Курсовая работа Трифонова Е.М. 2001-1200-133. Сравнительный анализ особенностей формирования различных видов документов

• Название: Сравнительный анализ особенностей формирования различных видов документов
• Дата: 19.12.2022
• Размер: 56.62 Kb.
• Имя файла: Курсовая работа Трифонова Е.М. 2001-1200-133.docx
• Тип: Курсовая; #852582
• страница: 4 из 7

2 АНАЛИЗ И РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В ГБПОУ МО «ЛУХОВИЦКИЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИКУМ»

2.1 Анализ формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум»

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Московской области «Луховицкий авиационный техникум» создано 14 сентября 1998 года для оказания услуг по реализации основных профессиональных образовательных программ (далее – Учреждение)³⁵. Руководителем Учреждения является директор Шолохов А.К.³⁶.

В Учреждении создаются различные виды документов. Их состав и правила формирования закреплены в Положении о делопроизводстве и документообороте в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум³⁷.

Формирование дел в Учреждении представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел в Учреждении осуществляется ответственными по пунктам номенклатура дел, закрепленными приказом директора Учреждения³⁸.

Проведем сравнительный анализ формирования в дела отдельных видов документов, создаваемых в Учреждении.

1. Организационно-правовые документы. Устав, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и другие документы в Учреждении формируются в дела по отдельности. Например, в дело «Правила внутреннего распорядка работников» включены только сами правила³⁹. Должностные инструкции на всех работников Учреждения формируются в дело «Должностные инструкции работников»⁴⁰.

В дела, данной системы документации Учреждения, помещены документы, которые соответствуют заголовкам дел, по номенклатуре дел, в одном экземпляре, без черновых, дублетных и подлежащих возврату документов, содержащие дату, подпись и другие необходимые реквизиты. Документы, разных сроков хранения, помещены в разные дела. Объем дел не превышает 250 листов и 4 см. В деле «Должностные инструкции работников» документы расположены по подразделениям, а не в хронологическом порядке⁴¹. В других делах отсутствует распределения дел.

2. Стандартизирующие документы. Положения, инструкции, правила утверждаются приказами директора Учреждения, и формируются вместе с ними. Например, Положение о комиссии по урегулированию конфликта интересов в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум» утверждено и введено в действие приказом директора от 16.09.2020 № 290/ОВ⁴².

3. Распорядительные документы. На основании дел «Приказы по основной деятельности» за 2021 год, том 4⁴³, «Распоряжения по основной деятельности» за 2021 год⁴⁴, «Приказы по административно-хозяйственной деятельности» за 2021 год⁴⁵ можно сделать вывод, что приказы и распоряжения группируются в разные дела, вместе с относящимися к ним приложениям, в соответствии со своими сроками хранения, и одного календарного года. Приказы и распоряжения располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы – основания к ним обнаружены не были. В деле «Распоряжения по основной деятельности» за 2021 год были обнаружены черновые документы⁴⁶. В деле «Приказы по административно-хозяйственной деятельности за 2021 год» было обнаружено два приказа без подписи директора⁴⁷. В деле «Приказы по основной деятельности» за 2021 год, том 4, объем дела составляет 270 листов, что является ошибкой⁴⁸. Объем должен быть не более 250 листов и толщиной не более 4 см.

4. Информационно-справочные документы. Протокола, акты, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма в Учреждении формируются по хронологии⁴⁹. Документы к заседаниям группируются вместе с протоколами в хронологическом порядке, должны же формироваться отдельно от протоколов. Приложения к протоколам формируют вместе с протоколами⁵⁰. Служебные письма, например, формируются в дела «Исходящие документы по основной деятельности Учреждения» за 2022 год⁵¹ и «Входящие документы по основной деятельности» за 2022 год⁵², что является не верным. Письма следует формировать ы переписку по принципу «запрос-ответ».

В дела помещаются документы, соответствующие заголовку дел по номенклатуре дел, в них отсутствуют черновые, дублетные документы, или документы, подлежащие возврату. В делах формируются документы одного срока хранения, по одному экземпляру, одного календарного года. Переходящих дел обнаружено не было. В деле «Исходящие документы по основной деятельности Учреждения» за 2022 год⁵³ располагаются визовые экземпляры подлинников исходящих писем, которые созданы в Учреждении. В деле «Входящие документы по основной деятельности» за 2022 год⁵⁴ располагаются подлинники или копии, поступивших в Учреждении документов. В деле «Исходящие документы по основной деятельности Учреждения» за 2022 год было обнаружено несколько документов без подписи⁵⁵. Объем дел не превышает 250 листов и 10 см.

5. Учебно-педагогические информационные документы. Алфавитная книга записи обучающихся, личные дела обучающихся, журналы кружков, учета занятий, регистрации приказов по обучающихся и другие документы формируются в хронологическом и алфавитном порядке.

Так, например, в Алфавитную книгу записи обучающихся в Учреждении на ежегодной основе вносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии заносятся в алфавитном порядке. Для каждой буквы алфавита отводится отдельная страница, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация⁵⁶. В личные дела обучающихся документы помещаются по хронологии.

6. Документы по трудовым правоотношениям. Рассмотрим некоторые из них. Так, приказы по личному составу в Учреждении формируются в дела в соответствии со сроками их хранения. Например, дело «Приказы о приеме, переводе, увольнении работников» за 2022 год (50 лет ЭПК)⁵⁷ формируется отдельно от дела «Приказы о предоставлении ежегодно оплачиваемых отпусках работникам» за 2022 год (5 лет)⁵⁸, и отдельно от дела «Приказы о применении дисциплинарных взысканиях» за 2022 год (3 года)⁵⁹. Внутри дел приказы располагаются по хронологии. Основания к приказам включаются в личные дела работников. Документы в личных делах располагаются по хронологии по мере их поступления. Личные карточки формируются в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников⁶⁰.

Проанализировав формирование дел было установлено, что в Учреждении создаются организационно-правовые, стандартизирующие, распорядительные, информационно-справочные, учебно-педагогические информационные документы, и документы по трудовым правоотношениям. Их формирование представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Учреждения. Ответственным за формирование дел являются ответственные по пунктам номенклатура дел, которые закреплены приказом директора Учреждения. При проведении сравнительного анализа формирования дел разных видов документов были выявлены ошибки, вследствие чего были разработаны рекомендации по совершенствованию формирования дел в Учреждении.