Обеспечение сохранности документов. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 3

• Название: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 3
• Анкор: Обеспечение сохранности документов
• Дата: 27.02.2023
• Размер: 233 Kb.
• Имя файла: obespechenie-sohrannosti-dokumentov-prakt-3-2.doc
• Тип: Программа; #958312
• страница: 1 из 3

Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Обеспечение сохранности документов

Практическое занятие 3


Выполнил:

Преподаватель:

Хомякова Наталья Викторовна

Задание 1. (максимальное количество баллов – 4 балла).

Классификация видов угроз, которым может подвергаться архив.

 

Изучите статью: Егоров С.Е. Современные угрозы архивным документам. // Отечественные архивы. 2009. № 6. С. 19-28 (файл со статьей прилагается или по ссылке https://polit.ru/article/2010/01/22/egorov/ ) (скопируйте ссылку и вставьте  в поисковую  или командную  строку браузера) 

Перечислите основные виды угроз, которым может подвергаться архив. Опишите кратко меры по противодействию данным угрозам. Оформите ответ в таблице.

 

Вид угрозы	Меры по противодействию угрозе
Стихийные бедствия	Стихийные бедствия – явления природы, отличающиеся большой разрушительной силой (пожары, землетрясения, наводнения, затопления и другие природные и бытовые катаклизмы), способные привести к масштабному уничтожению архивных комплексов. Проводимые ГПС МЧС России совместно с Росархивом проверки показали, что пожаробезопасность в настоящее время является одним из наиболее узких мест в состоянии защищенности многих архивов от внешних и внутренних факторов опасности.. Для изменения ситуации в марте 2007 г. по решению коллегии Минкультуры России была принята ведомственная целевая программа «Укрепление пожарной безопасности федеральных государственных архивов», направленная на улучшение условий хранения свыше 41 млн архивных дел федеральной собственности – одной из наиболее ценных частей государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия России. Программой намечен ряд крупных задач в части снижения вероятности возникновения пожаров, пожароопасных ситуаций, повышения готовности персонала к оперативному выявлению и ликвидации возгораний, подлежащих решению до 2009 г. В ходе их реализации в федеральных архивах осуществляется комплекс мер по замене электросети и электрооборудования, оснащению современными системами охранно-пожарной сигнализации и автоматики, укомплектованию нормативным количеством первичных средств пожаротушения и защитным снаряжением; обеспечению архивных объектов федеральной собственности нормативным числом сотрудников ГПС МЧС России. Так, исходя из экспертных оценок эффективности применяемых средств защиты, разработаны Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Минкультуры России от 12 января 2009 г. № 3), предусматривающие, что архивы должны быть оборудованы системами оповещения и управления эвакуацией людей при пожарах в зданиях и сооружениях в соответствии с нормами пожарной безопасности «Проектирование систем оповещения людей о пожаре в зданиях и сооружениях (НПБ 104-03)». Согласно этим нормативам, в архивах устанавливается порядок использования систем оповещения и эвакуации людей, разрабатываются планы эвакуации с указанием лиц, которые имеют право приводить системы в действие.
Пожары	Наиболее частыми причинами возникновения пожаров в архивах являются замыкание в электропроводке, возгорание электроприборов, неосторожное обращение с огнем, курение. Пожар, возникший по этим причинам, развивается медленно, сопровождаясь задымлением. В большинстве случаев именно образование дыма до появления открытого пламени является первым признаком возгорания. Обнаружение дыма становится основной задачей системы пожарной сигнализации. На ранней стадии возгорания локализовать пожар позволяет установка дымовых извещателей – приборов, реагирующих на частицы твердых или жидких продуктов горения. На стадии появления пламени, что сопровождается мгновенным возгоранием легковоспламеняющихся сухой бумаги, нитроосновы, жидкостей, быстроту локализации возгорания может обеспечить установка извещателей пламени – приборов, способных своевременно обнаружить огонь. Эффективны тепловые пожарные извещатели – приборы, контролирующие температуру в помещении, позволяющие задать параметры мгновенного срабатывания системы при превышении заданной температуры. Сигналы о срабатывании датчиков дыма должны поступать на единый диспетчерский пульт архива, а также на пульты пожарных служб. Обязательному оснащению средствами пожарной сигнализации подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, аварийные и запасные выходы из здания архива, а также основной вход (при отсутствии круглосуточного поста охраны). Установка ручных пожарных извещателей в местах повышенного риска и на маршрутах эвакуации обеспечивает раннее извещение о возгорании на пульт охраны посредством передачи сигнала любым сотрудником, оказавшимся на месте возгорания. Помимо средств обнаружения возгорания требуются ручные и автоматические средства активного пожаротушения: огнетушители, установки газового пожаротушения. Принцип действия последних основан на подаче в зону пожара газа, не поддерживающего горение (хладоны и их производные). Такие установки не наносят вреда документам и иным предметам, находящимся на объекте. К системам газового пожаротушения относятся и самосрабатывающие модули порошкового пожаротушения. Под действием температуры они взрываются и засыпают порошком зону горения, перекрывая доступ кислороду. Такой способ пожаротушения относительно недорог и экономичен. В чрезвычайных ситуациях, к сожалению, приходится прибегать к современным автоматическим системам водяного пожаротушения (спринклерным). Вода наносит ущерб бумаге и иным носителям информации. При выборе средств и способов пожаротушения в архивах, где сконцентрированы тонны бумаги, дерева, других горючих материалов, исключительно важно соблюдение требований минимального воздействия пожаротушащего реагента на защищаемые бумажные и иные носители информации. Специальные системы защиты от пожаров в архивах, в том числе применение тонкого распыления воды, требуют серьезного изучения и совершенствования с тем, чтобы свести к минимуму повреждение основы документа. Согласно вышеназванным Специальным правилам пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, следует использовать преимущественно хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.
Террористические акты	Угроза террористического акта – акция, направленная на принуждение администрации учреждения культуры (архива) выполнить конкретные требования террористов или на привлечение внимания общественности и прессы к определенным личным или общественным проблемам, поставила архивы с конца 1990-х гг. перед необходимостью антитеррористической защищенности. Поэтому в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «О мерах по противодействию терроризму» от 15 сентября 1999 г. № 1040 по согласованию с МЧС России был принят План неотложных мероприятий по усилению безопасности федеральных архивных учреждений, утвержденный приказом Росархива от 20 сентября 1999 г. № 43. Руководителям уполномоченных органов в области архивного дела субъектов Российской Федерации в срочном порядке было направлено инструктивное письмо «О необходимых мерах антитеррористической защиты объектов»  от  22  сентября  1999 г.  № 5/818-К.  Приказом Росархива от 28 марта 2001 г. № 24 утвердили согласованную с ГПС МЧС России Примерную инструкцию о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях.
Хищение документов	Угроза хищений документов, в том числе с целью вывоза их за рубеж, усилилась в последние десятилетия из-за высокой стоимости архивных раритетов на антикварно-букинистическом рынке. Объектами хищений стали как целостные единицы хранения (дела, альбомы, книги и т.д.), так и обособленные документы, марки, печати, автографы и др. Правда, хищения в архивах страны отмечались и прежде. К сожалению, действующая система нормативного регулирования вопросов утрат и хищений по-прежнему не в полной мере обеспечивает защиту архивных документов из-за несовершенства правоприменительной практики наказаний за хищения документов и иные противоправные действия, повлекшие утрату документов.В защите от хищений важную роль играет система контроля доступа к документам (СКД), т.е. продуманное выделение в помещениях архива зон разной степени доступности (не менее трех): зона А – открытая публике (включая приемные и справочные помещения; читальные, выставочные, конференц-залы); зона Б – закрытая доступу публики (хранилища, лаборатории, мастерские; помещения для проведения работ по приему, описанию, учету, экспертизе документов); зона В – с контролируемым доступом (служебные кабинеты и помещения, являющиеся связующим звеном между зонами А и Б). Желательно выделять отдельную зону Г для хранения особо ценных архивных комплексов. Технические средства защиты, строго ограниченное число сотрудников, вход через пост охраны без сумок и верхней одежды позволяют обеспечить в этой зоне наиболее высокую степень защиты от угроз архивным документам. Основными элементами подобных систем являются считыватели, установленные на входах в зоны безопасности, и магнитные карточки, которые точно идентифицируют своих владельцев и уровень доступа в охраняемые зоны. СКД ведет централизованный сбор информации о входивших в зоны лицах. Принцип деления на зоны безопасности является классическим в теории защиты информации и доказал свою эффективность на многих секретных военных объектах страны. Технические меры защиты документов от хищений в зонах повышенного риска включаются в единую систему безопасности наружного и внутреннего пространства архива с учетом его архитектурно-планировочных особенностей. Эти средства можно условно разделить на три группы.

Задание 2. (максимальное количество баллов – 3 балла).

Разработка алгоритма действий по предотвращению угрозы хищения документов из архива.

Разработайте алгоритм действий по предотвращению угрозы хищения документов из архива на всех стадиях работы с ними. Оформите алгоритм в виде схемы или памятки.

В защите от хищений важную роль играет система контроля доступа к документам (СКД), т.е. продуманное выделение в помещениях архива зон разной степени доступности (не менее трех):

• 
  зона А - открытая публике (включая приемные и справочные помещения; читальные, выставочные, конференц-залы);
  
• 
  зона Б - закрытая доступу публики (хранилища, лаборатории, мастерские; помещения для проведения работ по приему, описанию, учету, экспертизе документов);
  
• 
  зона В - с контролируемым доступом (служебные кабинеты и помещения, являющиеся связующим звеном между зонами А и Б).
  
• 
  Желательно выделять отдельную зону Г для хранения особо ценных архивных комплексов.
  

Технические средства защиты, строго ограниченное число сотрудников, вход через пост охраны без сумок и верхней одежды позволяют обеспечить в этой зоне наиболее высокую степень защиты от угроз архивным документам.

Основными элементами подобных систем являются считыватели, установленные на входах в зоны безопасности, и магнитные карточки, которые точно идентифицируют своих владельцев и уровень доступа в охраняемые зоны.

СКД ведет централизованный сбор информации о входивших в зоны лицах.

Принцип деления на зоны безопасности является классическим в теории защиты информации и доказал свою эффективность на многих секретных военных объектах страны.

Технические меры защиты документов от хищений в зонах повышенного риска включаются в единую систему безопасности наружного и внутреннего пространства архива с учетом его архитектурно-планировочных особенностей.

Эти средства можно условно разделить на три группы.

Первая группа технических средств защиты позволяет зафиксировать кражу документа до момента его выноса за пределы охраняемого пространства. Это системы видеонаблюдения, устанавливаемые в читальных залах, хранилищах, других помещениях, где нет интенсивного потока людей. Они способствуют эффективному контролю за работой с документами, в частности с их помощью, при наличии достаточного масштаба изображения на мониторе, возможно, обнаружить калькирование, наложение листов, записи на документах и др. Наиболее популярны средства наружного и внутреннего наблюдения за выносом материалов из здания. Кроме них в архивах с успехом могут применяться разнообразные электронные детекторы, фиксирующие вибрации от повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков) и включающие сигнал тревоги, а также магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при открывании. Не столь распространены, но не менее эффективны следящие системы инфракрасного луча, реагирующие на его пересечение какими-либо предметами и осуществляющие контроль по периметру здания, в коридорах и других помещениях; ультразвуковые передатчики, генерирующие волны измененной частоты при наличии в зоне постороннего; микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенные с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контролеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания); средства защиты документов в выставочных залах, ориентированные на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия; сигнализирующие устройства (датчики), прикрепляемые к объекту защиты - делу (документу, обложке), и специальное оборудование, реагирующее на сигнал датчика (при проносе мимо турникетов документа, оснащенного сигнализирующим устройством, включается сигнализация). Для обнаружения и предотвращения хищения документов используются различные пломбы, позволяющие обнаружить факты вскрытия контейнеров с документами. Такой способ защиты предполагает ежедневные проверки целостности пломб сотрудниками архива.

Вторая группа технических средств защиты предохраняет документы от подмены. К ней относятся средства скрытой маркировки документов, позволяющие точно определить принадлежность того или иного документа определенному архиву и его подлинность. Среди них нанесенные маркером бесцветные ультрафиолетовые метки; они не видны невооруженным глазом и проявляются только в ультрафиолетовых лучах, а отмеченные таким маркером объекты невозможно спутать и сложно подменить. Изотопная смесь может быть добавлена к чернилам принтера, наносящего штрих-код, к упаковке, к бумаге самоклеющейся этикетки и т.д. Это изотопное штрих-кодирование - способ, существенно повышающий степень защиты документов, поскольку подделать такой штрих-код практически невозможно. Для скрытой маркировки также используются водяные знаки, вкрапления, микронити, планшеты, цветные сетки, магнитные краски, голограммы. Средства защиты устанавливаются не только на дела и документы, но и в местах их хранения (стеллажах, упаковочных коробах и др.). Наличие знака или следов его намеренного уничтожения - важное доказательство принадлежности документа архиву, свидетельство против похитителя в суде. Маркировка сама по себе не защищает документ от хищения. Хотя техника нанесения на документ невидимых скрытых знаков довольно проста, многие архивы по-прежнему неохотно идут на эту меру, считая метку искажением оригинала документа, а затраты времени и денег - чрезмерными. Применение скрытой маркировки в большинстве случаев целесообразно лишь для особо ценных документов.

Третья группа средств защиты помогает изобличить преступника, если ему удалось выкрасть документ. К ним относятся метки, следы красящего химического вещества, которые остаются на руках или одежде злоумышленника, могут служить основанием для его задержания и доказательством вины в суде (такая маркировка предназначена для обнаружения лица, совершившего противоправные действия - кражу, несанкционированное проникновение в помещение). На ряде закрытых объектов применяются химические ловушки с выбросом красящей компоненты с помощью миниатюрного пиротехнического заряда, приводимого в действие спусковым механизмом электрического или терочного действия. Некоторые ловушки дополнительно укомплектованы сиренами и дымовыми патронами, повышающими эффективность останавливающего воздействия на нарушителя. Однако использование этих специфических средств в архивах весьма проблематично и требует дополнительного изучения. В ряде случаев действенны средства контроля доступа, т.е. установка турникетов со считывающими устройствами на входах/выходах из зон безопасности и выдача специальных карточек-пропусков сотрудникам. Внедрение организационных средств защиты - непременное условие и один из эффективных путей создания на пути преступника многочисленных препятствий, затрудняющих хищение, делающих его крайне трудновыполнимым как для сторонних лиц, так и для персонала архива.

Задание 3. (максимальное количество баллов – 3 балла).

Составление инструкции по обеспечению сохранности архивных документов при угрозе террористического акта.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «О мерах по противодействию терроризму» от 15 сентября 1999 г. № 1040 по согласованию с МЧС России был принят План неотложных мероприятий по усилению безопасности федеральных архивных учреждений, утвержденный приказом Росархива от 20 сентября 1999 г. № 43.

Руководителям уполномоченных органов в области архивного дела субъектов Российской Федерации в срочном порядке было направлено инструктивное письмо «О необходимых мерах антитеррористической защиты объектов»  от  22  сентября  1999 г.  № 5/818-К. 

Приказом Росархива от 28 марта 2001 г. № 24 утвердили согласованную с ГПС МЧС России Примерную инструкцию о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях. 

Методы и способы защиты информации

В первом приближении все методы защиты информации можно разделить на три класса:

• 
  законодательные;
  
• 
  административные;
  
• 
  технические.
  

1 Законодательные методы

Законодательные методы определяют кто и в какой форме должен иметь доступ к защищаемой информации, и устанавливают ответственность за нарушения установленного порядка. Такие законы описывают, кто и при каких условиях имеет, а кто не имеет право доступа к определенной информации. Однако законодательные методы не способны гарантировать выполнение установленных правил, они лишь декларируют эти правила вместе с мерой ответственности за их нарушение.

2 Административные методы

Административные методы заключаются в определении процедур доступа к защищаемой информации и строгом их выполнении. Контроль над соблюдением установленного порядка возлагается на специально обученный персонал. Чтобы случайный человек не прочитал важный документ, такой документ нужно держать в охраняемом помещении. Чтобы из библиотеки не пропадали в неизвестном направлении книги, необходимо вести учет доступа к библиотечным ресурсам. Современные административные методы защиты информации весьма разнообразны. Например, при работе с документами, содержащими государственную тайну, сначала необходимо оформить допуск к секретным документам. При получении документа и возврате его в хранилище в журнал регистрации заносятся соответствующие записи. Работа с документами разрешается только в специально оборудованном и сертифицированном помещений. На любом этапе известно лицо, несущее ответственность за целостность и секретность охраняемого документа. Схожие процедуры доступа к информации существуют и в различных организациях, где они определяются корпоративной политикой безопасности. Например, элементом политики безопасности может являться контроль вноса и выноса с территории организации носителей информации (бумажных, магнитных, оптических и др.). Административные методы защиты зачастую совмещаются с законодательными и могут устанавливать ответственность за попытки нарушения установленных процедур доступа.

3 Технические методы защиты информации

В отличие от законодательных и административных, призваны максимально избавиться от человеческого фактора. Действительно, соблюдение законодательных мер обуславливается только добропорядочностью и страхом перед наказанием. За соблюдением административных мер следят люди, которых можно обмануть, подкупить или запугать. Таким образом, можно избежать точного исполнения установленных правил. А в случае применения технических средств зашиты перед потенциальным противником ставится некоторая техническая (математическая, физическая) задача, которую ему необходимо решить для получения доступа к информации. В то же время легитимному пользователю должен быть доступен более простой путь, позволяющий работать с предоставленной в его распоряжение информацией без решения сложных задач. К техническим методам защиты можно отнести как замок на сундуке, в котором хранятся книги, так и носители информации, самоуничтожающиеся при попытке неправомерного использования.