Распечатайте рабочую тетрадь или скопируйте данный файл (shablonishablon5. doc) на жесткий диск вашего компьютера, загрузите Microsoft Word (от 695) и откройте его
 Скачать 0.72 Mb.
|
Шаблон-организатор к практическому занятию по теме 5 Цель занятия - овладеть методикой составления учетных документов. Для выполнения практического задания по теме № 5 Вам придется взять на учет любой из архивных фондов, хранящихся в "виртуальном" электронном архиве нашей обучающей системы. "Взять фонд на учет" означает внести записи в учетные документы архива. Вам предстоит заполнить основной учетный документ ведомcтвенного и государственного архива - ЛИСТ ФОНДА (шаблон №2) - и , на основе листа фонда - основной документ централизованного государственного учета - КАРТОЧКУ ФОНДА (шаблон №3). Прежде чем приступить к выполнению задания, повторите тему 5 учебного курса. Вспомните: в чем разница между внутренними учетными документами архива и документами централизованного государственного учета, какое значение имеют лист фонд и карточка фонда. Затем обратитесь к галерее формуляров документов и справочников, внимательно изучите формуляры листа фонда и карточки фонда, а также заполненные экземляры этих форм, выставленные в нашей галерее. Итак, начнем работу с составления листа фонда. Это важнейший документ, без него невозможно не только ведение учета в архиве, но и ведение централизованного государственного учета, поскольку лист фонда явлется основным источником для составления паспорта архива, карточки фонда и других форм, направляемых в органы управления архивным делом и Федеральную архивную службу России. А что же является источником для составления самого листа фонда? Документы по истории фонда (акты, листы проверки наличия и др.), которые собраны в специальном "досье" - деле фонда. Поэтому для выполнения задания Вам следует обратиться к электронному архиву нашей системы, выбрать историческую эпоху, систему документации и, наконец, сам фонд, который Вы должны будете взять на учет. Желательно, чтобы это был тот же фонд, который Вы подвергли описанию - Вы уже ориентируетесь в истории фонда и Вам будет легче заполнить учетные документы. Выбрав фонд, следует обратиться к делу фонда, щелкнув мышью по соответствующему значку. Как долго фонд хранится в архиве, можно определить по количеству листов в деле фонда. Если фонд недавно поступил на хранение, его дело включает в себя лишь несколько документов и можно сразу приступить к заполнению листа фонда. Если фонд хранится длительное время, его дело успело "распухнуть". Ведь в архиве фонд подвергся экспертизе ценности, научно-технической обработке, проверке наличия и состояния дел - и все эти операции нашли отражение в специальных учетных документах, подшитых в дело фонда. Далее, последовательно "щелкая" по обозначению каждого листа, Вам следует изучить все документы, составляющие дело фонда и внести данные из этих документов в лист фонда (шаблон №2). Именно такую работу ежедневно выполняет сотрудник отдела учета государственного архива - но, конечно, не сразу по всему делу фонда. В соответствии с принципом динамичности учета сведения в лист фонда вносятся последовательно, после любого изменения в количестве и составе документов фонда (выделения дел на уничтожение, комплектовании архива, проверки наличия и состояния и др.) Поэтому на многих документах дела фонда Вы можете увидеть специальный штамп "Внесено в лист фонда" с датой и подписью архивиста, сделавшего соответствующую запись. Вам придется работать, последовательно обращаясь то к электронному архиву, то к шаблону, поэтому не забудьте скопировать данный файл на жесткий диск своего компьютера или распечатать его. Если дело фонда содержит много учетных документов, разобраться в них сразу непросто. Помните, что в листе фонда не должно быть никаких неточностей и ошибок! Поэтому в таком случае мы советуем Вам для начала составить, также как и при выполнении задания по теме 2, предварительную "черновую форму" - внутреннюю опись всего дела фонда (см. шаблон №1) Шаблон № 1.
Прежде чем заполнять шаблон №1, установите номер и название фонда, а также место его хранения ( все это указано в меню электронного архива). Теперь внимательно изучите каждую графу шаблона. В первой графе указывается дата учетного документа, она может быть указана в заголовке, в угловом штампе или в конце документа после подписи. Дата очень важна, так как именно она должна быть внесена в графу "дата записи" листа фонда. Во вторую графу выносится заголовок учетного документа, например, "Акт приема-передачи документов на государственное хранение". Заголовок находится в начале учетного документа. В графу 3 выносится номер акта, листа проверки наличия и др. Если номера на документе нет (это нарушение правил оформления документа) укажите просто - "б/н". В графу 4 выносятся сведения о характере движения документов: (поступление, выбытие, не обнаружено, описано). Необнаруженные дела относятся к выбывшим и регистрируются в графе листа фонда "выбытие". В случае если количество документов не изменялось, но фонд подвергся описанию, укажите - "описано". Здесь будьте внимательны! Поступление, как правило, фиксируется двумя видами учетных документов: - актом приема-передачи документов на хранение; - актом об обнаружении дел, не относящихся к фонду (непрофильных данному фонду). Однако внимательно прочтите акт и установите, что и куда передается. Акт приема-передачи может зафиксировать и выбытие документов из данного архива (например, в случае передачи непрофильных материалов). Поэтому сопоставьте данные меню электронного архива ( о местонахождении фонда) с данными акта о том, куда передаются документы. Если в меню сказано, что фонд в настоящее время хранится в ГА РФ (бывший ЦГАОР СССР), а в акте указано, что документы передаются из ведомственного архива Министерства общего и профессионального образования СССР в ЦГАОР СССР - это, несомненно, поступление документов. Если же в акте сказано, что документы передаются из ЦГАОР СССР в Центральный партийный архив - это, конечно, выбытие. Так же и с актом об обнаружении непрофильных дел. Если дела обнаружены в каком-либо другом фонде и присоединены к данному фонду ( это указано в заголовке акта), мы имеет дело с поступлением. Если непрофильные дела обнаружены в ходе экспертизы ценности данного фонда и присоединены к другому фонду, это выбытие. Выбытие документов из фонда фиксируется, как правило, следующими видами документов: - актом о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению; - актом об обнаружении дел, не относящихся к фонду. В последнем случае, опять же, следует обратить внимание на то, в каком фонде обнаружены непрофильные дела. Выбытие можно зафиксировать только если непрофильные дела обнаружены в ходе экспертизы ценности данного фонда и присоединены к другому фонду (прочтите заголовок акта). Учтите, что переписка с фондообразователем или его наследниками о передаче фонда не может служить основанием для внесения сведений в учетные документы. Только наличие в деле акта приема-передачи документов или расписки архивиста о получении документов дает Вам право внести сведения в лист фонда. Наконец, выбытие дел может произойти в том случае, если дела специально не уничтожались. В результате проверки наличия и состояния дел может обнаружиться утрата дел в процессе эвакуации и реэвакуации, стихийных бедствий, невозвращения исследователями и т.п. Эти печальные события фиксируются следующими видами учетных документов: - актом проверки наличия и состояния дел; - листом проверки наличия и состояния дел, - актом о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны; - актом о завершении розыска дел. Если в деле фонда Вы нашли один из вышеназванных документов, внесите в четвертую графу запись "не обнаружено". Хотя, в принципе, в листе фонда граф типа "пропали", "похищены", "не найдены" не существует, и данные из вышеперечисленных документов вносятся в графу "выбытие". Если в деле фонда Вам встретился акт научно-технической обработки фонда, акт описания документов или акт переработки описей - это значит, что документов не убыло и не прибыло, просто на дела фонда была составлена опись. Соответственно, в четвертой графе следует указать - "описано". Какой же смысл фиксировать описание дел, если их количество при этом не меняется? Дело в том, что хотя общее количество дел действительно неизменно, меняется соотношение описанных дел и россыпи. А поскольку в листе фонда россыпь и описанные дела учитываются раздельно, факт составления описи (описей) также фиксируется. В разделе листа фонда "Учет неописанных документов" количество дел, включенных в опись, указывается в графе "выбытие", а в разделе "Учет описанных документов", соответственно, то же количество дел указывается в графе "поступление". Наконец, если в деле фонда обнаружился акт о принятии документов в отдел специальных фондов (спецхран) или, наоборот, протокол заседания комиссии по рассекречиваю документов, проигнорируйте его, так как засекречивание или рассекречивание документов никак не влияет на общее их количество. В графе 5 следует указать, какого рода документы прибыли или убыли - россыпь (неописанные дела) или описанные документы. В последнем случае должно быть упоминание об описи или указан номер описи. Например, если речь идет об акте приема-передачи документов, должны быть записи в графе "название и номера описей". Указать это очень важно, поскольку, как было сказано выше, в листе фонда два раздела: 1)учет неописанных документов; 2)учет описанных документов. Поэтому записи о россыпи и описанных документах будут внесены в разные разделы. Графа 6 - самая важная. В ней Вы должны точно указать количество выбывших, прибывших, не найденных или включенных в описи дел. Эти сведения берутся из акта приема-передачи документов на хранение, листа проверки наличия и состояния дел, акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (из специальной графы: "количество дел"). Но лучше всего обратиться к концу документа. Почти все учетные документы заканчиваются надписью "итого дел", причем общее количество дел (прибывших, убывших или не найденных) должно быть указано цифрами и прописью. Если речь идет об описанных документах, укажите количество дел прибывших, убывших, не найденных или описанных по каждой описи отдельно. Например: Опись 1. Материалы отдела управления . 1954-67 гг. -124 ед.хр. Опись 2. Материалы бухгалтерии. 1966-67 гг. -135 ед.хр. Опись 3. Материалы отдела снабжения. 1954-66 гг.-43 ед.хр. Если в документе не указан номер описи, но ясно, что речь идет об описанных документах, присвойте описи следующий по порядку номер. Например; Название фонда: Московский государственный историко-архивный иститут Центральный муниципальный архив г. Москвы. (Бывший Центральный государственный архив г.Москвы); Пример заполнения шаблона № 1.
Закончив заполнение предварительной формы - внутренней описи дела фонда, приступайте к составлению листа фонда (шаблон №2). Внимательно изучите каждую графу листа фонда. Условно лист фонда можно разделить на три части: - общие сведения о фонде (название условное); - учет неописанных документов; - учет описанных документов. К общим сведениям о фонде относятся данные о названиях фондообразователя, номере фонда, его категории, дате первого поступления, местонахождении фонда, номере фонда и т. п. (См. шаблон № 2) Сведения об изменениях названия фондообразователя и крайних датах каждого названия следует взять из исторической справки к фонду (см. соответствующий раздел электронного архива). Сведения о категории фонда берут из списка фондов архива. Однако Вы можете попытаться, воспользовавшись хрестоматией, самостоятельно определить категорию фонда в зависимости от значения учреждения-фондообразователя. Дата первого поступления фонда берется из первого акта приема-передачи документов в данный архив. Однако для дореволюционных фондов, поступивших на хранение много десятилетий назад, еще до введения системы централизованного учета документы о первом поступлении могли не сохраниться. В таких случаях дату первого поступления следует установить по первой карточке фонда или из исторической справки к фонду. Дату посылки карточки фонда вышестоящему органу можно установить, если карточка фонда (первый экземпляр) находится в деле фонда. Если ее нет, оставьте графу незаполненной. Местонахождение (название архива) и номер фонда указан в меню электронного архива. Для заполнения разделов “учет неописанных документов” и “учет описанных документов” Вам понадобится Ваша черновая внутренняя опись (шаблон №1). Прежде всего, обратите внимание на графу 5. Если таблица получилась длинной, для удобства ее можно разделить на две таблицы (в первую включить все сведения о россыпи, во вторую об описанных документах). Сначала внесите в лист фонда в хронологическом порядке все сведения о россыпи (см. графу 5). Проставьте дату каждой записи. Если на учетном документе есть штамп "внесено в лист фонда" с датой, то возьмите дату из этого штампа. Если этого штампа нет, проставьте дату учетного документа (см. графу 1 шаблона №1). Затем определитесь, в какой раздел (поступление - слева или выбытие - справа) следует сделать запись. При этом см. графу 4 шаблона № 1. Если в графе 4 указан вид движения "поступление", соответственно, выберите раздел "поступление". Если в графе 4 проставлено Вашей рукою "выбытие" или "не обнаружено" - делайте запись в графе "выбытие". Если в графе 4 проставлено "описано" - сделайте запись в разделе "выбытие", ведь россыпи (неописанных документов) при описании становится меньше. Если Вы регистрируете поступление документов, укажите номер акта приема-передачи (графа 3 шаблон №1) и дату акта (графа 1 шаблона № 1). Затем укажите самое главное - количество поступивших документов (графа 6 шаблона №1). На этом запись не окончена! Обязательно следует подсчитать и внести данные в графу 9 листа фонда (шаблон №2) о наличии или остатке дел и документов, приплюсовав поступившие дела к уже имевшимся в фонде. Если Вы регистрируете выбытие документов, укажите название документа, на основании которого происходит выбытие (графа 2 шаблона №1), его номер ( графа 3 шаблона №1), и дату (графа 1 шаблона №1). Затем укажите количество выбывших, не найденных, описанных дел (графа 6 шаблона №1). Если Вы регистрируете описание документов, то отдельно укажите количество документов, внесенных в каждую опись. Затем не забудьте внести итоговые данные в графу 9 листа фонда (шаблон № 2), произведя операцию разности, вычтя выбывшие дела из имевшегося числа единиц хранения. ПОМНИТЕ! Записи следует вносить в лист фонда строго в хронологической последовательности дат учетных документов из дела фонда. Затем внесите данные в раздел "Учет описанных документов"(графа 5 шаблона № 1). Все сведения следует вносить в хронологической последовательности. Аналогично поставьте дату записи. Затем определитесь, в какой раздел (поступление - слева или выбытие - справа) следует сделать запись. При этом см. графу 4 шаблона №1. Если в графе 4 указан вид движения "поступление", соответственно, выберите раздел "поступление". Если в графе 4 проставлено Вашей рукою "выбытие" или "не обнаружено" - делайте запись в графе "выбытие". Если в графе 4 проставлено "описано" - сделайте запись в разделе "поступление", ведь описанных документов при описании становится больше. Регистрируя поступление, проставьте дату записи (графа 1 шаблона №1), затем номер описи ( графа 6 шаблона №1), ее название (там же) и количество единиц хранения, поступивших по каждой описи (см. там же). Затем подсчитайте общее количесво описанных документов в фонде и внесите запись в графу 11 и 12 шаблона №2 (наличие/остаток ед.хр.), прибавив поступившие дела к уже имевшимся в фонде. Регистрируя выбытие документов, проставьте номер описи, документы из которой уничтожаются (графа 6 шаблона №1), а затем название, номер и дату документа, на основании которого произошло выбытие ( графа 2, 3, 1 шаблона №1) и количество выбывших по каждой описи дел ( графа 6 шаблона №1). Далее подсчитайте остаток дел, вычтя выбывшие дела из уже имевшихся в фонде и внесите данные в графу 11 и 12. Пример заполнения шаблона №2. ЛИСТ ФОНДА
УЧЕТ НЕОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ
УЧЕТ ОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Когда данные всех документов из дела фонда будут внесены в лист фонда, можете передохнуть - неудивительно, что Вы утомились от работы по сложению и вычитанию. Теперь Вы понимаете, почему учет - это направление работы архивов, которое в первую очередь подвергается автоматизации и как важно создание автоматизированной системы централизованного учета. Далее Вам следует заполнить карточку фонда для отправки в Росархив. Карточка фонда составляется на основе листа фонда. Перенесите данные о названиях фондообразователя, номере фонда, дате первого поступления из листа фонда на карточку фонда. Затем внесите данные из итоговой графы листа фонда на первое января каждого года (отдельно для россыпи, отдельно на описанные документы). Заполните оборот карточки фонда - сведения об описях фонда. Например: КAРТОЧКА ФОНДА
Оборотная сторона карточки фонда.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||