Теоретические аспекты контроля расчетов с подотчетными лицами
 Скачать 135.72 Kb.
|
|
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами хозяйствования независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. Весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, при оплате командировочных расходов. Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Данный вид расчетных операций остается весьма актуальным как для работников бухгалтерии, так и для самих подотчетных лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания. Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами. С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна. Цель данной работы – изучение действующего порядка проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: изучить порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами как в национальной, так и в иностранной валюте на территории Республики Беларусь; изучить порядок приема и выдачи наличных денежных средств из кассы; изучить особенности документального оформления при направлении работников в служебную командировку; изучить особенности возмещения командировочных расходов и некоторые другие. Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия. Задачи работы:
Объектом исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Совхоз Киселевичи». Теоретической и информационной основой исследования послужили законодательные и нормативные документы Республики Беларусь, публикации в периодических изданиях, специальная экономическая литература, материалы сети Интернет. В процессе исследования применялись общенаучные методы: анализ и синтез, индукция и дедукция, сравнение, а также специальные методы и приёмы. ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОНТРОЛЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 1.1 Сущность, объекты, задачи, источники и направления контроля расчетов с подотчетными лицами Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Республики Беларусь. Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами: - Проверка документального подтверждения расчетных операций: - Контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа - Проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет - Проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов - Сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база: 1. Учетные документы, отражающие совершения хозяйственной операции: - авансовый отчет (форма №АО -1) - представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения; - журнал регистрации авансовых отчетов, - приказ о направлении работника в командировку, применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. - командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. - список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы, - приказы об утверждении смет представительских расходов, - сметы представительских расходов, - главная книга - книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг, - журнал ордер №7 – учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных; 2. Бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: Форма №1 «Бухгалтерский баланс» ; 3. Прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или непосредственно из банка на мелкие административно-хозяйственные расходы, а также средства для предстоящих командировочных расходов. Практика проведения проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по учету зарубежных командировок. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работкам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:
Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов. Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам. В зависимости от количества подотчетных лиц и от величины оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо определить метод проведения проверки – сплошной или выборочный. При ревизии расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:
При проведении проверки ревизор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчетов, а также на правильность и законность их оформления. Таким образом, операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами - привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций – это операции, связанные с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте; оплатой услуг; формированием затрат и себестоимости продукции; удержаниями из заработной платы работников, а также операции с использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость. Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами. Следует отметить, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери. Таким образом, отметим, что большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств, а также позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с проверяющими органами. 1.2 Нормативно-правовое регулирование контроля расчетов с подотчетными лицами Основным документом, регулирующим контрольно-ревизионную деятельность в Республике Беларусь, является Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” (в ред. от 16 октября 2017 г. № 376). Данный документ определяет порядок организации и проведения проверок, содержит перечень контролирующих (надзорных) организаций и сфер их контрольной (надзорной) деятельности. Указ Президента Республики Беларусь от 22.06.2010 №325 “О ведомственном контроле Республике Беларусь”( в ред. От 03.06.2016 г. №188) содержит перечень государственных органов и иных государственных организаций, республиканских государственно-общественных объединений, их структурных подразделений (подчиненных организаций), осуществляющих ведомственный контроль. Вопросы, касающиеся расчетов с подотчетными лицами, регулируются рядом законодательных и подзаконных нормативных правовых актов. Денежные средства в белорусских рублях выдаются под отчет в соответствии с правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, в иностранной валюте – в соответствии с правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь. Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте регулируется Национальным банком Республики Беларусь:
Порядок ведения кассовых операций в иностранной валюте регулируется также Национальным банком Республики Беларусь. В условиях рыночных отношений наиболее удельный вес в системе расчетов с подотчетными лицами занимают служебные командировки как в пределах Республики Беларусь, так и за ее пределами. Прежде чем характеризовать систему источников правого регулирования отношений, связанных с направлением работников в служебные командировки, следует обратить внимание на то, что законодательство в данной области условно подразделяется на два блока нормативных правовых актов. Одни акты регулируют служебные командировки внутри Республики Беларусь, другие, составляющие более значительную группу, - служебные командировки за границу. Вместе с тем в трудовом законодательстве имеются и общие нормы, регулирующие любые служебные командировки (как внутриреспубликанские, так и заграничные). К нормативным правовым актам законодательства, имеющих общее значение при регулировании служебных командировок, следует отнести: - Трудовой кодекс Республики Беларусь (с изменениями и дополнениями от 13 ноября 2017 г. № 68-З) представляет собой кодифицированный закон, признанный обеспечивать полное системное регулирование трудовых и тесно связанных с ними иных общественных отношений. Общие нормы, регулирующие отношения, связанные с направлением работников в служебные командировки, в том числе устанавливающие соответствующие гарантии и компенсации, закреплены преимущественно в главе 9 Трудового кодекса Республики Беларусь. В статье 91 дано легальное определение служебной командировки, а также проведено разграничение с работой, носящей разъездной или подвижный характер, поездками в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Статья 92 Трудового кодекса Республики Беларусь распространяется на работников, находящихся в служебной командировке, режим рабочего времени и отдыха, установленный по месту командировки. Согласно статье 93 Трудового кодекса Республики Беларусь направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. Следует отметить, что на практике при направлении работника в служебную командировку, как правило, составляется также докладная записка. Отношения, связанные со сроком пребывания в служебной командировке, урегулированы в статье 94 Трудового кодекса Республики Беларусь, а общие правила о гарантиях и компенсациях в этом случае закреплены в статье 95 Трудового кодекса Республики Беларусь. Общие нормы, регламентирующие отношения во время служебных командировок, содержатся и в других главах Кодекса. В частности, это следующие правила:
Помимо вышеуказанных общих правил Трудовой кодекс Республики Беларусь содержит и некоторые специальные нормы, которые можно подразделить на две группы:
Положение о порядке направления в служебные командировки за границу утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 № 274 (в ред. по состоянию на 23.02.2015 г). Данное Положение определяет особенности направления в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов или иных государственных организаций. Типовой план счетов бухгалтерского учета и Постановление Министерства финансов Республики Беларусь «Об установлении типового плана счетов бухгалтерского учета, утверждении Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета» № 50 от 29.06.2011 (в редакции Постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2014 №46). Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.04.2000 № 561 “О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.05.2001) Министерству финансов Республики Беларусь предоставлено право устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу. Кроме того, в исключительных случаях Министерство финансов по обоснованным запросам республиканских органов государственного управления и организаций, финансируемых из республиканского бюджета, может принимать решения об изменении установлены норм возмещения расходов по найму жилого помещения для выезжающих в служебные командировки за границу работников указанных организаций в пределах средств, предусмотренных сметами на эти цели. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07.06.2006 №721 “О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь” увеличены устанавливаемые законодательством нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) в иностранной валюте: для руководителей государственных делегаций – 100%; для руководителей правительственных и парламентских делегаций – на 80%; для членов государственных делегаций – на 60%; для членов правительственных и парламентских делегаций – на 50%. В этом же постановлении закреплены некоторые особенности возмещения командировочных расходов (по проживанию и проезду) участникам данных делегаций. Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в ред. от 01.07.2014 N 48). Данная Инструкция определяет условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь. Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 №115. Данная Инструкция определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу, в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации). Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 “Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.06.2014 N 31) установлены нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу. Следует отметить, что по вопросу служебных командировок и оплаты командировочных расходов министерства неоднократно составляли письма, которые не имеют нормативного значения, поэтому список источников, регулирующий данные отношения, не является исчерпывающим. По мере развития экономических отношений возникает необходимость изменения, дополнения отдельных вопросов, связанных с расчетами наличными денежными средствами, с выдачей денежных средств под отчет, поэтому следует рассматривать нормативно-правовые акты с изменениями и дополнениями. Также данный перечень нормативных и законодательных актов может быть дополнен за счет различных ведомственных нормативных документов, так как расчеты с подотчетными лицами имеют место во всех сферах деятельности. 1.3 Состояние и проблемы контроля расчетов с подотчетными лицами Аудит расчетов с подотчетными лицами производится сплошным методом, т.е. проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль операций по расходованию средств на операционные и хозяйственные нужды, а также на служебные командировки работников. Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, проверяющий должен сначала проверить остатки подотчетных сумм по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и сопоставить их с Главной книгой по данному счету на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки и одновременно проверить сроки образования задолженности. При наличии расхождений необходимо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные подотчетным лицам из кассы (проведенные по кредиту счета 50 в журнале-ордере № 1) или из других источников (например, по денежным чекам с расчетного, особых или текущих счетов, что проведено по кредиту счетов 51 и 55 в журналах-ордерах № 2 и 3), записаны в журнал-ордер № 7. Затем следует установить, есть ли на данном предприятии приказ о назначении круга лиц, имеющих право получать под отчет суммы на хозяйственные расходы и другие цели. После этого производится проверка соблюдения установленного порядка выдачи наличных денег под отчет. При этом аудитор должен знать, что предприятия предварительно обеспечивают работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные расходы, но не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, и на сроки: не более 3 рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения предприятия; не более 10 рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения предприятия; до 30 рабочих дней в сумме, не превышающей размер одной базовой величины. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги. В процессе проверки устанавливается, соблюдается ли размер выдаваемых под отчет авансов на хозяйственные расходы и командировки; не выдаются ли новые авансы до погашения ранее полученного; расходуются ли они по целевому назначению; не числится ли задолженность за лицами, уволенными с работы. На следующем этапе проверки надо внимательно рассмотреть авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами и установить, имеются ли при авансовых отчетах документы, подтверждающие сумму фактических затрат или удостоверяющие приобретение подотчетным лицом материальных ценностей. Проверяя операции по приобретению материальных ценностей через подотчетных лиц, прежде всего устанавливают достоверность приложенных к авансовому отчету оправдательных документов (накладные, копии товарных чеков и др.), а также устанавливают, оприходованы ли эти ценности на склады. При авансовых отчетах представляются различные счета, оплачиваемые частным лицам за выполненные ими погрузочно-разгрузочные работы и другие расходы на месте командировки. В оплаченных счетах, трудовых соглашениях и договорах подряда должны указываться адреса, фамилии, имена и отчества частных лиц, которым производилась выдача наличных денег, а также серии и номера паспортов, место и время их получения. При наличии таких счетов и трудовых соглашений надо проверить их реальность и установить, соответствуют ли указанные услуги документам, товарно-транспортным и железнодорожным накладным поступления ценностей на склад. В составе учета расчетов с подотчетными лицами большой удельный вес занимают авансовые отчеты по командировкам. При проверке авансовых отчетов по командировочным расходам следует определить, соблюдается ли установленный порядок назначения и оформления командировок; представляются ли командированными работниками письменные отчеты о результатах командировки и утверждаются ли отчеты руководителем предприятия; подтверждаются ли авансовые отчеты надлежаще оформленными документами; не оплачиваются ли расходы по командировкам (суточные, проездные, квартирные) в завышенных размерах; правильно ли списываются расходы по командировкам на соответствующие счета затрат. При проверке надо обратить внимание на правильность оформления командировочных удостоверений и установить, имеются ли на них отметки о пребывании в пунктах командировок, нет ли подчисток или неоговоренных исправлений дат. С этой целью даты на удостоверении сверяются с датами (компостером) на проездных билетах. Одновременно следует проверить, имеется ли на предприятии журнал регистрации командировок; утверждено ли приказом лицо, на которое возложено его ведение. На следующем этапе проверки надо установить правильность возмещения и оплаты командировочных расходов (суточных, квартирных, оплаты проезда, за пользование в вагонах постельными принадлежностями и др.). При проверке данного вопроса надо руководствоваться нормами возмещения командировочных расходов, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь. При этом проверяющий должен знать, что расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются при представлении проездных документов. В исключительных случаях при отсутствии транспортного сообщения в пределах административного района оплата за проезд без представления проездных документов производится с разрешения руководителя предприятия по минимальной стоимости проезда. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются работнику без представления подтверждающих документов. Особенно внимательно следует проверять авансовые отчеты по командировкам за границу. При этом надо руководствоваться "Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу", утвержденным постановление Министерства труда Республики Беларусь 14 апреля 2000 г. № 55, а также размерами суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте, утверждаемыми Министерством финансов Республики Беларусь. При проверке авансовых отчетов по командировкам за границу в первую очередь надо установить законность и целесообразность таких командировок. При этом проверяющий должен знать, что основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебные командировки за границу, является приказ, подписанный руководителем предприятия, а в случае, если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной фирмы, – соответствующего приглашения, определяющего условия пребывания за границей (оплата труда, проезд, расходы на проживание и т.д.). Одновременно надо установить, было ли дано работнику задание по командировке, составлен ли отчет о ней, в котором должен быть отражен ход переговоров за границей и сделана документальная запись. За период пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду до пункта назначения и обратно, провозу багажа, найму жилого помещения, комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, возмещаются расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию. Предприятия, направляющие работников в служебные командировки за границу, обязаны выдать им необходимые средства в иностранной валюте в виде аванса на командировочные расходы. Полученная в банке валюта должна расходоваться строго по целевому назначению. Поэтому надо установить, использована ли полученная в банке валюта на командировочные расходы, не приобретались ли по месту командировки какие-либо ценности, не производилась ли аренда автомобиля и т.п. При этом проверяющий должен знать, что работники государственных предприятий, виновные в хищении, недостаче, перерасходе иностранной валюты, несут уголовную, административную и дисциплинарную ответственность, а также возмещают в 10-кратном размере стоимость этой валюты, определяемую по курсу Национального банка Республики Беларусь на момент выявления недостачи. Возмещение средств работниками предприятий негосударственной формы собственности, виновными в хищении, недостаче, перерасходе иностранной валюты, производится в порядке, определяемом их вышестоящими организациями управления либо собственниками. Виновные лица государственных предприятий за нецелевое использование валютных средств, в том числе оплатившие расходы по зарубежной командировке лиц, не состоявших в штате, а также за превышение установленных норм командировочных расходов (в случае невостребования допущенного перерасхода у подотчетного лица), вносят в доход республиканского бюджета 10-кратную стоимость этой валюты в денежных единицах Республики Беларусь, определяемую по курсу Национального банка Республики Беларусь на момент совершения нарушения (определяется по дате выплаты). Если при проверке установлены такие случаи и указанные выше суммы не перечислены в доход республиканского бюджета, проверяющий должен отразить это в акте проверки. При командировке в Российскую Федерацию аванс на командировочные расходы должен выдаваться в российских рублях. При этом расчет аванса должен производиться путем пересчета установленных предельных норм суточных и расходов по найму жилого помещения в белорусские, а затем в российские рубли по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату, предшествующую дню командировки. Аванс в другие страны СНГ может выплачиваться в национальной валюте страны, куда командируется работник, по решению администрации предприятия и с учетом наличия указанных валют. Негосударственные предприятия и организации могут осуществлять оплату расходов на командировки за границу по нормам, определяемым положениями о возмещении командировочных расходов, утверждаемыми их вышестоящими органами управления, а если они отсутствуют, то возмещение производится по нормам, установленным Минфином Республики Беларусь. В процессе проверки надо установить, правильно ли отнесены расходы по командировкам на затраты производства, работ, услуг. При этом проверяющий должен знать, что расходы на командировки сверх норм, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг, возмещаются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятий. Превышение норм расходов по найму жилья определяется на основании подтверждающих документов. Кроме того, суммы в иностранной валюте, выплаченные гражданам в качестве суточных и расходов по найму жилого помещения сверх норм, установленных Министерством финансов Республики Беларусь, подлежат обложению подоходным налогом по совокупности с заработной платой того месяца, в котором они выплачены. При наличии таких случаев надо проверить правильность начисления подоходного налога. Проверяющий должен знать, что при отсутствии или недостаточности валютных средств предприятия имеют право приобретать валюту для выплаты работникам, направляемым в командировку, необходимых валютных средств в обменных пунктах уполномоченных банков Республики Беларусь. При проверке данного вопроса необходимо установить, имеются ли документы, подтверждающие обмен выданной в подотчет иностранной валюты. На следующем этапе проверки устанавливается правильность выплаты суточных. При этом проверяющий должен знать, что суточные за время пребывания в командировке выплачиваются: при проезде по территории Республики Беларусь – в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь; при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник в служебную командировку. При следовании работника из республики за границу день пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании из-за границы день переезда границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным для командировок в пределах республики. День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте. При командировании в Россию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день отъезда оплачивается по нормам и в валюте той страны, куда работник командирован, а день приезда – в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным для командировок в пределах республики. Подтверждением для выплаты в данном случае являются проездные документы или отметки в командировочном удостоверении. В случае, если работники направляются в командировку за границу и в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, выплата суточных не производится. Если принимающая сторона обеспечивает командировочных лиц одноразовым питанием им выплачиваются суточные в размере 70 % от установленной нормы, а если двухразовым – 30 %. Если командируемые лица обеспечиваются питанием в полном объеме, но им не предоставляется транспорт или иностранная валюта на расходы, связанные с проездом в городском транспорте в стране пребывания и на личные расходы, предприятие может выплачивать командированному работнику суточные в размере 30 % от установленной нормы. В случае предоставления бесплатного жилья выплаты на эти цели не производятся. Все расходы возмещаются по установленным нормам только при представлении подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.). Суммы за питание и другие услуги личного характера, включенные в счета за наем помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы по бронированию мест в гостинице возмещаются в пределах норм расхода за наем помещения. При командировании работников в Россию и другие страны СНГ (и Грузию) оплата расходов по найму жилья (включая время нахождения в пути, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) при отсутствии подтверждающих документов производится в размере 5 % от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения. Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работников в данной стране в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм. В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилья производится в установленном порядке. Другие расходы, связанные с поездкой на автотранспорте за границу (приобретение ГСМ, плата за стоянку, оплата дорожных, таможенных сборов за границей, страховой сбор за автотранспорт), возмещаются по фактическим расходам на основе подтверждающих документов (чеки, квитанции). Основные типичные ошибки при проведении аудита с подотчетными лицами. Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом: 1.Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы. Списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия. 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке. 2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм. 3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов. Нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов. 4. Нарушения порядка учета представительских расходов. 4.1. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм. 5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах. |