|
|
Процесс внедрения различных информационных систем на предприятия для электронного документооборота
 Глава 1. Теоретическая часть.
В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.
Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.
Электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.
Стандарты в области СЭД
Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:
 • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
• Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».
 Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами.
 1.2 Плюсы внедрения СЭД
Из плюсов электронного документооборота отмечают:
— оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,
— эффективное управление движением документов,
— все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,
— повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,
— безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,
— исключение дубляжа документации,
— формирование архива происходит автоматически,
— снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.
Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.
 1.3. Этапы внедрения электронного документооборота
Последовательность этапов внедрения СЭД
Условно можно выделить пять этапов процесса внедрения СЭД :
1. Предпроектное и информационное обследование объекта внедрения СЭД (результат концептуальная или инфологическая модель);
2. Анализ объекта внедрения СЭД и построение даталогической или логической модели;
3. Физическая реализация: разработка, настройка, доработка и тестирование ИС (результат: физическая модель);
4. Опытно-промышленная эксплуатация СЭД: установка и настройка ПО, обучение персонала, устранение ошибок в работе системы, доработка СЭД;
5. Промышленная эксплуатация СЭД.
1. Предпроектное и информационное обследование объекта внедрения СЭД
С точки зрения консалтинговой компании, предлагающей на рынке свои услуги по консалтингу и внедрению СЭД, т.е. внедрение СЭД для аналитика является внешним проектом, предпроектное обследование рассматривается как часть методологии продаж (как одна из фаз «пред-продажи»). Однако большинство работ этой стадии выполняется аналитиком, также как и на стадии анализа, предусмотренной методологией внедрений. По этой причине, предпроектное обследование рассматривается и как часть методологии внедрения.
Проведение предпроектного обследования может быть полезно и для аналитиков, выполняющих работы по внедрению СЭД в качестве внутреннего проекта предприятия (организации), т.е. аналитик является сотрудником компании, где проводится внедрение СЭД.
 Целями предпроектного обследования являются:
• получение общей информации об объекте внедрения СЭД;
• определение целей внедрения;
• определение общих ключевых требований к СЭД и границ проекта;
• определение общего состояния организации документооборота и делопроизводства;
• определение основных пользователей (делопроизводителей, руководителей и т.п.);
• определение общего уровня сложности потенциального проекта;
• оценка потребностей по миграции данных и интеграции с другим ПО;
• сбор информации, необходимой для подготовки эффективного и выигрышного Коммерческого предложения [если работу проводит внешняя по отношению к объекту внедрения компания] .
С целью получения необходимой информации о проекте проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей).
2. Информационное обследование - сбор информации и данных о проекте внедрения СЭД, исследование существующих правил и способов работы с документами, выявление функциональных требований к СЭД, а также структуризация полученных данных и разработка концептуальной и логической модели данных с целью постановки задач на разработку и настройку СЭД.
В ходе информационного обследования исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» - «как есть»). В результате анализа собранных данных предлагаются оптимизированные бизнес-процессы («to be» - «как должно быть»), формулируются функциональные требования к СЭД.
Целями информационного обследования являются:
изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства;
определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
разработка технического задания (ТЗ).
3. Физическая реализация: разработка, настройка, доработка и тестирование ИС
 Ведется настройка и программная доработка системы на основе ранее утвержденных решений. Проводится тестирование реализованной системы. Выполняются следующие работы:
1. настраивается и дорабатывается информационная система согласно подтвержденным проектным документам предыдущего этапа. Выполненные настройки и доработки документируются.
2. техническими специалистами ведется модульное и системное тестирования, а также выполняется интеграционное тестирование усилиями ключевых пользователей. Выявленные дефекты регистрируются для дальнейшего устранения.
3. готовятся и утверждаются следующие документы: протоколы настроек, технические спецификации на разработку, сценарии системного и интеграционного тестирований, обучающие инструкции.
4. Опытно-промышленная эксплуатация СЭД.
Информационная система готовится к проведению финального приемочного тестирования конечными пользователями. Выполняются следующие работы:
1. подготавливаются пользовательские инструкции. В дальнейшем на основе выбранной стратегии проводится обучение конечных пользователей. Устраняются дефекты, зарегистрированные ранее.
2. формируются сценарии тестирования и определяются данные, требуемые для проведения приемочного испытания. Подготавливается информационная система и осуществляется ввод необходимых тестовых данных.
3. готовятся следующие проектные документы, необходимые для тестирования: сценарии приемочного тестирования и инструкции пользователей.
 5.Промышленная эксплуатация СЭД
 Ведется техническая подготовка системы к запуску. Мигрируются продуктивные данные. Выполняется промышленный старт системы. Проводятся следующие работы:
1. устраняются оставшиеся зарегистрированные в процессе тестирования дефекты. Выполняется техническая подготовка информационной системы к продуктивному запуску.
2. ведется обучение конечных пользователей работе с разработанной корпоративной информационной системой. Утверждаются нормативные и кадровые документы компании.
3. проводится миграция основных и переменных данных в продуктивную систему. Приостанавливается ввод данных в историческую систему. Осуществляется старт работы реализованной системы в режиме медленного запуска.
|
|
|
Скачать 0.53 Mb.