Доклад. Рациональное общение по электронной почте и телефону
 Скачать 27.81 Kb.
|
|
Доклад на тему: «Рациональное общение по электронной почте и телефону» За последние несколько лет рабочее общение максимально переместилось из офлайна в онлайн. Теперь даже сотрудники офисов общаются с коллегами за соседними столами можно сказать по переписке. Глобальная цифровизация диктует свои условия. Теперь работника оценивают не только по профессиональным навыкам, но и по тому, насколько адекватно он ведёт коммуникацию в онлайне. Коммуникация в пределах электронной среды охватывает все новые отрасли, так как существенно сокращается время доставки сообщения, имеется возможность общаться в режиме реального времени. «Это привело к тому, что в течение короткого промежутка времени началось формирование и самостоятельное развитие электронной коммуникации во всех средах и областях: деловой, научной, публичной, межличностной. Продолжающиеся технологические изменения не могут не влиять на лингвистические средства и приемы коммуникации»1. Электронная почта - это основной канал общения делового сообщества во всём мире, особенно при взаимодействии с крупными компаниями. Некоторые согласны общаться только по почте, некоторые выбирают этот канал, чтобы фиксировать долгосрочные договорённости. Поэтому уметь выстраивать удобную деловую коммуникацию по почте не менее важно, чем в мессенджерах. «Электронная почта является важным инструментом рабочего процесса. И, как любой инструмент, он должен быть удобен для использования»2. Существуют несколько простых правил, которых стоит придерживаться в деловой переписке: Пользоваться почтой с адекватным именем Если для регистрации в социальных сетях достаточно почты milashka1999@gmail.com, то в деловой переписке самый подходящий вариант — имя и фамилия или фамилия и должность. Например, ekaterinagorbunova@gmail.com или ekaterina-smm@gmail.com. Указывать тему письма Тема должна быть конкретной и понятной. Так и вам, и вашему адресату будет удобно ориентироваться в почтовом ящике и искать письма. Например, тема «Стратегия продвижения» — не очень хороший вариант, потому что таких у вашего собеседника может быть уже десять. Лучше добавить подробностей — «Стратегия продвижения соцсетей на январь от агентства АВС». Одна тема — одна ветка переписки Так вам и вашему адресату будет удобнее ориентироваться в переписке и фиксировать договорённости, а не прыгать с одного письма на другое, растрачивая впустую фокус внимания и время на поиски. Не ограничиваться почтой Если ситуацию удобнее и быстрее обсуждать в чате — общение лучше перенести из почты в мессенджер. Этот же совет пригодится, если собеседник очень долго отвечает на письма: возможно, ему будет комфортнее продолжить обсуждение в Telegram или WhatsApp. Не тянуть с ответом Если вы понимаете, что не можете здесь и сейчас решить задачу, изложенную в письме, ответьте адресату, что вы приняли письмо и сориентируйте по срокам ответа. Так ваш собеседник поймёт, что вы не потеряли его письмо в своей почте, и вы избавите его от лишних переживаний и сомнений. Добавлять в письма информацию о себе В подпись к письму следует внести свои рабочие данные: должность, компанию, дополнительные контакты, например, Telegram или Skype. Автоответчик поможет быть на связи На время отпуска можно настроить автоответчик с контактами того, кто сможет заменить вас по срочным вопросам, и обозначением сроков, когда вы вернётесь и сможете ответить. Отправляйте деловые письма в рабочее время, чтобы не беспокоить собеседника во время отдыха. Обязательно пишите приветствие и обращение по имени. К сожалению, далеко не все соблюдают это элементарное правило вежливого обращения. Не используйте смайлики, если у вас нет близкого контакта с собеседником. Это может быть воспринято как легкомысленное отношение к делу. Еще несколько советов для эффективной работы с электронной почтой. Папка «входящие» должна быть пустая, когда все вопросы отработаны. Все что приходит к вам на электронный адрес для удобства работы должно быть отсортировано по разным папкам. Так как все что остаётся в этой папке означает, что эти письма все еще не отработаны. Также в современных почтовых клиентах можно создавать пользовательские папки, куда необходимо раскладывать поступившую почту по темам или наименованию организации. Нежелательно использовать рабочую почту для личной переписки и наоборот. Электронное деловое письмо объединяет достоинства различных средств общения, распространенных в сфере бизнеса: позволяет избежать так называемую «телефонную петлю» – общение со всякого рода секретарями, помощниками, задействует мультимедийный канал связи, подразумевает меньшее социальное вмешательство. ЗВОНКИ Мы не преувеличим, если скажем, что сегодня для большинства людей разговор по телефону — это стресс. Все настолько срослись с текстовой коммуникацией, что звонить — всё равно что прийти без спроса в гости. Поэтому единственное, что нужно знать о звонках: О звонках нужно предупреждать Договоритесь о времени и теме заранее. За 10–15 минут уточните в мессенджере, всё ли в силе, чтобы точно всем было удобно говорить. Соблюдать вежливость при разговоре. Быть кратким. Поскольку продуктивность телефонного диалога обеспечивается пониманием целей слушания (зачем мы слушаем?), которые выполняют роль установки на восприятие, следует понимать следующие принципы: а) слушаем, чтобы знать – познавательная функция (получение информации); б) слушаем, чтобы делать – регулятивная функция (усвоение способов деятельности); в) слушаем, чтобы отвечать – функция реагирования (в ситуации необходимости ответить на вопрос); г) слушаем, чтобы получать эстетическое удовольствие – эстетическая функция (получение эстетического наслаждения).  ВКС (видеоконференцсвязь) В период пандемии созвоны по Зум (Тимс) стали новой нормой. Даже сейчас многие предпочитают видеоконференции офлайн-встречам. Это удобно: не нужно тратить время на дорогу до офиса, наряжаться с иголочки и сохранять социальную дистанцию. Но появилось несколько стандартов, которых следует придерживаться: Аватарка и имя — это важно Начать подготовку к видеоконференции нужно с аватарки и имени. Лучше поставить деловое фото, по которому вас сразу же узнают коллеги, и указать полное имя — так собеседникам будет комфортнее общаться и понимать, кто именно в данный момент говорит. Перед созвоном — проверить устойчивость интернет-соединения Нет ничего неприятнее, чем половину времени пропадать, переспрашивать собеседника и повторять одно и то же самому. Нужно заранее проверить качество своего интернета и попросить собеседников убедиться в том, что их интернет потянет видеозвонок. Тогда вы сможете созвониться максимально продуктивно. Включать ли камеру — подскажет большинство Ориентироваться следует на собеседников: если все с камерами — включать свою, если нет — то необязательно. Не хотите включать камеру — спросите, комфортно ли будет собеседникам, если вы будете говорить с ними просто голосом. Если камеры нет — убедитесь, что у вас есть аватарка, потому что пустой экран выглядит тревожно. Выключать микрофон, если не говорите Картинка в большинстве программ для видеоконференций автоматически переключается на того, кто говорит. Чтобы она не маячила при каждом лишнем фоновом шуме, можно отключить микрофон во время молчания и попросить собеседников делать то же самое. Поставьте в настройках автоматический вход без камеры и микрофона — так с вами не случатся всякие казусы, если вы подключитесь и забудете, что у вас камера и звук транслируются на всех. Список использованной литературы: Королев, Ю. А. Разумная работа с электронной почтой, как один из принципов эффективного рабочего процесса / Ю. А. Королев // Казанская наука. – 2011. – № 10. – С. 71-74. Ташков, П. А. Работа в Интернете : Энциклопедия / П. А. Ташков. – Санкт-Петербург : Питер, 2010. – 416 с. – ISBN 978-5-498-07462-7. Барминова, С. В. Интернет-дискурс: особенности адресации в электронном документообороте / С. В. Барминова // Риторические традиции и коммуникативные процессы в эпоху цифровизации : Материалы XXIII Международной научной конференции, Москва, 06–08 февраля 2020 года / Под общей редакцией Ч.Б. Далецкого, А.Ю. Платко. – Москва: Московский государственный лингвистический университет, 2020. – С. 889-898. Зиновьева, Т. И. Формирование у обучающихся поликультурной школы культуры устного дистантного общения на основе принципа ориентации на идеал / Т. И. Зиновьева, И. В. Губанищева, М. Г. Маликова // Современные проблемы науки и образования. – 2018. – № 3. – С. 110. 1 Барминова, С. В. Интернет-дискурс: особенности адресации в электронном документообороте / С. В. Барминова // Риторические традиции и коммуникативные процессы в эпоху цифровизации : Материалы XXIII Международной научной конференции, Москва, 06–08 февраля 2020 года / Под общей редакцией Ч.Б. Далецкого, А.Ю. Платко. – Москва: Московский государственный лингвистический университет, 2020. – С. 889-898. 2 Королев, Ю. А. Разумная работа с электронной почтой, как один из принципов эффективного рабочего процесса / Ю. А. Королев // Казанская наука. – 2011. – № 10. – С. 71-74. |