СУБД. СУБД Access лекции и практика. Субд access 2007

• Название: Субд access 2007
• Дата: 26.02.2020
• Размер: 489.37 Kb.
• Имя файла: СУБД Access лекции и практика.docx
• Тип: Документы; #109944
• страница: 1 из 5

СУБД ACCESS 2007

Рассмотрим основные функциональные возможности и технологические операции работы в СУБД, общую методологию использования в профессиональной работе, связанную с организацией хранения и обработки данных.

База данных: основные понятия

База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной области.

Структурирование – введение соглашений о способах представления данных.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). СУБД – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска необходимой информации.

Структурные элементы базы данных

Microsoft Access 2007 является СУБД реляционного типа. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, но разные значения атрибутов.

Прежде чем заносить данные в таблицы нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах:

·     один-к-одному – каждой записи из одной таблицы соответствует только одна запись в другой таблице;

·     один-ко-многим – каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице;

·     многие-к-одному – множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;

·     многие-ко-многим – множеству записей из одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице.

Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей:

·     отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса;

     отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы;

     отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц.

Ключи

Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице.

Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние.

Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ – это одно или несколько полей (столб­цов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа, или главной таблицей, а другую – таблицей вторичного (внешнего) ключа, или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.

Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ.

Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие, как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null.

Составной ключ. В тех случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает при создании таблицы, используемой для связывания двух таблиц многие-ко-многим.

Необходимо еще раз заметить, что в поле первичного ключа должны быть только уникальные значения в каждой строке таблицы, т.е. совпадение не допускается в отличие от поля вторичного или внешнего ключа, где совпадение значений в строках таблицы допускается.

Если возникают затруднения с выбором подходящего типа первичного ключа, то в качестве ключа целесообразно выбрать поле счетчика.

 Свойства полей базы данных

Поля БД не только определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Перечислим основные свойства полей таблиц БД:

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблицы).

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля – определяет предельную длину данных (в символах), которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при заполнении базы.

Типы данных полей таблицы MS Access 2007

Текстовый – текст или числа, не требующие проведения расчетов. Максимальная длина – 255 символов. По умолчанию длина текстового поля устанавливается равной максимальной длине.

Поле МЕМО – поля этого типа предназначены для хранения больших текстовых данных. Длина поля может достигать 64 Кбайт. Поле не может быть ключевым или индексированным. Поля МЕМО полезны для хранения больших объемов информации. При работе с Office Access 2007 можно задать свойство, при котором приложение MS Access 2007 будет сохранять историю всех изменений поля МЕМО. Историю изменений затем можно просмотреть.

Числовой – содержит множество подтипов (размеров). От выбора размера зависит точность вычислений, которая позволяет задавать целый тип для полей, которые используются в ссылках на другие таблицы базы данных.

Счетчик – уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся в таблицу при добавлении каждой новой записи.

Логический – содержит одно из двух возможных значений: 0 – для представления значений «нет» и -1 (минус 1) – для «да».

Денежный – позволяет выполнять расчеты с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной частях.

Дата/время – семь видов форматов для отображения даты и времени.

Поле объекта OLE – включает рисунок, фотографию, звукозапись, диаграммы, векторную графику, форматированный текст и т.д.

Гиперссылка – содержит адреса Web-страниц.

Вложение – позволяет хранить документы и двоичные файлы любых типов в базе данных без излишнего увеличения ее объема. Чтобы уменьшить общий объем данных, вложения автоматически сжимаются. Этот тип данных используется, например, если нужно вложить в запись документ Microsoft Office Word 2007 или сохранить в базе данных набор цифровых изображений. В одной записи можно хранить несколько вложений.

Объекты базы данных

Таблицы – это основные объекты базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняются такие операции, как отбор данных, их сортировка и фильтрация. С по­мощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Преимущество запросов заключается в том, что они извлекают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результативную таблицу.

Формы – это средства для ввода данных. Cмысл их в том, чтобы предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые можно заполнять. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее).

Отчеты – по своим свойствам и структуре во многом похожи на формы, но предназначены только для ввода данных на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группировки вводимых данных и для вывода специальных элементов оформления (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация и т.п.).

Страницы – это специальные объекты баз данных, выполненные в коде HTML, размещаемом на Web-странице и передаваемые клиенту вместе с ней. Страницы доступа к данным осуществляет интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенных на сервере.

Принципы нормализации

     в каждой таблице БД не должно быть повторяющихся полей;

     в каждой таблице должен быть уникальный идентификатор (первичный ключ);

     каждому значению первичного ключа должна соответствовать достаточная информация о типе сущности или об объекте таблицы (например, информация об успеваемости, о группе или студентах);

     изменение значений в полях таблицы не должно влиять на информацию в других полях, кроме изменений в полях ключа.

 Проектирование базы данных

Создание БД начинается с проектирования.

Этапы проектирования БД:

1) исследование предметной области;

2) анализ данных (сущностей и их атрибутов);

3) определение отношений между сущностями и определение первичных и вторичных (внешних) ключей.

В процессе проектирования определяется структура реляционной БД (состав таблиц, их структура и логические связи). Структура таблицы определяется составом столбцов, типом данных и размерами столбцов, ключами таблицы.

К базовым понятиям модели БД «сущность – связь» относятся: сущности, связи между ними и их атрибуты (свойства).

Сущность – любой конкретный или абстрактный объект в рассматриваемой предметной области. Сущности – это базовые типы информации, которые хранятся в БД (в реляционной БД каждой сущности назначается таблица). К сущностям могут относиться: студенты, клиенты, подразделения и т.д. Экземпляр сущности и тип сущности – это разные понятия. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов или событий, выступающих как целое (например, студент, клиент и т.д.). Экземпляр сущности относится, например, к конкретной личности в наборе. Типом сущности может быть студент, а экземпляром – Петров, Сидоров и т. д.

Атрибут – это свойство сущности в предметной области. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности. Например, для сущности Студент могут быть использованы следующие атрибуты: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, паспортные данные и т.д. В реляционной БД атрибуты хранятся в полях таблиц.

Связь – взаимосвязь между сущностями в предметной области. Связи представляют собой соединения между частями БД (в реляционной БД – это соединение между записями таблиц).

Сущности – это данные, которые классифицируются по типу, а связи показывают, как эти типы данных соотносятся один с другим. Если описать некоторую предметную область в терминах сущности–связь, то получим модель сущность-связь для этой БД.

Создание новой базы данных

После запуска Microsoft Office Access 2007 на экране появится стартовое окно Приступая к работе Microsoft Office Access (рис. 6.1).

В правой части диалогового окна располагается список ранее открывавшихся баз данных. Если Microsoft Access 2007 запущен в первый раз, то в списке появится только элемент Другие. Для создания новой базы данных нужно в списке Новая пустая база данных нажать пиктограмму Новая база данных. На месте списка ранее открывавшихся баз данных появится панель, запрашивающая имя новой базы данных (рис. 6.2).



Рис. 6.1. Стартовое окно Microsoft Office Access 2007

 



Рис. 6.2. Окно ввода имени базы данных

В поле Имя файла вводится новое имя базы данных и указывается папка, в которой будет расположена база данных. После ввода имени файла нужно нажать кнопку Создать. Будет создана новая база данных, а в ней открыта пустая таблица Таблица1 в режиме таблиц (рис. 6.3).



Рис. 6.3. Окно создаваемой базы данных.

 

В MS Office Access 2007 представлено несколько новых расширений файлов:

·     accdb – расширение файла нового формата MS Office Access 2007. Заменяет файлы с расширением mdb;

·     accde – расширение файлов MS Office Access 2007, которые работают в режиме исполнения. В accde-файлах удален весь исходный код. Работающий с accde-файлом может только выполнять код VBA, но не может изменять его. Файлы accde пришли на смену файлам с расширением mde;

·     accdt – расширение файлов шаблонов баз данных MS Office Access 2007;

·     accdr – новое расширение файлов, позволяющее открывать базу данных в режиме выполнения.

 

Графический интерфейс MS Access 2007

Для приложений Office 2007 компания Microsoft создала совершенно новый графический интерфейс, в котором больше нет столь привычных раскрывающихся меню и панелей инструментов (рис. 6.4).

Вместо строки меню в Access 2007 используется лента. Вместо панелей инструментов, заполненных кнопками, теперь используются образцы форматирования, рисунки, пиктограммы и раскрывающиеся списки, расположенные на ленте.

Если в окне открыта существующая база данных, то ее компоненты перечислены на панели, расположенной слева от рабочей области (на рис. 6.4 на панели приведено только одно имя таблицы, потому что это единственный компонент базы данных).

Существует несколько способов создания таблиц в MS Access 2007:

·     создание новой пустой таблицы;

·     создание новой таблицы на основе шаблона таблицы;

·     создание таблицы на основе нового списка на узле SharePoint;

·     создание таблицы с помощью импорта внешних данных;

·     создание таблицы при помощи конструктора.



Рис. 6.4. Окно MS Access 2007

Создание таблиц начинается с выбора элемента управления Таблицы. Чтобы создать таблицу вручную, следует на вкладке Создание в группе взаимосвязанных элементов управления Таблицы нажать Конструктор. Этот режим является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц. Откроется окно конструктора с именем новой таблицы Таблица1 (рис. 6.5).

В окне конструктора три столбца. В первом столбце Имя поля вводятся имена полей. В столбце Тип данных выбирают тип каждого поля из раскрывающегося списка. Столбцы Имя поля и Тип данных в дальнейшем используются приложением. Столбец Описание содержит описание назначения поля таблицы. Этот столбец нужен только разработчику. Нижняя часть бланка содержит свойства поля для поля, выделенного в верхней части. Закончив создание структуры таблицы, конструктор закрывают с подтверждением сохранения изменения макета или структуры таблицы.

 



Рис. 6.5. Окно конструктора таблиц MS Access 2007

Создание форм для ввода и редактирования данных