Курсовая работа Трифонова Е.М. 2001-1200-133. Сравнительный анализ особенностей формирования различных видов документов

• Название: Сравнительный анализ особенностей формирования различных видов документов
• Дата: 19.12.2022
• Размер: 56.62 Kb.
• Имя файла: Курсовая работа Трифонова Е.М. 2001-1200-133.docx
• Тип: Курсовая; #852582
• страница: 5 из 7

2.2 Рекомендации по совершенствованию формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум»

Для разработки рекомендаций по совершенствованию формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум» были исследованы теоретические основы формирования дел и проведен анализ формирования дел в Учреждении. В результате проведенного исследования были выявлены следующие ошибки:

1. В деле «Должностные инструкции работников» документы расположены по подразделениям, а не в хронологическом порядке⁶¹.

2. В деле «Распоряжения по основной деятельности» за 2021 год были обнаружены черновые документы⁶².

3. В деле «Приказы по административно-хозяйственной деятельности» за 2021 год было обнаружено два приказа без подписи директора⁶³.

4. В деле «Приказы по основной деятельности» за 2021 год, том 4, объем дела составляет 270 листов, что является ошибкой⁶⁴. Объем должен быть не более 250 листов.

5. Документы к заседаниям группируются вместе с протоколами в хронологическом порядке, должны же формироваться отдельно от протоколов⁶⁵.

6. Служебные письма разделяются на входящие и исходящие письма, что является не верным. Служебные письма должны формироваться в виде переписки по принципу «запрос-ответ».

7. В деле «Исходящие документы по основной деятельности Учреждения» за 2022 год было обнаружено несколько документов без подписи⁶⁶. Документы, формируемые в дела должны содержать все юридически значимые реквизиты. Подпись, является один из них.

Для устранения ошибок, выявленных в ходе проведения анализа формирования дел в Учреждении и дальнейшего совершенствования формирования дел в Учреждении, рекомендуется разработать локальный нормативный акт – Правила формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум».

Правила будут конкретизировать правила формирования дел в Учреждении, указанные в Положении о делопроизводстве и документообороте в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум»⁶⁷. Правила будут устанавливать нормы и требования в отношении формирования дел в Учреждении⁶⁸.

Основными разделами Правил необходимо сделать следующие разделы.

Во-первых, общие положения. В разделе следует указать полное и сокращенное наименование документа, полное наименование Учреждения и общепринятое сокращенное название («Учреждение»), описать цель создания и область применения Правил, указать список нормативных правовых и методических документов, внутренних локальных нормативных актов и стандартизирующих документов, на основе которых будут составлены Правила. И, в конце раздела необходимо описать порядок применения Правил, кто отвечает за его исполнение, кто контролирует исполнение, что последует за неисполнение Правил, и сведения о порядке утверждения Правил, введения его в действие, изменения и отмены.

Во-вторых, термины, определения и сокращения. В разделе указать все термины, которые будут использованы в Правилах, их толкование, а также расшифровку аббревиатур.

В-третьих, основной текст, который будет содержать правила формирования дел в Учреждении, порядок группировки в дела отдельных видов документов.

И, в-четвертых, приложения. В данном разделе следует включить алгоритмы формирования дел в виде схем.

При разработке Правил необходимо будет придерживаться следующей последовательности действий: подготовка проекта Правил, его согласование, утверждение, регистрация и ознакомление⁶⁹.

Таким образом, в результате проведенного анализа формирования дел в Учреждении был выявлен ряд ошибок, для устранения которых необходимо их исправить, и в дальнейшем для совершенствования формирования дел разработать Правила формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум». В Правила необходимо будет включить разделы: общие положения, термины, определения и сокращения, основной текст и приложения. При их разработке необходимо будет придерживаться следующей последовательности действий: подготовка проекта Правил, его согласование, утверждение, регистрация и ознакомление. Разработанный проект Правил позволит конкретизировать правила формирования дел, установить нормы и требования в отношении формирования дел в Учреждении.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При изучении понятия и правил формирования дел было установлено, что формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизацией внутри дела. Формирование дел в организации может осуществляться как централизовано, так и децентрализовано, под контролем ответственного лица организации. При формировании дел необходимо руководствоваться нормативными правовыми и методическими документами, и соблюдать правила формирования дел.

При описании порядка группировки в дела отдельных видов документов было выявлено, что документы внутри дела могут систематизироваться в хронологической, алфавитной или вопросно-логической последовательности, или их сочетании. Локальные нормативные акты, распорядительные документы вместе с приложениями, протокола и документы к заседаниям, совещаниям следует группировать в дела в хронологической последовательности. Отчетную и плановую документацию надлежит группировать в соответствии с периодом, к которому они относятся. Поручения вышестоящих документов важно формировать по датам поручений, документы в личных делах – по хронологии их создания, личные карточки и трудовые договора уволенных, документы по заработной плате – по алфавиту, переписка – по хронологии по принципу «запрос-ответ». Обращения могут формироваться как в алфавитном порядке, так и хронологическом.

Исследование теоретических основ формирования дел позволило провести анализ формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум», оказывающим услуги по реализации основных профессиональных образовательных программ, и разработать рекомендации по совершенствованию формирования в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум».

Проанализировав формирование дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум» было установлено, что требования к формированию дел закреплены в Положении о делопроизводстве и документообороте в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум». В соответствии с которым, ответственными за формирование дел являются ответственные лица в структурных подразделениях, отвечающие за пункты номенклатуры дел, назначенные приказом директора Учреждения.

В процессе проведения анализа было выявлено, что в Учреждении создаются различные виды документов, относящие к организационно-правовой, стандартизирующей, распорядительной, информационно-справочной, учебно-педагогической информационной системам документации, и документации по трудовым правоотношениям. В процессе их группировки в дела в Учреждении допускаются ошибки, что в дальнейшем снижает эффективность исполнения документов, замедляет поиск и учет документов в делопроизводстве и при архивном хранении документации в Учреждения.

Для устранения выявленных ошибок и совершенствования формирования дел в Учреждении было предложено разработать Правила формирования дел в ГБПОУ МО «Луховицкий авиационный техникум», которые будут более детально описывать процесс, и устанавливать нормы и требования формирования дел в Учреждении. В Правила было предложено включить разделы: общие положения, термины, определения и сокращения, основной текст и приложения. И, при их составлении соблюдать определенную последовательность действий, то есть сначала разработать проект Правил, согласовать его с заинтересованными лицами Учреждения, утвердить у директора Учреждения, зарегистрировать его и довести до сведения ответственным лицам за формирование дел в структурных подразделениях Учреждения.