Тема 2. Тема Организация делового администрирования на предприятиях Основные вопросы
 Скачать 315.94 Kb.
|
|
Тема 2. Организация делового администрирования на предприятиях Основные вопросы: 1. Структура делового администрирования на предприятии 2. Модель делового администрирования 3. Особенности организации делового администрирования 1. Структура делового администрирования на предприятии Деловое администрирование на предприятиях имеет несколько ветвей административной деятельности: a) проектно-производственный или технический уровень; b) человеческие ресурсы; c) коммерческий уровень; d) маркетинг, реклама и PR; e) планово-экономический уровень. Для проектно-производственного или технического уровня характерно состояние, когда руководящие и административные должности занимают эксперты в той области, в которой работает организация, а непосредственное управление проектами осуществляется специалистами, которым делегированы соответствующие полномочия. Например, если организация занимается автомобилестроением, то основную часть административных должностей занимают техники, инженеры и специалисты в этой области. На данном административном уровне продвижение по карьерной лестнице происходит за счет добросовестной работы, учитывается инициативность специалиста и профессиональный вклад в деятельность организации. Административный уровень человеческих ресурсов связан с управлением персоналом. Поскольку развитие карьеры в одной организации и пути достижения высоких должностей во многом зависят от масштаба компании и возможности повышать квалификацию работникам, то на данном административном уровне руководитель должен иметь высоко развитые управленческие и лидерские качества. Продвижение административного персонала происходит за счет оценки показателей управления персоналом и практики подбора, отбора и эффективного использования кадров. Коммерческий уровень бизнес администрирования представляет собой особую ветвь управления, где работник может достичь карьерного роста до административного уровня начиная с низких позиций. Например, сотрудник без специального образования, поступив на должность продавца, в течение нескольких лет безупречной работы, имеет возможность в продвижении карьерного роста, от рядового сотрудника сбыта до руководящей должности этого отдела. Сотрудникам, демонстрирующим высокий уровень профессиональных навыков предоставляются возможности повышения квалификации, участия в семинарах, тренингах и т.п. за счет работодателя. В результате, продвижение административного персонала на данном уровне происходит за счет добросовестного труда, когда обычный работник имеет возможность приобрести образование, диплом и высокую должность, демонстрируя навыки коммерческой работы. Административный уровень, связанный с маркетингом, рекламой и PR-деятельностью, является специфической ветвью исполнительной власти. Деловое администрирование здесь могут осуществлять как профессионально подготовленные специалисты по управлению маркетингом, рекламой и PR- деятельностью, но не имеющие непосредственных навыков, как в случае с техническим уровнем, так и сотрудники, проработавшие в данных отделах несколько лет. В первом случае администрирование осуществляется профессиональными управляющими, которые, к примеру, подготовлены непосредственно для управления маркетингом. Во втором случае специалисты по маркетингу занимают руководящие должности, что часто сопряжено с дополнительным получением образования в сфере управления. В обоих случаях продвижение в рамках административного уровня осуществляется за счет эффективного использования управленческих навыков. Планово-экономический уровень делового администрирования сопряжен с финансовой деятельностью, планированием, управленческим учетом и т.д. Административные должности в данной ветви исполнительной власти занимают специалисты в определенной сфере, а продвижение административного персонала происходит за счет повышения эффективности отдельных участков экономической деятельности организации. 2. Модель делового администрирования Организация делового администрирования строится и функционирует по замкнутому управленческому циклу (рис. 1). В соответствии с данным циклом, управляющий инициирует реализацию конкретного административного указания, ставя определенную цель перед отделом организации или конкретным сотрудником. Далее реализуется комплекс действий, который приводит к конкретному результату. В зависимости от того, был этот результат положительным или отрицательным, следует вознаграждение или наказание за проделанную работу отдела или конкретного сотрудника. Рис. 1. Цикл делового администрирования Поскольку деятельность организаций носит непрерывный характер, управленческое воздействие повторяется после завершения каждого цикла. Модель делового администрирования основана на совокупности принципов администрирования, функций и методов управления, на основе которых вырабатываются правила, обеспечивающие эффективный процесс управления организацией. Организация делового администрирования опирается на три базовых фактора, которые определяют административно-управленческую деятельность на любом уровне: власть, дисциплина и ответственность. Данные факторы составляют первый уровень делового администрирования. Результатом реализации данных факторов является регламентированная административно-управленческая деятельность. Осуществление данной деятельности с учетом принципов администрирования и на основе использования методов и функций управления ведет к организации бизнес администрирования, что составляет второй уровень модели (рис. 2). Наделение властными полномочиями означает закрепление за управляющим прав принимать решения, которые являются обязательными к выполнению его подчиненными. В соответствии с этим разрабатываются и реализуются управленческие решения, направленные на достижение поставленных целей. административный персонал подразделение организации или конкретный сотрудник работа, процесс или проект конкретный результат вознаграждение или наказание Административные работники должны соблюдать управленческую дисциплину, не допуская отклонений от поставленных целей и следуя поставленным задачам Рис. 2 Модель делового администрирования . Фактически, это означает, что все принимаемые решения должны быть направлены на достижение целей организации, без рассредоточения имеющихся ресурсов на выполнение задач, имеющих меньший приоритет для организации или вообще не относящихся к интересам организации. Ответственность принимать решения выражается в необходимости разработке обоснованных, логически объяснимых, ясных, последовательных и рациональных решений, направленных на достижение цели, а в случае неудачи отвечать перед вышестоящими сотрудниками исполнительных органов организации. Таким образом, решения должны приниматься на основе рациональных суждений человека, занимающего ответственную должность в организации, которая также дает возможность оценить все факторы, влияющие на достижение поставленной перед организацией целей. Результатом комплексного применения принципов администрирования, функций и методов управления является эффективная организация делового администрирования, направленного на достижение поставленных целей посредством непрерывного управленческого воздействия. При этом организация делового администрирования подчиняется строгим правилам, которые обусловлены его внутренним содержанием. Правила делового администрирования: Чем лучше построена организация, тем больший результат она принесет. В основе построения лежит стратегия. Стратегия определяет структуру. Работа подразделений и специалистов должна быть регламентирована положениями в подразделениях и должностными инструкциями. Каждое подразделение и каждый человек в организации должен иметь работу, за которую отвечает только он. Администрирование должно осуществляться на основе системы персональной ответственности. Выполнению каждой работы должен соответствовать конкретный результат, и только он определяет полезность для организации данного подразделения и человека. Положительный результат, с одной стороны, определяется эффективностью построения организации, а с другой стороны, компетенцией и мотивацией работников. Установленный в организации порядок, никто, даже высшее руководство, нарушать не имеет права. 3. Особенности организации делового администрирования Организация делового администрирования основана на совокупности факторов и условий, определяющих данный процесс в рамках функционирования организации в целом, и персональных особенностей управляющего, который, являясь звеном исполнительной власти в организации, использует свои полномочия для реализации управленческого воздействия. В соответствии с этим, можно выделить объективные и субъективные детерминанты, т.е. фактор или элемент, обуславливающий то или иное явление, организации делового администрирования (рис. 3). Объективные детерминанты принадлежат к объекту делового администрирования и не зависят от его субъекта, т.е. управляющего, который осуществляет процесс делового администрирования. Субъективные детерминанты относятся непосредственно к управляющему, который выступает носителем всех действий, совершаемых в рамках процесса бизнес администрирования и направленных на объект делового администрирования. Объективно, организация делового администрирования направлена на обеспечение единства поставленных перед предприятием целей и задач с действиями руководства и распоряжениями, отдаваемыми структурным подразделениям. Учитывая возможности конфликтов, координация осуществляется посредством регламентирования всех решений на основе определенных показателей. При этом координатором выступает первый руководитель, который следует принципам целевой ориентации, должностным обязанностям, используя свои властные полномочия. Объективные детерминанты Субъективные детерминанты Рис. 3 Схема объективных и субъективных детерминант организации делового администрирования В таблице 3 приведены объективные характеристики организации делового администрирования. Таблица 3. Особенности организации делового администрирования Характеристики организации Особенности административной системы Главный регулятор в получении результата Приказ, распоряжение, инструкции, планы, положение, регламент, экономические показатели, отчетные данные Роль первого руководителя Гарант неотвратимости наказания или поощрения, инициатор управленческих действий, управление деятельностью подчиненных Принцип формирования Четкое определение сферы ответственности обязанностей и результатов, строгое соблюдение Характеристики организации Решение задач управления Решение проблем управления Организация делового администрирования Организация труда управляющего Личные качества управляющего Функциональные роли структуры выполнения должностных обязанностей Принцип взаимоотношений Жесткая иерархия подчиненности и соблюдения исполнительской дисциплины, функциональное соответствие обязанностей и выполняемой работы Принцип оценки работы Оценка результатов работы, исходя из выполнения установленного сверху задания и динамики роста Контролирующий орган Специальное контрольное подразделение, выделенное в структуре управления Главное преимущество Четкое выполнение поставленных целей Деловое администрирование подразумевает, что ответственность должна быть распределена для обеспечения эффективной деятельности организации. Сбалансированность единоначалия и персональной ответственности обеспечивается организационной структурой, которая должна быть ориентирована на рациональное, научно-обоснованное и эффективное функционирование организации. Контроль и проверка исполнения принятых решений должны осуществляться на постоянной основе, обеспечивая универсальность оценки деятельности подразделений в зависимости от объективных условий. Формальным контрольным органом должен выступать не сам управляющий, а специализированный отдел внутри организации. Результатом воздействия объективных детерминант организации делового администрирования выступает эффективная административно- управленческая деятельность, позволяющая достичь всех поставленных задач за счет рационального использования имеющихся у предприятия ресурсов. Решение задач и проблем управления определяется дихотомической природой регулярной управленческой деятельности, которая обуславливается достижением поставленных целей и преодолением возникающих препятствий. Задача управления – это ситуация наличия нормы и требований к ее реализации в конкретных условиях. Управленческая задача состоит в наличии управленческого решения и объективной необходимости его выполнения. Следовательно, решение управленческих задач в рамках делового администрирования сводится к реализации поставленной нормы в конкретных условиях работы организации. В случае возникновения затруднений в рамках административной деятельности управляющий будет иметь четкое представление о том, что и как требуется сделать, чтобы выйти из затруднения. Кроме того, в случае отсутствия готового решения управляющий располагает набором разработанных типовых регламентов, инструкций, положений, указаний и норм, который можно использовать для того, чтобы сформулировать управленческое решение. Деловое администрирование в таких ситуациях носит регулярный характер, за счет чего обеспечивается выполнение задач общего плана, применимых к конкретным ситуациям внутренней и внешней среды организации. Таким образом, данный фактор организации делового администрирования напрямую влияет на обеспечение текущей административной деятельности, что позволяет решать стандартные задачи, которые стоят перед предприятием. Проблема управления – это отсутствие необходимой нормы при наличии требования получения необходимого результата. Управленческая проблема состоит в отсутствии готовых управленческих решений при отсутствии у административного работника представления о том, как нужно выйти из сложившейся ситуации. Таким образом, проблема управления соответствует такому состоянию дел в организации, когда есть поставленная задача, есть конкретная деятельность, направленная на ее решение, но изменились условия деятельности. В результате, возникает отсутствие ясности в том, что нужно сделать для достижения конкретного результата. Следовательно, решение управленческой проблемы в рамках делового администрирования заключается в нахождении такого управленческого решения, т.е. формировании новой нормы деятельности, которое позволит получить требуемый результат в изменившихся условиях. Фактически, решение проблемы состоит в ее сведении к задаче управления. Субъективные детерминанты организации делового администрирования обусловлены организацией труда управляющего, его личными качествами и выполняемыми им функциональными ролями в системе административно-управленческой деятельности. Организация труда управляющего основана на пяти принципах. Принципы организации труда управляющего: 1. делегирование; 2. специализация; 3. параллельность; 4. пропорциональность; 5. ритмичность. Делегирование означает, что управляющий, осуществляя административную деятельность, передает своим подчиненным право самостоятельно решать определенные задачи. Фактически, данный принцип является определяющим в построении эффективно действующей организационной системы. Вместе с этим, он имеет субъективное значение, так как решение, какие именно полномочия делегировать своим подчиненным, руководитель принимает на основе собственных суждений, а не основе документов, регламентирующих распределение должностных обязанностей в организации. Специализация предполагает разделение труда по функциям управления. Реализуя данный принцип, управляющий добивается повышения эффективности решения поставленных задач и реализации управленческих решений. В зависимости от принятых управляющим решений, процесс делового администрирования должен быть результативным, в противном случае, компетентность управляющего следует поставить под сомнение. Параллельность направлена на одновременное выполнение рядом исполнителей различных операций процесса в рамках процесса делового администрирования. Реализация данного принципа позволяет распределить организационные ресурсы между подчиненными для диверсифицированного выполнения задач и решения проблем управления. В противном случае возникает ситуация концентрации подчиненных на выполнении одной задачи, что может быть использовано управляющим в рамках делового администрирования для реализации наиболее приоритетных управленческих решений, требующих срочного выполнения. Пропорциональность позволяет осуществлять одновременное равномерное распределение объема работ с учетом их сложности для каждого работника. С точки зрения делового администрирования данный подход может также применяться для регламентирования ответственности за достижение отдельных целей, стоящих перед предприятием, за разными сотрудниками исполнительных органов организации. Данный принцип позволяет использовать компетентность не одного конкретного управляющего, а всех сотрудников администрации организации для осуществления наиболее рационального процесса делового администрирования. Ритмичность сводится к качественному выполнению функций управления административными управляющими в пространстве и времени. За счет этого обеспечивается рациональное использование управленческих возможностей управляющих и не допускается злоупотребление административными полномочиями. Личные качества управляющего, оказывающие субъективное влияние на организацию делового администрирования, рассматриваются с точки зрения профессиональной важности, что позволяет выделить организаторские, интеллектуальные, коммуникативные и мотивационно- волевые качества (табл. 4) Таблица 4. Профессионально важные личные качества управляющего, оказывающие субъективное влияние на организацию делового администрирования Наименование Характеристика Первичные организаторские качества Психологическая избирательность, критичность, самокритичность, требовательность, склонность к организаторской деятельности Вторичные организаторские качества Целеустремленность, гибкость, работоспособность, настойчивость, самостоятельность, дисциплинированность, инициативность Интеллектуальные качества Способность анализировать, делать выводы, формировать решения, корректно ставить проблему, общая эрудированность и осведомленность об объекте управления Коммуникативные качества Способность к кооперации и групповой работе, навыки разрешения конфликтных ситуаций, способность к субординационному, службено- товарищескому и социально-психологическому общению Мотивационно- волевые качества Стремление к успеху, осторожность, самооопределение, социальная компетентность, готовность к обсуждению и сила убеждения Совокупность личных качеств управляющего предопределяет характер делового администрирования, осуществляемого в организации. Учитывая, что субъективно в каждом человеке рассмотренные качества преобладают в разных пропорциях, "организация делового администрирования во многом зависит от личностных особенностей административных работников". В результате развивается особый стиль управления, характерный для конкретного управляющего. При низком уровне развития каких-либо качеств будет наблюдаться диспропорция в сторону регламентированного выполнения абсолютно всех решений, либо чрезмерного демократизма в субординационных отношениях. Функциональные роли управляющего распределены в трех областях: межличностные, информационные и роли принятия решений (табл.5). Таблица 5 Функциональные роли управляющего в рамках делового администрирования Роль Содержание Характер исполнения Межличностные роли Глава Официальный руководитель, выполняющий обычные обязанности правового или социального характера Действия, обусловленные положением Лидер Ответственный за мотивацию и активизацию подчиненных, набор и подготовку сотрудников Все управленческие действия с участием подчиненных Связующее звено Обеспечивает работу сети внутренних и внешних контактов и источников информации Переписка, сторонние совещания, другая работа с внешними организациями и лицами Информационные роли Получатель Осуществляет поиск и получение разнообразной информации, выступает как координационный центр внешней и внутренней информации, поступающей в организацию Осуществление контактов, связанных с получением информации Распространитель Распределяет информацию по членам организации для исполнения, проработки или анализа Контакты (вербальные, виртуальные) для передачи информации подчиненным (обзоры, беседы) Представитель Передает информацию для внешних контактов о планах, политике, действиях организации. Действует как эксперт в своей области Внешние заседания, выступления устные, через почту и СМИ Роли принятия решений Инициатор Изыскивает возможности внутри организации и за ее пределами, контролирует разработку проектов Заседания по обсуждению стратегии, инициирование или разработка проектов по усовершенствованию деятельности "Устранитель" проблем При возникновении важных и неожиданных проблем отвечает за необходимую корректировку планов и действий Обсуждение стратегических и текущих вопросов, включая проблемы и кризисы Распределитель ресурсов Ответственный за распределение всевозможных ресурсов организации – принятие (визирование) всех значительных решений Составление графиков, запросы полномочий, составление и выполнение бюджетов, программирование работы подчиненных Ведущий переговоры Представление организации на всех значительных и важных переговорах Ведение переговоров Функциональные роли управляющего в рамках делового администрирования представляют собой набор определенных поведенческих правил, соответствующих конкретной должности или конкретному сотруднику административного аппарата организации. При этом отдельный управляющий как самодостаточная личность может влиять только на характер исполнения функциональной роли, но не ее содержание. Межличностные роли административного управляющего вытекают из его полномочий и статуса в организации и охватывают всю сферу взаимодействий с людьми. Информационные роли позволяют управляющему определять приоритетность информации в рамках делового администрирования. Только после принятия межличностных и информационных ролей, управляющие способен выполнять роли, связанные с принятием решений. Отметим, что важность конкретных ролей управляющего зависит от специфики управленческих задач и проблем, с которыми он сталкивается в повседневной работе. В результате формируется структурная система ролей для каждого конкретного управляющего, что влияет на характер организации делового администрирования. Выводы: 1. Деловое администрирование имеет природу замкнутого управленческого цикла, который инициирует управляющий постоянно принимающий конкретные управленческие решений, подлежащие реализации его подчиненными. 2. Правила организации делового администрирования позволяют обеспечивать эффективный процесс управления организацией за счет того, что управляющие принимают рациональные, обоснованные, конкретные и своевременные решения с учетом изменений во внешней и внутренней среде предприятий и учреждений. 3. Организация делового администрирования позволяет управляющим принимать взвешенные, конкретные и своевременные решения с учетом изменяющихся обстоятельств внутреннего и внешнего характера. 4. Специфика организации делового администрирования в современных условиях определяется совокупностью объективных и субъективных факторов, обуславливающих данный процесс в контексте функционирования предприятия в целом и персональных качеств управляющего, осуществляющего административно-управленческую деятельность. 5. Объективные факторы включают в себя характеристики организации делового администрирования, решение задач и проблем управления, определяемые объектом делового администрирования. 6. Субъективные факторы сосредоточены непосредственно вокруг управляющего, который является носителем всех совершаемых действий в рамках делового администрирования, и включают в себя организацию труда управляющего, его личные качества и функциональные роли в системе административно-управленческой деятельности. |