Курсовая работа по менеджменту. Курсовая работа. Разработка системы менеджмента гостиницы
 Скачать 271.75 Kb.
|
|
4. Координация деятельности организации и построение системы коммуникаций Успешное функционирование любого предприятия во многом зависит от разрешения двух важнейших вопросов: разделение труда на отдельные операции между работниками, и координация действий этих работников. Координация - это функция управления, которая, во-первых, обеспечивает целостность и устойчивость организации, во-вторых, сохраняет бесперебойность и непрерывность процесса управления, в-третьих, представляет собой, процесс распределения деятельности во времени, обеспечивая взаимодействие различных частей организации в интересах выполнения различных задач [19]. Координация — это общий процесс достижения единства усилий всех подсистем (подразделений) организации для реализации её задач и целей. В ООО «Ателика» координация будет осуществляться за счёт совещаний глав отделов и директора, совещаний отделов. На совещаниях глав отделов и директора будут обсуждаться долгосрочные перспективы и составляться необходимый в соответствии с этим план действий. Также главы отделов будут представлять результаты работы, проделанной с последнего совещания. Такие совещания планируется проводить раз в месяц. На совещаниях отделов работники будут обсуждать стоящие перед ними задачи и способы их выполнения. Кроме того, на этих совещаниях так же будут контролироваться результаты проделанной работы. Такие совещания оптимально проводить в начале и середине месяца. Координация деятельности всех элементов компании также достигается путем формирования эффективной системы коммуникаций. Коммуникация – это взаимодействие между людьми; процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления. Коммуникация является важным связующим звеном между руководителем и подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В организации присутствуют внешние и внутренние коммуникационные потоки. Внешние коммуникации – это обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Из внешней среды в организацию поступает информация о состоянии рынка гостиничных услуг, динамике спроса, изменение потребительских предпочтений, состоянии рынка труда; информация, регламентирующая определяющая рамки отношений как внутри организации, так и с субъектами внешней среды и виде различного рода законодательных и нормативных актов и пр. В свою очередь во внешнюю среду из организации поступает информация, отражающая качественные, количественные и ценовые характеристики оказываемых услуг, отчётность о результатах деятельности организации и пр. Внутренние коммуникационные потоки в организации могут перемещаться в горизонтальном или в вертикальном направлении. В свою очередь, вертикальное направление подразделяется на нисходящие и восходящие потоки. Горизонтальная коммуникация осуществляется между подразделениями и работниками, находящимися на одном уровне. В рамках вертикальных коммуникаций информация перемещается внутри организации с одного уровня на другой уровень. Вертикальная коммуникация, направленная сверху вниз, поступает из высших уровней иерархической структуры на низшие: от начальника к подчиненным. Это, как правило, приказы, распоряжения с сопровождающими объяснениями задач, целей и методов исполнения, а также оценка работы подчиненных, попытка стимулировать их мотивацию, поддержка и контроль. К вертикальной коммуникации, направленной снизу вверх относятся отчеты, служебные записки, различные сообщения подчиненных руководителю о ходе выполнения работы, возникших проблемах, новаторских идеях, рациональных предложениях, а также запросы. Такая «обратная связь» очень важна для руководства организации, так как она содержит информацию о состоянии дел, возможных причинах недовольства сотрудников и т.д. Вертикальные и горизонтальные коммуникации в ООО «Ателика» представлены на Рисунке 5 и на Рисунке 6 соответственно.  Рисунок 5 – Вертикальные коммуникации  Рисунок 6 - Горизонтальные коммуникации В любой организации наряду с формальными коммуникациями существуют и неформальные. Неформальные коммуникации в организациях возникают в процессе взаимодействия членов коллектива. Люди при решении профессиональных задач вступают, наряду с формальными, в неофициальные, неформальные отношения. Неформальная структура коллектива возникает и развивается спонтанно. К неформальной коммуникации относят неформальные коммуникативные роли членов организации, а также слухи, мифы, стереотипы, сплетни, функционирующие в информационном поле организации. Неформальные коммуникации более гибкие, распространяются более быстро, по скрытым каналам, поэтому следует управлять неформальными коммуникациями, препятствуя их распространению только в случае, если это вредит организации. Неформальные отношения создаются вне компетентности руководства. Администрация не может запретить создание таких групп, но их можно скорректировать. Например, с помощью опровержения. Необходимо прояснить и разобраться в ситуации, опровергнуть неправду. Тогда поводы для слухов будут исчерпаны. Или же подтвердить слух (если в сплетне есть часть правды). Важную роль в процессе координации деятельности организации играет процесс распределения полномочий. Ведь в современных условиях никто не в состоянии единолично руководить организацией и решать все возникающие проблемы, даже те, которые непосредственно входят в круг служебных обязанностей. Поэтому, сохраняя за собой выработку стратегии, контроль и общее управление, руководитель делегирует решение других проблем, а также необходимые для этого права и ответственность подчиненным, обладающим знаниями, опытом, заинтересованностью в управлении. Таким образом, происходит рациональное перераспределение прав, обязанностей и ответственности между субъектами управления и наделения их соответствующими полномочиями. Полномочия – совокупность официальных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять те или иные действия в интересах организации. Ими наделяется подразделение или отдельная должность в связи с выполнением возложенных на них функций. Очень важно понимать, что полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент. Выделяется несколько видов полномочий: распорядительные полномочия позволяют принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются. обладатели рекомендательных (консультативных) полномочий при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителям, как лучше всего решить тот или иной вопрос. Но эти советы не являются обязательными для исполнения. координационные полномочия заключаются в том, что лицо или подразделение, которое ими наделяется, имеет право согласовывать деятельность других участников управления; контрольно-отчетные полномочия, предоставляющие возможность их носителям осуществлять проверку деятельности руководителей и исполнителей, требовать от них предоставления обязательной информации, анализировать ее, делать выводы; согласительные полномочия состоят в том, что их обладатель в обязательном порядке высказывает свое официальное отношение к принимаемым решениям. В ООО «Ателика» имеют место определённые виды полномочий. Таблица 8 – Виды должностей и полномочия сотрудников организации
В настоящее время руководителю приходится отдавать часть своих полномочий подчиненным. Это дает ему возможность освободиться от второстепенных задач и одновременно приблизить принятие решений к месту их реализации. Эффективное распределение полномочий - задача высшего руководства организации. От её успешного решения во многом зависят взаимоотношения между руководителями подразделений, а также между ними и их подчинёнными. |