Система БААН. Система баан оптимальное управление в условиях современной конкуренции
 Скачать 39.38 Kb.
|
|
Система “БААН”: оптимальное управление в условиях современной конкуренции В условиях динамично развивающегося российского рынка растущая конкуренция требует от каждого российского предприятия обеспечения более высокого качества предоставляемых отечественному потребителю товаров и услуг. Для того, чтобы занять на рынке достойное положение и не быть вытесненными с него конкурентами, компании осваивают новые технологии, способные поддерживать все направления деятельности и гарантировать прочную основу для развития бизнеса. Однако зачастую применение управленческого программного обеспечения, используемого российскими предприятиями, ограничивается лишь решением узкого круга локальных задач, при этом степень взаимосвязей между отдельными функциональными элементами такого программного обеспечения обычно крайне низка. Подобный подход практически не дает возможности реально улучшить деятельность предприятия и повысить его прибыльность. Опыт мирового развития корпоративных информационных систем показывает, что традиционные для российских предприятий средства “локальной”, или “точечной”, автоматизации малоэффективны. Принципиальным качественным отличием интегрированных систем (ERP) является их уникальная способность с одной стороны, обеспечивать информационно целостную и максимально объективную картину состояния дел на предприятии в реальном масштабе времени, а с другой стороны — постоянно поддерживать заданную организационно-технологическую модель управления предприятием. Компания Baan (“Баан”) (Голландия-США) является мировым лидером среди ведущих поставщиков ERP-систем и на российском рынке входит в тройку основных поставщиков интегрированных решений для комплексной автоматизации предприятий. Среди других корпоративных информационных систем, представленных на российском рынке, систему Baan® (“БААН”) отличает высокая степень адаптивности и масштабируемости, позволяющая легко приводить стандартные функциональные элементы системы в полное соответствие с нуждами конкретного российского заказчика. “БААН” практически не имеет отраслевых ограничений и поддерживает весь спектр разнообразных управленческих задач (финансового управления, оперативного управления производством, снабжением, сбытом и др.). По мнению аудиторской компании Ernst & Young (“Эрнст и Янг”), a России “...система локализована в достаточной степени, чтобы удовлетворять текущим требованиям российского законодательства к ведению документов в соответствии с требованиями российского учета”, а также “может служить для подготовки выходных документов в соответствии с требованиями российского учета”. В прошлых выпусках журнала мы освещали основную концепцию развития продуктов семейства “AAAI” на российском рынке и рассказывали об основных преимуществах использования системы для управления предприятиями. В данном выпуске журнала нам бы хотелось остановиться на структуре и характеристиках подсистемы “БААН-Финансы”, отметив то новое, что появилось в данном приложении системы “БААН”. Подсистема “БААН-Финансы”: целостная система управления финансами Подсистема “БААН — Финансы” является одной из наиболее важных функциональных составляющих интегрированной системы “БААН”. Данное приложение представляет собой целостную систему управления финансами с трехуровневой структурой, в рамках которой реализуются три основные функции финансового управления: учет, анализ и планирование. Подсистема полностью интегрирована с другими функциональными элементами системы “БААН”. Что получает управленческий сектор, а в частности — финансовый департамент, от внедрения корпоративной информационной системы “БААН” на предприятии? Полный контроль за движением средств; Реализация необходимой учетной политики; Мгновенное определение дебиторской и кредиторской задолженности; Контроль за выполнением договоров, смет и планов; Контроль за финансовой и исполнительской дисциплиной; Отслеживание товарно-материального потока; Оперативное получение набора любой финансовой отчетности (например, бухгалтерской); Налоговое и бюджетное планирование. Остановимся на реализации этих функций в подсистеме “БААН-Финансы” более подробно. Лучшее управление финансовой деятельностью предприятия В подсистеме “БААН -Финансы” воплощены самые передовые принципы создания гибкого, эффективного инструмента управления финансовой деятельностью. Возможность доступа к более полной информации из экранных графических форм является только одним примером. Это означает, что в финансовых выходных документах вы можете обратиться к ретроспективным данным без необходимости распечатки отчетных форм.  Рис.1. Структура и характеристики подсистемы “БААН-Финансы” Структура подсистемы “БААН — Финансы” Управление финансовой деятельностью в рамках многозвенной структуры. Подсистема “БААН -Финансы” дает возможность описать самые сложные организационные структуры компании. Анализ данных главной книги, дебиторской и кредиторской задолженностей и других данных может осуществляться как на уровне отдельного подразделения, так и на уровне всей компании. Эта возможность является очевидным достоинством. Платежи также могут осуществляться централизованно на различных уровнях иерархии. Аналитический просмотр информации. В соответствии с установленной структурой счетов главной книги и направлений учета возможен подробный анализ финансовой информации. Фактические данные по счетам главной книги и направлениям учета выводятся в сравнении с плановыми значениями. Направления учета, определяемые пользователем. Финансовая информация из главной книги может быть распределена по бухгалтерским регистрам, называемым направлениями учета. Могут быть созданы пять типов таких регистров, при помощи которых финансовая информация может быть отражена и проанализирована с пяти различных сторон. Система иерархических связей. Предоставляется возможность устанавливать иерархические связи, что облегчает доступ к информации, ее последующую обработку и анализ. Вне зависимости от страны или финансовой системы, вы можете получать информацию в нужном виде. Иерархические связи дают большую гибкость для структурирования финансовой информации в соответствии с предъявляемыми требованиями. Выполнение операций в режиме реального времени. Обработку операций возможно осуществлять в режиме реального времени. Информация обновляется автоматически на всех уровнях немедленно после ввода операции. Преимуществом работы в режиме реального времени является то, что всегда доступна последняя, самая свежая информация. По выбору пользователя возможна и пакетная обработка. Гибкость: страна, язык, валюта. Подсистема “БААН — Финансы” позволяет вести документацию на разных языках и осуществлять процедуры финансовых операций с неограниченным количеством валют в условиях различных стран: оплата чеками (вариант США и Англии), переводными векселями (Франция), банковскими поручениями, а также с помощью электронных средств. Те же финансовые операции реализованы для условий России и стран СНГ. Календари. Предоставляется возможность использования трех различных календарей, каждый из которых содержит до 99 периодов. Это позволяет регистрировать ежедневные финансовые операции в рамках одного (финансового) календаря и одновременно готовить данные для целей налогообложения в рамках другого (налогового) календаря. Функциональные модули подсистемы “БААН — Финансы” Главная книга Структура счетов главной книги. Система “БААН” обладает широкими возможностями для создания структуры счетов главной книги. По каждому счету могут учитываться как стоимостные, так и количественные показатели. Ieai n?aoia имеет иерархическую структуру, с использованием которой каждому счету можно сопоставить как счет более высокого уровня, так и систему субсчетов более низкого уровня иерархии. Структура счетов главной книги может иметь до 100 уровней. Это обеспечивает гибкие возможности просмотра и анализа информации. Определяемые пользователем регистры. Во многих странах главная книга должна быть весьма компактной, но, в тоже время, необходимо обеспечить возможность доступа к более подробной информации. Для облегчения этого процесса подсистема “БААН-Финансы” предоставляет пользователю возможность задать пять типов направлений учета (специальных регистров) для группировки финансовых данных, например, по отделам, центрам и объектам затрат, группам продукции и районам сбыта. Внутри каждого из типов направлений учета вы можете создать свою организационную структуру. Каждое направление учета идентифицируется шестизначным алфавитно-цифровым кодом, в соответствии с которым может быть выстроена десятиуровневая иерархическая структура. Это позволяет иметь компактный план счетов и, вместе с тем, дает возможность провести детальный анализ информации, содержащейся в главной книге. Система направлений учета позволяет вам группировать информацию главной книги для анализа с пяти различных точек зрения Обработка операций. Система “БААН-Финансы” обладает возможностью централизованной обработки операций. Операции обрабатываются в пакетах на основе типовых операций. Для каждого типа операции вы можете сделать выбор между обработкой в режиме реального времени, обновлением данных по окончании ввода информации или пакетным обновлением информации. Обновление информации в режиме реального времени происходит сразу же после ввода операции. В этом случае все последние изменения данных будут отражены на экранах и в отчетах. Типы операций. С учетом конкретных пожеланий финансово-бухгалтерских подразделений могут быть заданы различные типы операций. В некоторых странах, например, кредитовые авизо не могут быть отнесены к операциям по обычным счетам-фактурам. Система “БААН” позволяет задать специальные типы операций для регистрации кредитовых авизо. Другим примером является повторяющиеся и реверсивные операции. В системе “БААН” для них вы имеете возможность назначать специальные типы операций и использовать их с любой частотой. Для повторяющихся операций можно указать график появления их в учете и, при необходимости, график их реверсирования. Легкий и быстрый ввод. Система “БААН” имеет широкие возможности для создания новых и изменения существующих экранов ввода информации в соответствии с требованиями пользователей. После создания своего собственного экрана ввода информации, вы получаете возможность легко и быстро вводить данные. Схемы операций. Вы имеете возможность заранее определять схемы сложных операций, которые будут неоднократно использоваться, например, схему расчета и проводки начислений на зарплату. После того, как схема составлена, остается только ввести сумму, и операция будет автоматически создана согласно схеме. Автоматические операции между компаниями. Операции между компаниями одной и той же группы могут быть генерированы автоматически, исходя из структуры главной книги и группы компаний. Счета дебиторов Как уже отмечалось, подсистема “БААН-Финансы” полностью интегрирована с другими пакетами системы “БААН”. Большинство счетов-фактур продаж поступают в модуль “Счета дебиторов” из модуля “Продажи” подсистемы “БААН — Сбыт, снабжение, склады”. Для каждого из счетов-фактур продаж может быть задан график платежей клиента с указанием сроков и сумм. Эта информация также учитывается при прогнозировании движения денежных средств. Управление кредитами. Большая часть работ по счетам дебиторов связана с просроченными счетами. В “БААН-Финансы“ предусмотрена поддержка оперативного управления кредитами в диалоговом режиме. Например, во время телефонного разговора могут быть зарегистрированы причины неплатежей и определены необходимые последующие шаги. Могут быть подготовлены напоминания и определена частота их отправления клиенту. Счета кредиторов Одной из наиболее трудоемких операций по счетам кредиторов является регистрация счетов-фактур и их сверка с заказами на закупку, а также процедура санкционирования. Санкционирование. В системе “БААН” может быть задана схема санкционирования полученных счетов-фактур. Ответственный отдел или лицо могут как вручную, так и при и помощи электронных средств санкционировать счет-фактуру перед его регистрацией и оплатой. Электронный обмен данными. Счета-фактуры закупок могут поступать при помощи электронной системы обмена данными. Затем эти счета обрабатываются тем же способом, что и регистрируемые вручную. Автоматическая сверка. Подсистема “БААН-Финансы“ дает возможность автоматической сверки счетов-фактур с заказами на закупку. Только в 70 % случаев суммы счетов-фактур закупок соответствуют суммам заказов. “БААН” экономит ваше время и деньги, автоматически увязывая счета-фактуры с заказами на закупку и определяя соответствие их сумм. Если имеется несоответствие, просматриваются значения допустимых отклонений. Установка связей и сверка могут быть выполнены в автоматическом режиме. Управление денежными средствами Способы расчетов. Гибкая структура системы “БААН” допускает использование широкого спектра процедур для обработки платежей или поступлений денежных средств. Каждый способ расчетов состоит из определенной последовательности шагов. Вы можете задать каждый шаг этой последовательности в соответствии с правилами учета, принятыми в вашей компании. Электронные банковские операции. Система “БААН” полностью поддерживает электронные банковские операции. Для исходящих платежей формируется файл в банковском формате, после чего он отсылается в банк. Банковский файл поступивших платежей записывается и автоматически сопоставляется с ожидаемыми платежами в модуле “Управление денежными средствами” или с открытыми позициями в модуле “Счета кредиторов”. Аналогично система может записать и автоматически сопоставить данные по поступлению денежных средств с ожидаемыми поступлениями или с открытыми позициями в модуле “Счета дебиторов”. Прогноз движения денежных средств. В интегрированной среде “БААН” при разработке прогноза денежных средств компании используются данные и из других подсистем “БААН”. Например, данные по заказам на продажу, коммерческим предложениям и заказам по проектам могут быть объединены с данными подсистемы “БААН-Финансы” для создания реалистичного прогноза денежных средств. Система финансового плана Система финансового плана имеет набор средств для облегчения финансового планирования деятельности предприятия. Имеется возможность разработки и сравнения вариантов финансовых планов. Оптимальный план принимается в качестве текущего и используется для сравнения фактических показателей с плановыми при анализе информации и в финансовых отчетах. Создание новых финансовых планов. В системе “БААН” имеется возможность корректировки текущего финансового плана в соответствии с фактическими результатами деятельности. Этот процесс может повторяться с любой частотой. Фактические данные могут быть использованы для создания новых финансовых планов. Распределение затрат Был предложен ряд нововведений для усовершенствования процесса распределения затрат и, следовательно, для лучшего контроля затрат компании. Затраты могут распределяться по направлениям учета одного или различных типов, например, из одного центра затрат в другой, или из центров затрат на направления учета другого типа, например, на объекты затрат. Затраты могут быть распределены на основе процентов или статистических данных. Функциональный бухгалтерский учет. Подсистема ”БААН-Финансы“ предусматривает возможность применения функционального бухгалтерского учета, что позволяет выполнять калькуляцию себестоимости продукции с большей точностью, так как затраты рассчитываются не только на основе финансовых данных, но и данных из других подсистем “БААН”. Этот подход обеспечивает более глубокий анализ затрат компании по работам и видам деятельности, на основе данных которого формируются затраты по каждому объекту затрат. Финансовые отчеты Подсистема “БААН-Финансы” обладает гибким модулем для генерации отчетов на основе данных финансовых модулей. В этих финансовых отчетах иерархические связи между отчетными счетами могут быть копированы из главной книги. Однако имеется возможность создавать и другие иерархии, что дает большие возможности для составления отчетности. Финансовые отчеты могут быть представлены в виде таблиц, графическом виде и как файл данных. Для получения более подробной информации имеется возможность перейти из графического представления в табличное, а затем проанализировать показатели. Мощные средства консолидации и взаимозачета между компаниями позволяют объединять и обобщать информацию на различных уровнях. Информация из отчетов может служить основой для расчета показателей деятельности, ретроспектива которых может храниться в системе. Основные средства С помощью системы “БААН” может быть создан регистр основных средств с иерархической структурой. Предусмотрено хранение широкого спектра данных, включая данные по страхованию и аренде. Доступны различные методы расчета амортизационных отчислений в соответствии с действующими в той или иной стране требованиями. Имеется 9 способов начисления амортизации (фиксированный и переменный проценты, единицы использования, сумма чисел года и другие). Если регистр учета основных средств интегрирован с главной книгой, то расчет амортизации, переоценка основных средств и другие операции отражаются в главной книге в автоматическом режиме. Также автоматически вводится информация, поступающая из модулей “Главная книга” и “Счета кредиторов” (закупки, обслуживание, инвестиции). Кроме стандартной информации, необходимой для функционирования модуля “Основные средства”, предусмотрено хранение дополнительной информации по основным средствам. Структура этой информации создается пользователем. Интеграция с другими подсистемами “БААН” Все финансовые операции, поступающие из хозяйственных подсистем “БААН”, записываются в центральную таблицу интеграции. Операции переносятся из центральной таблицы интеграции в подсистему “БААН - Финансы” по заранее определенным схемам проводок. Для каждой операции интеграции можно указать счета главной книги и направления учета. Например, при продаже товаров клиентам, осуществленной через подсистему “БААН — Сбыт, снабжение, склады”, автоматически дебетуется счет клиента, и кредитуется счет склада готовой продукции. Соответствующие проводки по направлениям учета (например, по центрам затрат, группам изделий, группам клиентов, регионам продаж и торговым представителям) автоматически генерируются по данным таблицы связей. Реальное время. Система “БААН” дает возможность обновления в финансовых таблицах, главной книге и счетах дебиторов и кредиторов в режиме реального времени. Рассчитанные посредством функционального бухгалтерского учета начисления по косвенным затратам могут быть перенесены в модуль расчета себестоимости подсистемы “БААН — Производство”, что позволяет получить более точный данные по себестоимости продукции и проектов. Обращение к исходным данным. Через центральную таблицу интеграции вы можете просматривать информацию непосредственно по источникам операций (закупки, продажи, производство и т.д.). Это экономит время, так как при этом нет необходимости поиска соответствующей информации в других модулях. Российская локализация продукта В 1997 году на базе группы компаний “Альфа Интегратор — БААН Евразия”, представляющей интересы компании “БААН” в России и странах СНГ, были созданы Центр технической поддержки заказчиков, Центр координации проектов внедрения и Центр развития русской версии продуктов “БААН”. Сегодня российская локализация системы полностью проведена по таким основным направлениям, как: Корреспонденция счетов; Схема списания НДС; Российский документооборот; Отчеты. Корреспонденция счетов КС (корреспонденция счетов) предназначена для записи журнальных проводок по счетам бухгалтерского учета согласно российскому стандарту. Все журнальные операции, создаваемые системой в модуле “Главная книга”, преобразуются из отдельных дебетовых и кредитовых строк к записям в скорректированном виде. Пример стандартной записи журнальной проводки: Кредит: Расчеты с поставщиками — 120 руб. Дебет: Расходы — 100 руб. Дебет: НДС — 20 руб. Та же запись в корреспондирующем виде:
.Кроме построения корреспонденции по закрытым и незакрытым данным создана также возможность построения окончательной корреспонденции счетов. Окончательная корреспонденция счетов позволяет приблизить журнальную проводку, сформированную по принципам GAAP, к журнальной проводке согласно методологии российского бухгалтерского учета. Для построения окончательной корреспонденции используется механизм по удалению или добавлению промежуточных счетов, который получил название “Свертка” и “Развертка”. Для проведения свертки и развертки используются специально настраиваемые правила. Для построения финансовой отчетности с использованием данных по корреспонденции счетов был специально доработан модуль “Финансовые отчеты”. Создана возможность при настройке отчетов использовать запросы по корреспонденции счетов как для закрытых и незакрытых данных, так и по данным окончательной корреспонденции. Себестоимость. Для оценки себестоимости списываемых ТМЦ (товарно-материальных ценностей) создана возможность использования метода учета по средней себестоимости. Данный метод позволяет рассчитывать себестоимость единицы ТМЦ в рамках финансового периода для всех операций типа списание, корректировка и перемещение. Схема списания НДС Значительно расширена схема списания НДС, которая в настоящее время покрывает практически весь спектр операций. Стандартный способ вычисления налогов учитывает только налоги, начисленные на оплаченный счет-фактуру, не беря во внимание коррекции и кредитовые авизо, назначенные к счету-фактуре, которые могут иметь другие коды и суммы налогов, нежели первичный счет-фактура. Расширенная схема списания налогов учитывает все зависимые операции, которые влияют на сумму налога и определяют корректный способ списания. Основное различие между новым и старым подходом может быть проиллюстрировано следующими формулами: Старая формула: Сумма списания налога = Налог на счет-фактуру / Баланс по счету-фактуре * Сумма платежа Новая формула Сумма списания налога = Остаток налога на счет-фактуру / Остаток баланса по счету-фактуре * Сумма платежа В соответствии с текущим финансовым законодательством Российской Федерации организации допустимо иметь собственный финансовый учет “По начислению”, а выходные налоговые отчеты производить “По оплате”. Это означает, что для внутреннего учета не используется разница между оплаченными и неоплаченными налогами, но для налоговых целей необходимо производить отчеты “По оплате”. Для решения этой задачи была модифицирована схема списания налогов так, чтобы создавать соответствующие записи в таблицах открытых позиций (которые затем учитываются при выводе Книг покупок и продаж). При этом записи в Главной книге создаются только для типа налога “При оплате”. Компоненты платежа. Так как большинство компаний в РФ работает “По оплате”, схема списания налогов была сделана значительно более гибкой. При определенных условиях списанная сумма налога не должна быть отнесена на один счет, а напротив — разбита на части, которые разносятся на отдельные счета. Например, когда платеж состоит из суммы оплаты и скидки, система должна создать две записи с суммами списания по компонентам, для которых необходимо произвести данную операцию (в данном случае, для оплаты и скидки). Для обеспечения этого введена возможность указывать отдельные счета для разных компонентов платежа, на которые впоследствии будут отнесены суммы списания налогов. Российский документооборот Платежные документы. Финансовая часть системы всегда является основой любой локализации, особенно это касается банковских и кассовых документов. Именно поэтому они были локализованы в системе “БААН” в первую очередь. Кроме того, также созданы и присутствуют в российской локализации: Российское платежное поручение; Расходный кассовый ордер; Приходный кассовый ордер; Заявление на перевод валюты; Кассовая книга. Счета-фактуры продаж. В соответствии с налоговым законодательством РФ организации должны выставлять счет-фактуру специального формата для того, чтобы выделить сумму НДС, которую должен уплатить покупатель. Такой документ теперь может быть напечатан для счетов-фактур, введенных в следующих модулях системы: Управление счетами-фактурами продаж; Счета дебиторов; Сервис и обслуживание; Полученные авансы в модуле “Счета дебиторов”. Складские документы. Для поддержания логистических операций был добавлен ряд документов. Это, в первую очередь, те документы, которые имеют отношение к операциям по получению, отпуску и перемещению ТМЦ: Российский складской приходный ордер; Российская накладная на отпуск материалов на сторону; Российское требование-накладная. Печать документов доступна из следующих модулей: Управление продажами; Управление закупками; Управление запасами; Управление хранением; Цеховое управление. Отчеты Отчеты, созданные в рамках процесса локализации, по существу делятся на два типа: Обязательные отчеты, созданные на основе данных Главной книги (Обязательные налоговые и финансовые отчеты); Обязательные налоговые (по НДС) отчеты, созданные на основе данных по налогам на открытые позиции (Книга покупок и продаж). Книга покупок. Это стандартный отчет отображает все операции по счетам кредиторов и связанных с ним налогом на добавленную стоимость. Этот отчет строится только “По оплате”, т.е. включает только те налоги, которые были оплачены. Книга продаж. Этот стандартный отчет отображает все операции по счетам дебиторов и связанным с ними налогами. Он может быть выполнен в двух режимах, независимо от выбранной учетной политики компании: “По отгрузке”; “По оплате”. Как указано в разделе “Схема списания НДС”, система всегда сохраняет данные по списанию налогов в таблицах открытых позиций, которые доступны для выполнения отчетов. Обязательные налоговые и финансовые отчеты 1-ая форма: Баланс. 2-ая форма: Отчет о прибылях и убытках. 4-ая форма: Движение денежных средств. 5-ая форма: Приложение к балансу. Налоговая декларация по НДС. Расчет налога от фактической прибыли. Справка об авансовых взносах в бюджет. Дополнительные платежи в бюджет. Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности предприятия. В следующих номерах журнала мы планируем рассказать вам о внедрении системы “БААН” на российских предприятиях, об использовании функциональности “БААН-Финансы” на практике. |