Управление контентом в организации, 1 семестр, реферат 1. Реферат №1 Макеев Иван Евгеньевич. Реферат 1 Управление контентом в организации по теме Конфиденциальное делопроизводство студент группы СлБИв113рсоб
 Скачать 31.18 Kb.
|
|
Негосударственное образовательное частное учреждение высшего образования «Московский финансово-промышленный университет «Синергия» РЕФЕРАТ №1 Управление контентом в организации по теме: Конфиденциальное делопроизводство Выполнил: студент группы СлБИв-113рсоб Макеев Иван Евгеньевич Проверил: преподаватель Алексеева Тамара Владимировна _________________ _________ «___» ___________ 2022 г. Москва 2022 СодержаниеВведение 3 1. Понятие, сущность и назначение ECM систем 4 2. Особенности организации конфиденциального делопроизводства 6 Заключение 8 Список литературы 9 СодержаниеВведение 3 1. Понятие и задачи конфиденциального делопроизводства 5 2. Особенности организации конфиденциального делопроизводства 10 3. Сфера действия конфиденциального делопроизводства 13 Заключение 15 Список литературы 16 Введение Конфиденциальное делопроизводство — это специализированная система для работы с конфиденциальными документами. Целью внедрения такой системы является обеспечение конфиденциальности ценной информации в рамках бизнеса, а также обеспечение целостности документов и защита содержащейся в них информации. Причины внедрения управления конфиденциальными документами могут быть самыми разными: от требований регулирующих органов или партнеров до осознания руководством проблемы безопасности конфиденциальных документов и поиска решения. Мотивация может быть разной, но цель одна: предотвратить утечку конфиденциальной информации. Управление конфиденциальными документами является важным элементом комплексной системы информационной безопасности в современной компании любого размера. При разработке системы работы с информацией и документами категории ограниченного доступа в любой организации можно использовать приведенные «универсальные» определения, которые определяют общие характеристики офисной работы и специфические предметные характеристики офисной работы, которая классифицируется как конфиденциальная: — служебная тайна - конфиденциальная информация, созданная или полученная в ходе управленческой деятельности органа власти, организации; — служебная информация - конфиденциальная информация, созданная или полученная органом или организацией в процессе управленческой деятельности; — конфиденциальная информация - информация, доступ к которой ограничен собственником в соответствии с законодательством Российской Федерации; — конфиденциальность (защищенный документооборот) - документооборот, обеспечивающий защиту документов, содержащих конфиденциальную информацию, от несанкционированного доступа на всех этапах их жизненного цикла. Цель работы заключается в изучении понятия и особенностей конфиденциального делопроизводства. Задачи работы: 1. рассмотреть понятие и задачи конфиденциального делопроизводства; 2. особенности организации конфиденциального делопроизводства; 3. выявить сфера действия конфиденциального делопроизводства. Структура работы: работа состоит из введения, нескольких глав, заключения и списка использованных источников. 1. Понятие и задачи конфиденциального делопроизводства В нормативных документах ведение учета (поддержка управления документами) определяется как деятельность по документированию документов и организации работы с ними [1, c. 100]. Документирование — это процесс подготовки и выпуска документов, а также организация работы с документами - учет, хранение, передача, исполнение, классификация, классификация, контроль, подготовка к архивированию и уничтожение. В организации всегда есть документы, содержание которых нежелательно или просто опасно, поскольку они могут быть прямо или косвенно использованы во вред их авторам. Такая информация и, соответственно, содержащие ее документы считаются конфиденциальными. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. Специфика конфиденциального документа заключается в том, что он является не только самой информацией - обязательным объектом защиты, но и основным носителем информации, важнейшим источником ее накопления и распространения, в том числе утечки. Конфиденциальный документ содержит информацию, которая не является государственной тайной, но является интеллектуальной собственностью юридического или физического лица. То есть сначала информация является конфиденциальной, и только потом документы, в которых эта информация зафиксирована, становятся конфиденциальными. Под управлением конфиденциальными документами понимается деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы над конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. Конфиденциальное делопроизводство — это система обработки и хранения конфиденциальных документов, основанная на различных методах работы с документами. Система является универсальной. Он обеспечивает надежную, долговременную защиту документированной информации как в обычных, так и в экстремальных ситуациях. Система одинаково эффективно работает с бумажными, машинными, факсимильными или электронными документами. Конфиденциальные записи также относятся к документам, содержащим деловую и служебную тайну. Однако только документы с пометкой «Для служебного пользования» считаются коммерческой тайной, поскольку документы, содержащие коммерческие тайны других организаций, должны рассматриваться и защищаться как коммерческая тайна. Объединение конфиденциальных документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, в единую систему управления файлами обусловлено тем, что эти документы практически идентичны с точки зрения технологических процедур их создания, обработки, обращения, хранения и защиты. Управление конфиденциальной документацией шире по охвату, чем управление открытой документацией, и имеет две функции в деятельности организации по работе с конфиденциальной информацией [2, c. 305]: — документирование всех действий; — защита документированной информации, полученной в результате деятельности. Первая задача - организовать и обеспечить бесперебойную работу в любом виде производства и управления. Она требует ведения учета для обеспечения потребностей деятельности путем предоставления полной, своевременной и достоверной информации, организации ее выполнения и использования документов. Полнота информации, содержащейся в документе, характеризуется количеством документа, которое должно быть, с одной стороны, достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных задач, а с другой стороны, действительно необходимым, не содержащим лишней, избыточной информации для деятельности организации. Организация исполнения документов включает в себя как оперативное доведение документов до исполнителей, так и своевременное и качественное решение вопросов, содержащихся в документах, и заключается в обеспечении своевременного и оперативного использования информации. Помимо документационного обеспечения управленческой и производственной деятельности, конфиденциальный документооборот решает еще одну не менее важную задачу - обеспечение безопасности носителя и конфиденциальности информации. Эта задача достигается: автономной работой данной технологической системы, изолированной от других подобных систем, в том числе систем обработки государственных документов; оперативным учетом всех технологических операций, выполняемых над документом или бланковым носителем; учетом и сохранностью не только документов, но и учетных форм; персональной ответственностью сотрудников за сохранность документов и конфиденциальность информации; наличием системы авторизации доступа к документам; постоянным контролем за использованием документов и конфиденциальностью информации. Вторая цель — обеспечение безопасности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания конкретных условий хранения, обработки и обращения с документами, обеспечивающих надежную защиту как самих документов, так и содержащейся в них информации [3, c. 233]. Цель конфиденциальности определяется ее организационными и технологическими характеристиками, наиболее важными из которых являются: — письменное нормативное предписание общей технологии документирования, организации и защиты работы с документами; — строгая регламентация состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки проектов и проектов документов — обязательный учет всех документов, черновиков и конспектов по экземплярам и по страницам; — полноту записи каждого документа в той мере, в какой это необходимо; — запись о доставке и местонахождении каждого документа; — систематический контроль доступности документов; — разрешительная система доступа к документам и файлам для обеспечения законного и авторизованного доступа к документам и файлам; — строгие требования к ведению учета и управлению для обеспечения целостности и конфиденциальности документированной информации; — обязанности тех, кто имеет доступ к конфиденциальной документированной информации, по ее защите; — личная ответственность за ведение записей, хранение документов и процедуры управления ими. Ведение конфиденциальной документации осуществляется в структурном подразделении организации - службе (подразделении) конфиденциальной документации - или в небольших организациях делегируется исполнительному администратору, сотруднику службы безопасности или секретарю-референту (помощнику) руководителя. С точки зрения видов работ конфиденциальные документы отличаются от открытых документов своим большим количеством, а также содержанием и технологией многих видов работ. Более того, третий компонент конфиденциальности - защита информации, содержащейся в конфиденциальных документах - вообще не включен в определение управления открытыми файлами, хотя та часть открытой информации, которая определена владельцем, должна быть защищена от потери. Конфиденциальная информация должна быть защищена как от потери, так и от утечки. Утечка конфиденциальной информации - это несанкционированный, т.е. несанкционированный выход такой информации за пределы охраняемой зоны деятельности или за пределы установленного круга лиц, уполномоченных работать с ней, если в результате такого выхода информация стала известна (известна) лицам, не имеющим к ней несанкционированного доступа, независимо от того, работают эти лица в организации или нет. Специфика конфиденциального делопроизводства заключается также в специфическом сочетании ряда, казалось бы, взаимоисключающих функций. В частности, функции, выполняющие задачу документирования конфиденциальной деятельности - создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление всем пользователям всех документов, необходимых для выполнения их работы, и, параллельно, функции, выполняющие задачу защиты конфиденциальной информации - предотвращение необоснованного раскрытия и распространения документов, предотвращение необоснованного доступа к документам. В отношении документации это означает, что конфиденциальная деятельность должна осуществляться с минимальным количеством документов при сохранении целостности и надежности информации; в отношении управления документами это означает, что пользователям должны предоставляться все необходимые документы, но только те, которые действительно необходимы для выполнения их должностных обязанностей. 2. Особенности организации конфиденциального делопроизводства Конфиденциальный документооборот — это деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, обработку, использование, оперативное хранение и уничтожение конфиденциальных документов и защиту содержащейся в них информации. Конфиденциальное делопроизводство основывается на следующих системных принципах [4, c. 76]: — централизация - обязательное централизованное регулирование, управление документами и операциями по их обработке (в традиционной бумажной форме и в информационных системах); — практическая целесообразность; — экономическая эффективность (технические меры по ограничению доступа к конфиденциальной информации, как правило, более затратные, чем организационные). — разрешительный характер доступа; — добровольность - согласие собственника информации, ее носителя, субъекта персональных данных на предоставление прав доступа к конфиденциальной/охраняемой информации. Как и в случае обработки персональных данных, конфиденциальная обработка характеризуется организационными и технологическими особенностями. К ним относятся: — обязательное и строгое нормативное регулирование, при этом локальные нормативные акты организации утверждаются, вводятся в действие и изменяются распорядительными документами, подписанными первым руководителем организации (единоличным исполнительным органом, ответственным за организацию системы управления); — отдельной организацией на специально выделенном отдельном участке (в службе безопасности или на отдельном участке в службе делопроизводства) и в специальной информационной системе (одной или нескольких); — учет информации и данных, содержащихся в документах, и учет материальных носителей этих документов — строгое соблюдение правил документирования, оформления реквизитов (особенно идентификационных реквизитов и ограничительных подписей), а также правил сбора и обработки персональных данных — регистрация каждого этапа документирования и каждого этапа движения документов; — оперативное управление правами доступа в созданной организационной системе управления правами доступа и в прикладных информационных системах; — обязательное документирование системы авторизации доступа; — идентификация пользователей в соответствии с правами доступа; — контроль и проверки на всех этапах работы с документами; — персональная ответственность должностных лиц организации и руководителей структурных подразделений за организацию работы с информацией ограниченного доступа, конфиденциальными документами и персональными данными; — все оперативные указания, касающиеся внесения изменений в утвержденные локальные правила организации и особенностей их применения в части конфиденциальности, дает только первый руководитель (единоличный исполнитель), а не его заместители. Другими словами, полномочия по организации и внедрению правил конфиденциальности не могут быть делегированы. Участники имеют право ограничить или разрешить доступ к конфиденциальным документам, но только в рамках правил, утвержденных первым руководителем. Для того чтобы установить режим ограниченного доступа к конфиденциальной/охраняемой информации в любой организации, необходимо провести следующие мероприятия [5, c. 189]: — разработка перечня конфиденциальной информации, охраняемой организацией как владельцем данной категории информации; — введение ограничения доступа к данной информации: локальными нормативными актами устанавливается порядок работы с данной информацией, а специально созданное структурное подразделение (служба безопасности), а также должностные лица и руководители структурных подразделений контролируют его соблюдение; — учет лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации (ведение соответствующих списков руководителей, работников, ролей пользователей информационных систем, руководителей и работников организаций-контрагентов и др.) — регламентация использования конфиденциальной информации (с сотрудниками организации и с контрагентами на основании договоров и дополнительных соглашений); — размещение на документах знаков ограниченного доступа/конфиденциальности. 3. Сфера действия конфиденциального делопроизводства Коммерческая тайна определяется как вид секрета, включающий информацию, созданную и охраняемую владельцем в любой сфере его деятельности, доступ к которой ограничен в интересах владельца информации. Конфиденциальный протокол в целом основан на тех же принципах, что и открытый протокол, но с существенными отличиями, обусловленными конфиденциальным характером документируемой информации. Эти различия касаются как объема конфиденциальных записей, так и их типов и содержания. Конфиденциальное делопроизводство — это деятельность, связанная с документированием конфиденциальной информации, управлением конфиденциальными документами и защитой содержащейся в них информации [6]. Первые два элемента конфиденциальных записей также присущи публичным записям. Однако с точки зрения сферы применения государственное делопроизводство охватывает административные меры и в первую очередь включает административные документы. В связи с условиями, в которых происходит работа с конфиденциальными документами, конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на управленческую деятельность, но и на различные виды производственной деятельности, помимо управленческих и научно-технических документов (исследовательских, проектных, конструкторских, технологических и т.д.). Кроме того, конфиденциальность распространяется как на официальные документы, так и на их проекты, различные рабочие документы, которые не имеют всех необходимых требований, но содержат информацию, подлежащую защите. С точки зрения типа работы конфиденциальный документооборот отличается от публичного большего количества документов и технологией, используемой для многих видов работ. В основном это связано с третьей составляющей конфиденциальности - защитой информации, содержащейся в конфиденциальных документах. Конфиденциальная информация должна быть защищена от потери и утечки. Поэтому защита конфиденциальных документов должна быть направлена на предотвращение потери, кражи, несанкционированного уничтожения, искажения, блокирования и раскрытия информации. Заключение В ходе написания данной работы нами были выделены следующие выводы: Конфиденциальное делопроизводство относится к документам, содержащим коммерческую тайну. Документы, содержащие коммерческую и деловую тайну, называются конфиденциальными документами, а процесс их подготовки и организации - конфиденциальным делопроизводством. Организация и технология конфиденциального документооборота не регулируется государственными нормативными актами. Они должны определяться владельцем конфиденциальных документов с учетом специфики бизнеса. По типу работы конфиденциальный документооборот отличается от публичного документооборота как из-за большого количества документов, так и из-за широкого спектра содержания работы и технологий. Кроме того, третьим элементом конфиденциальных документов является защита информации, содержащейся в конфиденциальных документах. Конфиденциальные записи должны выполнять две функции: 1) документирование всех видов конфиденциальной деятельности; 2) защита документированной информации, полученной в результате конфиденциальной деятельности. Конфиденциальная деятельность должна документироваться как можно меньшим количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, с точки зрения управления документами - пользователям должны предоставляться все необходимые документы, но только те, которые действительно необходимы для выполнения их должностных обязанностей. Список использованных источников 1. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. М.: ЗАО «Интел-Синтез», 2019. – 100 с. 2. Куняев Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный оборот / Н.Н. Куняев, А.С. Демушкин, А.Г. Фабричнов. М.: Двор, 2019. – С. 305–306. 3. Лукашов А. И. Конфиденциальная информация и коммерческая тайна: правовое регулиро- вание и организация защиты / А. И. Лукашов, Г.Н. Мухин. Мн.: Тесей, 2018. – 233 с. 4. Некраха А.В. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации. М.: Проект, 2016. – 76 с. 5. Терещенко Л. К. Специальные правовые режимы информации // Журнал зарубежного законодательства и сравнительного правоведения. 2017. – № 2 (27). – С. 189-193. 6. Бадьина Анна Викторовна, Доронина Лариса Алексеевна Система конфиденциального делопроизводства в условиях развития информационных технологий // Научный вестник Крыма. 2019. №3 (21). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sistema-konfidentsialnogo-deloproizvodstva-v-usloviyah-razvitiya-informatsionnyh-tehnologiy (дата обращения: 25.09.2022). |