Тема 6 Докум и инвент БУ - студ. Тема Документация и инвентаризация
 Скачать 113.5 Kb.
|
|
Дисциплина «Бухгалтерский учет с применением цифровых технологий» Тема 6. Документация и инвентаризация 1. Сущность и значение бухгалтерских документов 2. Классификация бухгалтерских документов 3. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению бухгалтерских документов 4. Исправление ошибок в учетных регистрах 5. Порядок документооборота 6. Понятие, значение и виды инвентаризации 7. Порядок проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете Раздел 1. Бухгалтерские документы 1. Сущность и значение бухгалтерских документов Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета и средством текущего контроля за хозяйственной деятельностью организации. Процесс оформления хозяйственных операций документами называется документированием. Документ (в переводе с латинского слово «документ» означает «доказательство», поучительный пример, свидетельство) - материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, удостоверяющее право на совершение хозяйственной операции и подтверждающее факт ее исполнения. Бухгалтерские документы содержат как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации документы становятся в силу того, что посредством документов осуществляется первичное наблюдение и первичная регистрация хозяйственных операций с последующим отражением в бухгалтерском учете. Носителями юридической информации документы являются потому, что содержат сведения, необходимые для получения представления о совершенной хозяйственной операции и обеспечения ее доказательной силы. Первичные бухгалтерские документы - бухгалтерские документы, составленные в момент совершения хозяйственных операций и непосредственно после их завершения и являющиеся первым свидетельством их совершения. Показатели документов, характеризующие содержание хозяйственных операций, называются реквизитами. Все первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, 7) подписи вышеуказанных лиц с обозначением их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц [3]. Наряду с обязательными первичные документы могут содержать и некоторые дополнительные реквизиты, обусловленные спецификой деятельности организации, особенностями совершаемой хозяйственной операции. Например: ссылки на прилагаемые документы, телефон, факс организации и другие. Различают постоянные и переменные реквизиты документов. Постоянные реквизиты в пределах организации не меняются в течение длительного времени (например, наименование документа, название и юридический адрес организации, номер расчетного счета). Переменные реквизиты меняются с каждой хозяйственной операцией (номер документа, количество сданной на склад готовой продукции, количество отпущенных в производство материалов и другие). 2. Классификация бухгалтерских документов Бухгалтерские документы группируют по ряду классификационных признаков. Бухгалтерские документы     
Кроме того, по количеству учетных позиций документы бывают однострочными (наряд на выполнение одной какой-либо работы) и многострочными (товарно-транспортная накладная на выполнение различных позиций); стандартные и нестандартные; срочные и 1. По назначению все документы подразделяются на: - распорядительные; - оправдательные или исполнительные; - бухгалтерского оформления; - комбинированные. Распорядительные документы содержат в себе приказ, распоряжение или дают право на совершение хозяйственной операции (платежное поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентаризации и др.). Распорядительные документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете. Оправдательные документы оформляют уже совершенную хозяйственную операцию и служат основанием для отражения ее в учете. Такие документы подтверждают, что указанные в соответствующем документе действия выполнены лицом, представляющим такой документ (например, авансовый отчет, инвентаризационная опись, счета, кассовые чеки и др.). Документы бухгалтерского оформления составляются непосредственно в бухгалтерии организации на основании распорядительных или оправдательных документов для систематизации учетных записей и определения корреспонденции между счетами (мемориальные ордера, справки, расчеты (например, расчет начисления амортизации основных средств) и др.). Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, лимитно-заборная карта содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). 2. По степени обобщения различают первичные и сводные документы. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции и являются ее первым письменным свидетельством. Это товарные накладные, кассовые ордера и др. Сводные или вторичные документы обобщают данные первичных документов (товарные отчеты, отчеты кассира). 3. По месту составления различают внутренние и внешние документы. Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только в рамках конкретной организации. Это приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости по заработной плате, инвентаризационные описи и другие документы. Внешние документы поступают в организацию от других хозяйствующих субъектов или лиц. Это счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, больничные листы, судебные и исполнительные документы и др. 4. По степени охвата хозяйственных операций (или по объему содержащейся информации) различают разовые и накопительные документы. Разовые документы служат для оформления одной хозяйственной операции. Это приходные и расходные кассовые ордера, требования на выдачу материалов и другие документы. Накопительные документы применяются для оформления нескольких однородных и периодически повторяющихся хозяйственных операций в течение недели, декады, месяца. Это накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта, отражающая многократный отпуск в течение месяца материалов со склада в цех и др. 5. По содержанию хозяйственных операций различают материальные, денежные и расчетные документы. В материальных документах представлена информация об изменении основных средств, производственных запасов и движении готовой продукции организации. Это акты приема-передачи объектов основных средств, накладные по движению товарно-материальных ценностей и другие. Денежные документы содержат сведения о кассовых и банковских операциях. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, чеки, платежные поручения и другие документы. В расчетных документах находят отражение расчеты с юридическими и физическими лицами. Например, расчет начисления заработной платы. 3. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению бухгалтерских документов К выписке и оформлению бухгалтерских документов предъявляются определенные требования, установленные "Положением о документах и записях в бухгалтерском учете организаций и хозяйственных организаций". Только правильно оформленный документ служит достоверным основанием для бухгалтерских записей и имеет юридическую силу. Общие правила составления документов: 1) Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка – на чистом листе бумаги) чернилами, химическим карандашом или на пишущей машинке. 2) Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документов. 3) Точно и ясно излагать содержание документа. 4) Четко и разборчиво писать текст и цифры. 5) Незаполненные пробелы в бланке документов прочеркивать. 6) Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью. 7) Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего. 8) Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции. Копии получают путем оттиска через подложенную копировальную бумагу или ксерокс. Требования к оформлению любых документов. Достоверность, полнота информации. Срочность и своевременность. Документы должны составляться своевременно в момент совершения операции, или, если это невозможно, - непосредственно по окончании операции. Объективность и экономичность. Документы должны выписываться в том количестве экземпляров, которое необходимо для ведения учета и отчетности предприятия. В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документы могут заполняться пастой шариковых ручек, чернильной ручкой синим, фиолетовым, черным цветом, при помощи пишущих машин или при помощи ЭВМ. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается. Итоговые записи, связанные с передачей ценностей, инвентаризацией, должны писаться прописью. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Свободные строки должны быть прочеркнуты. Документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни, связанные с денежными средствами, подписывает руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются проверке и бухгалтерской обработке. Различают следующие этапы проверки документов в бухгалтерии: формальная проверка – проверка правильности оформления документов и заполнения всех реквизитов; проверка по существу – определение законности совершаемых хозяйственных операций, оформленных данным документом; арифметическая проверка – проверка правильности подсчета данных документа. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая включает в себя их группировку, расценку и разметку. Группировка – это сортировка по определенным признакам или подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами (составляются сводные документы на основе групп первичных документов). Документы подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию, содержащихся в них хозяйственных операций. Расценка (таксировка) документов – это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей, т.е. предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в денежные Разметка (контировка) – указание в первичном документе бухгалтерской записи, вытекающей из содержания хозяйственной операции, т.е. это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе. Затем информация, содержащаяся в первичных бухгалтерских документах, подлежит включению в соответствующие учетные регистры. По истечении года все документы передаются в общий архив организации. 4. Исправление ошибок в учетных регистрахИсправление ошибок в учетных регистрах должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Законом РФ «О Б/У», Положением по ведению Б/У и бухгалтерской отчетности в РФ определено, что внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В таком случае должен быть составлен новый документ. В других учетных документах можно вносить исправления. В зависимости от характера допущенных ошибок их исправление в учетных регистрах осуществляется различными способами. Способы исправления ошибок1. Корректурный способ (лат. – поправка) – связан с ошибочной записью в тексте или сумме. Если в тексте или сумме первичного документа, созданного вручную, допущена ошибка, то она исправляется следующим образом: Зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) неправильный текст или сумма; Пишется сверху зачеркнутого правильный текст или сумма; Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа с оговоркой «Исправлено», «Исправленному верить», «Исправленному с …. На ….(правильная запись) верить», ставится дата исправления и заверяют подписью лиц, подписывающих документ. 2. Способ дополнительных проводок - связан с ошибочной записью сумм в бухгалтерских проводках, которые меньше правильных. Применяется в первичных документах при правильной записи корреспонденции счетов указана неправильная сумма операции, которая сделана в меньшей сумме. В этом случае на разницу составляется дополнительная проводка на сумму, недостающую до правильной. 3. Способ «Красное сторно» - связан с ошибочной записью корреспонденции счетов и сумм в бухгалтерских проводках, которые больше правильных. При этом составляются две бухгалтерские записи (проводки). Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная запись (проводка) с правильной корреспонденцией счетов. А. Правильная запись корреспонденции счетов, но сумма проставлена больше правильной: При этом способе составляется дополнительная проводка с такой же корреспонденцией счетов на сумму, равную разнице между правильной и ошибочной суммами операции (5000 – 50000 = - 45000). Т.к. разница получается отрицательной, то её выделяют в учетных регистрах путем написания дополнительной бухгалтерской проводки красными чернилами. Бухгалтерская проводка, записанная красными чернилами, носит название сторнировочной проводки. При подсчете итогов суммы, записанные красными чернилами, должны вычитаться из итогов учетных регистров. В бухгалтерской литературе для выделения сторнировочной проводки вместо красных чернил используется прямоугольная рамка вокруг сторнировочной суммы. Для исправления такой ошибки составляется дополнительная сторнировочная проводка на сумму разницы на дату выявления ошибки. 45000 Дт 50 Кт 51 - 18.01.09 При подсчете итогов в учетных регистрах сначала будет учтена ошибочная сумма (50000 руб.), а 18.01.09 должна быть вычтена сторнировочная сумма (45000 руб.), что в итоге даст правильную сумму (5000 руб.). Б. Неправильная запись корреспонденции счетов, но правильная сумма: Например: Поступление денежных средств в кассу организации с р/сч в банке в сумме 5000 руб. Правильная бухгалтерская проводка должна выглядеть следующим образом: Дт 50 Кт 51 - 5000 руб. 11.01.09 Допустим, что при записи бухгалтерской проводки сумма указана верно, но ошибочно была указана в журнале-ордере корреспонденция счетов. Дт 50 Кт 55 - 5000 руб. 11.01.09 Для исправления ошибки такого типа применяется способ «красное сторно». При этом выполняются следующие шаги: 1. сначала на дату выявления ошибкисторнировочной проводкой (т.е. красными чернилами) повторяется ошибочно составленная проводка, что приводит к аннулированию ошибочной записи: 5000 Дт 50 Кт 55 - 18.01.09 2. затем составляется новая правильная проводка: Дт 50 Кт 51 - 5000 руб. 18.01.09 На все сторнировочные и исправительные бухгалтерские проводки составляются бухгалтерские справки. 4. Способ обратных проводок - используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной бухгалтерской записью (проводкой), а затем делается правильная запись. Данный способ можно использовать, если не искажается экономическое содержание операции. Применяется очень редко. 5. Порядок документооборота Движение документов с момента их возникновения или получения до сдачи их в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом. Основными этапами документооборота являются: - поступление документов со стороны или составление их в организации; - движение документов и их исполнение; - прием документов в бухгалтерии, их проверка и бухгалтерская обработка; - обеспечение текущего хранения документов; - сдача документов в архив. Главным бухгалтером организации составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов. Соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций. Руководители организаций несут персональную ответственность за организацию текущего хранения документов. Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее 5 лет, а лицевые счета работников – 75 лет. Изъятие учетных документов производится только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел при наличии предписания на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации и с обязательным составлением протокола. Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете», в случае изъятия первичных учетных документов, в том числе в виде электронных документов, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета Раздел 2. Инвентаризация 1. Понятие, значение и виды инвентаризации Последующее отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций может привести к расхождению данных учета с действительностью. Это требует периодической проверки соответствия учетных показателей фактическому их наличию. Инвентаризация - проверка фактического наличия имущества и сопоставление с данными бухгалтерского учета, а также проверка полноты отражения в учете обязательств. Термин «инвентаризация» заимствован из немецкого языка и представляет собой производное от слова «инвентарь». Предыстория возникновения этого слова довольно сложная. В 1713 году появляется термин «инвентариум», в 1743 году «инвентарий» и только в 1797 году – «инвентаризация». Порядок проведения и документального оформления результатов инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49. Порядок проведения инвентаризаций в конкретной организации (их количество в отчетном году, даты проведения, перечень проверяемого имущества и обязательств) определяется руководителем, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации осуществляется в обязательном порядке. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях: - при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; - при смене материально-ответственных лиц; - в случае стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; - при реорганизации или ликвидации организации; - при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ. Все проводимые инвентаризации различают по ряду признаков. По охвату имущества инвентаризации подразделяются на полные и частичные. Полные инвентаризации, как правило, проводятся перед составлением годового отчета (в конце финансового года), когда проверяются все виды имущества хозяйствующего субъекта. Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация товарно-материальных ценностей, денежной наличности в кассе и др.). По времени проведения различают плановые и внезапные инвентаризации. Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета). Внеплановые (внезапные) инвентаризации осуществляются по мере необходимости (стихийные бедствия, хищения, смена материально ответственного лица, требования судебных органов и т.д.). Как правило, инвентаризация материальных ценностей, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности проводится внезапно, а основных средств, незавершенного производства, капитального строительства, расчетов и ряда других статей баланса – по состоянию на 1-е число месяца. Основными задачами инвентаризации имущества являются: - выявление фактического наличия имущества; - контроль за сохранностью имущества путем сопоставления его фактического наличия с данными бухгалтерского учета; - выявление неиспользуемого имущества; - проверка соблюдения правил и условий хранения имущества; - проверка реальности стоимости учтенного в балансе имущества. 2. Порядок проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете Для проведения инвентаризации в организации в соответствии с письменным распоряжением руководителя (приказом) создается инвентаризационная комиссия, в состав которой включают представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженерно-технический персонал, экономистов, финансистов и т.п.). Если инвентаризация проводится в связи с хищением, то в состав комиссии включают представителей правоохранительных органов, если в связи со стихийным бедствием – то представителя страховой компании. Инвентаризация проводится в несколько этапов. Первый этап – обязательный подсчет, взвешивание, обмер материальных ценностей, оформление инвентаризационных описей. При инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами составляются акты сверки расчетов. Второй этап – оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств по первоначальной или измененной оценке (например, при ухудшении качества материалов). Третий этап – выявление расхождений фактического наличия с данными бухгалтерского учета, установление причин расхождений, заполнение сличительной ведомости. Четвертый этап – оформление результатов инвентаризации и отражение выявленных расхождений в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. Излишки ценностей, выявленные при инвентаризации, подлежат оприходованию в доход организации. При этом на счетах бухгалтерского учета производится запись: Дебет счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др. Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1 «Прочие доходы». Недостачи ценностей, выявленные в результате инвентаризации, независимо от причин их возникновения, первоначально отражают следующим образом: Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 50 «Касса» и др. После рассмотрения материалов инвентаризации руководитель организации принимает решение о списании недостачи. При принятии решения о взыскании недостачи с виновного лица (как правило, материально ответственного лица) на счетах бухгалтерского учета производится запись: Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Погашение недостачи производится путем удержания из заработной платы, внесения наличных денежных средств в кассу: Дебет счета 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». При отсутствии виновных лиц (или ввиду недоказанности их вины) недостача списывается за счет организации записью: Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». |