1 практикум 2022. Системы управления эффективностью бизнеса
 Скачать 3.42 Mb.
|
 Образовательная автономная некоммерческая организация высшего образования«МОСКОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ»
ЛАБОРАТОРНАЯ ПРАКТИКА №1
МОСКВА 2022 г. Системы управления эффективностью бизнеса Введение Сегодня термин "ВРМ-система" звучит еще достаточно непривычно для представителей бизнес-сообщества Украины. Между тем многие их российские коллеги уже успели оценить преимущества нового класса программного обеспечения. Business Performance Management (BPM, управление эффективностью бизнеса) - системы, которые обеспечивают комплексную автоматизацию корпоративного управления. По оценкам авторитетной исследовательской компания Gartner, по итогам 2004 года рост объемов продаж BPM-систем в мире составил 11%. По оценкам компании Intersoft Lab тот же показатель в России составил 28%, а в банковском сегменте - 34%. Нет сомнений, что передовая технология будет востребована и бизнесом Украины. Но, как это часто бывает с инновациями, интерес к ВРМ-системам настоятельно потребует подробной информации о них, их возможностях и функциональности. К сожалению, как показывает опыт, не вся предложенная информация будет корректной. Больше того, с определенной долей вероятности можно предположить, что не исключены и попытки откровенной спекуляции на модной теме. А это чревато уже серьезными ошибками в принятии решений при выборе системы автоматизации. Поэтому хотелось бы помочь читателям сформировать адекватное восприятие ВРМ-систем, и развеять некоторые заблуждения, которые активно эксплуатируются в последнее время. Понятие ВРМ BPM (business process management, управление бизнес-процессами) – концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия. Управление подразумевает возможность адаптации и изменения процессов с помощью специализированного программного обеспечения (BPM-систем), с использованием BPMN-нотации. Аббревиатура BPMS (англ. Business Process Management System) – программное обеспечение для реализации BPM-концепции. По сути, любая система для создания и управления бизнес-процессами считается BPMS. Если говорить о составляющих ПО Business Performance Management, то классическая ВРМ-система "покоится" на трех "китах": Хранилище данных, набор инструментов для поддержки технологий корпоративного управления и OLAP-инструменты. В Хранилище собирается и консолидируется оперативная финансовая информация из различных автоматизированных систем кредитной организации, установленных в головном офисе, а также в филиалах и дочерних предприятиях. Встроенные инструменты позволяют автоматизировать финансовое планирование, управленческий учет, трансфертное ценообразование, прогнозирование и другие технологии корпоративного управления. Задача OLAP-средств - оперативно, в удобном для анализа виде предоставлять собранную в Хранилище информацию. Как видим, в том, что касается составных частей системы, ничего нового создатели ВРМ не предлагают: вышеназванные управленческие технологии и автоматизирующие их программные решения давно и успешно используются для решения локальных задач. Преимущество ВРМ-систем, как самостоятельного (отдельного) класса программных продуктов в том, что они обеспечивают поддержку полного цикла корпоративного управления. Полный цикл включает в себя четыре этапа: разработка стратегических планов и показателей; оперативное планирование; мониторинг и контроль исполнения планов; анализ и регулирование отклонений фактических показателей от плановых. На первом этапе определяются основные стратегические цели банковского бизнеса и их метрики - KPI (ключевые показатели эффективности). Количественные значения KPI устанавливают плановые результаты, которые должны быть достигнуты. При стратегическом планировании используется BSC (BalancedSkorecard) - одна из методологий ВРМ. На втором этапе на основе намеченных в стратегических планах ключевых показателей разрабатываются тактические планы и распределяются ресурсы для их выполнения. Основным инструментом оперативного планирования является бюджет. На третьем этапе происходит сравнение плановых и фактических показателей. Результаты исполнения бюджетных планов вычисляются на основе собранных в Хранилище данных первичного учета. Для сравнения плановых и фактических показателей бюджетов и KPI используются инструменты "план-фактного" анализа, реализованные на технологии OLAP. И, наконец, на заключительном этапе стратегические планы корректируются в соответствие с реальными условиями работы банка. Для решения этой задачи востребованы управленческие OLAP-отчеты и специализированные инструменты прогнозирования и моделирования различных сценариев развития ситуации. Таким образом, цикл корпоративного управления - между выбранной банком стратегией и ее практической реализацией - замыкается. Как видим, с помощью ВРМ-системы создается целостная инфраструктура для поддержки стратегического и тактического управления банком на основе единой модели данных. В этом принципиальное отличие комплексного подхода к автоматизации корпоративного управления от изолированного решения отдельных управленческих задач. Во всем мире практикуется пошаговое внедрение ПО класса ВРМ. К примеру, в российских банках построение цикла управления реализацией корпоративной стратегии начинают с автоматизации управленческого учета и подготовки управленческой отчетности. Поэтапное наращивание функциональности системы имеет ряд преимуществ: в частности, позволяет в короткие сроки получить и оценить первые результаты от внедрения новых управленческих технологий. А кроме этого, менеджмент банка может контролировать и своевременно корректировать реализацию проекта.  Мегаплан Система для совместной работы в малой или средней компании любого профиля. Помогает повышать продажи, управлять сотрудниками и работать удаленно. В комплекте: CRM, выставление счетов, контроль сделок, таск-менеджер, файловый сервер, внутренняя почта, форум, модуль для работы с персоналом.  S2 Облачная CRM-система для управления компанией. Сохраняет историю общения с клиентами и записи звонков, помогает автоматизировать продажи, управлять сделками и финансами. Программа сама формирует онлайн-отчеты, ставит задачи на каждом этапе воронки, создает документы по шаблону и автоматически отправляет sms и email.  СБИС. Набор сервисов для бизнеса. Электронный документооборот. Отчетность через интернет. Бухгалтерия и учет. Онлайн касса. CRM. Helpdesk. Корпоративная социальная сеть. Управление персоналом. Управление бизнес-процессами. Управление задачами и проектами. Хранилище документов. Облачная телефония. Видеосвязь Преимущества ВРМ На сегодняшний день уже достаточно много сказано о преимуществах, которые получает компания, использующая ВРМ. Этот список включает такие элементы, как налаживание связи между текущей деятельностью компании и ее стратегическими установками; получение наиболее достоверных показателей; предоставление информации в режиме реального времени; совершенствование и ускорение процесса принятия решений; улучшение финансового состояния. Все это звучит очень хорошо; все эти элементы являются стратегическими целями, связанными с управлением эффективностью. Если все названные преимущества действительно реально существуют, то как они воплощаются в повседневной деятельности конкретной компании, которые можно увидеть и оценить количественно? Крэйг Шифф на конкретных примерах демонстрирует реальную отдачу от систем управления эффективностью бизнеса. Установление связи между текущей деятельностью компании и ее стратегическими установками Этот результат - наиболее значимый из всех достижений, обеспечиваемых ВРМ. Основная идея состоит в том, что с помощью аккуратного и последовательного анализа деятельности всей организации сотрудники будут лучше понимать корпоративные цели и направят свои усилия на их достижение. А улучшение финансового состояния станет закономерным итогом этого процесса. Но для того, чтобы между деятельностью и стратегией была установлена реальная связь, нужно объединение нескольких ключевых элементов. Система управления эффективностью бизнеса способна помочь в их создании. Вот эти необходимые компоненты: быстрые циклы бюджетирования и планирования, включающие всего несколько итераций; объединение данных из различных систем и прогнозов на всех уровнях компании для создания общей картины эффективности работы организации, как в настоящем времени, так и в будущем; обеспечение доступности этой картины, а также целей компании, для всех сотрудников; определение и отслеживание реальных источников прибыльности и снижения себестоимости. Функциональность BPM-систем В соответствии с документом, разработанным Группой по стандартизации BPM, в качестве основных процессов, охватываемых BPM-системами, можно выделить следующие: − формализация стратегии (strategize); − планирование (plan); − мониторинг и анализ (monitor and analyze); − корректирующие воздействия (take corrective actions). Что касается формализации стратегии, то BPM-системы позволяют менеджерам разрабатывать стратегии и доводить их до подразделений компании, выявлять возможности создания стоимости и формировать системы метрик, обеспечивающих оценку эффективности бизнеса и ее динамики.  FreshOffice. Облачная экосистема для бизнеса. Включает в себя модули: CRM, Маркетинг, Документооборот, Заказы, Телефония, Аналитика, Складской и Финансовый учет, Маркетинг, Email-рассылки, Чат и другие. Компания пользователя работает всей командой в одном окне одного приложения, постоянно измеряя эффективность и анализируя работу каждого отдела.  ПланФикс. Гибко настраиваемый облачный сервис по организации и управлению совместной работы людей, который как трансформер, подстраивается под бизнес-процессы компании и помогает ими управлять. Может заменить сразу несколько программ для ежедневной работы. Применим в различных сферах деятельности: можно управлять сложным процессом продаж, контролировать загрузку производственных линий, вести большие и долгосрочные проекты. Легко масштабируется.  А2Б. Система управления бизнесом для компаний любой сферы деятельности и размера. Позволяет создать комплексное решение текущих задач из готовых модулей: CRM система, управление проектами, контроль задач и поручений, электронный документооборот, планирование, корпоративный портал Соответствующие компоненты включают: − приложения для построения метрик (включая средства построения метрик и библиотек метрик, а также средства визуализации метрик в виде панелей индикаторов); − приложения, обеспечивающие коллегиальность стратегического управления, организацию управленческих коммуникаций и распространение соответствующей информации в корпоративной среде управления (включая портальные технологии и средства организации совместной работы); − приложения для формирования и поддержки системы стратегических целей; − приложения для автоматизации формирования корпоративной стратегии и обеспечения ее связи с соответствующими ключевыми показателями эффективности. В части планирования BPM-системы помогают менеджерам всех подразделений компании устанавливать свои локальные цели, разрабатывать и моделировать сценарии планирования, создавать программы и бюджеты, поддерживающие бизнес-стратегию, а также формировать целевые значения определенных показателей для различных временных периодов. Соответствующие компоненты содержат: − приложения для формирования, сбора, обобщения плановых данных и их представления в виде отчетов, а также средства управления процессами планирования. При этом планы могут включать бюджеты, планы использования мощностей, планы по персоналу, планы производства и поставок; − приложения, позволяющие вносить в планы изменения по мере получения фактических данных; − приложения, поддерживающие предпосылки, бизнес-правила и логику обработки входной информации. Относительно мониторинга и анализа BPM-системы позволяют оценивать индивидуальную и групповую эффективность с применением соответствующих ключевых показателей на всех организационных уровнях, а также предоставляют пользователям дополнительную информацию, помогающую им предпринимать те или иные действия. Соответствующие компоненты включают: − приложения, позволяющие консолидировать данные, полученные из различных транзакционных систем, обеспечивать мультивалютность финансовой информации, элиминировать внутригрупповые операции, выполнять журнальные проводки и формировать финансовую отчетность; − приложения для многомерного анализа обобщенных трансакционных данных с возможностью план-факт анализа; − технологии создания централизованных витрин данных, содержащих плановую или фактическую информацию; − приложения для создания панелей индикаторов, позволяющих организовать мониторинг метрик и сопутствующих комментариев (включая счетные карты, отражающие приемлемость значений ключевых показателей); − технологии проектирования, создания, редактирования и распространения отчетов, касающихся эффективности деятельности предприятия; − приложения для формирования запросов и отчетности на разных уровнях управленческой информации – от счетных карт до детальных трансакционных данных (drill down). В части корректирующих воздействий BPM-системы помогают менеджерам своевременно реагировать на возникающие ситуации и отклонения. Соответствующие компоненты содержат: − приложения для создания и управления уведомлениями (включая описание причин формирования уведомлений, типов уведомлений, адресатов рассылки и способов представления информации); − приложения для управления панелями индикаторов, обеспечивающие визуализированные сигналы при получении уведомления; − автоматизированные средства поддержки корректирующих воздействий, такие как запуск определенных процессов, рассылка сообщений или инициирование каких-либо действий; − технологии, позволяющие формулировать новые цели и/или изменять существующие целевые значения показателей. Приведенная классификация построена в соответствии с циклом стратегического управления: первые две группы процессов связаны с формированием и реализацией стратегий (целеполагание и трансформация стратегий в планы), вторые две группы – с обеспечением обратной связи (контроль, корректировка целей и планов). В этом отношении классификация достаточно детально отражает структуру функциональных областей BPM. Однако, с другой стороны, она вряд ли подходит для классификации информационных систем, обеспечивающих перечисленные функции. Дело в том, что конкретные программные продукты, как правило, реализуют не одну, а сразу несколько ключевых функций, относящихся к разным функциональным областям и используемых на различных стадиях цикла стратегического управления. Например, информационные системы, поддерживающие разработанную Р. Капланом и Д. Нортоном методологию Balanced Scorecard (BSC-системы), позволяют структурировать цели развития (с учетом как финансовых, так и нефинансовых показателей), доводить целевые показатели до нижестоящих звеньев, а также формировать общекорпоративную систему мотивации, стимулирующую достижение этих целей и обеспечивающую координацию усилий отдельных подразделений и бизнес-единиц. Таким образом, BSC-системы включают все компоненты раздела «формализация стратегии». В то же время совокупность индикаторов дает менеджерам возможность оценить, насколько успешно компания продвигается в заданном направлении, и насколько его текущая деятельность соответствует утвержденной стратегии. Эти функции соответствуют разделу «мониторинг и анализ». Наконец, BSC-системы позволяют создавать уведомления и поддерживают процессы корректировки целей, что соответствует разделу «корректирующие воздействия». Аналогичные рассуждения применимы и к системам корпоративного планирования и бюджетирования. Прежде всего эти приложения содержат всю необходимую для планирования функциональность, включая ведение аналитических направлений и классификаторов, описание финансовой структуры и принципов взаимодействия, учет трендов, анализ отклонений и т.п. Такие системы учитывают потребности крупных компаний, позволяя составлять бюджеты для каждой бизнес-единицы и для каждого структурного подразделения, при этом консолидация информации может осуществляться на любом из уровней организационной структуры. Перечисленные функции представляют раздел «планирование». Кроме того, системы планирования и бюджетирования обеспечивают проведение план-фактного анализа на основе информации из трансакционных систем (раздел «мониторинг и анализ»), а также корректировку планов и бюджетов (раздел «корректирующие воздействия»). Наконец, современные системы этого класса содержат развитые организационные функции, позволяющие вовлечь в бюджетный процесс десятки и даже сотни специалистов, обеспечивая тем самым коллегиальность стратегического управления (функциональность раздела «формализация стратегии»). Многие из аналитических функций заложены в системах бизнес-интеллекта (BIприложениях). Они способны собирать необходимую информацию из различных и, скорее всего, разнородных источников (трансакционных систем, хранилищ данных и др.), структурировать ее в соответствии с предметными категориями и таким образом обеспечивать единый взгляд на управленческую информацию, столь необходимый менеджерам. Приложения, построенные на основе OLAP-систем, позволяют организовать многомерный анализ данных и часто используются в качестве платформы для других приложений, например систем планирования и бюджетирования. BI-приложения также позволяют формировать запросы и отчеты, строить системы метрик, создавать панели индикаторов, управлять уведомлениями. Можно сделать вывод, что функциональность BIприложений относится сразу к трем разделам классификации – «формализация стратегии», «мониторинг и анализ» и «корректирующие воздействия». В то же время существуют приложения, возможности которых относятся всего к одному из функциональных компонентов, приведенных в классификации. Примером могут служить системы консолидации финансовой отчетности, функциональность которых относится к одному из компонентов раздела «мониторинг и анализ». Такие системы позволяют организовать сбор финансовой отчетности филиалов, отделений, дочерних и зависимых компаний, выполнить корректирующие проводки, обеспечить консолидацию финансовой информации в соответствии с требованиями национальных или международных стандартов и сформировать полный комплект финансовой отчетности.  SaaS сервис на основе open-source системы OpenERP. Доступны сотни модулей, в т.ч. CRM, управление складом, управление закупками, Управление проектами, Интернет Магазин, POS и т.д.  Система управления персоналом бэк-офиса от 30 человек. Объединяет в себе 5 инструментов: единое окно коммуникаций, сервис-деск, документооборот, таск-трекер, проекты. Для поддержки решения не требуется нанимать отдельных специалистов, программистов. Есть возможность интеграции с существующими решениями. Есть мобильное приложение со всем функционалом web-версии.  ClickClient. Облачный сервис комплексной автоматизации бизнеса. Управление проектами и задачами. CRM система. Файловое хранилище. ERP Система планирование ресурсов предприятия. WMS Система управления складом товаровуслуг предложений. Корпоративная социальная сеть. Заключение Возможности систем ВРМ многообразны. Они могут способствовать сокращению сроков закрытия бухгалтерских книг. Они оптимизируют процесс принятия решений за счет предоставления более точной и своевременной информации большему количеству сотрудников. Системы ВРМ также способны содействовать выполнению требований законодательства, т.к. поддерживают контрольные журналы, уведомляют о существенных изменениях и обеспечивают единый набор согласованных данных. Они могут значительно снизить количество трудоемких процессов, таких как использование средств бюджетирования на основе Excel, или просто способствовать обновлению устаревших систем. Наконец, инструменты ВРМ способны увеличить эффективность работы компании за счет того, что заставляют каждого сконцентрироваться на тех ключевых показателях эффективности, которые высшее руководство считает приоритетными. Хотя многие компании, собирающиеся внедрять ВРМ, могут заявить, что им необходимы все эти возможности, Крэйг Шифф советует выбрать какую-то основную цель и сфокусироваться на ее достижении. Это существенно поможет в выборе продуктов ВРМ, расстановке приоритетов в задачах и требованиях и даже в определении ресурсов, необходимых для проекта. И только затем можно переходить к разработке плана. Это важный момент, которым часто пренебрегают. Например, довольно часто проект ВРМ начинается с попыток внести улучшения в процесс бюджетирования, что, безусловно, имеет смысл, т.к. обычно данный процесс далек от оптимального и достаточно трудоемок как для финансового отдела, так и для других его участников из числа сотрудников компании. Системы управления эффективностью бизнеса обеспечивают существенные преимущества на двух уровнях. Первый уровень - стратегический, он включает такие преимущества, как связь между повседневной деятельностью компании и ее стратегическими установками. Второй уровень - количественный: это те преимущества, которые можно посчитать или измерить, например, экономия миллионов долларов или сокращение сроков закрытия бухгалтерских книг с трех недель до трех дней. И еще одно преимущество, может быть, самое важное - изменение атмосферы в коллективе, ориентация сотрудников на повышение эффективности их труда, информированность о том, как их действия влияют на положение компании на рынке, а также более быстрая и активная реакция на изменения в конкурентной среде. Таким образом, в настоящее время сложилось понимание сущности концепции Business Performance Management как комплексной междисциплинарной предметной области, сфокусированной на решении задач информационного обеспечения корпоративного управления и стратегического менеджмента. Достигнуто также определенное согласие относительно функциональности и архитектуры интегрированных информационных систем, обеспечивающих практическую реализацию концепции BPM. Наконец, еще одним важным выводом, доказавшим свою состоятельность на практике, является применение концепции BPM в некоммерческой сфере, включая как отдельные некоммерческие организации, так и органы государственного и муниципального управления. | ||||||||||||||||||||||||||||||||