Титульный лист (8).. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 6
 Скачать 32.79 Kb.
|
|
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж" Программа среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина: Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 6 Выполнил: Обучающийся Завьялова Кристина Дмитриевна Преподаватель: Хомякова Наталья Викторовна Задание 1. Работа с первичными средствами хранения. При выполнении заданий данного практического занятия используйте: - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526); - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24). 1. Перечислите, что должно быть указано на ярлыке, который размещается на лицевой стороне каждого первичного средства хранения архивных документов. 2. Перечислите, что может быть указано на ярлыке, который размещается на лицевой стороне каждого первичного средства хранения архивных документов. 1. Ярлыком снабжается лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов. На ярлыке указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящиеся в нём. 2. На ярлыках могут быть (допускаются) дополнения: - полное наименование архива (может быть его аббревиатура); - название архивного фонда; - штрих – код, радиочастотный идентификатор; - отметка о нахождении особо ценных документов, которые подлежат эвакуации, если возникнут чрезвычайные ситуации, в период мобилизации и в военное время; - отметка о пропущенной или об отсутствующей единице хранения. Задание 2. Заполнение карточки постеллажного топографического указателя. КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ СТЕЛЛАЖ N 4 ХРАНИЛИЩЕ N 6
Задание 3. Заполнение карточки пофондового топографического указателя. Наименование организации ООО СУ «ЗЕЛЁНЫЙ СЛОН» КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ ФОНД N __7 ХРАНИЛИЩЕ N _6 Название фонда _____Управление капитального строительства _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
Задание 4. Составление инструкции для сотрудника архива по проведению плановой проверки наличия документов в архивохранилище. Составьте инструкцию для сотрудника архива по проведению проверки наличия документов в архивохранилище и действиях при выявлении документов, подвергшихся поражению. При составлении инструкции используйте: - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526); - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24); - ГОСТ 7.50-90 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования. Данная проверка наличия и состояния документов проводится для установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, которые подлежат реставрации и профилактической обработке. Во время проверки осуществляется: - установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; - выявление и устранение недостатков в учете документов; - выявление отсутствующих документов и организация их розыска; - выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Данная проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве: - после перемещения дел в другое помещение; - после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; - при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив; - при реорганизации или ликвидации организации. При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо: - сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения; - подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела данного архивного фонда; - изымать из проверяемого архивного фонда неправильно подложенные дела других архивных фондов; - изымать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной изоляции; - изымать дела, не внесенные в опись и помещать их в конец архивного фонда для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива. В ходе проверки наличия и состояния на этапе проверки в архивохранилище запрещается: - вносить в опись дел неучтенные единицы хранения; - делать какие-либо пометки, исправления или записи в описях дел и других обязательных учетных документах. Документирование результатов проверки наличия и состояния архивных документов. Результаты и обнаруженные недостатки фиксируются: - в листе проверки наличия и состояния архивных документов; - в акте проверки наличия и состояния архивных документов. По итогам проверки наличия и состояния специалистом, ответственным за учет в архиве, проводится работа по устранению обнаруженных несоответствий. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. Рекомендуется завести дополнительно учетный документ – Журнал проверки наличия и состояния архивных документов. Задание 5. Заполнение таблицы «Способы проведения полистной дезинфекции».
Задание 6. Определение основных положений правил охраны труда и мер безопасности при проведении работ по дезинфекции архивных документов. Определите основные положения правил охраны труда и мер безопасности при проведении работ по дезинфекции архивных документов. Дезинфекция проводится при наличии местного откоса или в изолированном помещении и обязательно открытой форточке. Если нет изолированного помещения, то допускается проводить дезинфекцию в хранилище. Стол и стеллаж при этом должны находиться у открывающегося окна. Сухая очистка документов перед обработкой биоцидом проводится только в изолированном помещении. Сотрудники, которые выполняют обработку, должны иметь: - специальные маски, защищающие лицо и глаза; - респираторы, защищающие дыхательные пути; - халаты и перчатки. Загрязнения с документов желательно удалять пылесосом, обрабатывать тканью под тягой. После завершения работы, проводится влажная уборка с использованием раствора биоцида, а также очистка воздуха пылесосом с водным фильтром. Все химические препараты должны храниться в плотно закрытой тёмной стеклянной посуде при соблюдении температурного режима. Шкафы с препаратами должны запираться. При использовании растворов пентахлорфенолята натрия, тимола, формалина необходимо соблюдать меры предосторожности: - взвешивать вещества; - готовить растворы и проводить дезинфекцию в респираторах или марлевых повязках в 3-4 слоя; - в резиновых перчатках и халате. Несовершеннолетние к работе с формалином НЕ допускаются. Для работы с растворами КСДК и нипагина марлевые повязки и респираторы не требуются, применяются только резиновые перчатки и халат. При работе со 100% или концентрированными растворами биоцидных препаратов (свыше 20%), надо использовать резиновые перчатки и защиту для глаз – пластиковую маску. При работе с пожароопасными растворами (содержащими этиловый спирт) необходимо соблюдать Правила противопожарной безопасности. Посуду после употребления тщательно моют горячей водой с содой и мылом. После окончания работы одежду стирают (одноразовую выбрасывают), лицо и руки моют тёплой водой с мылом. Рот нужно прополаскать. Во время дезинфекции запрещается принимать пищу, пить, курить. При попадании биоцида на одежду обязательно снять её и не надевать без предварительной стирки. При попадании биоцида на кожу промыть большим количеством воды с мылом. При попадании биоцида в глаза немедленно промыть их большим количеством воды и обратиться к врачу. Задание 7. Определение особых условий хранений для отдельных категорий документов. Какие документы подлежат отдельному от других архивных документов (обособленному) и сейфовому хранению? Перечислите их. Отдельному от других архивных документов (обособленному) хранению подлежат архивные документы: - содержащие сведения, составляющие государственную тайну; - кинодокументы на нитрооснове; - подвергшиеся биологическому поражению; - переданные на временное хранение в архив по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации. Сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями подлежат единицы хранения: - содержащие уникальные документы; - имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни. Пермь - 2023 |