0.53 Mb.
|
 Компоненты СЭД и их функцииСистема электронного документооборота в компании должна содержать следующие элементы: модуль электронного делопроизводства (регистрация входящих/исходящих документов); модуль электронного архива со средствами поиска документов и комплектом шаблонов документов; модуль WorkFlow - электронное движение и согласование документов; модуль сквозного контроля исполнения поручений; модуль информационно-защищенного обмена документами между юридическими лицами и/или удаленными филиалами; модуль генерации отчетов о движении документов; модуль коллективной работы с документами. Если же система электронного документооборота также применяется для автоматизации процессов управления, то добавляются: модуль на основе WorkFlow для планирования, управления и мониторинга за ходом процессов; модуль развернутой аналитики и план/фактного выполнения процессов. Система автоматизации документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая подсистема обладает набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между собой. Разделение системы документооборота на подсистемы, предпринимаемое нами, носит несколько “академический” характер. В реальной практике программные продукты достаточно условно можно отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса. Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота: подсистема автоматизации делопроизводства; архивы документов; подсистема ввода документов и обработки образов документов; подсистема управления стоимостью хранения документов; подсистема маршрутизации документов; подсистема комплексной автоматизации бизнес-процессов.  Подсистема автоматизации делопроизводстваФункции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации “Положение о делопроизводстве”. Документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводства различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию. Однако в том случае, если автоматизация документооборота не закончится данным шагом, то можно подумать и о других инструментах, обеспечивающих более последовательное развитие системы. Так, например, при переходе к электронному хранилищу документов база данных системы делопроизводства должна содержать ссылки на соответствующие объекты электронного архива, при использовании электронных средств маршрутизации документов система должна обеспечивать возможность рассылки документов на рабочие места пользователей, определения текущего местоположения документа и так далее. Архивы документов Подсистема архивации документов управляет архивами документов. Архив документов – это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск. В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах предыдущего класса, архивы документы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов.  В отличие от систем предыдущего класса, в архивах хранятся сами документы, и поэтому система должна обеспечиватьразграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля, определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания - это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа. Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа. К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее. Подсистема ввода документов и обработки образов документов выполняет ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводится к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно. Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную.  Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника. Глава 2.Практическая часть2.1 Анализ и организация электронного документооборота в ООО «Каскад плюс» Каждый электронный документ состоит из текста - содержимого электронного документа, и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ(автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания в документе и избегать работу с устаревшей информацией. Справочники системы предназначены для структурированного хранения условно-постоянной информации. Справочники представляют собой списки записей с определенным набором полей. У каждого справочника есть две формы: форма-список – форма, представляющая собой список записей. В форме-списке доступны для просмотра все поля справочника и доступны для выполнения стандартные для справочников действия; форма-карточка – форма, представляющая собой набор полей конкретной записи. В форме-карточке данные доступны для редактирования и доступны для выполнения специфические действия конкретных справочников. Использование технологии быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID позволяет в процессе согласования оперативно найти электронный договорной документ в системе и сверить его по штрих-коду с бумажным аналогом. При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль "Управление электронными документами" с автоматическим присоединением его к РКК.  Для создания новой задачи в проводнике системы можно воспользоваться одним из способов:выбрать в главном меню пункт Файл/Создать/Создать задачу; во встроенном меню кнопки на панели инструментов выбрать пункт Создать задачу; нажать клавиши Определение маршрута позволяет назначать исполнителей и сроки выполнения задачи. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса, либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (переносить данные в учетную систему, изменять состояние электронного документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.). Для регистрации бумажного документа нужно создать новую запись в справочнике Входящие РКК.В появившейся на экране карточке нужно внести информацию о поступившем документе. Для поиска электронных документов по реквизитам РКК используется сценарий Поиск электронных документов по реквизитам РКК, который запускается из проводника системы. В результате открывается окно запроса параметров поиска аналогичное Поиску РКК. В отличие от поиска РКК, после инициализации поиска откроется не список РКК, а окно результатов поиска электронных документов. По кнопке Печать из РКК запускается интегрированный отчет "Конверт", выводящий стандартный конверт с указанными адресами отправителя и получателя, а также штрих-кодом(рис.10). Конверт распечатывается, в него вкладывается распечатанный экземпляр документа.Готовый к отправке конверт отправляется в отделение Почты России.  Для выполнения экспорта документа можно воспользоваться одним из способов:нужно выбрать в главном меню пункт Действия/Экспортировать; в контекстном меню на экспортируемом документе меню выбрать Экспортировать. После инициирования экспорта документа появится окно «Экспорт электронного документа» Признак экспорта документа с блокировкой. Если данный признак установлен, то документ при экспорте блокируется от изменений, в противном случае после экспорта документ можно будет редактировать. В истории работы фиксируются все события, происходящие с документом: кто, когда, какое действие произвел.  2.2 Работа с 1С на предприятии 1С: Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1С: Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта. Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству. Функциональные компоненты Технологическая платформа, кроме механизмов, используемых во всех продуктах 1С: Предприятия, включает три функциональные основные компоненты. Функциональные компоненты включаются в состав продуктов системы 1С: Предприятие, использующих специфические возможности компонент. Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Она обеспечивает ведение планов счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента используется для автоматизации бухгалтерского учета в соответствии с любым законодательством и методологией учета. Компонента «Расчет» предназначена для выполнения сложных периодических расчетов. Она может использоваться для расчета заработной платы любой сложности, расчетов по ценным бумагам и других видов расчетов.  Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени. Она используется для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т.д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения. Типовые Конфигурации системы 1С: Предприятие В комплект поставки программных продуктов системы программ 1С: Предприятие включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики. Конфигурации, использующие возможности одной функциональной компоненты, предназначены для автоматизации отдельных сфер деятельности предприятий, например, бухгалтерского учета, торгового учета или расчета заработной платы. Конфигурации, использующие возможности нескольких компонент, обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе. Особенностью системы программ 1С: Предприятие является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы "1С". Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации. Рассмотрим несколько типовых конфигураций, содержащих выше перечисленные функциональные компоненты. Типовая конфигурация 1С: Бухгалтерия 7.7 (Компонента «Бухгалтерский учет») «1С: Бухгалтерия» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она может использоваться на предприятиях разных направлений деятельности и форм собственности. «1С: Бухгалтерия» предоставляет бухгалтеру гибкие возможности учета: использование нескольких планов счетов одновременно многоуровневые планы счетов многомерный аналитический учет  многоуровневый аналитический учетколичественный учет многовалютный учет по неограниченному числу валют ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий ведение консолидированного учета учет импортных товаров в разрезе ГТД (автоматический подбор необходимых номеров ГТД при выписке счетов-фактур) Программа позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета: - операции по банку и кассе - основные средства и нематериальные активы - материалы и МБП - товары и услуги, выполнение работ - учет производства продукции - учет валютных операций - взаиморасчеты с организациями - расчеты с подотчетными лицами - расчеты по зарплате - расчеты с бюджетом - другие разделы учета. 1С: Бухгалтерия позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: - платежные поручения - счета на оплату и счета-фактуры - приходные и расходные кассовые ордера - акты, накладные, требования, доверенности - другие документы. Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. Удобный пользовательский интерфейс  - Путеводитель по конфигурации предназначен для быстрого освоения программы бухгалтером. Он позволяет ознакомиться с порядком использования программы по конкретным разделам учета и тут же выполнить необходимые действия.- Режим комментирования проведения документов. В процессе автоматического формирования проводок документами программа информирует пользователя о том, почему были сформированы те или иные проводки. - "Советы дня" подскажут вам эффективные приемы работы и удобные возможности системы. - Настраиваемые панели инструментов позволят вам быстро получать доступ к часто используемым функциям программы. Типовая конфигурация 1С: ТОРГОВЛЯ И СКЛАД 7.7 (Компонента «Оперативный учет») "1С: Торговля и склад" предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов. "1С: Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия и позволяет: - вести раздельный управленческий и финансовый учет - вести учет от имени нескольких юридических лиц - вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней)  - вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию- оформлять закупку и продажу товаров - производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных - вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам - формировать необходимые первичные документы - оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД - выполнять резервирование товаров и контроль оплаты - вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе - вести учет товарных кредитов и контроль их погашения - вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату В "1С: Торговля и склад" вы можете: - задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен - работать с взаимосвязанными документами - выполнять автоматический расчет цен списания товаров - быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов - вести учет товаров в различных единицах измерения, - а денежных средств - в различных валютах - получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег - автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии. Надежность и безопасность "1С: Торговля и склад" содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации: - возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации - специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок - возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды - установка запрета на редактирование печатных форм документов  - "запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.1С: Зарплата и Кадры 7.7 (Компонента «Расчет») Программа "1С: Зарплата и Кадры" предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета, может использоваться как на хозрасчетных предприятиях Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием. Она позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы. Основные функциональные возможности: Первоначальные возможности - Разнообразные возможности, поддерживаемые конфигурацией - Все необходимые отчеты и документы Расчет заработной платы - Различные системы и формы оплаты труда - Учет отработанного времени - Учет северных и районных особенностей Кадровый учет и штатное расписание - Автоматизация кадрового учета и штатного расписания Особенности бюджетных организаций  - Учет специфики бюджетных организаций.Дополнительные возможности системы - Разнообразные возможности настройки конфигурации - Работа с распределенными информационными базами - Администрирование, работа в сети и права доступа - Дополнительный сервис 1С: Предприятие 7.7". Комплексная поставка "Бухгалтерия; Зарплата и Кадры; Производство и Услуги; Торговый и складской учет" Система программ "1С: Предприятие" предоставляет широкие возможности ведения автоматизированного учета на предприятиях, в организациях и учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета. "1С: Предприятие" позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы. В комплексную поставку входят основные компоненты системы программ "1С: Предприятие": - "Бухгалтерский учет", - "Оперативный учет", - "Расчет", а также основные конфигурации: - "Бухгалтерский учет" -"Торговля +Склад" -"Зарплата + Кадры" -"Производство + Услуги + Бухгалтерия" -"Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры"  Пользователи могут применять конфигурации, входящие в новую комплексную поставку, как по отдельности, так и совместно, подобрав для себя подходящий вариант работы с системой. Выбор конфигурации зависит, прежде всего, от решаемых задач, от типа деятельности и структуры конкретного предприятия, уровня сложности ведения учета и других условий.Пользователи могут вести учет в комплексной конфигурации или решать разные задачи учета в отдельных конфигурациях, пользуясь средствами обмена данных, или же начать с автоматизации одного из направлений учета, используя отдельную конфигурацию. Комплексная конфигурация "Бухгалтерия + Торговля +Склад + Зарплата + Кадры" Сохраняя возможности основных конфигураций "Бухгалтерский учет", "Торговля + Склад" и "Зарплата + Кадры", комплексная конфигурация обеспечивает интегрированное ведение учета: Единую систему нормативно-справочной информации; Автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета заработной платы в бухгалтерском учете; Финансовый учет по нескольким юридическим лицам; Консолидированный управленческий учет. Версии программных продуктов Различные версии продуктов системы программ 1С: Предприятия могут использоваться в организациях с различными объемами информации, различным количеством пользователей автоматизированной системы и различной интенсивностью работы пользователей. Однопользовательские версии программ обеспечивают работу с информационной базой только одного пользователя (в один момент времени). Однопользовательские версии используются в основном на небольших предприятиях.  Сетевые версии позволяют работать с одной информационной базой одновременно нескольким пользователям. Сетевые версии используются тогда, когда необходимо, чтобы с автоматизированной системой работали одновременно несколько сотрудников. Существуют версии, допускающие работу ограниченного числа пользователей, и без ограничения числа пользователей. Версии для SQL обеспечивают возможность работы с информационной базой в режиме клиент-сервер. Это позволяет обеспечить большую устойчивость и надежность функционирования системы, а также увеличивает производительность системы, особенно при работе большого количества пользователей. Базовые версии программ системы 1С: Предприятия рассчитаны на работу одного пользователя и, в отличие от других версий, не включают средства для изменения конфигурации. Они используются для ведения достаточно простого учета, не требующего настройки на особенности конкретной организации. Распределенная информационная система Для тех организаций, в которых необходимо поддерживать единую автоматизированную систему в нескольких территориально удаленных точках (подразделениях, филиалах, складах и т.д.), существует дополнительная компонента 1С: Предприятия "Управление распределенными информационными базами". Ввод данных в информационных базах распределенной системы ведется независимо. Компонента обеспечивает полную или выборочную синхронизацию данных всех информационных баз, входящих в распределенную систему. Компонента поставляется отдельно и устанавливается только на одной (центральной) информационной базе. Технологические средства конфигурирования и администрирования системы 1С: Предприятие Встроенный программный язык Необходимость наличия встроенного языка определена концепцией настраиваемости системы. Синтаксис встроенного языка вполне отвечает стандартам высокоуровневых языков.  Язык является предметно-ореиентированным. Он поддерживает специализированные типы данных предметной области, определяемые конфигурацией системы. Работа с этими типами данных в языке организована с использованием объектной техники. Язык ориентирован на пользователей различной квалификации. В частности, его отличает мягкая типизация данных (обеспечивающая быстрое написание программных модулей) и жесткий контроль синтаксических конструкций, уменьшающий вероятность ошибок.Так как система сочетает в себе визуальные и языковые средства конфигурирования, использование встроенного языка в системе имеет событийно-зависимую ориентацию, то есть языковые модули используются в конкретных местах для отработки отдельных алгоритмов, настраиваемых в процессе конфигурации. Так, например, для документа можно описать алгоритм автоматического заполнения реквизитов при вводе нового документа. Данная процедура будет вызвана системой в нужный момент. Механизм запросов Для получения произвольных отчетов сложной структуры в системе предусмотрен предметно-ориентированный механизм запросов. Данное средство опирается на существующую условно-переменную структуру информационной базы системы, что позволяет сравнительно просто описывать достаточно сложные запросы. Встроенный текстовый редактор Используется системой для создания программных модулей на встроенном ящике и для редактирования документов в текстовом виде. Одной из особенностей редактора является возможность контекстного выделения цветом синтаксических конструкций встроенного языка. Встроенный редактор диалогов Используется для произвольной настройки форм ввода и редактирования информации. Позволяет оформить большинство окон, которые используются в системе для ввода и просмотра предметной информации. Встроенный редактор табличных документов Для всех выходных документов (первичных документов и отчетов) в системе предусмотрен единый формат – формат табличных документов. Это мощное средство, сочетающее в себе оформительские возможности табличной структуры и векторной графики. Таким образом, он может быть использован как для создания небольших документов с очень сложной структурой линий, так и для объемных ведомостей, журналов и других подобных документов. Конструкторы  Конструкторы – вспомогательные инструменты, облегчающие разработку стандартных элементов системы 1С: Предприятие. В системе имеются конструкторы справочника, документа, журнала документов, отчета и вида субконто. Еще пять конструкторов облегчают разработку программных модулей в стандартных случаях.Система настройки пользовательских интерфейсов Для того чтобы интерфейс конкретной конфигурации системы полностью отражал настроенные структуры данных и алгоритмы, в системе 1С: Предприятие, помимо редактора диалоговых форм и табличных документов, предусмотрена возможность настройки общих интерфейсных компонент системы: меню, панелей инструментов, комбинаций клавиш. На этапе конфигурирования может быть создано несколько пользовательских интерфейсов для разных категорий пользователей (руководителей, менеджеров, кладовщиков и др.) Система настройки прав пользователей и авторизации доступа Данная система позволяет описывать наборы прав, соответствующие должности пользователей. Структура прав определяется конкретной конфигурацией системы. Например, могут быть введены такие наборы прав, как «Главный бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер» и т.д. Отладчик Для удобства разработки конфигурации в системе предусмотрен отладчик. Отладчик позволяет прослеживать исполнение программных модулей конфигурации, замерять сравнительное время исполнения, просматривать содержимое переменных. Администрирование роботы пользователей  Для отслеживания текущего состояния работы системы используется монитор пользователей. Он позволяет просмотреть, кто из пользователей в настоящий момент работает с конкретной информационной базой, и в каком режиме. Журнал регистрации изменений Журнал ведется системой автоматически. В нем отражаются все факты изменений данных пользователями. Средства администрирования Основные средства администрирования системы 1С:Предприятие реализованы в составе конфигуратора. Однако есть ряд механизмов и утилит, которые не входят в состав конфигуратора, хотя также имеют отношение к администрированию системы 1С:Предприятие. Перечислим наиболее важные механизмы и инструменты, входящие в состав средств администрирования: Аутентификация. Механизм аутентификации позволяет определить, кто именно из пользователей, перечисленных в списке пользователей системы, подключается к прикладному решению в данный момент. Система поддерживает два вида аутентификации, которые могут использоваться в зависимости от конкретных задач, стоящих перед администратором информационной базы: аутентификация средствами 1С:Предприятия; аутентификация средствами Windows. Аутентификация средствами 1С:Предприятия Для выполнения аутентификации средствами 1С:Предприятия пользователь, при начале работы с прикладным решением, должен выбрать (или ввести) имя пользователя и соответствующий этому имени пароль:  Если пароль, введенный пользователем, не соответствует тому, который хранится в информационной базе, доступ к прикладному решению будет закрыт: Аутентификация средствами Windows При выполнении аутентификации средствами Windows, от пользователя не требуется каких-либо действий по вводу логина и пароля. Система анализирует, от имени какого Windows-пользователя выполняется подключение к прикладному решению, и на основании этого определяет соответствующего пользователя 1С:Предприятия. При этом диалог аутентификации 1С:Предприятия не отображается, если не указан специальный параметр командной строки. Аутентификацию средствами Windows имеет смысл использовать для NT-подобных операционных систем, например NT, 2000, XP. Если для пользователя не указан ни один из видов аутентификации, - такому пользователю доступ к прикладному решению закрыт. Список пользователей Система 1С:Предприятие позволяет вести список пользователей, которым разрешена работа с системой. Этот список не является частью прикладного решения, а создается отдельно в конкретной организации, в которой используется система: Администратор информационной базы имеет возможность добавлять, удалять пользователей, а также модифицировать данные пользователя. Создание новых пользователей возможно также путем копирования уже существующих пользователей. Для каждого пользователя может быть задано имя, идентифицирующее пользователя в системе, полное имя, используемое при отображении справочной информации, и порядок аутентификации (опознования) пользователя системой. Кроме этого, список пользователей позволяет указать роли, которые будут доступны пользователю при работе с прикладным решением, а также основной интерфейс и язык, на котором будут отображаться надписи, содержащиеся в интерфейсе прикладного решения:  Систему ролей, существующую в конкретном прикладном решении, определяет разработчик в процессе создания прикладного решения. Администратор может только выбирать среди существующих в прикладном решении ролей.Активные пользователи Список активных пользователей позволяет получать информацию о том, кто из пользователей работает с информационной базой в данный момент: Список активных пользователей содержит информацию об имени пользователя, режиме, в котором пользователь использует систему, времени начала его работы и пр. Администратор имеет возможность вывести список активных пользователей на печать в виде текстового или табличного документа. Кроме этого, из списка активных пользователей можно открыть журнал регистрации системы, или просмотреть историю работы пользователя - содержимое журнала регистрации, отфильтрованное по тому пользователю, на котором установлен курсор. Журнал регистрации Журнал регистрации содержит информацию о том, какие события происходили в информационной базе в определенный момент времени или какие действия выполнял тот или иной пользователь:
Журнал регистрации доступен как в режиме 1С:Предприятие, так и в режиме Конфигуратор. В режиме 1С:Предприятие по щелчку мыши в полях Данные и Представление данных можно перейти к тому объекту прикладного решения, который указан в записи журнала регистрации. Информацию, находящуюся в журнале регистрации, можно отбирать по большому количеству критериев. Например, можно отобрать только информацию о том, какие документы изменялись определенным пользователем в заданный промежуток времени:  Кроме этого, журнал регистрации поддерживает динамическую фильтрацию событий, при которой новые события, удовлетворяющие наложенному фильтру, будут появляться в списке.Существует возможность настройки уровня событий, отображаемых в журнале регистрации: Кроме этого разработчик может самостоятельно добавлять записи в журнал регистрации, используя средства встроенного языка. Такая возможность позволяет настраивать журнал регистрации под нужды конкретного прикладного решения. В процессе длительной эксплуатации системы в журнале регистрации может накапливаться значительное число записей. Поэтому поддерживается возможность сокращения журнала регистрации и удаления записей, ставших неактуальными. При сокращении журнала регистрации можно записать удаляемые события в файл, если предвидится необходимость их анализа в будущем: Используя средства работы со списками, разработчик имеет возможность выгрузить журнал регистрации в текстовый или табличный документ, который в дальнейшем может быть сохранен в собственном формате или, например, формате листа Excel или документа HTML. Загрузка и выгрузка информационной базы Текущая информационная база может быть выгружена в файл на диске или загружена из файла. Эти операции могут использоваться, например, для создания архива информационной базы и восстановления какой-либо копии базы из архива. Также выгрузка и загрузка информационной базы используется для переноса базы из файлового варианта в клиент серверный и обратно. При загрузке и выгрузке информационной базы система открывает стандартный диалог выбора файла. Следует учитывать, что при загрузке базы из файла, текущая информационная база будет полностью заменена загружаемой. В случае, когда выгрузка информационной базы используется для создания архивных копий, администратор может автоматизировать этот процесс, используя возможность запуска конфигуратора в пакетном режиме. Тестирование и исправление информационной базы  Процедура тестирования и исправления информационной базы служит для диагностики и устранения ошибочных состояний информационных баз, имеющих различный формат хранения данных (файловый или клиент-серверный):, Процедура позволяет выбрать проверки и режимы, которые должны быть выполнены для текущей информационной базы. Для баз, использующих клиент-серверный вариант, возможна проверка логический целостности данных и пересчет итогов. Для баз, использующий файловый вариант, в дополнение к этим проверкам, может быть выполнена реиндексация таблиц и сжатие информационной базы. Имеется возможность выполнять только тестирование или тестирование с исправлением. Причем, возможен выбор нескольких вариантов исправления конфликтных ситуаций. Следует заметить, что тестирование и исправление информационной базы может выполняться только в монопольном режиме (т.е. работа пользователей с информационной базой в процессе тестирования и исправления невозможна). Региональные установки информационной базы  Настройка региональных установок информационной базы позовляет управлять форматом отображения даты, времени, чисел и логических констант в прикладном решении:, Если ни одно из свойств в данном диалоге установлено не будет, то язык и форматы отображения чисел, даты и времени будут определяться настройками операционной системы. В нижней части окна содержатся примеры отображения числа, даты и времени в соответствии с выбранными настройками. Обновление конфигурации В процессе эксплуатации прикладного решения могут возникать ситуации, требующие внесения изменений в прикладное решение. Например, может выйти новая версия прикладного решения или просто потребоваться добавление новой функциональности в существующее прикладное решение. В этих случаях администратор информационной базы может выполнить обновление конфигурации прикладного решения. Обновление конфигурации, находящейся на поддержке В случае если текущая конфигурация находится на поддержке у одного или нескольких поставщиков, администратор может выполнить обновление текущей конфигурации до конфигурации поставщика. Обновление технологической платформы Новые релизы 1С:Предприятия 8.0 выпускаются в виде дистрибутива или в виде дистрибутива обновления (поставляемого на диске информационно-технологического сопровождения - ИТС). Обновление технологической платформы может быть выполнено с использованием обоих видов дистрибутивов. Обновление технологической платформы при обычной установке 1С:Предприятия Для выполнения обновления технологической платформы необходимо запустить программу установки, входящую в состав дистрибутива. Будет произведен анализ установленного 1С:Предприятия и в случае, если текущая версия платформы не требует обновления, работы программы установки будет завершена; иначе будет выполнено обновление установленных компонент технологической платофрмы. При работе в клиент-серверном варианте следует помнить, что работа клиентского и серверного приложений разных версий не допускается, поэтому необходимо выполнять обновление как серверного приложения, как и клиентских приложений. Обновление технологической платформы при административной установке 1С:Предприятия Если была выполнена административная установка 1С:Предприятия 8.0 (для использования в локальной сети), администратор получает возможность выполнять обновление технологической платформы только в одном месте - в месте административной установки. Дальнейшее обновление версий платформы на локальных компьютерах смогут произвести сами пользователи. После обновления административной установки, при очередном запуске 1С:Предприятия 8.0 с локального рабочего места, пользователю будет предложено произвести обновление локальной установки системы. Процедура обновления производится в автоматическом режиме.  Утилита администрирования клиент-серверного вариантаУтилита администрирования клиент-серверного варианта предназначена для решения следующих задач: мониторинг серверов 1С:Предприятия; просмотр списка информационных баз; создание и удаление информационных баз; мониторинг соединений пользователей с информационными базами; отключение пользователей от информационной базы:
Утилита представляет собой подключаемый модуль MMC (Microsoft Management Console), и может быть использована на компьютерах, на которых установлено соответствующее программное обеспечение (для операционных систем Windows 2000/XP/Server 2003 это программное обеспечение является стандартным). Утилита восстановления файловой базы данных Утилита предназначена для автономной проверки и исправления файловой базы данных без запуска конфигуратора. Важно, чтобы выбранная для проверки информационная база не была открыта в режиме Конфигуратора или 1С:Предприятия.  Запуск утилиты возможен как для проверки, так и для исправления информационной базы. Сообщения о найденных ошибках выводятся в текстовое поле, а по окончании проверок и исправлений, выводится статус завершения:Также эта утилита может использоваться и для восстановления хранилища конфигурации. Пакетный запуск В командной строке запуска файла 1CV8.EXE можно указать все необходимые параметры: режим запуска, имя каталога с информационной базой, имя пользовательского каталога, и другие. Если параметры командной строки указаны верно, файл 1CV8.EXE будет запущен в одном из режимов запуска: 1С:Предприятие или Конфигуратор — в зависимости от указанных параметров. Если при запуске файла 1CV8.EXE обнаружена ошибка в параметрах командной строки, или параметры отсутствуют, то после запуска на экран будет выдан диалог «Запуск 1С:Предприятия». В этом диалоге пользователь может выбрать режим запуска файла 1CV8.EXE, имя информационной базы и другие параметры запуска. Используя параметры командной строки, администратор может выполнять запуск конфигуратора в пакетном режиме для выполнения следующих действий: выгрузка/загрузка информационной базы; сохранение/загрузка конфигурации в файл; обновление конфигурации базы данных, в том числе находящейся на поддержке; выполнение синтаксического контроля; выполнение тестирования и исправления информационной базы с заданием всех параметров. При помощи параметров командной строки администратор может указать: запуск системы 1С:Предприятие 8.0 в режиме Конфигуратор;  параметры информационной базы: пользователь, пароль; для файлового варианта - каталог, язык; для клиент-серверного варианта - имя сервера, имя информационной базы, имя SQL-сервера, имя SQL-базы данных, имя пользователя и пароль SQL, смещение дат.Кроме того, все параметры запуска могут быть сформированы во внешнем файле, имя которого указывается в параметрах командной строки. После выполнения указанных в параметрах запуска действий, конфигуратор 1С:Предприятия закрывается. Использование режима пакетного запуска конфигуратора позволяет автоматизировать процесс обслуживания информационных баз, выполняя запуск соответствующих командных файлов по расписанию.  Заключение Подытоживая данную тему курсовой работы необходимо отметить, что внедрение системы электронного документооборота следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота: описания, автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия проекта внедрения. При отсутствии такой поддержки, в лучшем случае, система будет внедрена только в кремах подразделениях предприятия. Проблему "сопротивления изменениям" можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого и проведение необходимой разъяснительной работы. Термин "документооборот" на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на "комплексный подход к автоматизации документооборота". При этом разнообразие систем чрезвычайно широкой: от систем складского учета к контролю за технологическими процессами. Определили, что отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальной информации существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми. Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами-это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота-такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ. В ходе внедрения системы электронногдокументооборота обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации переходу на электронную форму делопроизводства. Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ-это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Лучшим решением этих проблем является введение системы электронного документооборота. Поэтому будущее за электронным документом. Список литературы:https://plusiminusi.ru/plyusy-i-minusy-elektronnogo-dokumentooborota/ https://studfile.net/preview/4296931/page:6/ https://1c.ru/ https://www.sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologii-upravlenia-znaniami/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota |