Архивные фонды (копия). Сравнительный анализ основных видов архивных фондов
 Скачать 57.07 Kb.
|
2.3 Организация документов и дел в пределах Архивного фонда третий уровеньОрганизация документов в пределах Архивного фонда называется фондированием. Фондирование складывается из следующих видов работ: предварительные этапы (составление исторической справки); определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда; определение фондовой принадлежности документов. Архивные документы, сформированные в Архивные фонды, объединенные Архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании [15]. Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII—XIX веке, где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами. Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит образовался значительный массив россыпи-материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, не описанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами: стихийными бедствиями и пожарами; войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией; военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов; реформами государственного аппарата, органов власти и управления. Предварительные этапы работы по фондированию.Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями. Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, отчетами, штатными расписаниями), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя [13]. По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить: когда поступил фонд на хранение; степень его сохранности; объем фонда; крайние даты документов. В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования. К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки. Определение границ архивного фонда.Далеко не из любого документального фонда может быть сформирован архивный. Прежде всего, следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются: наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение); самостоятельный баланс, смета, счет в банке; штатное расписание; самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать). Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс. В основных правилах работы государственных архивов 1984 года даны правила определения границ фонда в случае реорганизации, эвакуации учреждения. Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х годов XX века) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд. В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества. Иногда возникают затруднения по определению крайних дат документов Архивного фонда учреждения и Архивного фонда личного происхождения. Поясним, что крайними датами документов Архивного фонда учрежденияявляются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника. Крайние даты документов Архивного фонда личного происхождениямогут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты. Определение фондовой принадлежности документов.Определить фондовую принадлежность документов — это значит определить соответствие документов тому или иному архивному фонду на основе соответствующих признаков. Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов [15]. Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному Архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках — сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы. Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов. Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие. Фондовая принадлежность входящих документов(полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам. Фондовая принадлежность внутренних документов(приказов, протоколов, отчетов, докладных записок), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц. Фондовая принадлежность оттисков исходящих документовопределяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам. Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих — автор. Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками,так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя. Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам:содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил [13]. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими. При определении фондовой принадлежности надо запомнить: в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования; учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников; в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений. По данной главе можно сделать вывод, что третий уровень организации происходит в пределах архивного фонда. |