Курсовая работа Трифонова Е.М. 2001-1200-133. Сравнительный анализ особенностей формирования различных видов документов

• Название: Сравнительный анализ особенностей формирования различных видов документов
• Дата: 19.12.2022
• Размер: 56.62 Kb.
• Имя файла: Курсовая работа Трифонова Е.М. 2001-1200-133.docx
• Тип: Курсовая; #852582
• страница: 3 из 7

1.2 Порядок группировки в дела отдельных видов документов

При формировании дел необходимо учитывать особенности, характерные для разных видов документов. Так, документы внутри дела, в зависимости от вида документа, могут распределяться в хронологической (от января к декабрю), алфавитной (от А к Я), вопросно-логической последовательности, или их сочетании.

Локальные нормативные акты, утвержденные должностными лицами, как самостоятельные документы, следует группировать в дела по видам. При этом допускается помещать в одно дело несколько однотипных локальных нормативных актов. Порядок расположения документов в делах – хронологический, по дате утверждения. Акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и их следует помещать в дела вместе с ними²⁵.

Распорядительные документы должны группироваться в дела по видам вместе с относящимися к ним приложениями. Порядок расположения документов в делах должен быть хронологический, по дате подписания²⁶. Документы – основания следует включать в отдельное дело²⁷.

Протоколы в деле следует располагать в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям, совещаниям следует группировать в отдельное дело и систематизировать внутри по хронологии и порядку номеров протоколов²⁸.

Приказы по основной деятельности следует включать в дела отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам. Приказы следует располагать в деле по хронологии, по дате подписания²⁹.

Приказы по личному составу следует формировать в дела в соответствии со сроками их хранения (75/50 лет ЭПК, 5 лет, 3 года), по хронологии. Основания к приказам по личному составу, которые не входят в личные дела работников, необходимо группировать в отдельные дела по хронологии³⁰.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы требуется включать в дела отдельно от их проектов. При этом данные документы следует помещать в дела в соответствии с периодом, к которому они относятся (единовременные, годовые, квартальные и т.д.). Единовременные и годовые планы и отчеты необходимо помещать в отдельные дела³¹. Планы, рассчитанные на несколько лет должны формироваться в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении планов следует формировать в дела по последнему году действия плана³².

Поручения вышестоящих организаций и документы по их выполнению надлежит группировать в дела по датам поручений.

Документы в личных делах следует располагать в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними должны быть заверенные копии приказов о приеме/увольнении работника. Одно личное дело должно являться одной единицей хранения.

Личные карточки уволенных работников необходимо формировать отдельно от личных дел и располагать в алфавитном порядке.

Трудовые договоры уволенных работников, не вошедшие в состав личных дел, следует располагать также в алфавитном порядке³³. Документы по заработной плате надлежит группировать в самостоятельные дела и располагать в них документы по алфавиту фамилий работников в пределах календарного года.

Переписка должна систематизироваться в деле в хронологической последовательности, где документ-ответ следует помещать за документом-запросом по дате ответа, инициативные письма – по дате регистрации. При возобновлении переписки по определенному вопросу, которая была начата в предыдущем году, документы должны быть включены в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Факсограммы, телеграммы, должны помещаться в дела с перепиской на общих основаниях.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению, по вопросам творческого характера, а также содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции важно помещать в дела отдельно от обращений граждан по личным вопросам и вопросам оперативного характера. Порядок расположения – в алфавитном порядке (по фамилиям заявителей) или в хронологическом порядке (по датам обращений)³⁴.

При описании порядка группировки в дела отдельных видов, было зафиксировано, что дела могут группироваться: по хронологии, по алфавиту, в вопросно-логической последовательности. Способы могут объединяться. Так, самостоятельные локальные нормативные акты следует формировать по хронологии, по дате утверждения. Распорядительные документы и приложения к ним необходимо формировать по хронологии, по дате подписания. Разновидности приказов, распоряжений следует включать отдельно друг от друга. Приказы по личному составу полагается группировать по срокам хранения. Протоколы и документы к ним – по хронологии и по номерам. Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки требуется формировать по периодам. Поручения вышестоящих организаций – по дате поручений. Личные дела – по алфавиту. Внутри личных дел, документы следует располагать – по хронологии. Личные карточки уволенных, их трудовые договора, документы по заработной плате – по алфавиту в пределах календарного года. Переписка – по хронологии «запрос-ответ». Обращения могут формироваться как по алфавиту, так и по хронологии.

Таким образом, при рассмотрении теоретических основ формирования дел, была изучена информации о понятии и правилах формирования дел, был описан порядок группировки в дела отдельных видов документов. Выполнение данных задач позволяет провести анализ формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум» и разработать рекомендации по совершенствованию формирования дел в Учреждении.