Диссертация Исследование и разработка информационной системы электронного документооборота. Исследование и разработка информационной системы электронного до. Программа Информационный менеджмент
 Скачать 3.6 Mb.
|
Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачиАнализ показал, что в АО «Браир» для ведения документооборота в настоящее время не применяются системы автоматизации. Большая часть документов создается и обрабатывается с помощью программы Microsoft Word, а для хранения используется файловое хранилище в пределах каждого рабочего места.  Основные функции отдела делопроизводства АО «Браир» приведены на рис. 1.6. Рис.1.6. Основные функции отдела делопроизводства АО «Браир» Как видно из рис. 1.6, к основным функциям отдела делопроизводства АО «Браир» относятся: обработка поступающих документов; регистрация документов в журналах с последующим распределением по специалистам; ведение архивов документов по поддержке бизнеса и частных клиентов; поиск документов для защиты интересов клиентов в судах и органах власти. В настоящее время сотрудники АО «Браир» сталкиваются с проблемами быстрого поиска необходимых документов для работы с клиентами. Многие проекты по поддержке бизнеса проводятся несколькими сотрудниками, однако отсутствие единой среды для хранения документов приводит к сбоям, потерям важной информации и задержкам времени обслуживания клиентов. Схема документооборота АО «Браир» приведена на рис. 1.7.  Рис. 1.7. Схема документооборота АО «Браир» Как видно из рис. 1.7, при поступлении документа в организацию, отделом делопроизводства АО «Браир» производится регистрация входящего документа в журнале и отправка его специалисту в зависимости от содержимого. После рассмотрения документа экспертом для отправки ответа клиенту специалистом подготавливается исходящий документ, который также регистрируется сотрудником отдела делопроизводства в журнале исходящих документов и отправляется клиенту. Как видно из схемы документооборота, процесс работы с документами в организации не автоматизирован, что увеличивает нагрузку на отдел делопроизводства АО «Браир» и приводит к задержкам времени в работе экспертов. Сравнительный анализ временных показателей по обработке электронных документов АО «Браир» с помощью табл. 1.2. Таблица 1.2 Сравнительный анализ временных показателей по обработке электронных документов АО «Браир»
Как видно из табл. 1.2, работа с документами занимает достаточно много времени и в данном процессе в настоящее время участвуют три специалиста отдела делопроизводства. Поскольку все документы создаются в программе Microsoft Word, то их целостность и безопасность при передаче данных не обеспечивается. Поэтому в деятельности АО «Браир» существует необходимость внедрения системы электронного документооборота, которая позволит сократить время на поиск и оформление документов и повысить безопасность работы с документами в целом. Внедрение системы электронного документооборота в АО «Браир» позволит повысить контроль корреспонденции документов внутри организации, увеличить скорость обработки электронных документов в процессе их рассмотрения, согласования и утверждения, улучшить поиск документов за счет хранения всех документов в единой среде, снизить риски информационной безопасности, поскольку в системе электронного документооборота поддерживаются механизмы защиты данных. |