Текст 1 About technical writing
 Скачать 32.3 Kb.
|
|
Текст 1 About technical writing You're probably wondering what this "technical writing thing" is. Someone may even have told you, "it's this course where they make you write about rocket science and brain surgery." Well, not really . . . . Actually, the field of technical communications is a fully professional field with degree programs, certifications, and—yes!—even theory. It's a good field with a lot of growth and income potential; and an introductory technical-writing course for which this book has been developed is a good way to start if you are interested in a career in this field. However, the focus for technical-writing courses is not necessarily career as a technical writer but an introduction to the kinds of writing skills you need in practically any technically oriented professional job. No matter what sort of professional work you do, you're likely to do lots of writing—and much of it technical in nature. The more you know about some basic technical-writing skills, which are covered in this guide and in technical-writing courses, the better job of writing you're likely to do. And that will be good for the projects you work on, for the organizations you work in, and—most of all—good for you and your career. Technical communications—or technical writing, as the course is often called—is not writing about a specific technical topic such as computers, but about any technical topic. The term "technical" refers to knowledge that is not widespread, that is more the territory of experts and specialists. Whatever your major is, you are developing an expertise—you are becoming a specialist in a particular technical area. And whenever you try to write or say anything about your field, you are engaged in technical communications. Another key part of the definition of technical communications is the receiver of the information—the audience. Technical communications is the delivery of technical information to readers (or listeners or viewers) in a manner that is adapted to their needs, level of understanding, and background. In fact, this audience element is so important that it is one of the cornerstones of this course: you are challenged to write about highly technical subjects but in a way that a beginner—a nonspecialist—could understand. This ability to "translate" technical information to nonspecialists is a key skill to any technical communicator. In a world of rapid technological development, people are constantly falling behind and becoming technological illiterates. Technology companies are constantly struggling to find effective ways to help customers or potential customers understand the advantages or the operation of their new products. Вы, вероятно, задаетесь вопросом, какова эта "техническая вещь письма". Кто-то, возможно, даже сказал Вам, "это - этот курс, где они заставляют Вас написать об аэрокосмических исследованиях и хирургии головного мозга". Ну, не действительно.... На самом деле область технических коммуникаций - полностью профессиональная область с программами на получение степени, удостоверениями, и — да! — даже теория. Это - хорошая область с большим доходным потенциалом и ростом; и вводный технически пишущий курс, для которого была разработана эта книга, является хорошим способом начаться, если Вы интересуетесь карьерой в этой области. Однако центр для технически пишущих курсов - не обязательно карьера как технический писатель, но введение в виды навыков письма, в которых Вы нуждаетесь в практически любой технически ориентированной профессиональной работе. Неважно, какой профессионал работает, Вы делаете, Вы, вероятно, будете делать много записей — и большая часть его технический по своей природе. Больше Вы знаете о некоторых основных технических навыках письма, которые охвачены в этом руководстве и в технически пишущих курсах, лучшей работе по написанию, что Вы, вероятно, сделаете. И это будет хорошо для проектов, Вы продолжаете работать для организаций, Вы работаете в, и — больше всего — хороший для Вас и Вашей карьеры. Технические коммуникации — или техническое письмо, как курс часто называют — не пишут об определенной технической теме, такой как компьютеры, но ни о какой технической теме. Термин "технический" относится к знанию, которое не широко распространено, который является больше территорией экспертов и специалистов. Независимо от того, что Ваш майор, Вы развиваете экспертные знания — Вы становитесь специалистом в конкретной технической области. И каждый раз, когда Вы пытаетесь написать или сказать что-либо о Вашей области, Вы заняты техническими коммуникациями. Другая ключевая роль определения технических коммуникаций - приемник информации — аудитория. Технические коммуникации - доставка технической информации читателям (или слушатели или зрители) способом, который адаптирован к их потребностям, уровню понимания и фону. На самом деле этот элемент аудитории так важен, что это - один из краеугольных камней этого курса: Вам бросают вызов написать об очень технических предметах, но способом что новичок — неспециалист — мог понять. Эта способность "перевести" техническую информацию неспециалистам является ключевым умением к любому техническому коммуникатору. В мире быстрого технического прогресса люди постоянно отстают и становятся технологическими неграмотными. Технологические компании постоянно изо всех сил пытаются найти эффективные способы помочь клиентам, или потенциальные клиенты понимают преимущества или операцию их новых продуктов. Текст 2 Resumes A resume is a selective record of your background – your educational, military, and work experience, your certifications, abilities, and so on. You send it, sometimes accompanied by an application letter, to potential employers when you are seeking job interviews. Resumes can be divided into three sections: the heading, the body, and the conclusion. Each of these sections has fairly common contents. Heading. The top third of the resume is the heading. It contains your name, phone numbers, address, and other details such as your occupation, titles, and so on. Some resume writers include the name of their profession, occupation, or field. In some examples, you'll see writers putting things like "CERTIFIED PHYSICAL THERAPIST" very prominently in the heading. Headings can also contain a goals and objectives subsection and a highlights subsection. These two special subsections are described later in "Special Sections in Resumes." Body. In a one-page resume, the body is the middle portion, taking up a half or more of the total space of the resume. In this section, you present the details of your work, education, and military experience. This information is arranged in reverse chronological order. In the body section, you also include your accomplishments, for example, publications, certifications, equipment you are familiar with, and so on. Conclusion. In the final third or quarter of the resume, you can present other related information on your background. For example, you can list activities, professional associations, memberships, hobbies, and interests. At the bottom of the resume, people often put "REFERENCES AVAILABLE ON REQUEST" and the date of preparation of the resume. At first, you might think that listing nonwork and personal information would be totally irrelevant and inappropriate. Actually, it can come in handy — it personalizes you to potential employers and gives you something to chat while you're waiting for the coffee machine or the elevator. For example, if you mention in your resume that you raise goats, that gives the interviewer something to chat with you about during those moments of otherwise uncomfortable silence. Резюме - это выборочная запись вашего опыта - ваш образовательный, военный и опыт работы, ваши сертификаты, способности и т. Д. Вы отправляете его, иногда сопровождаемое письмом-заявлением, потенциальным работодателям, когда вы ищете собеседования. Резюме могут быть разделены на три раздела: заголовок, тело и заключение. У каждого из этих разделов есть довольно общее содержание. Заголовок. Главная треть резюме - заголовок. Это содержит Ваше имя, номера телефона, адрес и другие детали, такие как Ваше занятие, названия, и так далее. Некоторые авторы резюме включают название своей профессии, занятия или области. В некоторых примерах Вы будете видеть, что писатели помещают вещи как "СЕРТИФИЦИРОВАННЫЙ ФИЗИОТЕРАПЕВТ" очень заметно в заголовке. Заголовки могут также содержать цели и подраздел целей и подраздел основных моментов. Эти два специальных подраздела описаны позже в "Специальных Разделах в Резюме". Тело. В резюме на одну страницу тело - средняя часть, поднимая половину или больше из полного пространства резюме. В этом разделе Вы представляете детали своей работы, образования и военного опыта. Эта информация устроена в обратном хронологическом порядке. В разделе тела Вы также включаете свои достижения, например, публикации, удостоверения, оборудование, Вы знакомы с и так далее. Заключение. В заключительной трети или четверти резюме, Вы можете представить другую соответствующую информацию о своем образовании. Например, Вы можете перечислить действия, профессиональные ассоциации, членства, хобби и интересы. У основания резюме люди часто помещают "ДОСТУПНЫЕ ПО ЗАПРОСУ ССЫЛКИ" и дату подготовки резюме. Сначала, Вы могли бы думать, что листинг нерабочей и личной информации будет полностью не важным и несоответствующим. На самом деле это может пригодиться — это персонализировало Вас потенциальным работодателям и дает Вам что-то, чтобы болтать, в то время как Вы ждете кофеварки или лифта. Например, если Вы упоминаете в своем резюме, что разводите коз, который дает интервьюеру что-то, чтобы болтать с Вами о в течение тех моментов в других отношениях неудобной тишины. Текст 3 Application letters This section focuses on the application letter (sometimes called a "cover letter"), which together with the resume is often called the "job package." In many job applications, you attach an application letter to your resume. Actually, the letter comes before the resume. The role of the application letter is to draw a clear connection between the job you are seeking and your qualifications listed in the resume. To put it another way, the letter matches the requirements of the job with your qualifications, emphasizing how you are right for that job. The application letter is not a lengthy summary of the resume — not at all. It selectively mentions information in the resume, as appropriate. To begin planning your letter, decide which type of application letter you need. This decision is in part based on requirements that employers may have, and in part based on what your background and employment needs are. In many ways, types of application letters are like the types of resumes. The types of application letters can be defined according to amount and kind of information:
How do you know which to write? For most technical-writing courses, write the highlight letter. However, in "real-life" situations, it's anybody's guess. Try calling the prospective employer; study the job advertisement for clues. Этот раздел сосредотачивается на заявлении (иногда названный "сопроводительным письмом"), который вместе с резюме часто называют "пакетом работы". Во многих заявлениях о приеме на работу Вы прилагаете заявление к своему резюме. На самом деле письмо приходит перед резюме. Роль заявления должна провести четкую связь между работой, которую Вы ищете и Ваши квалификации, перечисленные в резюме. Другими словами, письмо соответствует требованиям работы с Вашими квалификациями, подчеркивая, как Вы правы для той работы. Заявление не длинное резюме резюме — нисколько. Это выборочно упоминает информацию в резюме, как соответствующую. Чтобы начать планировать Ваше письмо, решите, в каком типе заявления Вы нуждаетесь. Это решение частично основано на требованиях, чтобы работодатели могли иметь, и частично на основе того, каковы Ваше образование и потребности занятости. Во многих отношениях типы заявлений похожи на типы резюме. Типы заявлений могут быть определены согласно сумме и виду информации: • Объективные письма — Один тип письма говорит очень мало: это определяет разыскиваемое положение, указывает на интерес к наличию интервью и привлекает внимание к тому, что резюме приложено. Это также упоминает любые другие специальные вопросы, которые не включены в резюме, такое как даты и времена, когда Вы доступны, чтобы натолкнуться на интервью. Это письмо не делает никакой продажи товаров и очень кратко. (Это может представлять истинное значение письма "о покрытии".) • Письма об основном моменте — Другой тип заявления, тип, который Вы делаете для большинства технических курсов письма, пытается суммировать ключевую информацию от резюме, ключевая информация, которая подчеркнет, что Вы - хороший кандидат на работу. Другими словами, это выбирает лучшую информацию из резюме и суммирует его в письме — этот тип письма особенно разработан, чтобы установить связь с определенной работой. Как ты знаешь, чтобы написать? Для большинства технически пишущих курсов напишите письмо об основном моменте. Однако в "реальных" ситуациях, это - чье-либо предположение. Попытайтесь вызвать возможного работодателя; изучите рекламу работы для подсказок. Текст 4 Inquiry Letters: Types and Contexts There are two types of inquiry letters: solicited and unsolicited. You write a solicited letter of inquiry when a business or agency advertises its products or services. For example, if a software manufacturer advertises some new package it has developed and you can't inspect it locally, write a solicited letter to that manufacturer asking specific questions. If you cannot find any information on a technical subject, an inquiry letter to a company involved in that subject may put you on the right track. In fact, that company may supply much more help than you had expected (provided of course that you write a good inquiry letter) Your letter of inquiry is unsolicited if the recipient has done nothing to prompt your inquiry. For example, if you read an article by an expert, you may have further questions or want more information. You seek help from these people in a slightly different form of inquiry letter. As the steps and guidelines for both types of inquiry letters show, you must construct the unsolicited type more carefully, because recipients of unsolicited letters of inquiry are not ordinarily prepared to handle such inquiries.
Запросные письма: типы и контексты Есть два типа писем о запросе: требуемый и незапрашиваемый. Вы пишете требуемый письменный запрос, когда бизнес или агентство рекламируют свои продукты или услуги. Например, если производитель программного обеспечения рекламирует некоторый новый пакет, это развивалось, и Вы не можете осмотреть его в местном масштабе, написать требуемое письмо в того производителя, задав конкретные вопросы. Если Вы не можете найти информацию о техническом предмете, письмо о запросе в компанию, вовлеченную в тот предмет, может поместить Вас на правильном пути. На самом деле та компания может поставлять намного больше помощи, чем Вы ожидали (обеспечил, конечно, что Вы пишете хорошее письмо о запросе), Ваш письменный запрос незапрашиваемый, если получатель не сделал ничего, чтобы вызвать Ваш запрос. Например, если Вы читаете статью эксперта, Вы можете иметь дальнейшие вопросы или хотеть больше информации. Вы обращаетесь за помощью от этих людей в немного отличающейся форме письма о запросе. Как шаги и рекомендации для обоих типов шоу писем о запросе, Вы должны построить незапрашиваемый тип более тщательно, потому что получатели незапрашиваемых письменных запросов не обычно готовы обращаться с такими запросами. 1. Рано в письме, определите цель — чтобы получить помощь или информацию (если это - требуемое письмо, информация о рекламируемом продукте, обслуживании или программе). 2. В незапрашиваемом письме определите, кто Вы, что Вы продолжаете работать, и почему Вам нужна запрошенная информация, и как Вы узнали о человеке. В незапрашиваемом письме также определите источник, который вызвал Ваш запрос, например, рекламу журнала. 3. В письме перечислите вопросы или информацию, необходимую в ясном, определенном, и легком для чтения формате. Если Вы имеете множество вопросов, рассматриваете создание анкетного опроса и включая отпечатанный, адресованный самому себе конверт. 4. В незапрашиваемом письме попытайтесь найти некоторый способ дать компенсацию получателю за проблему, например, предложив платить копирование и отправку по почте затрат, принимать оплаченный вызов, признавать получателя в Вашем отчете или посылать ему или ей копию Вашего отчета. В требуемом письме предложите, чтобы получатель послал брошюры или каталоги. 5. В закрытии незапрашиваемого письма выразите благодарность за любую помощь, которую получатель может предоставить Вам, признать неудобство Вашего запроса, но не благодарит получателя "заранее". В незапрашиваемом письме тактично предложите получателю, извлечет выгоду, помогая Вам (например, посредством будущих покупок от компании получателя). Текст 5 Complaint Letters A complaint letter requests some sort of compensation for defective or damaged merchandise or for inadequate or delayed services. While many complaints can be made in person, some circumstances require formal business letters. The complaint may be so complex that a phone call may not effectively resolve the problem; or the writer may prefer the permanence, formality, and seriousness of a business letter. The essential rule in writing a complaint letter is to maintain your poise and diplomacy, no matter how justified your gripe is. Avoid making the recipient an adversary.
Жалобы на письма Письмо о жалобе просит своего рода компенсацию за дефектные или поврежденные товары или за несоответствующие или задержанные услуги. В то время как много жалоб могут быть направлены лично, некоторые обстоятельства требуют формальных деловых писем. Жалоба может быть столь сложной, что телефонный звонок может не эффективно решить проблему; или писатель может предпочесть постоянство, формальность и серьезность делового письма. Существенное правило в письменной форме письмо о жалобе должно поддержать Ваше равновесие и дипломатию, неважно насколько оправданный Ваше схватывание. Постарайтесь не делать получателя противником. 1. В письме определите рано причину, которую Вы пишете — чтобы зарегистрировать жалобу и попросить некоторую компенсацию. Постарайтесь не прыгать в детали проблемы в первом предложении. 2. Государство точно, какой компенсации Вы желаете, или прежде или после обсуждения проблемы или причин предоставления компенсации. (Это может быть больше тактичное и меньше противодействия, чтобы задержать это заявление в некоторых случаях). 3. Предоставьте полностью подробный рассказ или описание проблемы. Это - "доказательства". 4. Объясните, почему Ваш запрос нужно предоставить. Представление доказательств недостаточно: заявите причины, почему эти доказательства указывают, что Ваш требуемый нужно предоставить. 5. Предложите, почему это находится в интересах получателя предоставить Ваш запрос: обратитесь к чувству получателя справедливости, желания длительного бизнеса, но не угрожайте. Найдите некоторый способ рассмотреть проблему как честную ошибку. Не подразумевайте, что получатель сознательно совершил ошибку или что у компании нет беспокойства о клиенте. К концу письма выразите уверенность, что получатель предоставит Ваш запрос. |