Реферат на тему Microsoft
 Скачать 333 Kb.
|
|
Реферат на тему “Microsoft Выполнила Самат Жанеля Б Проверил Индира Албаевна Алматы 2021 Глава I. Основные положения Access – это система управления базами данных (СУБД, предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данными их обработки. База данных представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, те. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данныенесут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды, поэтому можно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией. Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др. При работе си используются следующие типы данных 1. текстовый – тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255; 2. поле MEMO – специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов 1. числовой – тип данных для хранения чисел дата/время – тип данных для хранения значений даты и времени 4. денежный – тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт 5. счётчик – специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей 6. логический – для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет 7. поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др 8. гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL объектов 9. мастер подстановок – тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную. Числовые поля могут иметь следующие размеры 1. байт (Byte) – целые числа от 0 до 255 (1 байт 2. целое (Integer) – целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта 3. длинное целое (Long Integer) – целые числа от минус 2147483648 до +2147483647 (4 байта 4. одинарное с плавающей точкой (Single) – числа от минус 3,410 38 до +3,410 38 с точностью до 7 знаков (4 байта 5. двойное с плавающей точкой (Double) – числа от минус 1,79710 308 до +1,79710 308 с точностью до 15 знаков (8 байт. База данных Может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, те. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудников предприятия таблица Сотрудник, другая таблица – информацию об их месте жительства таблица Адрес. Допустим, на основании этих двух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилия и инициалы, Должность и Адрес проживания. Причём поле Фамилия и инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность – в таблице Сотрудника поле Адрес проживания – в таблице Адрес. Ни одно из перечисленных полей не может являться ключевым, т. к. оно однозначно не определяет каждую запись. В качестве ключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типа Счётчик, автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Табельный номер, по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением. Последовательность действий пользователя при создании таблиц Сотрудники Адрес. Глава II. Объекты Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002. УБД Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 ориентированы на работу с объектами семи различных типов таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями. Таблицы – это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства. Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления. Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствами структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные ив них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов колонтитулы, номера страниц и т.д. Страницы – это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2002. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми страницами, те. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере. Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд. Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д, имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами. Глава III . Таблицы. Режимы создания таблиц Создание таблиц, как и других объектов БД, начинается с активизации окна базы данных (см. рис. 3). В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц,уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, тона правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных. Таблица БД создаётся в два этапа. На первом этапе определяется её структура состав полей, их имена, тип каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе таблица заполняется данными, те. формируются записи. Для создания новой таблицы необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке любого из трёх элементов управления (для создания новой таблицы) или щёлкнуть на кнопке Создать, расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне Новая таблица (после щелчка на кнопке Создать выбирается один из режимов создания таблиц Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Режим таблицы. Основным является режим создания таблиц с помощью Конструктора (см. рис. В этом режиме пользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы. Мастер таблиц автоматически формирует таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 40 образцов таблиц. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которого можно выбрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу. Режим Импорт таблиц позволяет переносить таблицы, созданные в других приложениях Windows, в базы данных Access. При импорте таблиц следует помнить, что импортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когда каждая строка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями. В Режиме таблицы пользователь может создать новую таблицу, не определяя предварительное структуру. При выборе этого режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя. Этот способ целесообразно применять для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже. Возможности создания таблиц в этом режиме ограничены, и они, как правило, требуют доработки в режиме конструктора. Ввод данных в таблицу. После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы – вводу вне данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы. Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименования столбцов полей. Для заполнения таблицы данными курсор устанавливается в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift + Tab]. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши [Tab] курсор переместится в первую ячейку следующей строки и Access автоматически сохранит только что введённую запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными сохранять их не надо – Access все введённые данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицей происходит изменение её структуры (например, менялась ширина столбцов, то Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения или уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме ввода данных) необходимо указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащить мышь вправо или влево При открытии уже заполненной таблицы пользователь может добавить вне записи, удалить или исправить их. Для удаления записей их предварительно необходимо промаркировать с помощью селекторной колонки (см. риса затем нажать на клавишу [Delete] или выполнить команду Правка → Удалить (команда Удалить изменю Правка. Данные, занесённые в таблицу, можно копировать в буфер обмена, сортировать по возрастанию или убыванию, проверять орфографию всех текстовых значений полей таблицы и т. д. Эти операции можно выполнить, используя кнопки инструментальной панели Таблица в режиме таблицы. Изменение структуры таблицы. Для изменения структуры таблицы (добавления нового поля, его удаления, изменения последовательности полей, а также изменения типа данных, размера поля и других его свойств) необходимо открыть таблицу в режиме Конструктор. С этой целью маркируют таблицу в окне базы данных и выполняют щелчок на кнопке Конструктор, что приводит к появлению на экране окна конструктора таблиц Чтобы вставить в таблицу новое поле, необходимо предварительно выделить строку (с именем поля, выше которой будет добавлена новая пустая строка, и выполнить команду Вставка → Строки. В появившуюся пустую строку вводят имя нового поля и его тип. Выделение строк с именами полей происходит с помощью селекторной колонки, расположенной левее столбца с перечнем имён полей. Для удаления полей необходимо промаркировать строки с именами этих полей и нажать клавишу [Delete] или выполнить команду Правка → Удалить. Следует помнить, что некорректное изменение типа данных или какого-либо свойства поля может привести к потере данных, о чём система предупреждает пользователя. 3.5. Создание межтабличных связей Наличие связей между таблицами позволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчёты. Таблицы связываются между собой через ключевые поля. Создание межтабличных связей начинается в окне базы данных с выполнения команды Сервис → Схема данных или со щелчка на кнопке Схема данных на панели инструментов, что вызывает появление на экране окна Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы. Если это окно не появляется, то его можно вызвать на экран щелчком правой клавиши мыши в окне Схема данных и выбором из контекстного меню команды Добавить таблицу. На вкладке Таблицы окна Добавление таблицы можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Эти таблицы выбираются щелчком на кнопке Добавить, после чего в окне Схема данных открываются списки полей таблиц, например таблицы Сотрудник, содержащей поля Табельный номер, Фамилия и инициалы, Подразделение, Должность, Оклад и Зарплата, и таблицы Адрес с полями Табельный номер, Фамилия и инициалы, Дата рождения и Адрес проживания В обеих таблицах ключевым является поле Табельный номер. Это поле в таблице Сотрудник перетаскивается мышью на поле Табельный номер таблицы Адрес, и на экране появляется окно Изменение связей На левой панели окна Изменение связей будет отображено поле Табельный номер таблицы Сотрудник, которая считается главной, а на правой панели высвечивается поле Табельный номер таблицы Адрес, которая является связанной, те. отображаются имена полей, участвующих в связи (в окне поля можно изменять. В окне Изменение связей можно установить флажок параметру Обеспечение целостности данных. В этом случае данные из ключевого поля главной таблицы Сотрудник удалять нельзя. После щелчка на кнопке Создать окна Изменение связей в окне Схема данных установленная между таблицами связь отобразится в виде линии Межтабличную связь можно удалить или изменить, если её выделить в окне Схема данных, нажать на правую клавишу мыши и выбрать из контекстного меню соответствующую команду. Глава IV . Запросы 1. Формирование запросов на выборку. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска. Принципы формирования запросов можно рассмотреть на примере создания запроса, позволяющего выбрать из таблицы Сотрудник только работников определенной должности, например мастеров. В этом случае критерием поиска является наименование должности мастер поля Должность. Результатом поиска будут записи, у которых содержимое поля Должность соответствует критерию поиска. Причем пожеланию пользователя в эти записи могут входить не все поля, содержащиеся в записях таблицы Сотрудник. Допустим, в них будут отсутствовать поля Табельный номер и Зарплата. Как и при создании таблиц, пользователям, имеющим малый опыт работы с Access, рекомендуется форматировать запросы с помощью Конструктора. Для этого в окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы и дважды щелкнуть на значке Создание запроса в режиме конструктора (или щелкнуть на кнопке Создать, а затем выбрать команду Конструктор. Эти действия вызовут открытие окна Запрос на выборку чаще всего это окно называется бланком запроса по образцу ( см. рис. Одновременно с бланком запроса по образцу открывается диалоговое окно Добавление таблицы, в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица, например Сотрудника затем выполняется щелчок на кнопке Добавить. Имя таблицы с перечнем содержащихся в ней полей появится в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, нужно щелкнуть на кнопке Закрыть, и окно Добавление таблицы закроется. В тех случаях, когда запрос формируется на основании не одной, а нескольких таблиц, необходимо последовательно выбирать таблицы из списка и щелкать на кнопке Добавить, а по окончании процесса выбора таблиц из списка щелкнуть на кнопке Закрыть. Следует помнить, что формировать запросы с использованием нескольких таблиц можно только при наличии связей между выбранными таблицами. Эти связи отображаются в верхней части бланка запроса на выборку. Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо перенести имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле, тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно проделать несколькими способами • в нижней части бланка запроса в строке Поле выполнить щелчок на пустой ячейке, а затем из списка полей, раскрываемого щелчком на кнопке выбора данных из списка, выбрать требуемое поле • в верхней части бланка запроса осуществить двойной щелчок на имени поля требуемой таблицы • в верхней части запроса выделить одно или несколько полей таблицы (при нажатой клавише Ctrl), которые затем перетащить в строку Поле нижней части бланка • для включения в запрос всех полей таблицы последние выделить двойным щелчком на строке заголовка таблицы, а затем перетащить в строку Поле. Параметрические запросы. Запросы, как правило, служат для выполнения определенной операции. При изменении какого-либо критерия поиска приходится создавать новый запрос. Например, водном запросе критерием поиска является значение мастер поля Должность, а в другом запросе – значение инженер этого же поля. Однако эти критерии можно использовать водном так называемом параметрическом запросе, в котором они задаются не при формировании запроса, а при его выполнении. Параметрический запрос формируется аналогично запросу на выборку. Отличие заключается лишь в том, что в строке Условие отбора указывается неконкретное значение поля, по которому ведется отбор данных, а вводится в квадратных скобках сообщение пользователю о необходимости задания критерия поиска. Так вместо значения мастер поля Должность в ячейку этого поля может быть записано сообщение введите наименование должности. При выполнении запроса это сообщение выдаётся пользователю в диалоговом окне Введите значение параметра После ввода требуемого значения поля Должность, например инженер, и щелчка на кнопке OK на экран будет выведен список инженеров. Запросы на обновление. Помимо запросов на выборку, с помощью которых осуществляется только отбор необходимых данных, Access предоставляет возможность модифицировать данные с помощью запросов на обновление. При выполнении такого запроса результирующая таблица не формируется, поскольку его задачей является изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника данных вовремя формирования запроса. Поэтому бланк запроса может содержать только поля, значения которых требуется обновить, и поля, по значениям которых отбираются записи для изменения в них данных. После включения в бланк запроса полей выбранной таблицы выполняется команда Запрос → Обновление, после чего в нижней части бланка строка Сортировка заменяется строкой Обновление. В эту строку в ячейку поля, значения которого необходимо изменить, вводится выражение. Например, в ячейку поля Зарплата будет введено выражение оклад – оклад, из которого видно, что зарплата каждого сотрудника в 1,5 раза больше его оклада минус 13% вычетов. Наименования полей, значения которых будут использованы при вычислении введенного выражения, должны быть заключены в квадратные скобки. С помощью запроса на обновление можно изменять данные не всех записей, а выборочно. Для этого в бланк запроса включаются поля, по значениям которых будет вестись отбор записей. Например, в таблице Сотрудник необходимо увеличить оклады на 25% только инженерам. С этой целью в ячейку столбца Оклад вводится выражение Оклада в ячейку, находящуюся в строке Условие на выборку ив столбце поля Должность, записывается критерий поиска инженер. Иногда бывает затруднительно вводить с клавиатуры имена полей, используемых в выражениях, особенно если эти имена длинные. В этом случае целесообразно скопировать их в буфер обмена, предварительно выделив имена этих полей в строке Поле бланка запроса. При запуске запроса на обновление (щелчок на кнопке Запуск ) или его открытии в окне базы данных Access предупредит, что будут обновлены значения такого-то количества записей. Для просмотра результатов расчета после выполнения запроса необходимо в окне базы данных щелкнуть на значке объекта Таблицы, выделить имя таблицы (в данном случае таблицы Сотрудники открыть ее щелчком на кнопке Открыть. Глава V. Отчёты 1. Создание отчётов Основное назначение отчётов – это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, также как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов. Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля, те. вначале будут выводиться на экран бригадиры, затем инженеры, потом мастера и т. д. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу. По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов (см. рис) щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поляне только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных записей) и итогов, таки только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка Итоги становится недоступной. Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке Связи с Office, расположенной на панели инструментов Предварительный просмотр. Заключение Базы данных значительно облегчают хранение различной информации, позволяют её легко скомпоновывать, редактировать, эстетично оформлять различные отчёты, не разделять источники приёмник информации, а также легко эту информацию извлекать. Эти характеристики проявляются в работе человека с большими объемами информации, позволяет ему быстро сориентироваться в информационном пространстве, помогают быстро извлечь необходимые данные и передать их на любом носителе. Всё это благоприятствует процессу глобализации в мире и человек становится более грамотным в обработке данных и другой информации. В этой работе мы рассматриваем базы данных на основе программы Microsoft Access. В силу простоты пользования программой, удобным интерфейсом, хорошей надёжностью, наличием всех необходимых функций, Access получил очень широкое распространение в мире. Access самый удобный помощник в компоновке данных, их хранении и получения. Его используют в школах и ВУЗах для обучения и работы, на предприятиях для составления различных структурах, в госструктурах, на таможне - для составления всей информация о грузах и т.д. • Access является самым распространенными удобным средством для создания и обслуживания баз данных в мире. Список литературы 1. Информатика. Базовый курс / Под ред. СВ. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с. 2. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. – СПб.: Питер, 2001. – 288 с. 3. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2000. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 468 с. 4. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с. 5. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом Практическое пособие / Перс англ. – М ЭКОМ, 2000. – 352 с. 6. Винтер Р. Microsoft Access 97: Справочник. – СПб.: Питер, 1998. – 416 с. |