лекции по бухучёту (1). Тема Предмет, объекты, цели и концепции финансового учета
 Скачать 1.31 Mb.
|
11.13. Учет расчетов с подотчетными лицамиПодотчетными лицами являются работники организации, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы. Денежные средства выдаются под отчет работникам организации из кассы. В последующем работники должны представить отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Выдача подотчетных сумм и представление отчетности по их использованию осуществляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 г. № 40. Подотчетными лицами могут быть только работники данного предприятия. Руководитель организации утверждает список лиц, получающих деньги под отчет на административно-хозяйственные расходы, размеры и сроки, на которые выдаются суммы. При выдаче денежных средств на командировочные расходы приказ издается в каждом случае отдельно. Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Основанием для выдачи подотчетных сумм являются приказы руководителя организации или командировочные удостоверения. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему суммам. Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные, не указанные цели не допускается. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому лицу запрещается. По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих факт расходования и целевого использования денежных средств. Авансовый отчет составляется по установленной унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации. На основании данных, отраженных в авансовом отчете, бухгалтерия списывает с подотчетного лица фактически израсходованные денежные средства. Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером. В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Выдача подотчетных сумм работникам отражается в учете записью: Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит сч.50 «Касса» На основании авансового отчета и приложенных к нему оправдательных документов на израсходованные подотчетными лицами суммы делают записи: Дебет сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит сч. 71 «Расчеты с под отчетными лицами» – на стоимость приобретенных основных средств или нематериальных активов; Дебет сч. 10 «Материалы» Кредит сч. 71 «Расчеты с под отчетными лицами» – на стоимость приобретенных материалов, канцелярских принадлежностей и пр. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, учитываются как недостача записью: Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В дальнейшем эти суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника. Если подотчетные суммы выдаются на командировочные расходы, то следует учитывать, что порядок направления в командировки установлен Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Состав расходов, учитываемых для налогообложения прибыли, определен пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В соответствии с ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не считается командировкой служебная поездка работника, постоянная работа которого носит разъездной характер или протекает в пути. В командировку может быть направлен только работник организации. Поездка гражданина, выполняющего работу по гражданско-правовому договору, не должна рассматриваться в качестве командировки, независимо от условий договора и характера выполняемой работы. Если организация все же возмещает такому работнику командировочные расходы, то они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за саму выполненную работу по договору. Срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, а для рабочих, специалистов и руководителей, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, – не более 1 года. Продолжительность командировки в пределах этих сроков устанавливает руководитель предприятия. Расходы на командировки учитываются только при наличии подтверждений о производственном характере поездки (командировки). Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9. При направлении группы работников оформляется приказ (распоряжение) по форме № Т-9а. Направление работника в командировку оформляется командировочным удостоверением. Командировочное удостоверение составляется по форме № Т-10 и служит документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). При зарубежных командировках командировочное удостоверение не оформляется. Время фактического пребывания работника в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ. После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет по форме № АО-1 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Авансовый отчет составляется не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки. В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездных билетов, квитанций об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т. п.). Суточные выплачиваются командированному сотруднику в соответствии с коллективным договором или внутренним локальным нормативным актом работодателя, где может быть установлен лимит суммы выплаты суточных - ст. 168 ТК РФ (за исключением бюджетных организаций). Выплата осуществляется за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (нелетная погода, перенос рейса и т. п.). Для целей налогообложения прибыли расходы на служебные командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией готовой продукции (работ, услуг). Для целей налогообложения могут учитываться следующие расходы: на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; на наем жилого помещения; суточные или полевое довольствие; на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы. Для целей налогового учета расходы по проезду к месту назначения и обратно не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т. п.). В соответствии с письмом Министерства финансов РФ от 12.05.1992 г. № 30 затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются по фактическим расходам, подтвержденными соответствующими документами. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 11.03.1999 г. № 277 стоимость комплекта постельного белья может быть включена в стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом). По статье «Наем жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гостинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). Для целей налогового учета расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, принимаются в размере фактически произведенных затрат. Оплаченные работником расходы по проезду к месту командировки и обратно, не подтвержденные документально, не учитываются для целей налогообложения, т. е. не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. При отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. До 2009 г. нормировались для целей налогообложения прибыли суммы суточных. Нормы суточных утверждались Правительством РФ. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93 норма суточных составляла 100 руб. за каждый день нахождения работника в командировке. С 1 января 2009 г. суточные, выплаченные в соответствии с локальными нормативными актами организации, учитываются в составе прочих расходов при исчислении налога на прибыль в полном объеме (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), Письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/41 от 06.02.2009 г. При этом при исчислении налога на доходы физических лиц в налогооблагаемый доход работника не включаются суточные в пределах 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и в пределах 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п.3 ст. 217 НК РФ). В бухгалтерском учете документально подтвержденная сумма командировочных расходов без налога на добавленную стоимость включается в состав производственных затрат записью: Дебет сч. 20 «Основное производство» Дебет сч.23 «Вспомогательные производства» Дебет сч. 25 «Общепроизводственные расходы» Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит сч. 71 «Расчеты с под отчетными лицами». Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также по расходам по найму жилого помещения, учитываются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» записью: Дебет сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями), а также по расходам по найму жилого помещения, подлежат вычету при расчетах с бюджетом при соблюдении определенных условий. При оплате за наличный расчет услуг по найму жилого помещения, по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями, основанием для регистрации в книге покупок и вычета сумм НДС, уплаченных по таким услугам, являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС. Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС хранятся у организации-покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур. При отсутствии бланков строгой отчетности основанием для вычета сумм НДС являются счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС). Вычет сумм НДС отражается в учете записью: Дебет сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на добавленную стоимость» Кредит сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Порядок направления работников в командировку за пределы РФ регулируется нормами ТК РФ. Необходимым условием для направления работника в зарубежную командировку является издание приказа о командировании. При наличии валютных средств на текущем валютном счете организация в установленном порядке может получить наличную иностранную валюту в уполномоченном банке. При отсутствии валютных средств на валютном счете в банке организации могут без специального разрешения ЦБ России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. Покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена. Купленная иностранная валюта зачисляется в полном объеме на текущий валютный счет организации и может использоваться только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу организации. Поступление иностранной валюты в кассу организации отражается в учете записью: Дебет сч. 50 «Касса», субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте» Кредит сч. 52 «Валютные счета», субсчет 52-2 «Текущие валютные счета». При выдаче иностранной валюты работнику на командировочные расходы делают запись: Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте» Кредит сч. 50 «Касса», субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте». Бухгалтерский и налоговый учет расходов по загранкомандировке производится в том же порядке, как и при командировках в пределах РФ. При этом бухгалтерский учет операций ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ России на дату совершения операции. Курсовые разницы, возникающие при изменении курса валют за время командировки, отражаются в составе прочих расходов и доходов. Организация должна проводить инвентаризацию подотчетных сумм, в ходе которой проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение). |