ведущий протокольных мероприятий (ссылка). Протокольные мероприятия

• Название: Протокольные мероприятия
• Дата: 07.03.2023
• Размер: 80 Kb.
• Имя файла: ведущий протокольных мероприятий (ссылка).doc
• Тип: Протокол; #973702

https://romanakimov.ru/vedushhij-protokolnyh-meropriyatij/

Протокольные мероприятия

Какие бывают протокольные мероприятия? Откуда вообще появилось такое понятие и что оно подразумевает?

Не буду долго нагружать информацией про средние века и Древнюю Грецию, где под «protokollon» понимали свод правил по ведению документов и архивов.

Исторически, понятие «протокол» появилось в дипломатии и применялось к правилам по оформлению дипломатической переписки. Потом сюда добавился дипломатический этикет и сам церемониал. Правила протокола строятся на так называемых «принципах международной вежливости», которые были выработаны в результате многовековых дипломатических коммуникаций народов мира.

Именно поэтому, главными направлениями протокольных мероприятий стали приёмы делегаций разных стран, официальные визиты, переговоры и встречи, а также — подписания официальных договоров и контрактов.

В наши дни спектр протокольных мероприятий расширился и затронул не только проекты федерального значения, но и корпоративного сегмента.

Сюда добавились церемонии открытий и награждений, фестивали, вручение правительственных и ведомственных наград, выставки, конференции, организация деловых встреч, открытия жилых комплексов и церемонии первого/последнего кубов бетона и закладки капсул времени и многое другое.

Ведущий для протокольных проектов

Многие считают, что "ведущий протокольных мероприятий" - это что-то ужасное, консервативное, чопорное и покрытое нафталиновой пылью.

Но, это не так, хотя бы потому что для проведения протокольных мероприятий ведущему необходимо соответствовать уровню и обладать гораздо большими качествами, чем ведущему частных мероприятий.

Фактурный рост, дикторский голос (баритон), актёрское мастерство, сценография и умение держать себя на сцене, работа над голосом; конечно же — опыт проведения самых разных мероприятий.

Дело в том, что важно не только понимать этикет и церемониал протокольных мероприятий, но и соответствовать ему, органично и дипломатично вписываться в любой проект, достойно держаться в нём, но не перетягивать на себя внимание и ни в коем случае «не тамадить», чем грешат большинство ведущих.

Нештатные ситуации на протокольных мероприятиях

Я не соглашусь с тем, что протокольные мероприятия это формат работы для конферансье, или диктора и на них нет никакой импровизации. Точнее сказать - это идеальный вариант мероприятия, если всё идёт чётко по запланированному сценарию без изменений, накладок и форс-мажора. Тем не менее, надо понимать, что на любом проекте могут быть нештатные ситуации, к которым необходимо быть готовым ведущему.

Роман Акимов

Например, на торжественной церемонии открытия одной известной международной выставки на сцене, где я находился выключили все микрофоны, после моего вступительного слова, а я должен по сценарию протокольного мероприятия представлять членов Правительства РФ и глав иностранных государств — королей, послов. Полный зал гостей, представителей СМИ и… полная тишина.

Я попробовал микрофон, выждал несколько секунд — ничего не меняется, посмотрел на звукотехников — те разводят руками и ищут проблему, но непонятно, когда смогут её решить, выждал ещё немного — тоже тишина. Понимаю, что надо как-то объяснить ситуацию всем, потому что зал сразу разделился на две категории — одни — сочувствующие и напуганные, а другие — ухмыляющиеся остряки.

Я развёл руками и сказал: «Дамы и господа! Ждём, когда с нас снимут санкции!» Зал взорвался овациями и сразу стал одним целым — напряжение и неловкий момент был снят. То есть — чисто теоретически — юмор изначально неуместен на протокольных мероприятиях, но бывают исключительные ситуации, когда можно и нужно его использовать, но изящно и тонко, а главное — в меру, не превращая проект в свой бенефис.

Разные бывали ситуации на официальных протокольных мероприятиях. Случалось, что текст ведущего и спикеров заменяли по ходу церемонии и в такие моменты важно выполнить свою работу идеально и с листа.

Я, как частый ведущий федеральных проектов, помню случаи, что даже министры и губернаторы спрашивали меня на сцене, что делать дальше, или где им стоять, можно, или нельзя уходить. Безусловно, такими моментами должна заниматься и занимается служба протокола, но даже первые лица иногда могут просто забыть регламент, или детали церемонии, а ведущий должен быть готов ко всему.

Работа ведущего протокольных мероприятий

Участие в протокольных мероприятиях ведущего имеет много нюансов, которые важно учитывать и понимать.

На мой взгляд, к серьёзным протокольным мероприятиям ведущий должен прийти. Для этого нужно собрать определённый багаж опыта, быть эрудированным, интеллектуальным, обладать всеми необходимыми профессиональными качествами.

Объективно, абы кого на такие проекты не берут — необходимо соответствовать уровню проекта и, к тому же, пройти все необходимые проверки у службы безопасности и службы протокола.

Большинство проектов, особенно федерального значения и с первыми лицами государства, нельзя анонсировать, выкладывать в сеть подробности и детали, потому что это является вопросом национальной безопасности. В ходе подготовки и репетиций таких мероприятий, я часто узнавал конфиденциальную информацию о времени и способах передвижений первых лиц, об их нахождении на площадке и.т.п. Всё это, разумеется, попадает под гриф государственной тайны и никак не может анонсироваться и транслироваться в социальных сетях и даже в телефонных переговорах. На многих проектах существуют даже определённые стандарты упоминаний и шифрований имён первых лиц в переписке по электронной почте.

Все свои проекты, которые выложены на моём сайте я опубликовал после выхода официальных пост-релизов с фото-материалами из СМИ. В моей работе есть мероприятия, про которые я не то что писать, но и говорить не могу. Конфиденциальность — это нормальная практика и стандарт работы ведущего для проектов самого высокого уровня. Именно поэтому, многие из моих серьёзных протокольных мероприятий чаще всего остаются без публикаций.

Именно в контексте протокольных мероприятий профессия ведущего обретает особенную ценность и значимость.

Ведущий на деловое мероприятие

Вам нужен хороший ведущий для проведения делового мероприятия, презентации, конференции, церемонии награждения, или партнёрского вечера?

Возможно, Вам необходим модератор бизнес-мероприятия, фасилитатор (Фасилитатор — человек, который руководит групповым мероприятиям и управляет дискуссией так, чтобы группа эффективнее достигла поставленных целей.

Кто такой фасилитатор. Объясняем простыми словами

Проще говоря, фасилитатор задает темп дискуссии, направляет её в нужное русло, предупреждает конфликтные моменты. В конце беседы он подводит итог, формулирует решение актуальной задачи, приемлемое для всех членов команды.

Сейчас фасилитация становится отдельной профессией. Её основы можно усвоить на тренингах или из бизнес-литературы, а попрактиковаться в применении базовых навыков — на внутренних встречах.

Пример употребления на «Секрете»

«Бывают ситуации в нашей работе, где люди, подобные мне, должны уметь хорошо смазать работающий механизм. Я прекрасно понимаю, через что проходят такие люди, и знаю, что они переживают. И знаю об их насущных потребностях. Да, я их начальник в официальной иерархии, и в то же самое время я являюсь фасилитатором, я их обслуживаю, потому что именно они выполняют ту работу, которую необходимо сделать. Однажды я пришёл к такому заключению и теперь по нему работаю». (Из материала о правилах бизнеса «Разрушителя легенд» Джейми Хайнемана).

Нюансы

Фасилитатор:

- формирует цель встречи, доносит её до каждого участника, убеждается в том, что отсутствуют возражения;

- вовлекает в беседу каждого участника. Для этого фасилитатор пишет план встречи, правила взаимодействия. Купирует попытки кого-то одного доминировать;

- вмешивается в дискуссию, если она перестает быть конструктивной и возвращает в нужное русло;

- следит за дискуссионным поведением, чтобы никто не повышал голос, эмоционально не выражался;

- сохраняет нейтральную позицию в отношении каждого участника и группы в целом;

- подводит итог и резюмирует обсуждение.

Фасилитатор может быть далеко не экспертом в той теме, над которой работает группа. Он контролирует процесс, а не содержание обсуждения.

Ошибки в употреблении

Частично функции фасилитатора пересекаются с функциями модератора, поэтому часто эти термины воспринимают как синонимы. Это неправильно. Вот как объясняет разницу фасилитатор Медея Ахвледиани: «Фасилитатор больше погружен в процесс: он продумывает сценарий встречи, заблаговременно готовится, работает с запросами заказчика и ключевыми сотрудниками, всегда готовит план А и В, ведь в момент обсуждения есть риск, что всё может пойти не по плану. Модератор же просто обеспечивает обсуждение, но не консенсус. Фасилитация сложнее как технология».

Факт

Слово «фасилитировать» образовано от английского «facilitate», что означает «делать проще» или «упрощать процесс».), ведущий национальной Премии, или церемонии открытия, панельной дискуссии, ведущий церемонии подписания договоров, ведущий протокольных мероприятий, может быть, просто ведущий на выставку?

В условиях новой реальности я отлично могу выполнять работу ведущего онлайн мероприятий. Провожу в Zoom конференции, форумы, квизы, презентации и другие корпоративные мероприятия.

Форматы деловых мероприятий

Клиентские вечера для самых известных компаний и международных брендов, церемонии открытий жилых комплексов, закладки капсул времени, презентации книг, форумы, конференции, выставки, партнёрские вечеринки и презентации новых смартфонов.

Стоимость проведения делового мероприятия

По целому ряду объективных причин достаточно сложно написать единую стоимость работы ведущего деловых мероприятий.

Каждое деловое мероприятие это — отдельный случай, который невозможно структурировать в единую тарифную сетку.

Это может быть 5-6-ти часовая вечерняя клиентская вечеринка с презентацией отеля, или заведения, а может быть 30-ти минутная церемония открытия, или двухчасовая работа ведущего-модератора, а может быть — трёхдневная работа ведущего на выставке.

Поэтому, для того, чтобы назвать точную стоимость работы ведущего делового мероприятия, нужно понимать формат и объём работы, дату проведения, место (Москва, или другой город).

Ведущий онлайн мероприятий

Новая реальность - проведение онлайн мероприятий пришла к нам в разгар пандемии и вызвала спрос на ведущих таких деловых проектов.

В новой цифровой реальности ведущему онлайн мероприятий важно понимать, что любой проект в онлайне требует не меньшей, а зачастую, даже большей подготовки, чем обычное живое мероприятие.

Проведение квиза в онлайне, с последующим розыгрышем призов, накладывает на ведущего дополнительный функционал, которого нет на обычных проектах, и возлагает на ведущего ответственность за:

• 
  Включение ненавязчивой фоновой музыки в стиле джаз;
  
• 
  Ответственность за виртуальные корпоративные фоны в Zoom сзади меня;
  
• 
  Ответственность за выставление блогерского света и техническую работу ноутбука и программного обеспечения;
  
• 
  Демонстрацию экрана с проведением презентации online;
  
• 
  Показ и разбор таблицы с финалистами онлайн квиза;
  
• 
  Проведение онлайн розыгрыша призов среди финалистов проекта
  

Zoom конференции. онлайн квиз

Проведение конференций в Zoom, а также онлайн квизов действительно накладывает на ведущего гораздо большую ответственность, в первую очередь, как я уже сказал - техническую.

Итогом моей работы в конце каждого дня коференции становилось проведение розыгрыша среди финалистов с выходом в прямой эфир уже не в Зуме, а через специальную платформу VMIXCALL. Это — новый и полезный опыт.

Поясню, что это означает простыми словами, для не специалистов. Во время конференций в Zoom есть «комнаты» для отдельных проектов и мероприятий, а есть общая — так называемая «главная сцена» делового мероприятия.

Одним словом, всё то, что не критично в повседневной жизни, становится критичным в прямом эфире.

Самые распространённые ошибки в Zoom это:

• 
  Компьютер, или антивирус начинал скачивать и устанавливать обновления;
  
• 
  Вывод всплывающих окон во время демонстрации экрана — сообщения мессенджеров, получение заголовков электронных писем и прочего;
  
• 
  «Мусор» во время демонстрации — это вообще отдельная история. Например, люди, демонстрируя сайты через браузер, не всегда умеют развернуть во весь экран показ и демонстрируют всю свою браузерную надстройку с вложениями любимых сайтов.
  
• 
  Ошибки в демонстрации. Часто во время Zoom конференций спикер путает демонстрацию одного окна с демонстрацией всего экрана. В итоге, на экранах «зависает» одно выбранное окно, а всё то, что демонстрирует человек — зрители конференции не видят;
  
• 
  Работа не через приложение, а через браузер, с которой совпало время включения программы «чистильщика кэша браузера» в автоматическом режиме и закрыла все окна на время своей работы.
  
• 
  Тупо закончился баланс на Интернете (самая вселенская глупость).
  

Работа модератора Zoom-конференции

В любой Zoom конференции должен быть модератор, или даже несколько. Кроме того, важно следить за настройками доступа других участников к возможностям программы.

Уже во всех новостях показали, что даже в школьные Zoom-конференции вторгаются боты, хейтеры, которые начинают хулиганить, писать гадости и прочее.

Такое возможно, увы, и с живыми людьми, поэтому, в Зум-конференциях очень важна работа модератора и настройки программы.

Очень важно сразу ограничить доступ зрителей к микрофону, видеосвязи, демонстрации экранов и возможности рисовать на экране во время выступления спикера.

Это — неизбежность новой цифровой реальности и бич любых онлайн проектов.

Безусловно, с шутками, комментариями и нашей невозмутимостью, мы всё это нейтрализовали и свели на нет, пока организаторы работали с настройками Zoom, но, конечно, впечатление было испорчено у нас самих, в первую очередь. Благо, что конференция бесплатная и спрос с организаторов никакой.

В современном мире — срыв онлайн конференций это не только развлечения для хейтеров и хулиганов, но и возможность для конкурентов — испортить о Вас впечатление на глазах огромной аудитории, сорвать мероприятие, поэтому надо быть технически подкованными и знать все возможные лазейки тех программ, в которых проходит ваше мероприятие!!!
Хочу поделиться ещё одним интересным опытом - проведение онлайн конференции на платформе Cisco Webex