курсовая. курсовая работа. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации
 Скачать 38.45 Kb.
|
|
КРАЕВОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ХАБАРОВСКИЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ". КУРСОВАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ: МДК 01.01 «Документальное обеспечение управление и архивоведение» НА ТЕМУ: «Систематизация и обеспечение сохранности документной информации» Выполнила: студентка 2 курса, группы ДОУ-Д91 Мариненко А.В. Проверила: Соколова Ю.Б Хабаровск 2021г. Содержание
ВВЕДЕНИЕ Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, и в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ. Обеспечение сохранности документов – основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния. Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов обеспечивает сохранность архивных документов в архиве. Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются: - строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; - созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно – влажностного, светового и санитарно- гигиенического режимов в здании и помещениях архива; - применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов. 1.Теоретические основы систематизации документов и обеспечения сохранности документной информации Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел. Номенклатура дел служит основным учетным документом в делопроизводстве, в ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Она используется в качестве основы при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел необходима для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей. Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной или индивидуальной. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации документов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с однотипным характером деятельности и составом документации. Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно – территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций и т. д. Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел является нормативным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана. Примерные номенклатуры дел, в отличие от типовых, носят рекомендательный характер. Примерные номенклатуры дел устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются. Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Государственной архивной службы на договорных началах. Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления. При стабильности функций переработку и пере утверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как правило, один раз в десять лет. Федеральные и республиканские организации могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций своей системы, областные соответственно - для организаций районного и ниже звена. Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждая организация должна составлять собственную номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ; архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами. Номенклатура дел разрабатывается для всех структурных подразделений организации. В структурных подразделениях к разработке номенклатуры дел обычно привлекают ведущих специалистов. Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других организаций. При этом изучаются положения (устав) организации и ее структурных подразделений; плановые и отчетные документы; должностные инструкции сотрудников; различные классификаторы документов, используемые в работе; Типовой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения; номенклатуры дел за прошедшие годы; описи дел постоянного и долговременного хранения; документы, характеризующие основную деятельность организации. В нее также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.). Документы с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации или на них составляется самостоятельная номенклатура дел. Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуру включаются также незаконченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам. В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно - новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел. В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации. Номенклатура дел организации на следующий делопроизводственный год составляется в третьем – четвертом кварталах текущего года. Составленные в структурных подразделениях проекты номенклатуры дел визируются их руководителями. При наличии в организации ЭК в структурных подразделениях они согласовывают номенклатуры дел своих структурных подразделений. Номенклатура дел организации согласовывается ЭК (ЦЭК) и направляется руководителем службы ДОУ на согласование с ЭПК соответствующего архивного органа. Только после согласования с ЭПК номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы документационного обеспечения. Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пере составлению и пере утверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие. В том случае, если организации имеют сезонный характер деятельности - экспедиции, театры, учебные заведения и др.; делопроизводственный год в которых начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности, номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона. Корректировку номенклатуры дел рекомендуется проводить следующим образом: в конце текущего года руководители службы ДОУ и ведомственного архива проводят совещание с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. На нем анализируют разделы номенклатуры дел текущего года, определяют правильность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указанных сроков хранения дел, полноту отражения в номенклатуре всего комплекса документов. В процессе обсуждения и анализа номенклатуры дел определяется необходимость ее корректировки. Номенклатура дел организации печатается в необходимом количестве экземпляров. При этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр используется в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый экземпляр остается после согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, также как и все контрольные и справочные картотеки. Порядок составления и утверждения номенклатур дел организаций, которые не передают документы на постоянное хранение в государственные архивы, не очень отличается от описанного выше. Для них согласование с ЭПК архивного учреждения заменяется согласованием с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации. Название раздела
Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно – распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность). Например: служба документационного обеспечения, плановый отдел, производственное – технический отдел, отдел техники безопасности, бухгалтерия, отдел кадров... При наличии в организации классификатора структурных подразделений, он используется в качестве классификационной схемы номенклатуры дел, т.е. служит ее разделами. При указании названия раздела обязательно проставляется и его индекс, например: канцелярия - 01, учебный отдел - 02 и т. д. В графе 1 номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1, 01-2, ..., 01-12, ..., 02-1, 02-2,..., 02-35 и т. д. Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел: организационно-распорядительная документация; плановая документация; отчетная документация; документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности; документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности; документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами. Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организации – фондобразователя. Так, например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, колле0гиального органа и т. д. Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации. Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящемуся к одному делу, допускается формирование томов, частей. В графе четвертой номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями. Пятая графа номенклатуры дел "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т.п. Использование графы "Примечание" повышает качество и эффективность номенклатуры дел. При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк организации или титульный лист Понятие и сущность систематизации документов и обеспечения сохранности документной информации Систематизация архивных документов - обязательная процедура, применимая как бумажным, так и электронным носителям информации. Она включает в себя процесс классификации и группировки деловых бумаг, разработку и составление номенклатуры дел, а также их индексирование. Единица хранения документов - является типовой единицей учета и классификации деловых бумаг в структуре архивного фонда. Данные единицы хранения описываются, систематизируются, вносятся в соответствующие описи и оформляются в том порядке, который наилучшим образом обеспечивает их учет, поиск и порядок использования. Систематизация единиц хранения в пределах одного фонда проводится согласно принятой схеме систематизации. Данная схема является базой при проведении внутренней организации деловых бумаг архивного фона и должна быть оформлена в виде описи. Законодательные основы систематизации документов и обеспечения сохранности документной информации Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойствам и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.); комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения). Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
2.Требования к составлению номенклатуры дел и технологии сохранности документов Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для формирования документального фонда организации. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел. Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. При принятии решения о передаче в архив организации документов со сроками хранения до 10 лет включительно номенклатура дел может быть использована в качестве документа, в соответствии с которым осуществляется передача данной категории дел в архив организации и учет дел в архиве. Требования к составлению номенклатуры дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству организации. Номенклатура дел организации может быть сводной и составляться из номенклатур дел структурных подразделений, коллегиальных, совещательных и иных органов (комиссий, комитетов, советов и др.) службой делопроизводства. Номенклатура дел структурного подразделения составляется по установленной Правилами форме лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, согласовывается с ЭК структурного подразделения (при наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения, после чего представляется в службу делопроизводства организации для формирования сводной номенклатуры дел. Если структурные подразделения в организации отсутствуют, номенклатура дел составляется лицом, ответственным за делопроизводство в организации. В конце каждого раздела номенклатуры дел предусматривается несколько резервных (свободных) индексов дел (два-три) для включения в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел заголовков дел, не предусмотренных при разработке и утверждении номенклатуры дел. Включение в разделы номенклатуры дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения. Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке. Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел) составляется по установленной Правилами форме, подписывается руководителем службы делопроизводства организации, визируется руководителем архива организации (лицом ответственным за архив), согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации. Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет <4> после согласования номенклатуры дел с ЦЭК (ЭК) организации представляют ее на согласование экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) или государственных (муниципальных) архивов, согласно предоставленным им полномочиям. На ЭПК архивного учреждения или в государственный (муниципальный) архив проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (дополнительно один экземпляр номенклатуры дел может представляться в электронном виде). Один экземпляр проекта номенклатуры дел, согласованный ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом, возвращается в организацию. -------------------------------- <4> В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению. В случае если ранее номенклатура дел не представлялась на согласование ЭПК архивного учреждения, к ней должна быть составлена историческая справка организации. Согласованная с ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом, согласно предоставленным ему полномочиям, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, при необходимости корректируется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в течение года в организации создается новое структурное подразделение, ответственный за делопроизводство этого подразделения должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения и передать ее в службу делопроизводства для последующего представления на утверждение и включения в состав сводной номенклатуры дел. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства. После утверждения номенклатуры дел изготавливается необходимое количество копий для использования в работе; служба делопроизводства организации направляет в структурные подразделения выписки соответствующих разделов номенклатуры дел. В электронном виде номенклатура дел организации может быть представлена на корпоративном внутреннем портале. Служба делопроизводства организации в течение года использует рабочий экземпляр номенклатуры дел (копия согласованного ЭПК и утвержденного руководителем организации экземпляра номенклатуры дел). Разработка номенклатуры дел в организации проводится в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или иного уполномоченного им лица и состоит из нескольких этапов: - разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации; - выявление состава документов для составления номенклатуры дел; - составление заголовков (наименований) дел; - систематизация заголовков дел внутри раздела номенклатуры дел; - индексация дел; - определение сроков хранения дел. 2.1. Требования к составлению номенклатуры дел Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему: ● систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации; ● включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; 2.2 Новые технологии, обеспечивающие сохранность электронной документной информации При переходе на электронный документооборот возникает ряд проблем, которые следует учесть при разработке норм, регулирующих порядок электронного формирования, передачи и хранения информации. Стоит отметить, что при оформлении и хранении документов и на бумажных носителях, и электронных кредитные организации должны обеспечить: - возможность распечатки электронного документа, соответствующее оформление и подтверждение копии; - электронные платежные документы должны содержать все реквизиты расчетных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами для документов на бумажных носителях. Требование полноты информации является безусловно обязательным, однако, если меняется технология электронной передачи информации, видимо, изменение формы документа при извлечении его из архивного хранения можно допустить; - взаимосвязь электронных документов и документов на бумажных носителях, при необходимости поиска иметь сведения о размещении документа на электронном носителе информации и соответствующего документа на бумажном носителе, послужившего основанием информации для электронного; - защиту от несанкционированных исправлений. Текстовый файл электронного документа в силу своей природы легко редактируется, причем определить, кто именно и когда внес правку на электронный носитель, достаточно сложно, и в настоящее время практически не контролируется. Это определяет необходимость предусмотреть в нормативных актах форматы хранения файлов. Кроме того, для подтверждения юридической силы документов в электронной форме следует подтвердить, что документ не был видоизменен с момента его подписания, и идентифицировать лицо, подписавшее документ; - соблюдение коммерческой тайны по информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности и другой соответствующей информации на электронных и бумажных носителях; - обеспечение сроков хранения по действующим нормам для различных видов документов. Для выполнения требования по срокам сохранности документов необходимо учесть специфику электронных документов и учитывать, что при смене технологий и появлении новых электронных средств необходимо иметь работающие носители информации и специалистов по их эксплуатации, иначе будет невозможно получить доступ к хранящейся на нем информации. Основные посылы для совмещения документов на бумажных носителях и документов на электронных носителях должны учитывать, что: 1) по общему правилу предоставление документа должно осуществляться в таком виде, который позволяет уяснить его содержание, в том числе визуально, в формировании компьютером на основании электронного документа изображения, выводимого на экран монитора или бумажный носитель (при распечатке); 2) документы, оформляющие операцию, используются для подтверждения ее законности, поэтому электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный; 3) при переводе информации с бумажного документа на электронный должны сохраняться синхронность информации и ее легитимность. Необходимо разработать нормативные правовые документы по организации хранения информации в электронном виде, учитывающей все особенности электронных документов и технологий их хранения и обработки, а при необходимости совмещать их с технологиями хранения документов на бумажных носителях. Кроме того, не решена проблема совместимости носителей и обеспечения сохранности данных при переносе на новые носители, остро встает задача обеспечения юридической силы и достоверности документов в электронной форме, так как полностью отсутствует какой-либо материальный объект, к которому можно привязать документ. Очевидно, что необходим закон, устанавливающий статус электронного документа, порядок организации работы с электронными документами и требования к хранению информации в электронном виде, технические параметры сохранности сведений и защиты их от изменений, а также порядок распечатки, заверения и выдачи бумажных копий с электронных документов. Кроме того, провести работу: - по разработке нормативных актов и требований к долгосрочному хранению электронных документов. Необходимо на законодательном уровне определить основные правила хранения электронных документов и ответственность за их исполнение; - определить ответственность за целостность и достоверность электронных архивов. Таким образом, можно отметить, что действующее законодательство характеризуется отсутствием взаимоувязки отдельных понятий и гармонизации в части применения электронных документов и электронного документооборота и хранения электронных документов. Это определяет необходимость принятия федерального закона по применению электронных документов и установлению общих правил организации их оборота на всей территории информационно-правового пространства Российской Федерации. Заключение История развития архивов в нашей стране насыщена частыми случаями гибели документов. Причинами этого явились как климатические условия нашей страны, так и безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 года в стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную ответственность за порчу и потерю документов. Законы такого же смысла издаются, по сей день, например Положение о Федеральном архивном агентстве от 17 июня 2004 года и другие нормативно-правовые акты. Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; консервация документов. Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только само здание, но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения. Существуют следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы. Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты. Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основным источником пыли. Охранный режим распространяется на всё помещение архива. В архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. К техническим охранным мерам относятся: средства наружного наблюдения, средства внутреннего наблюдения используемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюдения в рабочее время. Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах. Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов. Список использованных источников 1. Бородин М.В. О терминах и принципах в сфере электронного документооборота / М.В. Бородин // Актуальные проблемы российского права. 2016. N 2. С. 102 - 109. 2. Дмитриев В.В. Правовые аспекты развития межведомственного электронного документооборота / В.В. Дмитриев // Арбитражный и гражданский процесс. 2012. N 9. С. 23 - 25. 3. Кирилловых А.А. Законодательство об электронных документах и их архивах: проблемы становления и перспективы развития / А.А. Кирилловых // Законодательство и экономика. 2015. N 11. С. 23 - 36. 4. Кузнецов С.Л. Организация архива электронных документов. Практические аспекты и перспективы / С.Л. Кузнецов // Жилищное право. 2016. N 3. С. 97 - 111. 5. Курныкина О.В. Организация системы внутреннего контроля в условиях развития электронных банковских технологий и ДБО / О.В. Курныкина, Н.Е. Курныкин // Банковское дело. 2013. N 5. С. 78 - 81. 6. Курныкина О.В. Проблемы организации и контроля электронного документооборота / О.В. Курныкина // Банковское дело. 2010. N 12. С. 71 - 78. 7. Махноносов Э.В. Анализ правоприменительной практики, касающейся споров, связанных с использованием электронных документов / Э.В. Махноносов, Е.К. Волчинская // Нотариальный вестникъ. 2014. N 3. С. 44 - 51. 8. Наджарян Р.В. Проблемы обеспечения юридической силы документа в условиях применения информационных технологий / Р.В. Наджарян // Правовые вопросы связи. 2010. N 1. С. 22 - 28. 9. Савельев А.И. Электронная коммерция в России и за рубежом: правовое регулирование. 2-е изд. / А.И. Савельев. М.: Статут, 2016. 640 с. 10. Семилетов С.И. Законодательная база электронного документооборота в Российской Федерации / С.И. Семилетов, В.Ю. Соловьев // Информационное право. 2011. N 3. С. 7 - 13. 11. Соколова М.А. Дефекты юридических документов: Монография / М.А. Соколова. М.: Юриспруденция, 2016. 160 с. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||