Принцип работы с ассистентом слияния. Слияние документов
 Скачать 136.15 Kb.
|
сЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВСлияние документов - это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть. Примером слияния документов может быть персонализация писем. Текст делового письма постоянный, например, сообщение участникам математической олимпиады. Это основной документ. Такое письмо нужно выслать участникам олимпиады. Переменным является Фамилия И.О. участника. Фамилии участников (список) представляют собой источник данных. Процесс создания таких документов состоит из трех этапов: создание основного документа (документа, содержащего неизменяемую часть (текст и другие элементы, которые остаются одними и теми же во всех рассылаемых документах)); создание списка данных (документа, содержащего изменяемую часть (информацию, которая изменяется в каждом рассылаемом документе, например, адрес, название организации, имя и фамилия получателя и т.д.)); слияние основного документа и источника данных (объединение двух документов в один (для каждого адресата создается свой экземпляр документа)). В качестве основного документа может быть использован уже существующий документ, новый документ или шаблон. В документ не обязательно сразу вставлять весь текст и графику, главное определить тип основного документа и сделать выбор источника (в том случае, если будет использоваться шаблон или готовый документ), а в процессе работы с ассистентом слияния можно в любой момент ввести основную часть документа. В основной документ обязательно вставляются поля слияния. Они обозначают места, в которых нужно печатать информацию из источника данных (списка данных). Во время слияния документов поля слияния замещаются информацией из источника данных. М  ожно открыть существующий источник данных или создать новый и заполнить его информацией об адресате. Список данных представляет собой таблицу, каждая строка которой соответствует одному получателю, а столбец — определенному виду сведений (фамилия, адрес, возраст и т. д.). Таблица может содержаться в файле базы данных или в специальном документе MS Word. При создании нового списка (см. далее) в окне Новый список адресов создаются и удаляются записи, сортируются данные, делается конкретная выборка из предложенной информации, и настраиваются поля данных. Источник данных обязательно сохраняется, иначе невозможно будет воспользоваться введенной информацией. При перемещении источника данных в другой каталог, открывая документ, выполненный с помощью инструмента Слияние, нужно будет указать новое местоположение источника данных. Н  а этапе проверки документа (см. далее) необходимо обратить внимание на пробелы и знаки пунктуации, которые должны стоять между двумя полями слияния, перед и после поля слияния. Чтобы выполнить Слияние документов необходимо предварительно открыть документ, который будет использоваться в качестве основного (либо создать новый документ (Файл – Создать)). Затем перейти на закладку Рассылки. Рекомендуется познакомиться с командами меню. Первый раз слияние рекомендуется осуществлять, используя Пошаговый мастер слияния… (Кнопка Начать слияние – Пошаговый мастер слияния…). Справа от рабочего поля документа откроется диалоговое окно мастера Слияния. Оно состоит из двух частей: в верхней части предлагаются инструменты, которые можно применить на конкретном этапе работы ассистента слияния (предлагается выбор объекта, описание объекта и выбор допустимых манипуляций с ним), в нижней части – ссылки для перемещения по шагам мастера слияния (6 этапов). При необходимости можно перейти на любой этап работы, как вперед, так и назад и изменить настройки. Этапы мастера слияния. Первый этап – Выбор типа документа (Письма, Конверты, Наклейки, Каталог). Второй этап – Открытие документа (выбор документа из предложенных для создания основного текста1: Текущий документ, Шаблон, Существующий документ). Третий этап – Выбор получателей (создание нового списка данных либо открытие уже существующего: Использование списка, Контакты Outlook, Создание списка). Четвертый этап – Создание (создание основного документа, если ранее он не был создан, и вставка полей слияния в документ). Пятый этап – Просмотр документа (на экране отображается один из созданных документов, чтобы посмотреть результат слияния и, если необходимо, внести изменения). Шестой этап – Завершение слияния (предлагается распечатать документы либо просто объединить в новый файл). Для работы с ассистентом Слияния также существуют кнопки на закладке Рассылки, где представлены все перечисленные выше элементы этапов мастера Слияния. С помощью кнопок этой панели можно контролировать способ отображения основного документа и способ его слияния с источником данных. В результате выполнения слияния всех данных в один новый документ каждый элемент рассылки, например каждое письмо, будет отделяться друг от друга символами разделов, и начинаться с новой страницы. Можно задавать правила (Рассылки – Правила), чтобы ассистент слияния учитывал, например, обращение к участнику с учетом пола. Если мужской пол, то УВАЖАЕМЫЙ, если женский, то УВАЖАЕМАЯ. Для демонстрации работы ассистента слияния рассмотрим пример создания рассылки приглашения для Вузов Дальневосточного региона на конференцию «Экономическое развитие Дальневосточного региона». Для этого потребуется: создать приглашение, составить список организаций, которые могут принять участие в мероприятии, подготовить конверты для рассылки приглашений (используя мастер слияния). Текст приглашения. Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Дальневосточный государственный технический университет ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО Уважаемые коллеги! Дальневосточный государственный технический университет (ДВГТУ) приглашает Вас принять участие в конференции «Экономическое развитие Дальнего Востока» в городе Владивосток 17 – 20 мая 2021 года в 10 часов. Заявки,по форме расположенной на сайте, просим присылать на e-mail olgagra@yandex.ru или по факсу (4232) 44-22-55 не позднее 20 марта 2021 года. Справки по телефонам: (4232) 44-24-06 — Мелков Олег Анатольевич. Конференция состоится в здании Дальневосточного государственного технического университета, по адресу: г.Владивосток, ул. Бульварная, д. 15. Председатель оргкомитета конференции, Проректор по учебной работе ДВГТУ, профессор С.В. Знаков Список ВУЗов Дальневосточного региона (можно создать в MS Excel и использовать готовый файл, можно создать новый список используя инструмент ассистента слияния).
Создать конверты (Рассылка – Создать Конверты). Заполнить неизменяемую информацию (например, обратный адрес). Вставить изменяемые поля. Выполнить слияние. Вид конверта до слияния с источником данных.  «Адрес» «ВУЗ» Дальневосточный Государственный университет 690069, Приморский край, г.Владивосток, ул.Суханова, д.8 Результат слияния (10 готовых к печати конвертов).  Помимо создания стандартных писем, почтовых наклеек и конвертов, слияние документов можно использовать для создания документов практически любого типа, объединяющих стандартный текст с различной информацией. Например, можно создавать каталоги, списки материалов и слитые документы аналогичных типов. Можно рассылать слитые документы по электронной почте или по факсу. 1 Можно быстро создать документ, используя специальные шаблоны (мастера), входящие в состав текстового редактора. |