Практикум (1). Тема Виды документов, их оформление, язык и стиль. Учимся оформлять деловые бумаги
 Скачать 29.46 Kb.
|
Тема: Виды документов, их оформление, язык и стиль.Учимся оформлять деловые бумаги.Обучающая цель: Студент должен знать: - понятие «Деловые бумаги»; - виды деловых бумаги особенности их оформления Студент должен уметь: -оформлять некоторые виды Деловых бумаг. Тип занятия: выработка и закрепление знаний, умений. Вид занятия: практическое занятие. 1.Изучение нового материала Запишите тему практикума. Запишите в тетрадь название документов, изучив теоретический материал. Изучите дополнительно прикрепленный документ «ОСОБЕННОСТИ СТРУКТУРИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ЖАНРОВ» Самостоятельная работа. Запишите в тетрадь «Правила при составлении резюме» Составьте свое резюме, записав его в тетрадь. Запишите в тетрадь «Правила составления автобиографии» Составьте биографию, записав ее в тетрадь. Резюме и биографию сфотографируйте и прикрепите. Изучение теоретического материала: Особенностью официально‑делового стиля является унификация документов, т. е. установление единообразия состава и форм управленческих документов. Специфика культуры письменной официально‑деловой речи заключается в том, что она предполагает владение двумя нормами: текстовыми и языковыми. Вся система речи строится как стандарт (нормативный документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции; правила, обеспечивающие производство). При этом используется документ (лат.свидетельство), т. е. деловая бумага, обладающая юридической силой. В таком документе дореволюционной России, как «Табель о рангах», говорилось: «Первая обязанность пишущего – помнить свое собственное положение. Знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем». Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Текст документа имеет три главных параметра: набор реквизитов, расположение их в определенной последовательности, пространственное расположение. При выборе документа схема такова: ситуация – жанр документа – форма документа – языковое наполнение документа. Для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста. Текстовые нормы документов различают три степени жесткости: 1. Образец‑матрица. Он характеризуется фиксированием всех основных параметров текста: а) набором элементов (реквизита), б) их последовательностью, в) их пространственным расположением. Для него существуют готовые бланки с необходимыми реквизитами. Это, например, справка, доверенность. 2. Образец‑модель. Он дает большую свободу. Здесь фиксируются два основных параметра текста: а) набор реквизитов, б) их последовательность. Это, например, деловое письмо, заявление. 3. Образец‑схема. Характеризуется одним параметром – набором реквизитов. Например, объяснительная записка. Точность и стандартизация влекут за собой использование: 1) специальной лексики, приближенной к терминологии (истец, ответчик, вышестоящий, контракт, импорт, кредит); 2) конструкций типа вышеуказанный, нижеследующие, нижеподписавшийся, а также устойчивых словосочетаний; 3) предлогов (в связи с болезнью, в соответствии с протоколом); 4) глагольно‑именного сказуемого (принимать участие, провести расследование, произвести осмотр); 5) пассивных конструкций (оплата гарантируется, документация возвращена); 6) утверждения через отрицание (ученый совет не отклоняет); 7) синтаксической схемы перечисления. Все эти нормы закреплены в ГОСТах, утвержденных Правительством России, и различных руководствах, справочниках, инструкциях. В деловой сфере общения важное значение придается этикетным нормам. Даже в античности существовал этикет делового письма. Письма начинались с имени отправителя, затем указывался адрес, потом приветствие с пожеланиями, потом текст. У народов Азии деловое письмо начинается с описаний погоды, приветствий. В России письма всегда писались с соблюдением многих правил: с поклонами и приветами, пожеланиями здоровья. В настоящее время язык деловой бумаги упрощен, но подчиняется правилам речевого этикета. 1. Формы общения начинаются со слов «уважаемый». Сейчас на первое место перед фамилией ставится слово «господин». Если указывается имя‑отчество, то обращение принимает личный характер. Восклицательный знак после обращения указывает на взволнованность, запятая же снижает эмоциональность. 2. Категория одушевленности используется очень редко (неправ. В связи с тем, что школа ушла играть в футбол…). 3. Пишут «прошу, сообщаю». «Я» употребляется только в докладных и объяснительных записках. 4. Местоимение «он» тоже не используется. Используются Ф.И.О. 5. Служебные документы должны быть нейтральны по тону. Поэтому в изложении содержания не допускаются иронизирование, вульгарность, грубость. Также не следует впадать в излишнюю вежливость. Не рекомендуется побуждать адресата к спешке. Тон должен быть уважительным и доброжелательным, текст предельно корректным. Для получателя обязателен оперативный ответ в виде письма или факса. К личным документам относятся заявления, доверенность, автобиография, резюме и др. Например, характеристика, представленная в одном из фантастических романов братьев Стругацких: «…Хлебовводов Рудольф Архипович. Родился в 1910 в Хохломе… по образованию – школьник седьмого класса, происхождения родителей стыдится, иностранных языков изучал много, но не знает ни одного… профессии как таковой не имеет… За границей был… Везде хвастался и хапал. Отличительная черта характера – высокая социальная живучесть и приспособляемость, основанные на принципиальной глупости…». Характеристика содержит данные о рождении, родителях, образовании, деятельности, личных качествах, увлечениях. Заявление – документ, содержащий просьбу лица и адресованный организации или должностному лицу учреждения. Ключевое слово – просить. Текст заявления при необходимости опирается на даты, излагает факты. Он состоит из двух частей: просьбы и мотивировки просьбы. В заявлении используют конструкции: прошу разрешить; в связи с тем, что; на основании того, что… Декану… факультета МГТУ «Станкин» Петрову И.И. (1 в.) студента 1 курса Иванова И.И. заявление. (2 в.) от студента… заявление.Прошу Вас разрешить мне досрочную сдачу экзаменов в связи с запланированной командировкой в Германию для участия в студенческом съезде, посвященном проблемам экологии. 10.10.02 Подпись И.И. Иванова Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое‑либо действие. Ключевое слово – доверяю. Схема: кто, кому, что. Обязательным элементом является подпись заверителя. Доверенность Я, студент 2‑го курса… факультета МГТУ «Станкин» Иванов Иван Иванович, доверяю получить стипендию за октябрь текущего года студенту 2‑го курса… факультета Васильеву Николаю Николаевичу (паспортные данные). 15.10.02 Подпись И.И. Иванова Подпись (Иванова) удостоверяю должность, ФИО При поступлении на работу часто используются резюме и автобиография. Автобиография пишется от 1‑го лица и содержит следующие сведения: факты биографии, работы, учебы. Например, автобиография писателя Пелевина: «Я, Пелевин Виктор Олегович, родился 22 ноября 1962 г. в г. Москве. В 1979 г. закончил среднюю школу № 31. В 1979 г. поступил в МЭИ, который закончил в 1985 г. В 1987 г. поступил в очную аспирантуру МЭИ, где учился до 1989 г. В 1989 г. поступил в Литературный институт им. Горького. С этого же времени сотрудничал с различными газетами и журналами, выходящими в г. Москве. 1 декабря 1993 г. Подпись». Резюме тоже содержит эти сведения. Но его задача – выигрышно подать эти сведения соотносительно вакансии. В резюме указывается дополнительная информация о навыках и возможностях, указываются личные и профессиональные качества. Грамотно составленное резюме привлекает внимание и интерес работодателя и не вызывает негативного отношения к соискателю. Существуют пять основных требований к стилю написания резюме: краткость, конкретность, честность, избирательность (отбирается только важная информация), активность (не участвовал, а делал). Распорядительные документы – приказ, распоряжение, постановление, инструкция. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) с большой буквы – О назначении… Текст состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – это введение в существо вопроса. В ней перечисляются факты, события. Она необязательна, если не надо давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. Это решение руководителя. Она начинается со слов – «решает, постановляет, приказываю, предлагаю». Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Приказы различают по личному составу и по основной деятельности. Приказ точен и конкретен, указывает исполнителей, сроки исполнения. Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках должностной компетенции. Распоряжение издается по оперативным вопросам организационно‑хозяйственной деятельности. Его текст содержит: конкретное задание, указание на ответственность исполнителя, сроки. К информационно‑справочным документам относятся акты, справки, докладные записки. Справка – документ, содержащий и подтверждающий информацию. В сказке В. Шукшина «До третьих петухов» герой спрашивает: «А какую справку, Ваня? Они разные бывают… Есть о наличии, есть об отсутствии, есть «в том, что», есть «так как», есть «ввиду того, что». Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянными, так и назначенными. Акт оформляется на общем бланке. Текст делится на 3 части: введение, констатируемая часть, выводы. В первой части указываются основания для составления акта. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, результаты проделанной работы. В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Завершают акт подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего предприятия с целью информации о сложившейся ситуации, о фактах, мешающих деятельности. Она содержит выводы и предложения. Ей предшествует заголовок. Исполнительному директору предприятия Ф.И.О. Докладная запискаДата № О приобретении компьютера В связи с производственной необходимостью прошу рассмотреть вопрос о приобретении компьютера. Должность Подпись Внутренние докладные записки оформляются на простом листе бумаги, внешние – на бланке. Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, дипломного проекта) или объясняющий причины какого‑либо события, поступка. Они делятся на две группы: первая группа – документы, сопровождающие основной документ, поясняющие его основные положения; вторая группа – документы по поводу каких‑либо событий, происшествий, указываются причины какого‑либо нарушения – гражданского или производственного. Объяснительная записка составляется в произвольной форме, не имеет заголовка. Из рассказа М.Н. Задорнова «Задание выполнено» 1. Объяснительная записка. «Я агент иностранной разведки – Джон Кайф. Родился по заданию ЦРУ. В совершенстве владею 14 языками, телепатией, йогой, каратэ, самбо… Фотографирую левым глазом. В правом проявляю микропленки… усилием воли могу вызвать землетрясение, цунами и такси… Но вот год назад я получил главное и, к сожалению, последнее задание: незаметно проникнуть на территорию СССР… И я прошу настоятельно учесть, что я иностранный резидент, хочу добровольно сдаться, поэтому меня надо срочно переправить в соответствующее заведение». Резолюция: «Гражданин, называющий себя иностранным резидентом,…переправлен нами в соответствующее заведение, где пребывает… с Наполеоном, Александром Македонским и астронавтом с Альфа‑Центавра». Начальнику экономического отдела Иванову И.И. от инженера Петровой В.В. Объяснительная запискаЯ, Петрова В.В., опоздала на работу в связи с тем, что на улицах города сложилась аварийная ситуация из‑за сильного снегопада. Дата Подпись Особым видом коммуникации является реклама. Одно из ее определений, сделанное 50 лет назад, таково: «Реклама – это искусство продажи посредством печатного слова». В настоящее время в рекламе используются не только словесные, но и зрительные символы. Реклама влияет на сознание и подсознание человека, манипулируя им. Практика работы с рекламными текстами показывает, что к ним должны быть применены особые подходы. Рекламное объявление не только должно хвалить товар, информировать о его качествах, но и навязывать мысль: «Приобрети товар – и ты получишь выгоду». Главная задача рекламного текста: минимум слов – максимум информации. При построении рекламного текста используются принцип рамки (реклама как эмотивное высказывание всегда граничит с другими типами речи, например, реклама включается в телевизионную программу, фильм, текст), принцип развития сюжета (пример рекламы пива «Пит»). Кроме того, делают рекламу эффективной определенные языковые конструкции: использование вопросительных слов – «почему», «как», контраст – «было – стало», «чем – тем…», предположения, использование добрых слов, а также слов‑связок, весьма ценящихся во всем мире: «как – так и; как мы сказали вначале; что интересно, так это; даже в том случае; и вдобавок» и др., при этом запрещается вводить в рекламный текст абстрактные понятия, «нет» и «не». Язык рекламы должен информировать и убеждать, быть литературно грамотным, конкретным и целеустремленным, доказательным, логично построенным, доходчивым, кратким, игнорирующим второстепенные подробности и лаконичным по построению фраз, оригинальным, неповторимым в деталях и одновременно соответствующим общепринятым образцам, а также интересным, занимательным, остроумным. Таким образом, основными стилевыми принципами рекламы являются: ясность, доходчивость, непротиворечивость, правдивость, краткость, оригинальность, выразительность. В настоящее время фирмы не хотят оглашать многие аспекты деятельности. В связи с этим принимаются специальные документы, устанавливается допуск к ним сотрудников. Это вопрос коммерческой тайны. Коммерческая тайна – сведения о деятельности фирмы, предприятия, распространение которых могло бы принести ущерб интересам фирмы. В таких случаях сотрудник дает письменное обязательство о её неразглашении. Документы, имеющие отношение к коммерческой тайне, в верхнем правом углу несут на себе реквизит – KT. Допуск к ним ограничен и строго оговаривается, как и условия их хранения. 2. Самостоятельная работа студентов Правила при составлении резюме Резюме – документ, составляемый при участии в конкурсном отборе на какую-либо должность.Главная цель этого документа - презентация (самореклама) претендента на должность, где важно показать положительные качества, достоинства и оставить в тени слабые стороны. 1. Вся информация должна уместиться на одной странице. 2. Текст резюме набирается на компьютере. 3. Текст должен легко читаться. Должны быть широкие поля и интервалы между строками. 4. Заглавия необходимо выделить. 5. Резюме оформляется красиво и на бумаге хорошего качества. 6. Все названия пишутся полностью. 7. Давайте ту информацию, которая подчеркивает ваши достоинства и может повлиять на решение работодателя. 8. Цифры записываются в обратном хронологическом порядке. 9. Исключайте лишнюю случайную информацию. 10. Избегайте помарок, грамматических ошибок. Правила при составлении автобиографии Автобиография – это последовательное изложение пишущим основных этапов своей жизни. Автобиография необходима при поступлении в учебное заведение, трудоустройстве и т. Автобиография должна быть емкой и лаконичной, и оптимальный размер документа – 1-2 листа. На практике доказано, что объемные «сочинения» не читаются полностью и не раскрывают достоинства автора – чаше возникает обратный эффект. Форма изложения информации – деловой стиль. Автобиография должна быть написана без ошибок, так как при ознакомлении с документом первое впечатление будет составлено не по написанному тексту, а по форме изложения. Поэтому грамотность, «легкая» для восприятия форма позволит набрать хорошие баллы перед работодателем. Во время составления автобиографии следует придерживаться хронологического порядка – текст должен быть составлен последовательно и логично. Например, рассказав о школе, будет неверно перескочить на вашу трудовую деятельность, упустив такой важный момент как образование. Важный момент – все сведения, которые вы лично указываете в автобиографии, должны быть правдивыми. Любые недостоверные сведения в случае выявления обмана, создадут вам определенные проблемы, вплоть до потери делового имиджа. Ошибочные сведения в автобиографии могут стать серьезным препятствием к получению желаемого рабочего места. Образцы документовРезюме Петров Петр Петрович Адрес: 125125 г. Москва, ул. Свободы, д. 1, кв. 1 Телефон: 121‑21‑21 Возраст: 1975 Гражданство: РФ Семейное положение: холост Цель:получение должности менеджера по рекламе. Образование 2003–2002 Учебный центр подготовки специалистов по рекламе. 2002–1997 Московский государственный технологический университет «Станкин» с присвоением квалификации инженер‑технолог (диплом с отличием). 1995–1994 Компьютерные курсы. Опыт работы 2003 – наст.время Рекламная компания «МБВ» менеджер по рекламе: поиск клиентов, работа с оформителями, клиентами. Дополнительные сведения Владею всеми системами программирования. Английский язык свободно, немецкий технический со словарем. Самостоятелен, контактен, умею работать в команде. Увлекаюсь психологией, изучаю менеджмент. Автобиография Автобиография Семенов Егор Константинович Гражданин Российской Федерации Семенов Егор Константинович, 10 апреля 1991 года рождения, уроженец г. Рязань, родной язык русский, свободно владеет английским языком. Холост. Не судим, близкие родственники также не судимы, к административной ответственности не привлекался. Проживает по адресу: Г. Рязань, ул. Толстого, д. 4, кв. 3. В 2015 году с отличием окончил Рязанский университет по специальности "Экономика и управление", в порядке получения дополнительного образования в 2017 г. успешно освоил специальность "Государственное управление" в Российской академии народного хозяйства и государственной службы. Военнообязанный, состоит на учете в Промышленном военкомате г. Рязани. Увлекается фехтованием, есть первый спортивный разряд. Принимает активное участие в общественной жизни трудового коллектива, является членом профсоюза. С августа 2015 г. работает в должности референта начальника департамента экономики Администрации Рязанской области. 24 марта 2020 г. _______________________________ Семенов Е.К. |