готовый. Содержание Введение 2 Система управления эффективностью бизнеспроцессов предприятия 3 Способы описания бизнеспроцессов 13 Заключение 18 Список литературы 21 Введение
 Скачать 202.92 Kb.
|
2. Способы описания бизнес-процессовОтметим, что на сегодняшний день разнообразие подходов к непосредственному описанию бизнес-процессов довольно велико. В данном случае под описанием бизнес-процессов принято понимать описание последовательности действий персонала при исполнении определенных действий в текстовом и графическом виде с целью регламентации действий коллектива, анализа, а также оптимизации их последовательности. В ряде некоторых случаях прибегают к уже существующим методикам и стандартам исследования и описания деятельности компании, в иных случаях формируются собственные уникальные способы и методики. В настоящее время представляется возможным обозначить три базовых способа, которые применимы для описания бизнес-процессов: графическое, текстовое и табличное. Текстовый способ. Указанный способ представляет собой ни что иное, как простое текстовое последовательное описание бизнес-процесса. К примеру «Отдел продаж осуществляет составление договора, а затем согласует его с юридическим подразделением». Большинство компаний разработали и применяют в своей непосредственной деятельности регламентирующие документы, часть из которых считается процессными регламентами и представляют собой, текстовое описание бизнес-процессов. В указанной ситуации, достаточно очевидно, что для целей оптимизации и анализа деятельности организации рассматриваемый вариант имеет значительный недостаток, и описание бизнес-процессов в текстовом виде системно рассмотреть и провести в отношении него анализ фактически не представляется возможным. Именно поэтому при непосредственном применении текстового описания бизнес-процессов производительность, а также качество решений по оптимизации деятельности считаются относительности низкими, что в особенной степени существенно проявляется, когда решение принимается сразу группой людей. Табличный способ. Табличный способ описания бизнес-процессов считается наиболее формализованным и при этом предполагает разбиение бизнес-процессов по отдельным ячейкам таблицы, в которой каждая строчка и столбец наделены некоторыми определенными значениями. Пример табличного описания бизнес-процесса представлен на таблице 2. Таблица 2 - Табличный способ описания бизнес-процесса
Данная таблица намного проще для чтения, и из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе осуществляются работа, и в указанной ситуации бизнес-процесс, может быть более просто проанализирован. Важно, что табличная форма описания по большей степени эффективна в сравнении с текстовой, именно поэтому ее распространении более широкое. Графический способ. На сегодняшний день наибольшее применение и развитие при описании бизнес-процессов получили графические методы и подходы. Как признано, что они имеют большую эффективность при решении задач, связанных с описанием, анализом и оптимизацией деятельности компании. В настоящее время принято разделять два вида графического способа описания, а именно: горизонтальный и вертикальный. В том случае, если используется вертикальное описание бизнес-процессов, то показываются только работы, из которых состоит сам процесс, а также их иерархический порядок (рис. 3). В данном случае имеются только лишь вертикальные связи между дочерними и родительскими работами. Вертикальное описание отвечает на вопрос: «Что нужно делать?» и его часто также называют функциональным описанием деятельности. В том случае, когда речь идет о горизонтальном описании бизнес-процессов, то дополнительно показываются, как данные работы между собой взаимосвязаны, в какой именно последовательности они исполняются, какие материальные и информационные потоки между ними движутся. В этом случае в модели бизнес-процесса появляются горизонтальные связи между различными работами, которые процесс составляют. Горизонтальное (процессное) описание отвечает на вопросы: «Что нужно делать?» и «Каким образом нужно делать?».  Рисунок 3 - Вертикальное (слева) и горизонтальное (справа) описание бизнес-процессов6 Ниже представим несколько рекомендаций, направленных на нивелирования сложностей, связанных с человеческим фактором, уменьшение сопротивления незаинтересованных сторон, повышения результативности и эффективности проекта7. 1. К работе по описанию бизнес-процессов нужно активно привлекать специалистов, которые участвуют в этом процессе и отвечают за его выполнение (так называемых «владельцев» процесса). Во-первых, это ускорит работу и повысит качество результатов, т. к. кроме самих участников процесса никто другой лучше не знает, как бизнес-процесс происходит на самом деле. Во-вторых, на основании разработанных описаний «как есть» в дальнейшем будет проводиться оптимизация и проведение изменений бизнес-процессов. Одним из главных правил эффективного проведения изменений является вовлечение на ранних стадиях в эти работы сотрудников участвующих в процессе и чья деятельность будет затронута изменениями. 2. Следует использовать визуальные подходы к описанию процессов, способствующие повышению эффективности работы в группе. При описании бизнес-процессов нужно оперативно фиксировать и визуализировать полученную информацию. 3. При описании бизнес-процессов следует использовать тот язык и терминологию, которые приняты в организации (названия процессов, функций, документов, подразделений и проч.). Использование устоявшейся терминологии сделает схемы бизнес-процессов понятными для всех участников проекта, что сэкономит время при их согласовании, анализе и оптимизации. 4. При описании бизнес-процессов нужно «забыть» про существующую организационную структуру и не использовать ее как средство выделения бизнес-процессов и работ. Бизнес-процессы строятся на основе стратегии, а организационная структура подстраивается под них, но не наоборот. Именно поэтому организационная структура описывается и накладывается на бизнес-процессы в последний момент. Факт того что, она будет не состыковываться с процессами говорит об ее неоптимальности. Если пренебречь этим правилом и в качестве средства выделения бизнес-процессов и работ использовать действующую оргструктуру, то вероятность того, что разработанные описания бизнес - процессов будут искажены в случае неоптимальной организационной структуры достаточно велика. 5. Следует избегать излишней детализации бизнес-процессов, особенно на схеме «как есть». Излишняя детализация не только не дает дополнительного эффекта согласно закону Парето. Она приводит к отрицательным последствиям, связанным с информационной перегруженностью участников проекта, снижает качество результатов работ и часто приводит к неуспеху всего мероприятия. Кроме того, необходимо помнить, что чем большие изменения планируется провести при оптимизации бизнеспроцесса, тем менее детальное описание бизнес-процесса «как есть» должно быть разработано. 6. Необходимо избегать составления схем ради схем, не ведущих к дальнейшему анализу и действиям. Довольно часто встречается следующая ситуация. В компании начинают описывать бизнес-процессы, всем эта работа очень нравится, все строят схемы бизнес-процессов и организационной структуры и никому не хочется прекращать это интересное занятие. Акцент смещается с решения проблем на разработку схем. Поэтому нужно постоянно помнить, что конечная цель более высока — оптимизация и улучшение процессов, а их описание — это инструмент, который нужно рассматривать как средство достижения цели, а не самоцель. 7. Нельзя смешивать понятия «как есть», «как должно быть» и «как будет». Согласно технологии оптимизации бизнес-процессов первым шагом является это описание процесса «как есть». Поэтому нужно описывать только те работы, только ту организационную структуру, которые существуют на самом деле, невзирая на их, возможно, очевидную неоптимальность. Часто сотрудники, чья деятельность описывается, при интервьюировании начинают рассказывать вещи, сильно отличающиеся от реальной действительности. Они аргументируют это тем, что именно так должно быть, по их мнению. В результате этого построенные схемы бизнес- процессов не соответствуют действительности, что искажает информацию и уменьшает возможность проведения эффективной оптимизации. |