Курсовая работа Трифонова Е.М. 2001-1200-133. Сравнительный анализ особенностей формирования различных видов документов

• Название: Сравнительный анализ особенностей формирования различных видов документов
• Дата: 19.12.2022
• Размер: 56.62 Kb.
• Имя файла: Курсовая работа Трифонова Е.М. 2001-1200-133.docx
• Тип: Курсовая; #852582
• страница: 2 из 7

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность курсовой работы заключается в том, что формирование дел является необходимым процессом в деятельности любой организации, и знание основ формирования дел является основополагающим фактором, способствующим обеспечению эффективного исполнения документов, быстрому поиску и учету документов как в делопроизводстве организации, так как при архивном хранении документации.

Многие авторы изучали тему формирования дел. К их списку относятся: Асевова А.С., Иритикова В., Кожанова Е.Н., Павкина Н.Н., Попова Е.Н., Сичкарева М., Янковая В.Ф.

Объектом исследования в курсовой работе является формирования дел.

Предметом исследования являются особенности формирования документов в дела.

Базой исследования курсовой работы является ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум».

Цель настоящей курсовой работы – разработка рекомендаций по совершенствованию формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум».

Задачами курсовой работы в связи с поставленной целью являются:

– изучить понятие и правила формирования дел;

– описать порядок группировки в дела отдельных видов документов;

– проанализировать формирование дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум»;

– разработать рекомендации по совершенствованию формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум».

Для достижения цели и решения задач курсовой работы использовался следующий комплекс методов исследования.

Во-первых, метод анализа литературы, использование которого позволило изучить понятие и правила формирования дел, описать порядок группировки в дела отдельных видов документов.

Во-вторых, метод анализа нормативно-правовой документации, посредством которого был проведен сравнительный анализ основ формирования дел.

В-третьих, метод анализа документов, с помощью которого был осуществлен анализ формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум».

В-четвертых, метод сравнения, ставший базой для проведения сравнения правильности формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум» с теоретическими основами. Использование метода позволило выявить ошибки и разработать рекомендации по совершенствованию формирования дел. Кроме того был применен метод обобщения, посредством которого были сделаны выводы к курсовой работе.

Практическая значимость написания курсовой работы определена тем, что реализуется изучение теоретических основ формирования дел на основании которых проводится анализ формирования дел ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум» и разрабатываются рекомендации по совершенствованию формирования дел в нем.

Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования.

В первой главе изучаются теоретические основы формирования дел.

Вторая глава посвящена анализу формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум», определению ошибок и разработке рекомендаций по совершенствованию формирования дел.

В заключении подводятся итоги проделанной работы, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ

1.1 Понятия и правила формирования дел

Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизацией внутри дела¹.

Правила формирования дел установлены нормативными правовыми и методическими документами. К ним относятся:

– Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях² и Методические рекомендации³;

– Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях⁴;

– Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления⁵;

– Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления⁶;

– Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения⁷ и Инструкция по его применению⁸;

В соответствии с вышеуказанными нормативными правовыми и методическими документами, к правилам формирования дел относятся следующие правила.

Во-первых, в дело должны помещаться только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, закреплённому номенклатурой дел организации, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату⁹. Исключение составляют особо ценные документы¹⁰.

Документ или совокупность документов, расположенных в деле, должны последовательно освещать конкретный вопрос¹¹.

Электронные документы помещаются в электронную папку (файл). Набор файлов в папке зависит от программного обеспечения организации¹².

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов, документы на бумажном носителе должны быть оцифрованы и включены в электронное дело¹³.

Во-вторых, работа по формированию дел может осуществляться централизованно или децентрализовано. В первом случае ответственным будет являться структурное подразделение или ответственное лицо, организующее делопроизводство. Во втором случае ответственным будет являться структурное подразделение, организующее делопроизводство и структурное подразделение, в котором было образовано дело¹⁴. Формированием электронных дел должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях¹⁵.

Контроль за правильной реализацией этой задачи должен обеспечиваться структурным подразделением или лицом, организующим делопроизводство, или работником архива организации, в присутствии лиц ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях¹⁶.

В-третьих, документы постоянного и временного хранения следует помещать в отдельные дела. Существует несколько категорий дел: дела постоянного срока хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу; дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Смешивать документы разных категорий в одном деле нельзя¹⁷. Для электронных документов предусмотрены такие же сроки хранения¹⁸.

В-четвертых, в дело должно включаться по одному экземпляру каждого документа (подлинник документа, созданного в организации, подлинник или копия поступившего в организацию документа, подлинник (при отправке документа только по факсу или в виде электронной копии) или копия исходящего документа).

В-пятых, каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями. Документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты¹⁹.

В-шестых, в дело должны включаться документы одного календарного года. Данное правило не распространяется на переходящие дела, в частности, организационно-правовые и локальные нормативные акты организации до момента их отмены или ликвидации организации, личные дела работников до момента их увольнения, судебные дела до момента прекращения судебного разбирательства, переписку с организацией по определенному вопросу²⁰. Также оно не распространяется на дела, которые могут формироваться в течении учебного года, срока созыва, театрального сезона и так далее²¹.

В-седьмых, дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см. Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см. При превышении данного объема, должен заводиться второй и последующий тома²². Электронные документы включаются в одно электронное дело без разделения на тома²³.

И, в-восьмых, приложения к документам, независимо от даты их составления (утверждения, согласования и т. п.), должны присоединяться к документам-основаниям и включаться в одно дело. Приложения объёмом свыше 250 листов должны включаться в отдельный том, о чём на документе должна быть проставлена соответствующая отметка²⁴.

При изучении понятия и правил формирования дел, было установлено, что формирование дел представляет собой объединение взаимосвязанных исполненных документов в дела и их систематизацией внутри на основании номенклатуры дел организации. Данный процесс в организации должен осуществляться на основании ряда нормативных правовых и методических документов, с соблюдением правил.

В дела, в том числе электронные, должны помещаться исполненные и оформленные документы, соответствующие заголовку дел, в одном экземпляре, без черновиков, проектов, дублетных или копийных экземпляров, и не подлежащих возврату, на основании номенклатуры дел организации. Дела могут формироваться делопроизводственной службой организации или ответственным лицом за делопроизводство, или в каждом структурном подразделении ответственным лицом. Документы разных сроков хранения должны помещаться в отдельные дела. В дела должны включаться документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Дела не должны содержать более 250 листов при толщине не более 4 см. При превышении данного объема, должны заводиться тома. Электронные документы следует включать в одно электронное дело без разделения на тома. Приложения к документам должны подшиваться вместе с документами-основаниями.