Обеспечение сохранности документов. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 3
 Скачать 233 Kb.
|
|
Акт оформлен — как избавиться от макулатуры Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно: отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию; избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.); сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками). Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов. Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе. Оформляем факт уничтожения документов Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию. Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее: наименование документа и название компании, от имени которой он составляется; дату оформления акта; описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения); подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.  Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя. В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов. В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.). Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст). Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем: запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта; нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему); нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях; необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению. Итоги Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом. Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ. Источники: Налоговый кодекс РФ Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 Задание 6. (максимальное количество баллов – 4 балла). Установление сроков хранения документов по Перечню. Заполните таблицу примерами документов с указанными сроками хранения (по 2-3 примера на каждый пункт) с указанием соответствующей статьи типового перечня. Для выполнения задания используйте Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» URL: https://docs.cntd.ru/document/564112333 (скопируйте ссылку и вставьте в поисковую или командную строку браузера)
Задание 7. (максимальное количество баллов – 4 балла). Разработка должностной инструкции. Разработайте должностную инструкцию заведующего архивом, раздел «Ответственность». ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Заведующий архивом несет ответственность: 1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством. 2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством. 3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством. ____________________________________ _____________ ____________________ (должность лица, составившего (подпись) (Ф.И.О.) инструкцию) "___"__________ ____ г. СОГЛАСОВАНО: Юрисконсульт ____________ _________________________________ (подпись) (Ф.И.О.) "___"__________ ____ г. С инструкцией ознакомлен: ____________ ____________________ (подпись) (Ф.И.О.) "___"____________ ____ г. Параметры составления документа В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей. При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом: Общая часть. Обязанности специалиста. Его трудовые права. Ответственность за нарушения. Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части: Особенности должностных взаимоотношений. Условия работы специалиста. Параметры, по которым оценивают результаты его работы. Общий раздел Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют: порядок его приема на работу и увольнения; порядок его временной замены; умения, которыми он должен обладать; квалификационные стандарты. Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части. Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы. Обязанности Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами. Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности. Права Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя. Ответственность Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям. Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении. |