Процессная модель структуры образовательной организации. Семинар Вопросы и задания для самостоятельной работы
 Скачать 488.74 Kb.
|
|
Тема Процессная модель структуры образовательной организации, взаимодействие процессов и характеристики их управляемости. Форма проведения семинар Вопросы и задания для самостоятельной работы: Процессная модель образовательной организации как альтернатива органиграмме. Виды процессов управления в образовательной организации и их назначение. Виды основных процессов и их назначение. Виды обеспечивающих процессов и их назначение. Виды процессов измерения и их назначение. Большинство специалистов в области менеджмента качества полагают, что все виды деятельности, осуществляемые в организации, имеет смысл рассматривать как процессы. Под процессами понимаются логически упорядоченные последовательности этапов (шагов, элементов), преобразующих входы в выходы. Таким образом, речь идет о феномене процессного мышления, при котором важно рассматривать любую деятельность как процесс, имеющий своих потребителей и поставщиков, свои входы и выходы. Естественно предположить, что каждое звено в бизнес-процессе, каждый его этап вносит добавленную ценность для конечного потребителя. Но на деле это оказывается не так. Лишь незначительная часть этапов вносит свой вклад в непосредственное удовлетворение потребностей клиентов. Большинство же этапов обусловлено какими-то внутренними процессами организации. Их устранение из процесса не произведет на потребителя никакого впечатления. А ведь на их осуществление расходуется и время и деньги, да и другие ресурсы. Вот где таятся неисчислимые резервы улучшений! Но дело обстоит не так просто, как кажется. Допустим, что мы читаем некоторую лекцию, удовлетворяющую потребность студента в получении нового знания, без которого невозможна его успешная профессиональная деятельность. Очевидно, этот процесс вносит для него 46 добавленную ценность. Следующая операция связана с проверкой степени усвоения изложенного материала, что тоже желательно для клиента. Но для осуществления этой второй операции мы отводим студентов в соседний учебный корпус, где есть компьютерный класс с установленными программами для компьютерного тестирования. Вот эта операция не нужна клиенту. Но для ее устранения требуется определенная переделка нашего бизнес-процесса. Необходимо приобрести и разместить компьютеры в нашем корпусе, установить на них программное обеспечение и пр. Такая переделка, помимо прочего, требует еще экономического обоснования. Таким образом, сочетание процессного подхода с управленческим учетом, командной формой организации работ и проектным стилем жизни – основа новой организации, организации XXI века. Применение принципа требует: · определения процесса для достижения желаемого результата; · идентификации и измерения входов в процесс и его результатов; · определения взаимодействий процессов; · оценки рисков, последствий и влияния процесса на потребителей и другие заинтересованные стороны; · установления четких прав, полномочий и ответственности за управление процессом; · определения внутренних и внешних потребителей, поставщиков и других заинтересованных сторон; · уделения внимания при проектировании процесса всем этапам, их ресурсному обеспечению, измерению и возможности коррекции. Достоинство процессного подхода заключается, прежде всего, в повышении управляемость на стыках деятельности подразделений и должностных лиц. Постепенный переход от функциональной структуры организации к процессному управлению заключается в четком распределении ответственности, взаимодействия, ресурсов, информации для принятия управленческих решений и отчетности. После того как эти связи в процессе и между процессами созданы и нормально функционируют, можно говорить о готовности вуза к переходу от традиционных структур управления к матричным и проектным структурам. Для реализации процессного подхода необходимо представить всю деятельность вуза как совокупность процессов, на входе которых присутствуют требования и ожидания потребителей, как внешних, так и внутренних, а выходы процессов оцениваются по степени удовлетворения этих требований и ожиданий. Первостепенное значение для развития процессного подхода имеет определение понятия «процесс». Рассмотрим, как это понятие определяется в различных источниках. «Специфичная последовательность работ, пересекающих время и пространство, которые имеют начало, конец и отчетливо установленные входы и выходы: структуру деятельности». На какие особенности процесса акцентирует внимание это определение? 1. Процесс имеет структуру: внутри него можно выделить отдельные работы (виды работ). Возможность декомпозиции процесса на отдельные элементы имеет значение для менеджмента вообще и менеджмента качества в частности. Важность этого была замечена еще Ф.Тейлором, предложившим разбивать сложную производственную задачу на ряд простых операций, что привело к специализации работ, снижению требований к квалификации работника, повышению ответственности, стало основой конвейерного производства. В образовании этот принцип реализуется через многопредметный характер подготовки, когда весь процесс обучения разбивается на последовательно изучаемые отдельные предметы, где ответственность за знания студентов по данному предмету персонифицирована. Однако такое деление на предметы порождает и проблемы: сегодня от специалиста требуется обладание компетентностями (комплексными умениями), а они в процессе освоения отдельных предметов не могут быть сформированы в принципе. 2. Указание на последовательность работ имеет два варианта интерпретации. Во-первых, можно рассматривать это как требование последовательного (step by step) выполнения работ. Вместе с тем, потенциал оптимизации процессов заложен как раз в возможности параллельного выполнения взаимно независимых работ. Так, в образовательном процессе мы организуем освоение студентами нескольких предметов одновременно. Во-вторых (и это главное) «последовательность работ» означает их упорядоченность, регламентированность, т.е. управляемость. Для того чтобы процесс был управляемым, необходима разработка его регламентов, т.е. описания способов выполнения процесса в целом и отдельных работ, порядка взаимодействия, ограничений и пр. Кроме внутренней регламентации процесса, существует также внешняя регламентация. Процесс должен соответствовать (не противоречить) требованием вышестоящих систем управления – Конституции РФ, Закону об образовании, Трудовому кодексу и т.д. 3. Фиксация начала и конца процесса. Это означает, что к строго определенному моменту начала процесса он дожжен быть обеспечен всем, что необходимо для его осуществления. Например, если лекция с использованием мультимедийной презентации начинается в 10.00, то проектор должен быть установлен в аудитории до этого времени, а не в 10.40 и даже не в 10.05. Фиксация окончания процесса ориентирует, что результат, ради которого осуществлялся процесс, должен быть получен не «вообще», а к вполне определенному сроку, потому что в противном случае он может оказаться просто не нужен. 4. Определенность входов и выходов. Между входом и выходом существует зависимость. Требуемый результат можно получить только в случае выполнения требований к входу процесса. Не владеющий русским языком китайский студент вряд ли добавит что-то к своим знаниям на лекции профессора, не знающего китайский. 5. Алгоритмичность (структура) деятельности. Выполнение требований к входу необходимо, но не достаточно. Если нарушить алгоритм выполнения работ желаемого результата также не получить. Когда мы сначала допускаем человека к чтению лекций, и лишь затем начинаем выяснять, имеет ли он соответствующие знания и опыт, мы рискуем оказаться в ситуации, когда эти лекции придется читать заново. «Совокупность работ, которые имеют один или несколько входов и отчетливый выход, который создает ценность для потребителя». В данном определении указывается, что входов в процесс может быть несколько. Это вполне согласуется с определением посреднических и интенсивных технологий, введенным известным специалистом в области менеджмента А. Томпсоном. Кроме того, это обстоятельство вносит ясность в вопрос о возможности параллельного выполнения отдельных процессов. И, наконец, в данном определении появляется важнейшее требование к процессу – создание в нем ценности для потребителя. Очень важно, чтобы все процессы в вузе анализировались и оценивались именно с этой позиции. Это означает, что качество, а, следовательно, ценность любого процесса оценивает не тот, кто осуществлял процесс, а тот, для кого непосредственно выполнялся данный процесс – потребитель, клиент процесса. Причем это относится как к внешнему, так и к внутреннему потребителю. Установление ценности процесса (процессов, добавляющих ценность) позволит не только провести классификацию процессов, о чем речь пойдет ниже, но и определить, какие процессы вуза являются ключевыми. Когда мы отправляем профессора филологии на курсы по гражданской обороне (хотя, возможно, и это нужно), мы должны задать себе вопрос: рационально ли мы используем интеллектуальные ресурсы и добавляет ли это ценности для студентов. «Поток работы, переходящий от одного человека к другому, а для больших процессов, вероятно, от одного отдела к другому». Очень важно, чтобы мы рассматривали процессы, осуществляемые в вузе, как кроссфункциональные. Масса проблем, которые возникают в вузе, связаны именно с его линейно-функциональной организацией. Это проблемы межфункционального взаимодействия, когда структурное подразделение или должностное лицо не несет ответственности за конечный результат, не видит своего места в общей структуре процессов, не понимает, как результаты его труда используются другими работниками организации. Неслучайно, очень распространенной сегодня является так называемая «концепция внутренних рынков», когда потребителем результатов деятельности некоторого сотрудника рассматривается сотрудник, выполняющий следующую производственную операцию. Это означает, что он также как внешний потребитель задает требования к осуществляемому первым сотрудником процессу. В этом случае фраза в пояснительной записке к учебной программе «дисциплина базируется на знаниях, полученных в ходе освоения таких дисциплин, как…» становится не простой формальностью, а приобретает смысл установленных требований, которые должны быть установлены и выражены в письменной форме. Процесс: совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы. Примечания 1. Входами к процессу обычно являются выходы других процессов. 2.Процессы в организации, как правило, планируются и осуществляются в управляемых условиях с целью добавления ценности». Там же дается пояснение, что «любая деятельность или совокупность видов деятельности, которая использует ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс». Как видим, определение процесса, данное в стандарте ISO 9000 достаточно широкое, что открывает возможности для самостоятельного выбора вузом способов деятельности (создания процессной модели), приводящих к намеченной цели. Главное здесь, чтобы определенные для этого виды и способы деятельности действительно были взаимосвязаны (согласованы, скоординированы) и гарантировали получение конечного результата (квалифицированного специалиста) с заданными требованиями по качеству. С учетом вышеприведенных определений общую схему процесса можно представить в следующем виде (рис.). Данное представление процесса требует введения целого ряда дополнительных понятий. Владелец процесса — должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении необходимые ресурсы, информацию о процессе, управляет ходом процесса и несет ответственность за ход, результаты и эффективность процесса.  Вход процесса — ресурс, обеспечиваемый внешним поставщиком. Когда речь идет о «внешнем» поставщике, имеется ввиду внешний по отношению к процессу, т.е. это может быть владелец предыдущего процесса. На этом основании можно утверждать, что достаточно часто входы одного процесса организации являются выходами другого. Выход процесса — результат (продукт, услуга) выполнения процесса. Потребитель — субъект, получающий и использующий результат процесса, степень удовлетворенности которого является критерием оценки качества результатов процесса. а) внутренний — находится в организации и, в ходе своей деятельности, использует результаты (выходы) предыдущего процесса; б) внешний — находится за пределами организации и использует результат (выход) процесса. Ресурсы — информация, финансы, материалы, время, персонал, интеллектуальный потенциал, инфраструктура, среда, оборудование, программное обеспечение, природные ресурсы, – необходимые для выполнения процесса и находящиеся в распоряжении владельца процесса. Ресурсы, обеспечивающие процесс, принято подразделять на долговременные ресурсы (или ресурсы длительного пользования): персонал, оборудование, технологии и методы, и преобразуемые ресурсы: финансовые и материальные ресурсы, материалы и комплектующие. Регламент процесса — документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по улучшениям. Параметры продукта (услуги) – это промежуточные и конечные характеристики результата процесса, а также требования к его качеству. Параметры процесса – характеристики процесса, задание и выполнение которых гарантирует достижение заданных целей процесса и выполнение требований к качеству. Контролируя параметры процесса, владелец процесса (внешний наблюдатель) смогут установить, насколько эффективно выполняется процесс и приведет ли он к запланированным результатам. Это позволяет своевременно вносить коррективы в процесс. Подпроцессы – отдельные, достаточно автономные части процессов, которые могут быть четко идентифицированы. Виды деятельности (работы, функции) — определенные на уровне подразделений, команд или отдельных сотрудников виды деятельности и решаемые задачи. Выше нами дано общее определение процесса. Вместе с тем, даже весьма поверхностный анализ выполняемых в вузе процессов позволяет сделать вывод, что они очень разные. Понятие процесса вбирает в себя и сложную комплексную деятельность – образовательный процесс, и ее частные проявления – например, процесс составления расписания занятий. Сюда включаются также процессы, различающие по содержанию деятельности – процесс преподавания и процесс материальнотехнического обеспечения и пр. Любой вуз представляет собой организацию с достаточно сложной системой пересекающихся и взаимодействующих процессов, поэтому основную сложность на первом этапе разработки и внедрения системы менеджмента качества представляет классификация, идентификация и описание процессов вуза. При рассмотрении деятельности любой организации, в том числе вуза, ключевым является вопрос о цели ее создания, т.е. о той продукции (услуге), которую она производит. Поскольку продукция, согласно определению стандарта, является результатом выполнения процесса, естественно возникает вопрос, а какие же процессы в организации непосредственно приводят к созданию продукции? Так появляется понятие основных (производственных) процессов. Кроме того, для выполнения этих процессов организации необходимо осуществлять еще достаточно большое количество работ, в процессе которых не происходит непосредственное создание продукции, но без которых оно невозможно. Это такие виды деятельности, как, например, подбор персонала, оборудование рабочих мест, организация питания и пр. Такие процессы являются обеспечивающими или вспомогательными по отношению к производственным процессам. В настоящее время не существует единой классификации процессов организаций. На рис. изображена одна из наиболее распространенных классификаций процессов.  Следует отметить что, приведенная классификация процессов является достаточно условной и руководство вуза может само определять, какие из процессов в соответствии со стратегией и политикой вуза являются основными, а какие вспомогательными. ISO 9001, например, определяет следующие классы процессов, относящихся к СМК: • управленческой деятельности руководства; • обеспечения ресурсами; • жизненного цикла продукции; • измерения, анализа и улучшения. В многочисленных публикациях предлагаются и иные способы классификации процессов. Чаще всего процессы классифицируют по: • отношению к получению добавленной ценности; • сложности; • структуре; • уровням; • взаимодействию. При классификации процессов по их отношению к получению добавленной ценности как правило, выделяют: · основные процессы (бизнес-процессы, производственные процессы, процессы жизненного цикла, базовые процессы, главные процессы) — процессы деятельности организации, добавляющие ценность продукции или услуге; · вспомогательные процессы (обеспечивающие, поддерживающие) — процессы, необходимые для выполнения основных процессов, но приводящие к увеличению стоимости продукции или услуги; · процессы управления (менеджмента, организационноуправленческие, управленческой деятельности руководства) по данной классификации являются вспомогательными, приводящими к дополнительным издержкам. Основная литература Ильин, Г.Л. Инновации в образовании : учебное пособие / Г.Л. Ильин. - Москва : Прометей, 2015. - 426 с. : табл. - ISBN 978-5-7042-2542-3 ; То же [Электронный ресурс]. - URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=437317 Менеджмент в образовании : учеб. и практикум для бакалавриата и магистратуры : учеб. для студентов, [аспирантов, магистрантов] вузов, обучающихся по экон. и гуманитар. направлениям и специальностям / [Трапицын С. Ю. и др.] ; под ред. С. Ю. Трапицына. - М. : Юрайт, 2016. - 412, [2] с. - (Бакалавр и магистр). - Гриф УМО. Шемятихина, Л. Ю. Менеджмент и экономика образования: учеб. пособие для обучающихся по программе высшего образования направления подгот. 38.04.02 "Менеджмент" (квалификация (степень) "магистр") / Л. Ю. Шемятихина, Е. Е. Лагутина. - Ростов н/Д : Феникс, 2016. - 438, [8] с. - (Высшее образование). - Гриф УМО. Дополнительная литература Горбунов, А.П. Теория и практика управления качеством образования в России : монография / А.П. Горбунов, Е.Б. Горлова, Н.В. Масленникова. - Москва ; Берлин : Директ-Медиа, 2016. - 172 с. : ил., табл. - Библиогр. в кн. - ISBN 978-5-4475-8700-0 ; То же [Электронный ресурс]. - URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=464132 Мандель, Б.Р. Современный менеджмент в образовании : учебное пособие для обучающихся в магистратуре / Б.Р. Мандель. - Москва ; Берлин : Директ-Медиа, 2018. - 493 с. : ил., табл. - Библиогр. в кн. - ISBN 978-5-4475-9413-8 ; То же [Электронный ресурс]. - URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=477497 Управление дошкольным образованием : учеб. и практикум для акад.бакалавриата : учеб. для студентов вузов, обучающихся по гуманитар. направлениям и специальностям / Моск. гор. пед. ун-т ; под ред. Н. А. Виноградовой, Н. В. Микляевой. - М. : Юрайт, 2018. - 393, [2] с. : ил. - (Бакалавр. Академический курс). - Гриф УМО. Абрамовских Н.И., Боровых И.Ю., Авдашкин А.А., Кузнецова Л.Е. Управление реализацией программы развития общеобразовательной организации по результатам внутренней системы оценки качества образования // Научно-методическое обеспечение оценки качества образования. 2018. №2 (5). Тежим доступа: URL: https://cyberleninka.ru/article/n/upravlenie-realizatsiey-programmy-razvitiya-obscheobrazovatelnoy-organizatsii-po-rezultatam-vnutrenney-sistemy-otsenki-kachestva Интернет-ресурсы https://минобрнауки.рф/ Сайт Министерства образования и науки РФ http://obrnadzor.gov.ru/ru/docs/documents/index.php - Рособрнадзор http://elib.spbstu.ru/dl/quality/certif/sertific.html Сертификация систем качества http://mirq.ucoz.ru/index/0-60 Мир качества. Официальный портал Всероссийской организации качества. http://quality-journal.ru/«Качество. Инновации. Образование» — научный журнал для специалистов по качеству Источники ГОСТ Р ИСО 9000-2015. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. - М. - 2015. - 46 с. ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Системы менеджмента качества. Требования. - М.: Стандартинформ. - 2015. - 28 с. |