Информационные технологии Контрольная работа Михеева Э.. Технологии автоматизации офиса в управлении, использование интегрированных программных пакетов
 Скачать 47.79 Kb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ФГБОУ ВО НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСТИТЕТ ИНСТИТУТ ЗАОЧНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ Кафедра кадровой политики и управления персоналом КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по дисциплине «Информационные технологии в управлении» на тему: Технологии автоматизации офиса в управлении, использование интегрированных программных пакетов Выполнила: студентка 2 курса 8321 группы Михеева Э.А. шифр У15063 Проверила: ________________ ________________ Новосибирск 2016 ОГЛАВЛЕНИЕОГЛАВЛЕНИЕ 2 ВВЕДЕНИЕ 3 1. Автоматизация офиса в управлении 4 1.1. Понятие виртуального офиса 4 1.2. Мобильный офис 6 1.3. Электронный (автоматизированный) офис 7 2. Интегрированные офисные пакеты 9 2.1. Понятие интегрированного офисного пакета 9 2.2. Пакет Microsoft Office 10 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 11 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 12 ВВЕДЕНИЕОсновой работы офиса является не оптимизация документационного обеспечения, а расширение возможностей коммуникаций путем разработки и внедрения новейших компьютерных технологий. [2] Одно из главных направлений в этой области – автоматизация систем управления организацией, при этом определяющую роль здесь имеет уровень развития информационных технологий. Тема моей работы - технологии автоматизации офиса в управлении, использование интегрированных программных пакетов. Основные задачи: - рассмотреть на конкретных примерах, в чем выражается автоматизация офиса; - дать определение понятию интегрированный программный пакет; - раскрыть значение автоматизации офиса; - охарактеризовать востребованность данных технологий в современном мире. 1. Автоматизация офиса в управлении1.1. Понятие виртуального офисаВ последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Информационные технологии виртуальных офисов основываются:
В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реального времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи. [1] Можно сказать, что виртуальный офис - это фиктивный офис, распола гающийся и функционирующий виртуально, но использующий реальный адрес. Таблица 1. Достоинства и недостатки виртуального офиса
Виртуальный офис нередко организуют при необходимости:
Слова «мобильный» и «виртуальный» применительно к офисам зачастую употребляются равноценно, что далеко не всегда оправдано. Понятие «мобиль ность» указывает на возможность служащим выполнять свои рабочие обязан ности у себя дома (или в другом удаленном от центрального офиса месте), «виртуальность» - указывает на ту виртуальную среду, созданную сетью Ин тернета, внутри и благодаря которой офисные служащие взаимодействуют. В этом смысле «виртуальный офис» является общим термином для описания среды, которая позволяет команде сотрудников эффективно вести бизнес, ис пользуя исключительно коммуникационные возможности Интернета, а так как сотрудники мобильного офиса вынуждены взаимодействовать зачастую именно через сеть Интернет, то это дает основания для сближения обоих видов данных нетрадиционных офисов. Но мобильные офисы могут функционировать и без виртуальной среды, обходясь тем, что его дистанционно работающие сотруд ники «по старинке» привозят свои отчеты в головной офис (например, в стра ховой компании). Виртуальные же офисы могут существовать вообще без соб ственных сотрудников, ограничиваясь аутсорсинговыми услугами. Aутсорсинг – это передача организацией некоторых производственных функций или бизнес-процессов на обслуживание сторонней компании, которая специализируется в нужной области. Но, в отличии от поддержки, имеющей разовый или эпизодический характер, на аутсорсинг передаются функции по профессиональной поддержке работоспособности отдельных систем на основе постоянного контракта (сроком от 1 года). [2, с. 34-36] 1.2. Мобильный офисВ узкотехническом смысле мобильный офис – это переносной комплект оборудования и программного обеспечения, позволяющий пользователю ре шать задачи обычного офиса, находясь вне своего рабочего места: получать оперативный доступ к информации (корпоративные базы данных, Интернет), вести обработку и осуществлять хранение информации, планировать и органи зовывать деятельность, принимать и отправлять факсовые сообщения, печатать и копировать документы, работать с электронной почтой и т. п. Полный комплект мобильного офиса состоит из сотового телефона, пор тативного компьютера, принтера и сканера (которые могут помещаться в одном устройстве). Информационно-технологическая инфраструктура, используемая для ор ганизации удаленной работы (применяемая в любом электронном офисе и - не редко - в виртуальном офисе) обычно включает защищенный канал доступа со трудников к системам фирмы, хостинг этих систем, сами ИТ-системы: доку ментооборот, портал, CRM, ERP и другие. Таким образом, мобильный офис может выполнять все функции стацио нарного офиса, но без его физиче ской составляющей (т. е. без помещения, комнат, мебели). Сами сотрудники должны быть оснащены хотя бы минимальным набором средств передачи информации: 1) Интернет, обеспечивающий пересылку отдельных файлов (текстовых, баз данных, программ) по электронной почте; пересылку видеоизображений, снятых web-камерой, проведение интернет-конференции и пр. 2) мобильная телефонная связь, обеспечивающая возможность для организации звуковой конференц-связи (аудио-кон ференции) удаленных друг от друга собеседников, что особенно важ но в ситуации необходимости срочного обсуждения сложной пробле мы людьми, которые не могут физически встретиться. [2, с. 36-38] 1.3. Электронный (автоматизированный) офисВ узкотехническом смысле под электронным офисом понимают програм мно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и авто матизации работы пользователей в системах управления. В более широком смысле электронный офис воплощает в себе концепцию комплексного использования в офисной деятельности современных техниче ских средств для автоматизации процедур и функций управления, а также средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала. Основными функциями электронного офиса являются: 1) общая обработка документов, их контроль и оформление; 2) локальное хранение документов; 3) обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге; 4) совместная дистанционная работа над документами всех служащих; 5) поддержка способов общения, не покидая рабочего места; 6) персональная обработка данных; 7) обмен между базами данных; 8) интеграция технологий делопроизводства в единый процесс . [2, с. 40-41] В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: персональные компьютеры, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; сканер; проекционное оборудование для проведения презентаций. [1] Его очевидные преимущества:
2. Интегрированные офисные пакеты2.1. Понятие интегрированного офисного пакетаДля реализации указанных выше задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными. [1] Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений. Назначение интегрированных офисных пакетов – обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия. [1] 2.2. Пакет Microsoft OfficeПримером интегрированного офисного пакета может служить пакет Microsoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:
Кроме офисных пакетов компании Microsoft, существуют также следующие пакеты: KOffice; WordPerfect Office (корпорация Corel, http://www.corel.com); Lotus SmartSuite (компания IBM, http://www.lotus.com); OpenOffice.org (http://www.openoffice.org); Русский офис (фирма «Арсеналъ») и др. [1] . ЗАКЛЮЧЕНИЕСегодня большая часть предприятий прибегает к автоматизации административно-управленческой деятельности, однако проводят её только на отдельных участках и вне единой системы. Среди руководства предприятий распространено мнение, что внедрение информационной системы – это покупка и монтаж аппаратного и программного обеспечения. Между тем не учитывается, что внедрение требует пересмотра методологии и даже философии управления. Быстрый прогресс в области компьютерных технологий постоянно открывает качественно новые возможности для управления. Работа любого предприятия во многом уникальная, поэтому внедрение информационной системы требует индивидуального подхода к проблеме. [3] В данной работе было рассмотрено понятие автоматизации офиса в управлении и показаны технологии автоматизации на трех различных примерах. Логично отсюда перейти к понятию интегрированного офисного пакета, который используется при автоматизации управления. Более подробно рассмотрен офисный пакет Microsoft Office, как один из самых популярных. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ1. Саак А.Э. Информационные технологии управления: Учебник для вузов// Саак А.Э., Пахомов Е.В., Тюшняков В.Н. – СПб.: Питер, 2005. – 320 с.: ил. – (Серия «Учебник для вузов»). – С. 111-118 2. Гилязова О.С. Управление офисом: учеб. электронное текстовое издание// Гилязова О.С.. – г. Екатеринбург.: Уральский федеральный университет, 2014. – 148 с. 3. Ивасенко А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: учебное пособие/ А.Г Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. – 4-е изд., стер. – М.: КНОРУС, 2010. – 154 с. |