Главная страница
Навигация по странице:

  • Деловое письмо и его функции.

  • Разновидности деловых писем

  • Общая структура делового письма

  • Специфика делового стиля письма

  • Оформление делового письма

  • Список литературы

  • Семинар 2. Деловая переписка по электронной почте


    Скачать 22.12 Kb.
    НазваниеДеловая переписка по электронной почте
    АнкорСеминар 2
    Дата15.04.2023
    Размер22.12 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаСеминар 2.docx
    ТипСеминар
    #1063646

    Министерство образования и науки Республики Казахстан
    Международный Таразский инновационный институт

    Русский язык

    Семинар №8

    СРС

    Тема: "Деловая переписка по электронной почте".

    Проверила:Куралай М.Т.
    Выполнил(а):Базарбаев А.

    Группа:ЕТ 22-1

    Тараз – 2023

    Деловая переписка по электронной почте

    Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.

    Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

    Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других.

    При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

    • документы оформляются на специальных бланках – бланках для писем - и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;

    • текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

    • события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

    В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной–двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

    Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.

    Деловое письмо и его функции.

    Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации – автора документа.

    Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

    Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

    К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

    В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

    Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

    Разновидности деловых писем

    Письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать деловые письма – это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам.

    Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

    1. письма, требующие письма-ответа;

    2. письма, не требующие письма-ответа.

    Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь, позволяет выделить:

      • письмо-просьбу;

      • письмо-обращение;

      • письмо-предложение (письмо-представление);

      • письмо-запрос;

      • письмо-требование.

    Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

    Письма, не требующие ответа, следующие:

    • письмо-напоминание;

    • письмо-приглашение;

    • письмо-подтверждение;

    • письмо-отказ;

    • сопроводительное письмо;

    • письмо-извещение;

    • гарантийное письмо;

    • информационное письмо.

    Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

    По тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с классификатором функций данного предприятия на снабженческо-сбытовые, административно-хозяйственные, производственные, по рекламе и т.д.

    По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

    Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности предприятия, следует отличать от переписки общественной – между профсоюзными и общественными организациями.

    Общая структура делового письма

    Простое письмо – это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо – многоаспектный документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура – три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.

    В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую.

    Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости – и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев – отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание. Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос.

    Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.

    Специфика делового стиля письма

    Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т.п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др.)

    Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с , в силу, в целях и др.), сложных союзов (вследвствии того что; ввиду того что; в силу того что и т.п.), а также словосочитаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…; по той причине того, что…; тот факт, что…; и др.)

    Язык делового письма характеризуется употреблением слов с «универсальным» значением, таких, например, как «Слабо», «недостаточно», «мало». Вот типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление подобных слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

    В письме не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т.д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным.

    Если в деловом письме автор документа – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует…, не возражает…, предлагает…; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят…, от первого лица множественного числа: просим…, сообщаем…, подтверждаем…

    Если автор - лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу…, ставлю Вас в известность…, довожу до Вашего сведения…; от первого лица множественного числа: поддерживаем…, одобряем…, выражаем…; и т.д.

    Еще одна специфическая особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами:

    инициатива – брать на себя, выступать с, проявлять, терять, уступать;

    налог – взимать, облагать, платить, снижать;

    руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, укреплять и т.д.

    характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых языковых оборотов:

    В порядке оказания технической помощи…

    В связи со сложной экономической ситуацией… и т.д.

    Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий…

    Обращаемся к Вам с просьбой…

    Одновременно с этим письмом высылаются…

    Просим Вас не задерживать ответ…

    Наличие их в деловом языке – следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

    Владение деловым стилем – это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

    Оформление делового письма

    Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

    Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) – печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

    Список литературы

    1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. –М.: Изд-во стандартов, 2003

    2. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству.2-е издание, испр. И доп. – М.: «Март» Ростов-на-Дону: издательский центр «Март», 2006 – 320с.

    3. Веселов П. В. Современное деловое письмо. – М.- 1990. – 150с.

    4. Домащенко Г.А., В.А. Коробова, В.В. Костина Учебное пособие «Российский заочный институт текстильной и легкой промышленности» - Москва,2007.


    написать администратору сайта