методика по базам. Мет. указ. к Access. Система управления базами данных ms access Общие сведения База данных (БД)
 Скачать 165.5 Kb.
|
|
Ввод записей Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению БД осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или с помощью команды Вид > Режим таблицы. На панели состояния внизу экрана отображается описание каждого поля. Переход на нужное поле или запись Для перехода между столбцами и к следующей записи используется клавиша <ТаЬ> или комбинация клавиш Для перехода между записями также служат кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где также отображается общее количество записей и номер текущей записи. Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей записи нужно ввести новый номер и нажать клавишу Переход к другой записи также может быть осуществлен с помощью команды Правка > Перейти. Быстрый путь ввода данных Копирование данных из предыдущей записи. Для копирования данных из аналогичного поля предыдущей записи в текущую надо нажать Вставка текущего времени или даты. Чтобы вставить текущую дату надо нажать Чтобы вставить текущее время надо нажать Инструменты редактирования Windows. Для экономии времени при вводе данных также можно пользоваться инструментами редактирования Windows: вырезанием ( Сохранение данных В MS Access изменения сохраняются автоматически при следующих действиях: • переход к следующей записи; • закрытие режима таблицы или формы. Чтобы сохранить запись без перехода к другой записи, выполните команду Записи > Сохранить запись. Добавление и удаление записей Обычно таблица имеет в конце пустую запись для добавления новых данных. Для добавления данных в новую запись: 1. Перейдите на первое пустое поле новой записи. 2. Введите значение и нажмите клавишу <ТаЬ> для переходах следующему полю. Для удаления записей: Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых записей. Нажмите клавишу 3. В появившемся окне подтвердите изменения, нажав кнопку ОК. Вставка в запись рисунка или объекта Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись. Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись: 1. Перейдите в режим Конструктора таблиц. 2. Добавьте поле объекта OLE. 3. В режиме Таблицы установите курсор в нужную клетку и выполните команду Вставка > Объект. Если объект вставляется из существующего файла: 1. В появившемся окне выберите переключатель Создать из файла. 2. Введите полное имя добавляемого файла в поле «Файл» или нажмите кнопку Обзор и выберите имя требуемого файла. Нажмите кнопку ОК. Если объект нужно создать: 1. Выберите тип создаваемого объекта в поле «Тип объекта» (например, Точечный рисунок Paintbrush). 2. Нажмите кнопку ОК. 3. После создания рисунка или объекта в приложении OLE выполните команду Файл > Выход или Файл > Выход и возврат приложения OLE. Подтвердите обновление объекта в MS Access. Работа с данными таблицы Просмотр данных в виде формы Просмотр БД в виде формы позволяет видеть только одну запись. Для автоматического создания простой формы: 1. Нажмите кнопку Окно базы данных панели инструментов для перехода в соответствующее окно. 2. Щелкните на вкладке Таблица. 3. Выберите нужную таблицу. 4. Выберите команду Вставка > Автоформа для создания формы, в которой значения каждой записи располагаются в один столбец, или команду Форма для создания формы с другими расположениями полей. Добавление записей с помощью формы С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне формы следует щелкнуть на кнопке Новая запись и ввести новые данные в пустые поля формы. Поиск и замена данных 1. В окне База данных выберите вкладку Таблица или Форма, а затем дважды щелкните на имени соответствующего объекта, в котором хотите осуществить поиск. 2. Щелкните в любом месте поля, в котором будет осуществляться поиск. 3. Щелкните на кнопке Найти панели инструментов или выберите команду Правка > Найти.... Появляется диалоговое окно Поиск в поле. Заголовок окна содержит наименование соответствующего поля. 4. В поле «Образец» введите последовательность символов, которую нужно искать. 5. В поле «Совпадение» укажите: С начала поля, если данные по которым ведется поиск известны целиком, С любой частью поля, если поиск ведется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам. 6. Установите область и направление поиска. 7. Щелкните на кнопке Найти. 8. Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска щелкните на кнопке Найти далее. 9. Если других записей не найдено, Microsoft Access запрашивает, намерены ли вы продолжить поиск, начав с самой первой записи таблицы. 10. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно. Для выполнения замены данных используйте команду Правка > Заменить. Сортировка данных Для выполнения сортировки данных в таблице или форме: 1. Выберите в таблице или форме поле сортировки. В режиме таблицы выделите столбец для сортировки. 2. Для выполнения сортировки по возрастанию (А—Я) или по убыванию (Я-А) нажмите соответствующую кнопку панели инструментов или выберите команду Записи > Сортировка. Фильтрация данных Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию. В MS Access 97 существует четыре вида фильтров: 1. Фильтр по выделенному фрагменту определяет, какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в режиме Таблицы (в том случае, если выделенный фрагмент отсутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимается значение той ячейки, в которой стоял курсор). 2. Обычный фильтр по команде Изменить фильтр определяет, какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля. (Использование закладки ИЛИ внизу экрана позволяет накладывать несколько условий на значения одного поля). 3. В поле Фильтр для (контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывалось. Расширенный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно. В режиме работы с таблицами выберите команду Записи >Фильтр > Расширенный фильтр. В окне Фильтр укажите все параметры интересующих записей, начав с указания поля, для которого нужно установить условия: 1. Перетащите выбранное имя поля в первую клетку строки «Поле» бланка фильтра или из предложенного в строке «Поле» бланка фильтра списка выберите нужное поле, щелкнув на стрелке в правой части клетки поля. 2. В клетку «Условие отбора» введите с клавиатуры соответствующее условие. В качестве условия может быть использовано любое выражение и подстановочные символы (* — соответствует любому количеству букв, цифр или других символов, ? — соответствует любому текстовому символу, # соответствует любой цифре, [...] — соответствует любому одному символу из заключенных в скобки и др.). 3. Нажмите клавишу 4. Щелкните на кнопке Применить фильтр панели инструментов или выберите команду Фильтр >• Применить фильтр. Для того чтобы отобразить все записи, выберите команду Записи > Удалить фильтр. Удаление с экрана лишних данных Для удаления с экрана лишних данных (полей), а также выполнения операции копирования и вставки для столбцов, не являющихся соседними: • одного столбца — установите в него курсор и выберите команду Формат > Скрыть столбцы; • нескольких столбцов, а также восстановления их отображения — выберите команду Формат > Отобразить столбцы. Примечание: Скрытие столбцов в режиме таблицы не делает скрытым поле в режиме формы. Команды из меню Правка: Копировать, Вставить, Найти и Заменить на скрытые столбцы не действуют. Значения, находящиеся в скрытых столбцах, могут быть использованы в условиях отбора фильтра. При этом столбец остается скрытым после применения фильтра. Для сохранения изменений отображения столбцов следует выбрать команду Файл > Сохранить. Фиксация столбцов Для того, чтобы зафиксировать столбцы, которые не будут уходить за край экрана при прокрутке: 1. Выделите в левой части окна эти столбцы. 2. Выберите команду Формат > Закрепить столбцы. (Если выделенных столбцов нет, при выполнении этой команды фиксируется столбец, содержащий курсор.) Новые зафиксированные столбцы добавляются справа к зафиксированным ранее. Зафиксированные и незафиксированные столбцы разделяются жирной линией. Для отмены фиксации столбцов следует выбрать команду Формат > Освободить все столбцы. Создание простого отчета Для автоматического создания простого отчета с помощью мастера: 1. В окне База данных выберите вкладку Таблица. 2. Выберите нужную таблицу. 3. Выберите команду Вставка > Автоотчет или нажмите кнопку Новый объект: Автоотчет панели инструментов для создания отчета, содержащего все поля и записи таблицы. Завершение работы MS Access Для завершения работы MS Access дважды щелкните на кнопке системного меню окна MS Access или выберите команду Файл >- Выход. В появляющихся диалоговых окнах нажимайте соответствующие цели вашей работы кнопки Да или Нет. Установление связей между таблицами Сформировав таблицы и определив ключевое поле для каждой таблицы, между таблицами можно установить взаимосвязи, которые будут поддерживаться при создании форм, отчетов и запросов и задать условия целостности данных этих таблиц. При определении связи ключ в одной таблице содержит ссылки на конкретные записи в другой таблице. Ключ, на который имеется ссылка в другой таблице, называют внешним ключом. Поле внешнего ключа определяет способ связывания таблиц. Содержимое поля внешнего ключа (тип данных и размер) должно совпадать с содержимым ключевого поля. Эти поля также могут иметь одинаковые имена. 1. Выберите команду Сервис >• Схема данных. 2. Используя команду Связи >• Добавить таблицу, укажите имена таблиц, которые должны быть связаны. Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в соответствующем окне. 3. Установите курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь, и «перетащите» это поле на связующее поле другой таблицы. 4. Активизируйте флажок Обеспечение целостности данных. Данное действие позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных. Если требуется установить более чем одну связь, в диалоговом окне Связи необходимо определить связующие поля, щелкнув в правой части клетки поля на стрелке, указывающей вниз, и выбрав нужное имя поля из открывшегося списка. От полей, указанных при определении связи, зависит тип создаваемой связи, который отображается в этом же окне: 1. Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы*. 2. Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс. В отношении «одаин-ко-многим» главной таблицей является таблица, котора»я содержит первичный ключ и составляет часть «один» в это отношении. Таблица со стороны «много» является подчиненной таблицей. Связующее поле (или поля) в ней с таЕ-аш же типом информации, как в первичном ключе главной таблицы, является полем внешнего ключа. 3. Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически представляет две связи с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах. В случае, если для какой-то из таблиц не было определено ключевое поле, то в поле Тип отношения отображается текст: «Не определено». Для удаления связи: в окне Схема данных выделите ненужную связь и нажмите клавишу Создание и открытие запроса Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к одной и той же информации. Запрос — это объект БД, допускающий многократное использование. Результат запроса — представленный в табличном виде набор данных, который задается в режиме Конструктора. Запросы могут быть созданы как с помощью мастера, так и самостоятельно. Для создания нового запроса: 1. В окне База данных выберите вкладку Запрос и нажмите кнопку Создать. 2. Выберите режим Конструктор. * Уникальный индекс — индекс, определенный для свойства Индексированное поле значением «Да (Совпадения не допускаются)». При этом ввод в индексированное поле повторяющихся значений становится невозможным. Для ключевых полей уникальный индекс создается автоматически -Колонтитул 3. В диалоговом окне Добавление таблицы укажите имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажимая кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы. 4. Нажмите кнопку Закрыть. Примечание: Добавить таблицу можно и в режиме Конструктора запроса, с помощью команды Запрос >Добавить таблицу. Для создания запроса на основе открытой таблицы: 1. Выберите имя таблицы в меню Окно для вывода на экран соответствующего окна. 2. Выберите команду Вставка > Запрос. 3. В диалоговом окне Новый запрос выберите режим Конструктор. В режиме Конструктора, в специальном бланке запроса указываются условия отбора выводимых на экран полей и записей одной или нескольких таблиц и порядок их отображения. В бланке запроса (рис. IV.5) содержится 6 строк.
Рис. Бланк запроса MS Access позволяет выполнять следующие типы запросов: 1. QBE-запросы (QBE — Query By Example — Запросы по образцу): • запрос на выборку; • перекрестный запрос; • запрос на создание таблицы; • запрос на обновление; • запрос на добавление записей; • запрос на удаление записей. Каждый из этих типов указывается в меню Запрос после вывода на экран окна Запрос в режиме Конструктора. В некоторых случаях MS Access выводит на экран диалоговое окно непосредственно перед началом запроса, в других же — изменяет список полей бланка запроса так, чтобы можно было задать необходимые действия. После сохранения запроса MS Access использует специальные обозначения в окне базы данных, показывающие тип запроса. 2. Запросы на языке SQL (Structured Query Language — Структурированный язык запросов). SQL — стандартизованная форма составления запросов для обработки реляционных баз данных. При выполнении QBE-запросов они транслируются в соответствующие SQL-запросы. Запрос на выборку Запрос на выборку является самым распространенным типом запроса. Данный запрос определяет, какие записи или поля из одной или нескольких таблиц будут отображены при его выполнении. Для выбора записей, удовлетворяющих определенным критериям: 1. В строке «Поле» щелкните в правой части клетки на стрелке, указывающей вниз, и выберите имя поля, по которому будет осуществляться запрос. Если запрос осуществляется по полям из разных таблиц, то сначала щелкните в строке «Таблица» и укажите нужную таблицу, что позволит ограничить список полей в строке «Поле». Если запрос будет осуществляться по нескольким полям, отобразите их имена в свободных клетках строки «Поле». 2. Проследите, чтобы в строке «Вывод на экран» флажок отображался бы галочкой. 3. В строке «Условие отбора» введите критерии выбора. (Для задания диапазона значений в окне Конструктора запросов могут быть использованы операторы: > (больше), >= (не менее), < (меньше), <= (не более) и Between (Выражение!), and (Выражение2) как с текстовыми и числовыми полями, так и с полями дат). Для ввода условия выборки можно использовать окно Построитель выражений (кнопка Построить панели инструментов или соответствующая кнопка контекстного меню). Если это нужно, сохраните запрос для последующего использования. Для выполнения запроса нажмите кнопку с восклицательным знаком: Запуск панели инструментов или воспользуйтесь командой Запрос >• Запуск. |