Преддипломная практика (1). Производственная практика
 Скачать 91.43 Kb.
|
Ознакомление с работой специалиста органа социальной защиты населения.ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста по социальной работе Настоящая инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора и в соответствии с Положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда и социальной защиты РФ от 22 октября 2013 № 571н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по социальной работе». Общие положения 1.1. Специалист по социальной работе относится к категории специалистов. 1.2. Специалист по социальной работе принимается и освобождается от занимаемой должности на основании приказа директора. 1.3. Специалист по социальной работе непосредственно подчиняется заведующей отделением по работе с семьей и детьми, директору. 1.4. На должность специалиста по социальной работе при отсутствии медицинских противопоказаний принимается лицо, имеющее высшее (бакалавриат, специалитет) или среднее профессиональное образование либо прошедшее профессиональную переподготовку в соответствии с профилем деятельности. 1.5. Во время отсутствия по уважительным причинам на рабочем месте специалиста по социальной работе его обязанности выполняет другой специалист по социальной работе, который несет полную ответственность за невыполнения или ненадлежащее исполнение обязанностей. Специалист по социальной работе должен знать: - Законодательство Российской Федерации, Республики Татарстан в сфере социальной защиты населения; -Национальные стандарты Российской Федерации в сфере социального обслуживания; - Основные направления политики социальной защиты населения на федеральном, региональном, муниципальном уровнях; - Нормативные правовые акты в сфере социальной защиты населения; - Цели, задачи и функции органов и учреждений социального обслуживания; - Типологию проблем граждан, оказавшихся в трудной жизненной ситуации, различной этиологии (социально - медицинские, социально -психологические, социально - правовые и др.); - Виды, структуру и содержание документов, необходимых для оказания социальных услуг; - Теорию и технологию социальной работы и условия их применения; - Основы документоведения, современные стандартные требования к отчетности, периодичности и качеству предоставления документации, ведение которой относится к кругу полномочий специалиста по социальной работе; - Основы самоорганизации и самообразования специалистов по социальной работе; - Требования к конфиденциальности личной информации, хранению и оперированию персональными данными граждан, обратившихся за получением социальных услуг; - Состав документов, необходимых для оказания социальных услуг гражданам, обратившимся в учреждение социального обслуживания; - Правовые основы социальной работы; - Основы психологии личности; - Основы самоорганизации и самообразования специалистов по социальной работе; Правила внутреннего трудового распорядка; Требования охраны труда и правила пожарной безопасности. Специалист по социальной работе должен уметь: Осуществлять социальное консультирование; Хранить и обрабатывать персональные данные; Обеспечить проверку поступившей от гражданина информации; Вносить полученную информацию в базы данных в соответствии с требованиями программного обеспечения; Проявлять чуткость, внимание, выдержку, предусмотрительность, терпение к гражданам и учитывать их физическое и психологическое состояние; Использовать основные методы, способы и средства получения, хранения, переработки информации, навыки работы с компьютером как средством управления информацией, в том числе в глобальных сетях; Работать с документами, составлять отчеты по итогам выполнения деятельности; Повышать свою профессиональную квалификацию в области реализации трудовой функции; Взаимодействовать с другими специалистами, отделами социальной защиты Республики Татарстан при оказании социальных услуг; Учитывать индивидуальные особенности гражданина, обратившегося за получением социальных услуг; Оформлять документы, необходимые для принятия нуждающихся граждан на социальное обслуживание; Реализовывать услуги по социальному сопровождению граждан в процессе осуществления реализации индивидуальной программы предоставления социальных услуг; Использовать основы правовых знаний в сфере оказания социальных услуг. 1.6. Специалист по социальной работе в своей деятельности законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы. Уставом учреждения; настоящей должностной инструкцией; правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка; приказом руководителя учреждения. 2. Трудовая функция Деятельность по реализации социальных услуг: 2.1. Ведение деятельности по реализации социальных услуг. 2.2. Анализ качества и ассортимента оказываемых услуг, прогнозирование их развития по социальным вопросам. 2.3. Консультирование по различным вопросам, связанным с предоставлением социальных услуг. 2.4. Ведение необходимого документооборота, использование методов, способов и средств получения, хранения, переработки информации, навыки работы с компьютером как средством управления информацией, в том числе глобальных сетях. 2.5. Организация помощи в оформлении документов, необходимых для принятия на социальное обслуживание. 2.6. Организация социального обслуживания граждан с учетом их индивидуальной потребности. Должностные обязанности: Специалист по социальной работе исполняет следующие обязанности: Осуществляет организацию первичного приема граждан; Осуществляет первичную проверку и анализ документов, свидетельствующих о проблемах граждан, обратившихся за получением социальных услуг; Выявляет недостающую информацию и (или) информацию, требующую дополнительной проверки; Ведет необходимую документацию в соответствии с современными стандартными требованиями к отчетности, периодичности и качеству предоставления документации; Работает с государственными информационными системами и «Социальный регистр населения Республики Татарстан» (программа Социальное Обслуживание Населения); «База данных инвалидов Республики Татарстан» Рассчитывает сроки и периодичность предоставления социальных услуг по реализации индивидуальной программы предоставления социальных услуг; Осуществляет работу межведомственного взаимодействия с целью реализации потребностей граждан в различных видах социальных услуг; Консультирует по различным вопросам, связанным с предоставлением социальных услуг, а также осуществляет консультации сопровождающим лицам получателей социальных услуг на государственном языке; В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя; При исполнении своих обязанностей, специалист по социальной работе соблюдает принципы гуманности, справедливости, объективности и доброжелательности, профессионально-этические требования к деятельности специалиста по социальной работе. 4. Права Специалист по социальной работе имеет право: 4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению. 4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям. 4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников учреждения необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения. 4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций. 4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций. 4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей. 5. Ответственность Специалист по социальной работе несет ответственность за: 5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 5.2. За конфиденциальность, полученную при обследовании материалов и сведений, необоснованное вынесение заключения (в рамках своей компетенции) по обследованию ребенка, повлекшее за собой ухудшение физического или психического здоровья последнего и за результаты коррекционной работы, проводимой с каждым ребенком. 5.3. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 5.4. За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 5.5. За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации. Изучение и обобщение правоприменительной практики. Обобщение правоприменительной практики проводится для решения следующих задач: 1) обеспечение единообразных подходов к применению контрольным (надзорным) органом и его должностными лицами обязательных требований, законодательства Российской Федерации о государственном контроле (надзоре), муниципальном контроле; 2) выявление типичных нарушений обязательных требований, причин, факторов и условий, способствующих возникновению указанных нарушений; 3) анализ случаев причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям, выявление источников и факторов риска причинения вреда (ущерба); 4) подготовка предложений об актуализации обязательных требований; 5) подготовка предложений о внесении изменений в законодательство Российской Федерации о государственном контроле (надзоре), муниципальном контроле. По итогам обобщения правоприменительной практики контрольный (надзорный) орган обеспечивает подготовку доклада, содержащего результаты обобщения правоприменительной практики контрольного (надзорного) органа (далее - доклад о правоприменительной практике). Доклад о правоприменительной практике готовится контрольным (надзорным) органом по каждому осуществляемому им виду контроля с периодичностью, предусмотренной положением о виде контроля, но не реже одного раза в год. Контрольный (надзорный) орган обеспечивает публичное обсуждение проекта доклада о правоприменительной практике. Доклад о правоприменительной практике утверждается приказом (распоряжением) руководителя контрольного (надзорного) органа и размещается на официальном сайте контрольного (надзорного) органа в сети "Интернет" в сроки, указанные в положении о виде контроля. Результаты обобщения правоприменительной практики включаются в ежегодный доклад контрольного (надзорного) органа о состоянии государственного контроля (надзора), муниципального контроля. Методическое обеспечение деятельности по обобщению правоприменительной практики осуществляется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Изучение правил документооборота. Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация чаще всего принимает фиксированный, документальный характер. Собственно, документирование заключается в фиксации на бумаге или других информационных носителях управленческих действий и включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа. Согласно Государственному стандарту Российской Федерации (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов. Управление учреждением социальной защиты требует создания многих видов документов. Так, коллегиальная деятельность по управлению учреждением фиксируется в протоколах; единоличная распорядительная деятельность – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и личному составу; работа комиссий – в актах; административно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах и т. д. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как они являются основными носителями информации, на базе которой принимаются решения. Развитие любого социального учреждения требует документального оформления его деятельности в соответствии с организационно-правовыми нормами и действующим законодательством. Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации – своевременность принятия решения. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Иначе говоря, это конвейер по переработке документов, и этот конвейер имеет свои этапы, на которых определенными должностными лицами выполняются определенные действия. Представим, что этот конвейер остановился или на каком-то участке произошел сбой. Каковы будут последствия? Парализация основной деятельности организации. Чтобы этого не произошло и конвейер работал эффективнее, нужен достаточный уровень подготовки всех, кто стоит у этого конвейера. А участие в этом процессе принимают все сотрудники: одни учитывают, другие исполняют. Функции управления в государственном органе, государственном учреждении реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов: • нормативные правовые акты; • распорядительные, организационные и информационно-справочные документы. Нормативные правовые акты – принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, т. е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм. Нормативным правовым актом является постановление. Постановление – нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил. Распорядительные документы – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности министерства, подраз делений, подведомственных учреждений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся приказ, распоряжение, указание. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам. Приказ, распоряжение принимаются полномочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия. Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие подразделения департамента. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, приводятся в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Указание – распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-мето дического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Указания приводятся в соответствие с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Организационные документы – это документы, регламентирующие задачи и функции, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей. К организационным документам относятся: положения о департаменте, структурных и территориальных структурных подразделениях, правила, инструкция, должностные регламенты. Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: - председатель или председательствующий; - секретарь; - присутствовали: список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем приглашенные с указанием должностей и наименований организаций; - повестка дня; - докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в текст протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов. Служебные письма готовятся: - как ответы о выполнении поручений по входящим документам; - исполнение поручений по обращениям граждан; - сопроводительные письма; - ответы на запросы юридических и физических лиц; - инициативные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. Датой письма является дата его подписания. Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа. Докладная записка – это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие. Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки. Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер. Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т. п.). Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа. План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей. Составляющими пунктами планов являются: - наименование (содержание) работы или мероприятия; - исполнитель; - срок исполнения; - отметка об исполнении. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению. Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий. Этапы документооборота. Доставка служебной корреспонденции в адрес отраслевого управления, его подразделений и подведомственных учреждений осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными. Прием, первоначальная обработка. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Конверты с грифом «Лично» регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению под роспись в указанном журнале. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляются отметка (штамп) с указанием даты, индекса, входящего регистрационного номера. Регистрация и распределение поступившей корреспонденции. Поступившие документы подлежат регистрации и распределяются на следующие группы: • требующие рассмотрения руководством; • направляемые непосредственно в подразделения и ответственным исполнителям (к этой группе относятся документы, адресованные непосредственно подразделениям или их руководителям). Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в автоматизированную систему делопроизводства и документооборота (в электронную форму учета документов) или в журналы (на карточки). Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации: обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты, документы на иностранных языках без перевода, ведомственные статистические отчеты, рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная, пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки, документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, документы без подписей). После рассмотрения руководителями структурных подразделений и подведомственных учреждений документы возвращаются в службы делопроизводства структурных подразделений и подведомственных учреждений для внесения отметки о прохождении документа, а затем направляются на исполнение. На документах с отметкой «Контроль» и документах с поручениями, требующими ответа, перед направлением их на исполнение проставляется отметка (штамп) «Подлежит возврату». Выдача документов представителям (нарочным) структурных подразделений производится под роспись в специальном журнале (разносной книге). Виды регистрационного учета 1. Учет нормативных правовых документов: – поступившие нормативные правовые документы из вышестоящих организаций; – приказы по основной деятельности; - приказы по личному составу; - распоряжения по основной деятельности. Учет обращений граждан. Учет служебных входящих документов. Учет служебных исходящих документов. Исполнение документов осуществляется после рассмотрения руководителем. Документы передаются службами делопроизводства в соответствии с поручением (резолюцией) на исполнение под расписку в используемой учетной форме (регистрационно-контрольной карточке). Подготовленный ответ на исполняемый документ передается на подпись руководителю подразделения (подведомственного учреждения) вместе с этим документом. Ответ подписывается руководителем в соответствии с установленными полномочиями и правами и передается вместе с исполняемым документом в службы делопроизводства подразделений и подведомственных учреждений для регистрации и отправки. Во всех случаях исполнение документов начинается с момента их поступления в подразделения (подведомственные учреждения), при этом исполнитель проект исполненного документа должен представить на подпись не позднее семи суток до установленного срока исполнения или подготовить предварительный ответ. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения (подведомственного учреждения) вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или с копией входящего документа. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. При оформлении «реквизита» Справочные данные об организации» указывается почтовый адрес; номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др. Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка, служебная записка, план, отчет. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются словесно-цифровым (12 марта 2010 г.) или цифровым (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами; например, 12.03.2010 (при ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: «письмо ... от 12.03.2010 №___). Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль; например, 08.02.2010. При обозначении в документах временного периода (план 2005-2010 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, по (без слова «включительно») или слов «по состоянию на...», например «с 2005 по 2010 г.», «за период с 15.12.2010 по 31.12.2010 г.», «по состоянию на 15.12.2008». Слово «год» сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения «с.г.» и «т.г.». При включении в дату конкретного месяца, слово «месяц» не указывается: («в марте 2010 года», а не «в марте месяце 2010 года»). Слово «квартал» в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой («в I квартале 2010 года»). Номер полугодия пишется словами «в первом полугодии 2010 года». «Реквизит» Регистрационный номер документа» – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. «Реквизит» Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т. д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Гриф «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа. Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа). Визы согласования документа. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визе роющего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Адресование документа. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например Министерство юстиции Российской Федерации. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией, например: Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан Заместителю начальника Управления В.Д. Матвееву При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования или должности адресата. Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например: Руководителям учреждений социальной защиты населения г. Москвы. В составе реквизита «Адресат» элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес: улица, номер дома, квартиры, название населенного пункта, индекс. Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При большем количестве адресатов составляется список рассылки. Текст документа. Оформление приложений к документу. Приложения к документу могут быть трех видов: • приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами); • приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа; • приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом. Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например: Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: письмо Минюста России от 17.02.2010 № 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается: Приложение: согласно описи на ... л. Подпись документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не разрешается ставить надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности. Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии (подпись) Н.В. Куликов Члены комиссии (подпись) К.М. Артемьева Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Названиями разделов номенклатуры дел государственных органов являются названия структурных подразделений, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой. В государственных органах номенклатуру дел составляют службы делопроизводства при взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями и архивами государственных органов. |