Методич_Пособие_Access. Создание баз данных в microsoft access 2016
 Скачать 0.66 Mb.
|
|
правительство санкт-петербурга комитет по науке и высшей школе Санкт-Петербургское государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение СПб ГБПОУ «Петровский колледж» СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ В MICROSOFT ACCESS 2016 Методические указания к лабораторным работам Учебное электронное текстовое издание Методические указания предназначены для студентов всех форм обучения всех специальностей, включающих базовый курс «Информатика», и отражают раздел «Пакеты прикладных программ. Базы данных». В лабораторных работах подробно рассмотрены способы создания таблиц, запросов, форм и отчетов. Индивидуальные задания и контрольные вопросы помогут обобщить и систематизировать полученные знания. Санкт-Петербург 2021 Содержание Введение 3 Лабораторная работа № 1 Знакомство с Access. Создание таблиц 5 Лабораторная работа № 2 Создание связей между таблицами 11 Лабораторная работа № 3 Отбор данных с помощью запросов 18 Лабораторная работа № 4 Использование форм в базе данных 25 Лабораторная работа № 5 Создание отчетов 32 Задания для самостоятельного выполнения 37 Библиографический список 44 ПРИЛОЖЕНИЕ 45 ВведениеВ современном мире объемы информации, требующей хранения, увеличиваются ежесекундно. Поэтому использование баз данных является неотъемлемой частью профессиональной деятельности человека. Простейшие базы данных можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам: например, в электронных таблицах Excel. Но существует несколько отличий между ними. Во-первых, системы управления базами данных (СУБД) разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объемов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы. Во-вторых, СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно. И в-третьих, СУБД минимизирует общий объем базы данных. Для этой же цели таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц. Несмотря на то, что в мире существует множество систем управления базами данных, все они имеют некоторые сходства. Поэтому для изучения мы выбрали СУБД Microsoft Access 2016, входящую в пакет MicrosoftOffice. Основное назначение Access – дать пользователю простое и доступное средство для создания таких баз данных, которые ему нужны. Несмотря на простоту этой СУБД, она позволяет создавать приложения довольно сложной структуры. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами, используя язык программирования Visual Basic. Еще одним достоинством Access является ее интегрированность с Word, Excel и другими программами пакета Microsoft Office. Данные легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое. Методические указания включают в себя пять лабораторных работ, инди-видуальные задания и перечень контрольных вопросов. Индивидуальные зада- ния выполняются студентами самостоятельно и оформляются в виде отчета о лабораторных работах. Содержание отчета: Титульный лист (см.Приложение). Постановка задачи (формулировка индивидуального задания). Ход разработки базы данных (подробное описание действий, выполненных при разработке базы данных). Заключение (основные итоги и выводы, предложения и рекомендации по использованию полученных результатов в практической деятельности). Библиографический список. Приложения (таблицы, схема данных, формы, запросы и отчеты, созданные при разработке базы данных). Оглавление (автоматическое). Лабораторная работа № 1 |
| Тип | Описание | |
| | | |
| | Используется для хранения символьных или числовых данных, | |
| | не требующих вычислений. В свойстве Размер поля задается мак- | |
| Текстовый | симальное количество символов, которые могут быть введены в | |
| данное поле. По умолчанию размер устанавливается в 50 знаков. | | |
| | | |
| | Максимальное количество символов, которые могут содержаться | |
| | в текстовом поле, – 255 | |
| | | |
| Поле МЕМО | Предназначено для ввода текстовой информации, по объему пре- | |
| вышающей 255 символов; может содержать до 65 536 символов | | |
| | | |
| | | |
| | Предназначен для хранения числовых данных, используемых в | |
| Числовой | математических расчетах. На вкладках Общие и Подстановка | |
| можно установить свойства числового поля, среди которых Раз- | | |
| | | |
| | мер поля, Формат поля, Число десятичных знаков | |
| | | |
| | Используется для представления даты и времени.Выборкон- | |
| Дата/Время | кретного формата даты или времени устанавливается в свойстве | |
| | Форматдаты | |
| | | |
| | Предназначен для хранения данных, точность представления ко- | |
| Денежный | торых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть | |
| | может содержать до 15 десятичных знаков | |
| | | |
| | Предназначен для автоматической вставки уникальных последо- | |
| | вательных(увеличивающихся на 1) или случайных чисел в каче- | |
| Счетчик | стве номера новой записи. Номер, присвоенный записи, не может | |
| | быть удален или изменен. Поля с этим типом данных использу- | |
| | ются в качестве ключевых полей таблицы | |
| | | |
| Логический | Предназначен для хранения одного из двух значений,интерпре- | |
| тируемых как «Да / Нет», «Истина / Ложь», «Вкл. / Выкл.» | | |
| | | |
| | | |
| | Содержит данные, созданные в других программах, которые ис- | |
| | пользуют протокол OLE. Это могут быть, например, документы | |
| Поле объекта OLE | Word, электронные таблицыExcel, рисунки, звуковые и видеоза- | |
| писи и др. Объекты OLE связываются с базой данных Access или | | |
| | | |
| | внедряются в нее. Сортировать, группировать и индексировать | |
| | поля объектов OLE нельзя | |
| | | |
| Гиперссылка | Специальный тип, предназначенный для хранения гиперссылок | |
| | | |
| | Предназначен для автоматического определения поля, с его по- | |
| Мастер подстановок | мощью будет создано поле со списком, из которого можно выби- | |
| | рать данные, содержащиеся в другой таблице или в наборе по | |
| | cтоянных значений | |
| Вложение | Используется для вложения в поле записи файлов изображений, электронных таблиц, документов, диаграмм и других файлов поддерживаемых типов точно так же, как в сообщения электронной почты. Вложенные файлы можно просматривать и редактировать в соответствии с заданными для поля параметрами. Эти поля не имеют ограничений, связанных с отсутствием зарегистрированных OLE-серверов. Более рационально используют место для хранения, чем поля с типом данных Поле объекта OLE (OLE Object), поскольку не создают растровые изображения исходного файла. Максимальная длина поля для сжатых вложений — 2 Гбайт, для несжатых — примерно 700 Кбайт в зависимости от степени возможного сжатия вложения. | |
Создание базы данных
Запустите Microsoft Access 2016.
Нажмите на кнопку
.Задайте имя новой базы данных– «Записная книжка.accdb».
Укажите место, где будет храниться ваша база данных –Ваша папка.
На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц.
Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся.
| Имяполя | Типданных |
| | |
| № п/п | Счетчик |
| | |
| Фамилия | Текстовый (короткий текст) |
| | |
| Имя | Текстовый (короткийтекст) |
| | |
| Адрес | Текстовый(длинный текст) |
| | |
| Индекс | Текстовый (короткий текст) |
| | |
| Телефон | Текстовый (короткий текст) |
| | |
| Хобби | Текстовый(длинный текст) |
| | |
| Элпочта | Гиперссылка |
| | |
Для поля «Фамилия» установите «Обязательное поле – Да»,
Установите Пустые строки – «Нет»
Установите Сообщение об ошибке – «Введите фамилию»
В столбце Описание напишите «Таблицу создал(а) и укажите дату и свою фамилию»
Выйдите из режима Конструктора, предварительно сохранив таблицу под именем«Друзья»;ключевые поля не задавайте.
Откройте таблицу«Друзья»двойным щелчком мыши и заполните в ней 10 строк.
Добавьте поля «Отчество» и «Дата рождения», для этого:
установите курсор на поле, перед которым нужно вставить новый столбец;
выполните команду: вкладка ленты Режим таблицы → панель инструментов Поля и столбцы → Вставить;
щелкнув два раза на Поле1, переименуйте его в «Отчество», а Поле2 – «Дата рождения».
Перейдите в режим Конструктора командой: вкладка ленты Главная → Режимы → Конструктор.
Для поля «Дата рождения» установите тип данных Дата/время; в
свойствах поля выберите Краткий формат даты.
Отформатируйте таблицу таким образом, чтобы данные в таблицах удобно смотрелись и читались.
цвет сетки – темно-красный;
цвет фона – голубой;
цвет текста – темно-красный, размер – 12 пт, начертание – курсив.
Переименуйте поле«Хобби» в «Увлечения».
Удалите запись под номером 8.
Измените размер ячеек так, чтобы были видны все данные. Для этого достаточно два раза щелкнуть левой кнопкой мыши на границе полей.
Расположите поля в следующем порядке:«№», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Телефон», «Дата рождения», «Увлечения», «Адрес», «Индекс», «Эл_почта».
Заполните пустые ячейки таблицы.
В режиме Конструктора добавьте поле «Фото», установите тип данных «Вложение»
В режиме Конструктора добавьте поле «Семейное положение», в котором будет содержаться фиксированный набор значений – замужем, не замужем, женат, холост. Для создания раскрывающегося списка будем использовать Мастер подстановок:
установите тип данных Мастер подстановок;
в появившемся диалоговом окне выберите строку «Будет введен фиксированный набор значений» и нажмите кнопку Далее;
число столбцов – 1;
введите данные списка – замужем, не замужем, женат, холост
нажмите кнопку Готово.
С помощью раскрывающегося списка заполните новый столбец.
Поскольку таблица получилась широкая, то при заполнении данного столбца возникают некоторые неудобства: не видно фамилии человека, для которого заполняется поле «Семейное положение». Чтобы фамилия была постоянно видна при заполнении таблицы, необходимо воспользоваться командой Закрепить столбцы из контекстного меню поля «Фамилия».
Покажите работу преподавателю.
Контрольные вопросы
Что называется базой данных (БД)? это упорядоченный набор структурированной информации или данных, которые обычно хранятся в электронном виде в компьютерной системе.
Что такое система управления базами данных (СУБД)? совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных.
Чем отличается Microsoft Excel от Microsoft Access? Ключевое отличие Excel от Access заключается в том, что в первом случае используется формат электронной таблицы, в которой выполняют расчеты и визуально представляют информацию, а Access является системой, позволяющей управлять данными, применяется, чтобы хранить информацию и производить с ней определенные манипуляции.
Какие объекты базы данных Microsoft Access вы знаете? В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Какой объект в базе данных является основным? Основным объектом базы данных является таблица, которая состоит из записей (строк) и полей (столбцов). На пересечении записи и поля образуется ячейка, в которой содержатся данные.
Что называется полями и записями в БД? Поле БД - это столбец таблицы содержащий определенные свойства.
запись БД - это строка таблицы записанная в поля.
Какие типы данных вы знаете? int, varchar, text,date, time.
Как можно переименовать поле? Зайти в режим редактирования, и переименовать нужную колонку. В редакторе SQL кода записать строку ALTER TABLE auto CHANGE model new_model text.
Как можно создать поле с раскрывающимся списком? Если активировать мышью ячейку А9, нажать сочетание клавиш «Alt» «↓», то появится раскрывающийся список, содержащий все ранее введенные в этом столбце значения.
С каким расширением сохраняется файл БД Access? .mdb access 2003 и ниже, .accdb 2007 и выше.