Реферат и аннотация Содержание Содержание
 Скачать 0.93 Mb.
|
«Деловая переписка, научная публикация. Реферат и аннотация»СодержаниеСодержание Деловая переписка Деловое письмо и его функции Разновидности деловых писем Общая структура делового письма Оформление делового письма Список литературы Деловая перепискаДеловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами. Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты (Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, и ряд других). документы оформляются на специальных бланках – бланках для писем - и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции; текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования; события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы. «В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной–двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение» Деловое письмо и его функции.Деловое письмо выполняет ряд важных функций:Информационная функция (в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей) Организационной функция (с помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности) Коммуникативная функция (обеспечивает внешние связи организаций) Юридическую функцию Воспитательную функцию письма, требующие письма-ответа; письма, не требующие письма-ответа.
письмо-обращение; письмо-предложение (письмо-представление); письмо-запрос; письмо-требование. Общая структура делового письмаПростое письмо – это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо – многоаспектный документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура – три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п. В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую. Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости – и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев – отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание. Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4. Оформление делового письмаДеловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк. Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) – печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы. Список литературыСписок литературы 1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. –М.: Изд-во стандартов, 2003 2. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству.2-е издание, испр. И доп. – М.: «Март» Ростов-на-Дону: издательский центр «Март», 2006 – 320с. 3. Веселов П. В. Современное деловое письмо. – М.- 1990. – 150с. 4. Домащенко Г.А., В.А. Коробова, В.В. Костина Учебное пособие «Российский заочный институт текстильной и легкой промышленности» - Москва,2007. |