ИПЗ_Документоведение_Ефимовских Н.А.. Российский государственный социальный университет Итоговый контроль по дисциплине Документоведение
 Скачать 82.35 Kb.
|
1 2
Итоговый контроль по дисциплине «Документоведение»
Москва 2022 ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Москва 2022 2 семестр ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ К РАЗДЕЛУ 1 Форма практического задания: лабораторная работа. Проанализировать употребление понятия "документ" и его синонимов по Генеральному регламенту 1720 г., Общему губернскому учреждению 1775 г., Общему учреждению министерств 1811 г. Проанализировать развитие понятия "документ" по словарям и специальной литературе. Проанализировать развитие термина "информация" по словарям и Федеральному закону "Об информации, информационным технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 г. Проанализировать развитие термина "документ" по государственным терминологическим стандартам 1970, 1983, 1998 и 2013 гг. Провести опрос среди 10 работающих знакомых о роли документов в их профессиональной деятельности, об отношении к работе с документами. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ К РАЗДЕЛУ 2 Форма практического задания: лабораторная работа. 1. Определить функции следующих документов: – купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.; – рапорт генерал-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете Петровне о приезде в Петербург из Ярославля театральной труппы Ф.Г. Волкова 3 февраля 1752 г.; – декрет СНК «О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т. п.» от 12 декабря 1921 г.; – постановление ВЦИК и СНК РСФСР «О порядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР» от 15 декабря 1936 г.; – постановления ЦК КПСС и Совета министерств СССР «О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления» от 13 октября 1969 г.; – Указ Президента РФ «О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ» от 27 декабря 1993 г.; – Указ Президента РФ «О структуре федеральных органов исполнительной власти» от 11 января 2004 г.; – Федеральный закон «Об информации, информационным технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. Для функций учета и правовой можно привести примеры современных документов, для постоянно действующих функций (информационной, социальной, культурной, исторического источника) – примеры документов различных исторических эпох. 2.Привести примеры документов, выполняющих следующие функции: управленческую, правовую, социальную, культурную, исторического источника, информационную, учёта. По 10 различных документов на разную функцию 3. Подготовить анализ 10 разных документов с точки зрения подлинности и функций ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ К РАЗДЕЛУ 1 Проанализировать употребление понятия "документ" и его синонимов по Генеральному регламенту 1720 г., Общему губернскому учреждению 1775 г., Общему учреждению министерств 1811 г. - В XVIII веке главным законодательным документом в России являлся Генеральный Регламент, принятый 28 февраля 1720 года императором Петром I. В его основу лег Шведский устав. "Генеральный регламент - это административно-правовой акт, регулирующий административную деятельность коллегий и подчиненных им учреждений, включая делопроизводственные операции и процессы". Законодательный акт 1720 года являлся первым нормативным документом, регулирующим порядок делопроизводства в XVIII веке. В нем прописывались процессы подготовки, отправки, утверждения, обработки документов. Генеральный регламент содержал наименование должностей канцелярии, архивов, помощников императора, включал в себя полномочия и обязанности работников, порядок работы гражданских служителей, взаимоотношения Сената и коллегий, порядок обсуждения дел в коллегиях, расходы денежных средств в государственных учреждениях, режим работы в коллегиях, порядок поощрений служителей за добросовестную службу и наказания за нарушения в гражданской деятельности. Регламент 1720 года стал первым нормативным документом по делопроизводству, которое стало называться коллежским. Он регламентировал и структурировал деятельность всех коллегий XVIII века. - Губернская реформа 1775 г. Документом, определившим направление новой губернской реформы стали "Учреждения для управления губерний Всероссийской империи" (1775 г.). Проводимая реформа планировала осуществить разукрупнение губерний, их число было удвоено, через двадцать лет после ее начала число губерний достигло пятидесяти. Деление на губернии и уезды осуществлялось по строго административному принципу, без учета географических, национальных и экономических признаков. Основной целью деления было приспособление нового административного аппарата к фискальным и полицейским делам. В основу деления был положен чисто количественный критерий - численность населения. Во главе губернии стоял губернатор, назначаемый и смещаемый монархом. - Общим учреждением министерств 1811 г. вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку, переписке министерств с другими учреждениями. Понятие делопроизводство обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг". Содержание "Общего учреждения министерств" свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел (порядок течения дел), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Проанализировать развитие понятия "документ" по словарям и специальной литературе. Документ - материальный носитель информации, предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве. Содержащиеся в документе сведения должны быть удобны для обработки и иметь в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Документ - деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. В словарях и специальных литературных источниках рассматриваются различные точки зрения к определению понятия «документ». В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. Оно имело два значения: a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства); б) вообще любое письменное свидетельство. В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении. С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», введенные в научный оборот П.Отле: а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления; б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее; в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука). В справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано. В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». В словаре В.И.Даль -документ (от лат. «documentum»: «dokeo» - учить, извещать) – «всякая важная деловая бумага». Некоторыми исследователями документ представлен в качестве: 1) письменного источника, имеющего юридическую силу; 2) всякой бумаги, составленной законным порядком и могущей служить доказательством прав на что-либо; 3) вообще всякого письменного доказательства. Митяев К.Г. «Теория и практика архивного дела» характеризует документ как результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. Фионова Л.Р. «Организация и технология документационного обеспечения управления» трактует документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) как понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием. Вместе с тем определение понятия «документ» в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п. Таким образом, проанализировав развитие понятия документ по словарям и специальной литературе можно говорить о наличии следующих аспектов, которые легли в основу данного определения – информационного, правового, управленческого, исторического. Все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа. -Естественные науки. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. -Большой юридический словарь. Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах. -Экономический словарь. Документ - деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ее обладателей, фиксирующая, удостоверяющая определенные факты, события. -Издательский словарь. Документ - любой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для того, чтобы ее хранить, распространять и использовать: издания всех видов, архивные рукописные. -Словарь Ушакова. Документ [от латин. documentum - доказательство] - деловая бумага, служащая доказательством чего-нибудь, подтверждающая право на что-нибудь. -Словарь Даля. Документ - всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство. -Словарь синонимов. Документ, акт, бумага, грамота. -Большой юридический словарь. Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Проанализировать развитие термина "информация" по словарям и Федеральному закону "Об информации, информационным технологиях и о защите информации" от 27июля2006г. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 149-ФЗ — главный закон об информации в России. Он определяет ключевые термины, например, говорит, что информация — это любые данные, сведения и сообщения, представляемые в любой форме. Также там описано, что такое сайт, электронное сообщение и поисковая система. Именно на этот закон и эти определения нужно ссылаться при составлении документов по информационной безопасности. В 149-ФЗ сказано, какая информация считается конфиденциальной, а какая — общедоступной, когда и как можно ограничивать доступ к информации, как происходит обмен данными. Также именно здесь прописаны основные требования к защите информации и ответственность за нарушения при работе с ней. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: 1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; 2) применении информационных технологий; 3) обеспечении защиты информации. В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия: 1) информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления; 2) информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов; 3) информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств; 4) информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники; 5) обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам; 6) доступ к информации - возможность получения информации и ее использования; 7) конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя; 8) предоставление информации - действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц; 9) распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц; 10) электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети; 11) документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. -Словарь С.И.Ожегова. Информация, сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством. -Словарь Д.Н. Ушакова. Информация – это действие, информировать. Информация поставлена на должную высоту. -Словарь Синонимов. Данные, исходные данные, сведения, оповещение, сообщение, извещение, уведомление, новость, справка, материал, репортаж. -Словарь Энциклопедии. (от лат. informatio - разъяснение, изложение), первоначальная - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств и т. д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу признаков от клетки к клетке, от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики. -Большой юридический словарь. Информация - один из видов объектов гражданских прав. -Издательский словарь. Информация - сведения, воспринимаемые человеком и (или) спец. устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации. -Экономический словарь. Информация - 1) любое сообщение о чем-либо; 2) сведения, данные, значения экономических показателей, являющиеся объектами хранения, обработки и передачи. -Философский словарь. Информация - (лат. informatio - разъяснение, изложение, осведомленность) - одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний. -Энциклопедия социологии. Информация - (лат. informatio - разъяснение, изложение, осведомленность) - одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний. -Экономико-математический словарь. Информация[information] - основное понятие кибернетики, точно так же экономическая информация- основное понятие экономической кибернетики. Определений этого термина много, они сложны и противоречивы. -Экономика и финансы. Информация - по законодательству РФ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информация уменьшает степень неопределенности, неполноту. -Гуманитарный словарь. Информация (от лат. informatio - осведомление) - 1) Сообщение о некотором положении дел, передаваемое людьми. 2) Величина уменьшаемой неопределенности в результате получения сообщения. Проанализировать развитие термина "документ" по государственным терминологическим стандартам 1970, 1983, 1998 и 2013 гг. Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что «документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом Госстандарте (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». В терминологическом стандарте, «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» 2013 года (ГОСТ Р 7.0.8–2013), термин «документ» обозначается как «зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Почему уделяется так много внимания термину «документ» и определению его понятия, как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена, прежде всего, практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку «язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё». Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент - возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа». Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией. Таким образом, стандартизованное определение понятия «документ», с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов. Провести опрос среди 10 работающих знакомых о роли документов в их профессиональной деятельности, об отношении к работе с документами. В обществе постоянно создается, функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой информации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарат управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность. Во время проведения проверок и ревизий проверяют именно документы, т.к. именно они служат основным доказательством фактов. Официальным считается документ, созданный юридическим или физическим лицом и удостоверенный в установленном порядке. -Работник паспортного стола (миграционного пункта) проводит работу с документами, предъявляемыми для прописки, регистрации и выписки; передачу соответствующих документов и их копий в МВД и другие инстанции; получение необходимых документов в соответствующих инстанциях и их передачу гражданам; отслеживание корректности получаемых и заполняемых документов; предоставление гражданам документов, необходимых для заполнения; обеспечение сохранности и конфиденциальности документов; ведение паспортного учета с занесением сведений в картотеку и электронную базу данных;мероприятия по описи и архивированию документов. -В юридической деятельности задачами документационного обеспечения являются изучение основ документационных процессов в обществе, в сфере нормотворчества и правового регулирования различных областей деятельности, изучение основных способов создания документов, в том числе нормативно-правовых актов, рассмотрение проблем унификации и стандартизации документов и систем документации. Необходимо отметить, что важным для профессиональной юридической подготовки является самостоятельное составление и анализ правовых документов, соответствующих действующему законодательству. -Бухгалтер. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движений путем сплошного, непрерывного документального учета всех хозяйственных операций. Объектами бухгалтерского учета являются: имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности. -Кадровый работник. Кадровое делопроизводство — это работа с документами, связанными с трудовыми отношениями и учетом кадров. Эти документы — следствие и основа принимаемых кадровых управленческих решений, они обеспечивают решениям юридическую силу. Основная функция кадрового делопроизводства — фиксация информации о трудовой деятельности персонала: приеме на работу; перемещениях и переводах сотрудников; учете рабочего времени; предоставлении оплачиваемых и прочих отпусков; увольнении. -Специалист по делопроизводству. Делопроизводитель — специалист, который отвечает за документационное обеспечение в организации. Это важная и ответственная работа, поскольку всю деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы — деловые бумаги, которые имеют юридическую значимость. Эта значимость обеспечивается за счет наличия обязательных реквизитов и их правильного оформления, а также сроками действия документа. -Секретарь. Оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов. -Курьер по доставке документов получает большинство своих заданий за день в начале смены. Он может доставлять пакеты между различными филиалами одного учреждения и от местных до более крупных учреждений. У него должно быть дружеское расположение характера, так как курьер имеет дело с большим количеством людей, доставляя им пакеты и собирая их подписи. -Экспедитор. Экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции. В зависимости от характера транспортно-экспедиционных услуг, в том числе при перевозках груза в международном сообщении, сторонами договора транспортной экспедиции может быть определена возможность использования экспедиторских документов. Если экспедитор оказывает услуги по перевозке лично, то он обязан передать клиенту перевозочные документы, подтверждающие оказание этих услуг. Стороны подписывают акт сдачи-приемки. -Секретарь-стенографистка. Документы, регламентирующие деятельность секретаря-стенографистки. 1. Внешние документы: -Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы. 2. Внутренние документы: -Устав предприятия, приказы и распоряжения директора предприятия (заведующего канцелярией); положение о канцелярии, должностная инструкция секретаря-стенографистки, правила внутреннего трудового распорядка. -Служащие архивов. Основными задачами архива организации являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. 1 2 |
