курсовая работа. Курсовая работа (Кудымов Тарас) СибУПК. Таймменеджмент. Искусство планирования и управления временем
 Скачать 224.5 Kb.
|
1 2 автономная некоммерческая образовательная организация высшего образования Центросоюза Российской Федерации СИБИРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ Кафедра менеджмента КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине «Теория менеджмента» на тему: «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления временем» Обучающегося ____________ курса Кудымов Тарас Сергеевич___ (фамилия, имя, отчество) _______________________________ (группа, шифр) Руководитель __________________ _______________________________ (должность, ученое звание, ученая степень) _______________________________ (фамилия, имя, отчество) Оценка после защиты _______________________________ Руководитель: _______________________________ (подпись) Дата защиты ___________________ Новосибирск 2022 ОглавлениеВведение 2 Глава 1. Теоретические основы тайм-менеджмента 4 1.1 Понятие, принципы и методы тайм-менеджмента 4 1.2 Причины нехватки времени 12 Глава 2. Специфика тайм - менеджмента на предприятиях сервиса 16 2.1 Особенности управления временем на предприятиях сервиса 16 2.2 Анализ использования рабочего времени рекламной компании «Бриз - сервис» 19 Глава 3. Рекомендации по совершенствованию тайм-менеджмента организации 23 Заключение 28 Список используемой литературы 30 Приложение 32 Введение Тайм-менеджмент - это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Это образ жизни, позволяющий удобно распоряжаться ценным ресурсом времени в стремительном потоке информации. Актуальность данного исследования заключается в том, что приоритизация целей помогает организовать не только время, но и жизнь в целом. Ведь иногда самое сложное - это сделать тот самый первый шаг - понять свои желания и сформулировать жизненные планы. Приоритет конкретной цели определяет время, затраченное на нее. Оценивая важность дел, можно выявить пожиратели времени - действия, отвлекающие от цели, не имеющие ничего общего с планированием жизни, - и без сожаления сдаться. Цель исследования: оценить значение тайм-менеджмента в современной жизни, чтобы подчинить первые минуты, а затем и всю жизнь истинным целям человека. Задачи исследования: Теоретические основы тайм-менеджмента Специфика тайм - менеджмента на предприятиях сервиса Рекомендации по совершенствованию тайм-менеджмента организации. Объект исследования: тайм-менеджмент как наука и искусство управления временем. Предмет исследования: использование методик тайм-менеджмента в собственной жизни. Исходя из поставленных целей и задач, выдвигаем следующую гипотезу: Использование методик тайм-менеджмента позволяет значительно сэкономить время и повысить коэффициент использования рабочего времени. Практическая значимость работы заключается в том, что она дает возможность представить результаты исследования не только на занятиях, но и использовать их на протяжении всей жизни. Глава 1. Теоретические основы тайм-менеджментаПонятие, принципы и методы тайм-менеджмента Тайм-менеджмент – это максимально эффективное распределение рабочего времени для достижения поставленных целей, поиск временно свободных ресурсов, последовательная расстановка приоритетов и контроль за выполнением задуманного. Основной задачей тайм-менеджмента является достижение максимально эффективного использования своих ресурсов в единицу времени. Когда тайм-менеджмент находился в зачаточном состоянии, он применялся только к работе и бизнесу. Но со временем значение этого термина расширилось и стало охватывать разные стороны человеческой деятельности. И сейчас тайм-менеджмент является важным элементом разработки любого проекта, так как необходимо рассчитать объем и время проекта, необходимое для его реализации. Тайм-менеджмент основан на следующих принципах: Умение работать с целями – при определении цели необходимо проверить ее соответствие действительности, конкретность, измеримость и продолжительность реализации; Расстановка приоритетов является фундаментальным элементом тайм-менеджмента, поскольку каждой задаче может быть присвоена важность, и если каждая задача рассматривается как срочная, эффективное планирование не будет успешным. Необходимо знание инструментов планирования, чтобы иметь возможность выбрать наилучший в той или иной ситуации. Выработка привычек – показатель того, что достигнута высокая квалификация тайм-менеджмента. Тайм-менеджмент включает в себя различные виды деятельности: постановку целей, планирование времени, делегирование задач подчиненным, управление ресурсами, анализ использования времени, фокусировку времени, расстановку приоритетов и т. д. На сегодняшний день существует множество различных видов тайм-менеджмента, но на самом деле специалисты выделяют только три основных вида. Но эти три типа также можно разделить на различные подтипы, которые могут принципиально отличаться друг от друга с точки зрения систем тайм-менеджмента. Некоторые из них могут иметь необычные имена авторов. Вам нужно знать ровно три вида тайм-менеджмента, чтобы в них разбираться, и при необходимости можно выбрать наиболее актуальный и подходящий. Тайм-менеджмент делится на: личный, ролевой (профессиональный), социальный (также корпоративный). Управление личным временем необходимо, чтобы помочь человеку достичь своих личных целей, т.е. достичь «внутреннего успеха». К методам управления человеческими ресурсами относятся: помощь в глубоком самопознании, помощь в точной формулировке желаний и стремлений, преодоление внутренних барьеров на пути к успеху и др. Балансирование времени, проведенного в разных сферах жизни в личностной форме, достигается путем достижения внутренней гармонии самого человека. Основная цель ролевого тайм-менеджмента - помочь человеку успешно выполнять социальную роль. Примером социальной роли является профессиональная деятельность, т.е. ЧАС. где и кем мы работаем, какие задачи выполняем в рабочем процессе и насколько эффективно мы это делаем. Профессиональный тайм-менеджмент делится поровну на две составляющие: психология трудовой деятельности и методы повышения эффективности труда, реинжиниринг, управление качеством и др. Основной метод ролевого управления временем заключается в улучшении слаборазвитых профессиональных навыков или компетенций. В данном случае в качестве примера можно рассмотреть работу человека с документацией, но при этом, когда он очень медленно читает. Наиболее наглядным примером является также следующая ситуация: Менеджер тратит много времени на решение различных мелких задач. Скорее всего, такая ситуация могла возникнуть из-за того, что у руководителя недостаточно развиты управленческие навыки: неумение расставлять приоритеты в своей работе, неумение планировать свой рабочий день, неумение делегировать решение второстепенных задач подчиненным. После выявления причины, по которой руководитель не успевает выполнять профессиональные задачи, могут быть выбраны эффективные приемы и схемы тайм-менеджмента, направленные на устранение этой причины, а также ее негативных последствий. Управление социальным временем связано с координацией времени, затрачиваемого на межличностное общение. В этой форме отдельно выделяется оперативный тайм-менеджмент, основная задача которого согласовать все процессы, протекающие в компании, по времени. Оперативный тайм-менеджмент на 90% состоит из различных методов рационализации бизнес-процессов и только на 10% из психологических методов. Это означает, что максимальные усилия руководства направлены на улучшение процессов компании и только 10% усилий направлены на изменение людей. При этом операционный тайм-менеджмент все больше направлен на оптимизацию отдельных элементов компании с точки зрения времени. Примером в данной ситуации является «задача оптимизации времени», т.е. задача сокращения времени обслуживания клиентов в системе продаж B2B. Эта проблема может быть решена несколькими путями, так как могут быть применены традиционные бизнес-идеи: Решения этой проблемы могут быть самыми разными, и здесь используется не столько ТМ, сколько более традиционные подходы бизнес-консалтинга: внедрение электронного документооборота, бережливое производство. методы производства, процессы реинжиниринга бизнеса и т. д. Тайм-менеджмент – это система методов и рекомендаций, направленных на решение проблем, связанных с нерациональным использованием не только рабочего, но и личного времени. Применяя методы тайм-менеджмента на практике, вы сможете улучшить рабочие процессы, сократить потери времени и научиться рационально организовывать свой рабочий процесс. Существуют основные приемы тайм-менеджмента, которые наиболее эффективны в большинстве ситуаций. Принцип Парето был сформулирован в 1897 году итальянским экономистом Вильфредо Парето. Он основан на том факте, что малая доля причин, усилий и используемых средств отвечает за большую часть результатов. Этот принцип многократно подтвержден количественными исследованиями в различных сферах жизни: 20% усилий приносят 80% результатов. Принцип управления временем Парето можно интерпретировать следующим образом: около 20% усилий и времени достаточно для достижения 80% результата. Остается вопрос, как узнать, сколько усилий требуется для получения хорошего результата? Согласно рассмотренному принципу, 80% нужной информации можно найти в 20% текста. Поскольку вы точно знаете, что найдете, вы можете быстро пролистать книгу и просто внимательно прочитать отдельные страницы. Это сэкономит вам 80% вашего времени. Матрица Эйзенхауэра - наиболее широко используемая сегодня концепция тайм-менеджмента, которую вы можете использовать для расстановки приоритетов. Эта методика была разработана американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром, согласно которой дела можно сортировать как по срочности, так и по важности. Все понимают, что за определенный промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Обычно только один без ущерба для производительности. Согласно матрице Эйзенхауэра каждый случай принадлежит к одному из четырех типов, показанных в таблице 1. Важность задачи определяется тем, насколько результат ее решения влияет на компанию. А срочность определяется двумя факторами: во-первых, как быстро нужно выполнить эту задачу, и во-вторых, привязано ли выполнение этой задачи к конкретной дате и времени. Только важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на приоритизацию задач. Теперь давайте подробнее рассмотрим типы задач на Матрице. Тип I: «Важные и срочные» - это дела, несвоевременное завершение которых приведет к значительному ущербу для компании (например, обновление лицензий, подача налоговых деклараций и т. д.). Такие случаи неизбежны в жизни каждого, но вовремя подготовившись к ним, можно предотвратить кризисную ситуацию. К этому типу можно отнести и проекты с «горящим» сроком, скорая помощь. Наиболее очевидными примерами этого типа являются: посещение врача по поводу проблемы со здоровьем, подача статьи в журнал к определенной дате или написание отчета. В этом случае нет другого выбора, кроме как выполнить эти задачи, чтобы избежать серьезных последствий. II тип: «Важные, но не срочные» - это перспективные мероприятия: различные курсы повышения квалификации, изучение перспектив развития, совершенствование снаряжения, восстановление здоровья и работоспособности. Таким образом, 2-й тип включает дела, ведущие к стратегической цели. Например, изучение иностранного языка для устройства на работу в перспективную организацию. Сюда же можно отнести и профилактику проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. Часто случается, что дела такого типа остаются без внимания и их решение постоянно откладывается. В результате иностранный язык не изучается, а значит, доходы не растут, а здоровье оставляет желать лучшего. У этих дел есть особенность, если ими пренебречь, то они попадают в категорию «важно-срочные». III тип: "не важные, но срочные" - характеризуется тем, что дела этой категории не приносят большой пользы в жизни, а требуют решения, потому что попались на глаза (долгий телефонный разговор или изучение объявления что пришло почтой). Проще говоря, это ежедневная рутина, которая отнимает много времени и сил. Тип IV: «неважно и не срочно» — это разные способы «убить время»: распитие спиртных напитков, легкое чтение, просмотр фильмов и т. д. Когда на продуктивную работу не остается сил, человек обычно берется за деятельность 4 типа . К этому типу не относятся: настоящий отдых, общение с семьей и друзьями - это очень важные вещи. Интеллект-карты или интеллект-карты. Они были разработаны Тони Бьюзеном, известным автором, лектором и консультантом по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Их еще называют «картами разума», «картами мыслей», «картами разума». Интеллект-карты - это один из способов, которым вы можете: эффективно структурировать и обрабатывать информацию; думайте с творчеством и интеллектуальным потенциалом. Интеллект-карты - это наглядный инструмент для решения следующих задач: Презентации – отличный способ проведения деловых встреч и переговоров, так как большой объем информации предоставляется за меньшее время, а участники лучше ее понимают и запоминают при визуальном сопровождении; Планирование - помогает разрабатывать сложные проекты или новый бизнес, также позволяет управлять временем, составляя планы на день, неделю, месяц, год; Мозговой штурм - помогает генерировать новые идеи или совместно решать сложные проблемы; Принятие решений - более четкое понимание всех плюсов и минусов конкретного действия ведет к взвешенному принятию решений. Пирамида Франклина - это система планирования, разработанная Бенджамином Франклином, чтобы помочь вам управлять своим временем и достигать своих целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) был американским политиком, известным своими фантастическими достижениями и уникальной решимостью. Когда ему было 20 лет, он составил план достижения целей на всю жизнь, которому следовал всю жизнь и четко планировал каждый день. Его план достижения целей был назван пирамидой Франклина, хороший пример которой показан на рисунке 1. Рассмотрим все элементы пирамиды подробнее: Основание пирамиды представляет главные ценности жизни. Другими словами, это ответ на вопрос: «Какова ваша миссия в этом мире?» Чего именно вы хотите от жизни? Бытует мнение, что на планете не найдется и 1% людей, которые всерьез задумались бы об этом. Исходя из жизненных ценностей, каждый ставит перед собой глобальную цель. А именно кем он хочет стать в жизни и чего хочет добиться. Мастер-план достижения цели – это определение промежуточных целей на пути к достижению общей цели. Долгосрочный план на несколько лет. На этом этапе необходимо определить точные временные рамки достижения цели. Краткосрочный план - на месяц и неделю. Чем детальнее он будет, тем чаще его можно будет анализировать и корректировать, что сделает работу более эффективной. Планируйте каждый день - это завершающий пункт в плане достижения целей. Метод ABCD - эффективный инструмент расстановки приоритетов, который можно использовать ежедневно. Это довольно простой и очень действенный метод, если применять его на практике правильно и регулярно, он может поднять человека в ранг самого результативного и продуктивного в любой сфере деятельности. Сила метода в его простоте. Для начала нужно составить на бумаге список всего, что необходимо сделать в ближайший день. После этого перед каждым пунктом составленного списка необходимо поставить букву А, Б, В, Г или Е. Тип задачи «А» - это задача, которая имеет наибольшую важность на данном этапе. Это то, что нужно сделать, чтобы не столкнуться с серьезными последствиями. Задачей «А» может быть посещение важного клиента или написание отчета для руководства. Задача типа B - это задача, которую необходимо выполнить. Однако последствия их выполнения или несоблюдения оцениваются как достаточно легкие. Если такая задача не будет выполнена, заинтересованный в реализации человек будет недоволен или окажется в неблагоприятной ситуации, но важность этих задач даже отдаленно не сравнима с задачами типа «А». На таких примерах можно проиллюстрировать суть задачи типа «Б»: звонок по не очень срочному делу или просмотр накопившейся электронной почты. Тип задачи «Г» - это операции, выполнение которых можно делегировать кому-то другому. Правило этой задачи заключается в том, что необходимо делегировать другим то, что они могут сделать, освобождая время для задачи типа «А». Задание типа «Д» - это работа, которую можно полностью исключить из списка дел. К этим задачам относятся дела, которые ранее были важны, но потеряли актуальность. Чаще всего это действия, совершаемые просто по привычке изо дня в день. Причины нехватки времени Различные факторы влияют на использование времени и особенно на его потери. Появление многих из них обеспечивает некомпетентность действий руководителя, тогда как другая часть действует независимо от него. Руководитель может самостоятельно воздействовать на многие факторы, чтобы уменьшить потери времени, которые могут возникнуть в результате влияния различных факторов. Факторы потерь времени можно разделить на три группы. Первая группа - причины, вытекающие из неграмотных действий руководителя: Незапланированный рабочий процесс – этот фактор является образом жизни самого руководителя, а потому влияет на рабочий процесс всей организации. Незапланированная работа замедляет течение работы, так как проявляется в постоянных доработках, доработках, необходимых для продолжения работы в разных подразделениях, подразделениях и отдельных сотрудниках организации. В результате от рабочего процесса отвлекается не только начальство, но и подчиненные. Неразвитая система обмена информацией на предприятии. В процессе общения человек уверен, что получатель информации ясно понимает и осознает смысл передаваемых им фраз, но, к сожалению, это не всегда так. У всех людей процесс восприятия информации вырабатывается индивидуально, в связи с этим восприятие может искажать смысл получаемой информации. К сожалению, многие современные руководители не уделяют внимания решению этой проблемы для себя и своих подчиненных, практически во всех организациях действует единая система приема и передачи информации. Примером неадекватного общения между отделами является обмен информацией в виде сломанного телефона, часто связанный с неформальным общением между сотрудниками отдела. Другим примером является отсутствие устоявшихся стандартов доведения информации о местонахождении организации до заказчика по телефону. Все объясняют, как могут. Отсутствие классификации произведений по степени их важности. Этот фактор выражается в том, что руководитель компании в первую очередь занимается вопросами, имеющими второстепенное значение для самой компании. В то же время обработка этих задач занимает много рабочего времени, хотя его лучше использовать для решения действительно важных дел. Руководители выполняют задачи, которые могут решить подчиненные. Чаще всего это происходит, когда руководитель не полностью доверяет своим подчиненным и считает, что подчиненные не смогут решить задачу так же хорошо, как он, то есть руководитель организации не уверен в высокой квалификации сотрудников организации. сотрудники. Примером может служить менеджер, который работает с клиентами и не наделяет своего сотрудника такими полномочиями. Неэффективность мотивации труда. Суть трудовой мотивации заключается в стремлении работника к удовлетворению собственных потребностей посредством осуществления рабочих процессов. Мотив включает, во-первых, потребность, которую работник стремится удовлетворить, во-вторых, последствия блага, которые может произвести удовлетворение потребности, в-третьих, действие, направленное на получение этого блага, и, в-четвертых, материальные и моральные издержки работника. результат. осуществление трудовой деятельности. Низкая или отсутствующая мотивация к работе может привести к падению производства. Высококвалифицированный и опытный лидер должен выявить эти факторы и сделать все возможное, чтобы устранить их любыми известными ему способами. Вторая группа – это причины, не зависящие от руководителя. В эту группу входят те факторы, которые не зависят от действий руководителя. К ним относятся: работа с почтой, срочные рутинные задачи, отнимающие много времени, и похитители времени. Рассмотрим подробнее факторы второй группы: 1. Работа с корреспонденцией. По статистике, руководитель тратит на письма около четверти своего рабочего времени, ежедневно просматривает около сотни пакетов с документами, только треть из которых действительно важные. Доказано, что 20% объема бесполезной информации приходится на деловую переписку. 2. Большое количество рутинных ежедневных задач, большинство из которых срочные и занимают больше всего времени. Примерами могут служить решение задач по оформлению помещений, где проводится ремонт, выбор мебели, необходимость личного контроля различных параметров деятельности организации, чаще всего из-за непрофессионализма сотрудников или нежелания подчиненных брать на себя ответственность за определенные действия. 3. «Воры времени» - это неожиданно срочные задачи, многие из которых требуют немедленного решения и не могут быть делегированы подчиненным. Все эти мелочи отвлекают от действительно важных дел и отнимают много рабочего времени. К похитителям времени относятся: звонки, вход людей в офис; технические проблемы с устройствами; изменение порядка работы, навязанного коллегами; неправильное планирование рабочего процесса; неумение и нежелание слушать других людей; плохая организационная структура; исправление ошибок, допущенных некомпетентными работниками; неуверенность в себе как в профессионале; внеочередные собрания и деловые встречи; отвлекающие факторы на работе; бесполезные споры о рабочих вопросах. Третью группу составляют причины, непосредственно связанные с личностью руководителя. К ним относятся: постоянная спешка, работа по дому, волнение. Чтобы уменьшить влияние этих факторов на рабочий процесс, руководитель должен изменить свое поведение, иначе эти факторы не позволяют осмысленно использовать свое рабочее время. Поэтому данная группа факторов является наиболее серьезной, так как требует изменения поведения со стороны самого руководителя. Лидеру нужно научиться эффективно использовать их мнение, а для этого нужно совершенствоваться и, главное, меняться, что достаточно сложно, особенно для человека, который уже видит себя самостоятельным, компетентным и зрелым во всех отношениях. Рассмотрим факторы третьей группы более подробно: 1. Постоянная спешка. Постоянная спешка мешает руководителю сосредоточиться на четко поставленной задаче. Лидер выбирает тот путь, который первым приходит в голову, и не рассматривает все возможные решения, а выбирает наиболее рациональное решение. 2. Привычка брать работу на дом – из-за этого фактора образуется замкнутый круг. Из-за большой загруженности человек не успевает выполнить всю работу, запланированную на день, поэтому оставшуюся работу он берет на себя дома, что приносит ему душевное спокойствие и вредит личной жизни. Из-за этого человек упускает возможность нормально жить и отдыхать, а в результате снижается работоспособность, что приводит к очередной ошибке и новому домашнему заданию. Обстоятельства приводят к плохой организации рабочего графика и зависят от импульсивности и индивидуальных особенностей человека. Придирчивому человеку вообще трудно решиться на сделку, он «метается» между такими однообразными и срочными делами, которые необходимо решить. В связи с такими «метаниями» теряется рабочее время. 1 2 |