Практическая работа 6. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Методика и практика архивоведения Практическое занятие 6
 Скачать 464.52 Kb.
|
|
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж" Программа среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина: Методика и практика архивоведения Практическое занятие 6 Выполнил: Обучающийся: Ангажанова Эржена Дабацыреновна Преподаватель: Трушникова Наталья Сергеевна Пермь - 2023 1. Составьте памятку по поиску информации В государственный архив, сотрудником которого вы являетесь, раз в год приходят на практику студенты исторического факультета. Как правило, им поручается предварительный поиск информации для выполнения социально-правовых запросов. Такой поиск заканчивается обнаружением конкретного документа и указанием его адреса – архивного шифра дела, в которое включен документ, и номеров листов в деле. Составьте для студентов памятку по поиску информации. В качестве объекта можно использовать данные любого государственного архива регионального уровня. ШАГ 1. Заполнить регистрационные документы. На входе в архив нужно предъявить паспорт. Сотрудник архива запишет паспортные данные и покажет дорогу в читальный зал. Здесь надо будет заполнить бланки документов: Заявление на имя директора архива. Анкету исследователя — указать свой адрес, телефон, место работы и прочие сведения. Согласие на обработку персональных данных. Для последующих посещений архива выдадут пропуск – он действует до конца календарного года. При первом же визите в следующем году придется заполнять все заново. ШАГ 2. Заказать документы. Каждый архив состоит из фондов – наборов документов, которые появились в результате работы какого-то учреждения или человека. Например, бывают фонды банков, газет, общественных и частных организаций, министерств и исторических личностей. Каждый фонд содержит дела – обычно это папки с подшитыми документами. Но бывают и несброшюрованные дела – конверты, внутри которых лежат отдельные листы. Некоторые материалы хранятся в виде микрофильмов: если запросите такое дело, вам выдадут набор баночек с пленками В отличие от книги, архивное дело состоит не из страниц, а из листов. Изнанка листа называется оборотом. Иерархия хранения документов: архив – фонды – дела – листы. План действий такой: Найти нужные фонды. Сотрудник читального зала выдаст вам путеводитель — большую книгу с обзором всех фондов архива. Из путеводителя надо выписать номера нужных фондов, передать этот список сотруднику и получить от него описи дел. Выбрать дела. Опись — это небольшая книжечка со списком всех дел конкретного фонда. Изучите ее и решите, какие именно документы вам нужны. Оформить бланк заказа. Если вы определились, возьмите у сотрудника читального зала бланк заказа и заполните его — перечислите дела, которые нашли в описи. Чтобы оформить заказ, не всегда требуется личное присутствие — это зависит от условий работы конкретного архива. Многие учреждения размещают путеводители и оцифрованные описи на сайтах, что очень удобно: можно еще до поездки составить список дел. Некоторые архивы принимают заказы по электронной почте или через свой сайт, как, например, РГИА. Если вы заказываете дела на сайте этого архива, не нужно ничего писать от руки. Просто указываете номер фонда, описи и дела, а система сама формирует заполненный бланк и направляет его работникам архива. ШАГ 3. Получить дела. Если заказали дела заранее, то получите их в день приезда. Если же нет, то первый день уйдет на работу с описями и заполнение бланка заказа. После этого придется ждать еще два-три рабочих дня, пока предоставят документы. Архив может отказать в выдаче дел по разным основаниям. Самые популярные причины для отказа: Бумаги поражены грибком — злейшим врагом исследователей. С документами уже работает другой человек, который отправил заказ раньше. Превысили лимит – запросили слишком много информации. Ограничения устанавливает архив, но обычно нельзя получить более тысячи листов за раз. Поэтому нужно считать число листов в заказе, чтобы не попасть впросак. ШАГ 4. Изучить дела. Обычно на работу с делами отводится месяц, но если они больше не нужны, то можно сдать досрочно. Повторно заказать те же самые документы получится не раньше, чем через год. Выносить дела из здания архива запрещено: исследователи работают с ними в читальном зале под бдительным присмотром видеокамер. Можно делать выписки в тетрадь, пометки на ноутбуке или планшете. Микрофильмы смотрят там же, в читальном зале, на специальных аппаратах. Работать с этими устройствами несложно, а если возникнут трудности, можно обратиться к сотрудникам читального зала. ШАГ 5. Скопировать нужную информацию. Чтобы не терять время, можно заказать копии документов и подробно изучить их уже дома. Чтобы фотографировать документы, исследователи пользуются смартфонами и многопиксельными беззеркалками. 2. Алгоритм поиска информации и ответ на обращение гражданина В муниципальный архив, сотрудником которого вы являетесь, обратился гражданин И.И. Имяреков просьбой восстановить информацию о занимаемой им должности и размере оплаты труда в 1992-1998 годах на трикотажной фабрике «Закат». В указанный период фабрика была основным градообразующим предприятием, но обанкротилась и закрылась в 1999 году. Документы переданы в муниципальный архив. Информация нужна для предоставления в ПФ РФ. Составьте алгоритм поиска информации и ответ на обращение гражданина с соблюдением всех действующих правил. Недостающие данные придумайте самостоятельно. АЛГОРИТМ ПОИСКА ИНФОРМАЦИИ 1. Установление фондообразователя На первом этапе информационного поиска следует установить организации и отдельные лица, в фондах которых могли бы быть необходимые документы. 2. Поиск на межархивном уровне На втором этапе начинается поиск мест хранения документов. Для этого необходимо знать принцип организации Архивного фонда Российской Федерации, в соответствии с которым архивы делятся на федеральные, государственные, муниципальные, ведомственные и негосударственные. Необходимо знать историю той или иной административно-территориальной единицы, чтобы четко проследить историю комплектования местных архивов. 3. Поиск на уровне архива На третьем этапе начинается работа в выбранном архиве для выявления номеров и названий архивных фондов и коллекций, содержащих разыскиваемые сведения. В этом поможет система научно-справочного аппарата (НСА), которая в каждом архиве имеет свои особенности. Наиболее важными является путеводитель и опись, а в качестве дополнительных можно использовать базы данных, каталоги, обзоры, перечни и указатели фондов. Следует учитывать, что в документах личного происхождения могут содержаться сведения по проблеме, поэтому необходимо обращаться к разделам «Личные фонды», «Коллекции». Не стоит забывать и о фондах, указанных в разделе «Списки неаннотированных фондов». Используя каталог, нужно знать, что информация в нем сгруппирована по предметам, темам, отраслям. Из каталожной карточки выписываются полные адресные данные ретроспективной документной информации: название архива, номера фонда, описи, дела, листа, название документа и его дата. Если в каталоге не обнаружена информация, не стоит делать вывод об ее отсутствии, так как она могла не получить отражения в заголовке, или попала в другой раздел, или фонд не прошел каталогизацию. Обращаясь к обзорам, следует учитывать, что они включают сведения о составе и содержании одного фонда или по какой-то теме и дополнены источниковедческим анализом. При поиске информации по указателям необходимо иметь в виду, что это перечень названий предметов по какому-либо определенному принципу с указанием поисковых данных (номера фонда, описи, дела или листа). При использовании перечней нужно помнить, что они составляются по определенной теме с приведением поисковых данных. Особенность работы с дополнительным НСА (база данных, каталог, обзор, перечень, указатель) состоит в необходимости сверки номера описи и дела непосредственно с описью или с переводной таблицей, прилагающейся к ней (о работе с описью подробнее на следующем этапе). Все элементы научно-справочного аппарат архива помогут не только определить номера необходимых для работы фондов, но и сэкономить время на поиск. 4. Поиск на уровне фонда На четвертом этапе устанавливаются адресные данные дел (номера фондов, описей, дел, их заголовков, дата, количество листов). По описи, отбираются и выписываются для пользования необходимые для раскрытия темы единицы хранения. Очень важно ознакомиться с предисловием к описям. Ввиду особенности делопроизводства необходимо выявлять документы на год раньше и позднее обозначенных хронологических рамок, а также близкие по тематике источники. Возможно, придется просмотреть опись вторично для выявления дополнительных материалов. Обычно выявляется больше исторических фактов, чем используется. 5. Поиск на уровне дела На последнем этапе идет работа уже с отдельными документами. Начинать нужно с основных видов: законодательные (указы, мнения, постановления и т. д.) и распорядительные документы (приказы, рапорты и т. д.). Затем изучаются информационно-справочные документы (доклады, отчеты и т. д.). После этого переписка, просительные документы (жалобы, доносы), послужные и формулярные списки и другие виды. Важным элементом исследования является атрибуция, т. е. определение видов (форм) и подлинности выявленных источников, дат их написания, авторов и адресатов. Для датировки можно использовать даты помет и резолюций на источниках, упоминания в них событий, лиц, учреждений, дней недели и праздников. Характер написания текста, особенности языка, цвет бумаги, также помогают уточнить время составления источников. Для наведения справок об упоминаемых в источниках лицах и местностях приходится прибегать к биографическим, географическим и энциклопедическим и иным словарям, адрес-календарям, памятным книжкам и т. д.
В документах МБУ «Архив города Н-ска» за 1992–1998 гг. имеются следующие сведения о трудовом стаже Имярекове Иване Ивановиче (дата рождения – 22.02.1962): 10.01.1992 – принят на должность электрика в трикотажную фабрику «Закат» с окладом в размере 23.000 (двадцати трех тысяч) рублей; 10.08.1998 – уволен с должности электрика. Приложения: 1. копия приказа о приёме от 10.01.1992№ 66лс; 2. приказ директора фабрики об увольнении от 10.08.1998 № 228лс по ст. 33 п.1 ТК РФ (ф.125 оп.2.д.35, л. 34) Начальник архива л/п А.М. Морозов 3. Подготовка виртуальной выставки архивных документов Для подготовки виртуальной выставки архивных документов к юбилею города Энск нужно отобрать материал. В городе работают: Государственный архив Энской области, муниципальный архив Энска, Государственный архив социально-политической истории Энской области (бывший партийный архив). Кроме того, некоторые интересные документы могут быть в архиве местного университета, архивах ведущих предприятий города и региона. Составьте алгоритм поиска и отбора информации для виртуальной выставки, начиная с межархивного уровня. Предложите тематику разделов выставки. АЛГОРИТМ ПОДГОТОВКИ И ОРГАНИЗАЦИИ ВИРТУАЛЬНОЙ ВЫСТАВКИ – Планирование проекта. На этом этапе обсуждается идея проекта, определяется целевая аудитория, рассматривается возможность участия в проекте других архивов, организаций, частных лиц, обсуждается возможность проведения презентации проекта. На этом же этапе создается рабочая группа, определяются ответственные исполнители. – Разработка концепции электронного проекта. В концепции должны быть отражены цели проекта, дата, время и URL его размещения, дана характеристика экспонатов, предполагаемых к размещению, указаны предполагаемые участники проекта (архивы или организации, которые могут представить документы из своих фондов для размещения в проекте). – Выявление и отбор архивных документов с учетом возможности их размещения в сети. Среди критериев можно выделить соответствие тематике проекта, секретность, физическую сохранность, объем, интерес для массового пользователя и пр. – Подбор дополнительных материалов, дополняющих содержание проекта. В качестве таковых могут выступать разнообразные изобразительные, графические материалы, фотодокументы: картины, схемы, карты, чертежи, фотографии, автографы и др. материалы. При наличии технических возможностей на этом этапе возможно создание видеороликов, панорам, фотографирование объектов. – Разработка тематико-экспозиционного плана. Тематико-экспозиционный план, один из основных документов научного структурирования проекта, определяет состав и основные характеристики экспозиционных материалов, их распределение и группировку по темам, подтемам, а также основные тексты к экспозиции. Необходимо продумать, как именно подобранные документы и дополнительные материалы будут логически взаимосвязаны в рамках единого проекта. – Написание справочной информации к проекту. Проект можно дополнить авторскими текстами к разделам, темам и/или отдельным документам, а также примечаниями, пояснениями, терминологическими словарями, биографическими справками, перечнями персоналий и пр. Учитывая, что основу интернет-проекта составляет уникальная архивная информация, виртуальная выставка много выиграет в глазах конечных пользователей, если все представленные на ней материалы будут сопровождаться пояснительной информацией. Такая информация может охватывать происхождение материала, связанные с ним исторические события или персоналии, ссылки на родственный материал, на литературные источники и т.д. Пояснительная информация повышает ценность содержания и эффективность проекта. – Разработка технического задания (ТЗ). Это крайне важный этап работы, значение которого нельзя недооценивать, особенно если реализация проекта будет осуществляться с помощью стороннего подрядчика. Очевидно, что каждый исполнитель должен четко представлять себе область своей профессиональной ответственности в рамках проекта и понимать свои задачи. Поэтому в ТЗ необходимо указать перечень работ по проекту, их этапы, сроки сдачи, цели создания проекта, целевую аудиторию, основные требования к стилистическому оформлению, графическому дизайну, компоновке страниц и текста, средствам просмотра, структуре, системе управления проектом, поисковой системе, а также описания основных разделов и другую необходимую информацию. Размещение электронного проекта не должно приводить к ухудшению работы ранее разработанных и уже эксплуатируемых частей сайта. По этой причине в ТЗ следует включить требования к конфигурации сервера и его программному обеспечению. Целесообразно обсудить возможное увеличение нагрузки на сервер с системным администратором. – Определение исполнителей работ и распределение обязанностей. В случае если архивное учреждение разрабатывает сайт самостоятельно, следует определить состав группы разработчиков: координатор проекта, дизайнер – специалист, отвечающий за разработку общего стиля сайта и подготовку его графических элементов, web-мастер – специалист, занимающийся версткой страниц проекта (т.е. технической подготовкой текста и его форматированием согласно утвержденному макету); web-программист – специалист, разрабатывающий программные модули для сайта; контент-девелопер – специалист, отвечающий за сбор, написание, литературное редактирование текстов, определение местоположения и адресов внутренних и внешних гиперссылок в тексте. На практике один человек может исполнять сразу несколько функций, например, совмещать обязанности web-мастера и web-программиста или координатора проекта и контент-девелопера – все зависит от квалификации конкретного сотрудника и объема работы. – Оцифровка документов. Сканирование фото- и текстовых документов с разрешением не менее 300 dpi, распознавание и/или набор текстовых материалов, создание preview- изображений для всех фотодокументов. – Разработка структуры и дизайна электронного проекта. Следует определить логические взаимосвязи между страницами проекта, их внешний вид, графическое оформление и схему расположения элементов страниц, разработать навигационную систему. Если привлекается сторонний подрядчик, то эта работа может выполняться совместно с ним. – Формирование массива оцифрованных архивных документов. Необходимо распределить по разделам и подразделам проекта электронные образы документов и дополнительных материалов к ним, продумать систему именования файлов. – Подготовка контента к размещению в Интернете. К этому этапу относятся работы по обработке и конвертированию фото-, фоно- и видеодокументов в необходимые форматы с учетом специфики представления мультимедиа информации на веб-страницах, обработка и коррекция текстовых материалов, а также, возможно, добавление средств защиты фотодокументов от копирования (например, электронных «водяных знаков»). – Создание механизма обратной связи с посетителями электронного проекта (например, «Книги отзывов»). После создания следует проверить работу системы обратной связи – все ли сообщения доходят, как реагирует форма на не полностью или неверно заполненные поля, не появляются ли ошибки и пр. – Разработка собственной или настройка существующей поисковой системы. Если в проекте используются готовые алгоритмы от Яндекс или Google, необходимо помнить о том, что этим поисковым системам требуется некоторое время для того, чтобы проиндексировать страницы нового сайта. Это означает, что в течение некоторого времени (от одной до нескольких недель) после публикации проекта в сети поиск работать не будет или будет осуществляться лишь частично. Это естественный процесс, не требующий дополнительного вмешательства. – Окончательная «сборка» проекта, программирование, верстка и размещение в Интернете, общая проверка функционирования. После «запуска» сайта необходимо тщательно проверить функционирование всех его разделов, походить по ссылкам, загрузить документы, определить среднее время загрузки страниц, попробовать изменить масштаб просмотра и пр., представить себя на месте стороннего пользователя, незнакомого со структурой проекта и принципами его работы; – Контроль правильности отображения материалов проекта в различных браузерах. К сожалению, из-за отсутствия единых стандартов отображения веб-страниц различными браузерами, а также из-за большого количества используемых пользователями их версий, данный этап может преподнести массу неприятных сюрпризов. Сайт, отлично выглядящий в браузере Google Chrome, может смотреться и функционировать совершенно иначе, например, в Internet Explorer. То же касается и остальных браузеров. – Разработка графического баннера проекта, а также, при необходимости, иных рекламных материалов, в т.ч., для оффлайн продвижения. Следует акцентировать внимание зрителя на названии проекта, а также, возможно, на наиболее интересных экспонатах. Можно попробовать создать коллаж из наиболее эффектных изображений или анимационный ролик. Целью является мотивация человека на посещение ресурса. – Мероприятия, направленные на поддержку проекта. Отслеживание и исправление неработающих ссылок, коррекция возможных опечаток, неточностей в описаниях, разнообразных несоответствий информационного содержимого проекта, обеспечение общей работоспособности и пр. – Поддержание обратной связи с посетителями проекта. Желательно поручить обязанности по обработке обращений пользователей отдельному сотруднику. Для большей сохранности приходящих сообщений следует использовать два адреса электронной почты, находящиеся на разных почтовых серверах. Выставку к юбилею города Энска можно разделить по следующим тематическим разделам: |