ВКР Экспертиза ценности документов. Экспертиза ценн документов.. Теоретические основы экспертизы ценности документов
 Скачать 65.99 Kb.
|
|
Глава 2. Организация проведения экспертизы ценности документов на примере ООО «Опторг» Краткая характеристика ООО «Опторг» ООО «Опторг» г. Грозный, Восточная ул., д. 4, офис 14 зарегистрирована 05.04.2017 регистратором Управление Федеральной Налоговой Службы по Чеченской Республике. Руководитель организации: генеральный директор Джалабаев Мансур Вахаевич. Основным видом деятельности является Торговля оптовая лесоматериалами, строительными материалами и санитарно-техническим оборудованием, зарегистрированы 33 дополнительных вида деятельности. Организации Общество с ограниченной ответственностью «Опторг» присвоены ИНН 2013006483, ОГРН 1172036002522, ОКПО 14347256. Организация Общество с ограниченной ответственностью «Опторг» ликвидирована 10 июля 2020 г. Причина: Исключение из ЕГРЮЛ юридического лица в связи наличием в ЕГРЮЛ сведений о нем, в отношении которых внесена запись о недостоверности. Телефон, адрес электронной почты, адрес официального сайта и другие контактные данные ООО «Опторг» отсутствуют в ЕГРЮЛ и могут быть добавлены представителем организации. Делопроизводством в ООО «Опторг» занимается делопроизводитель – Сулейманова Аза Магомедовна Делопроизводитель относится к категории вспомогательного персонала. На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение. Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан: - Принимать и регистрировать корреспонденцию, передаёт руководителю дошкольного учреждения. - Осуществлять документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения. - Организовать подготовку необходимых документов для руководства. - Отвечать за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения. - Осуществлять контроль: исполнения документов, поручений и заданий руководства дошкольного учреждения, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения; обеспечивать сохранность проходящей служебной документации. Экспертизу ценности документов в ООО «Опторг» осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя ООО «Опторг». В состав Экспертной комиссии включают не менее трех сотрудников. Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел ООО «Опторг», описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению. Оформление дел. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное наименование вышестоящей организации, наименование образовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория, другие данные. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием его должности и даты составления. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.). По окончании делопроизводственного года в ООО «Опторг» производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (в соответствии с номенклатурой образовательного учреждения). Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в муниципальный архив, подлежит утверждению директором муниципального архива, согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) утверждению руководителем не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. На дела с истекшим сроком хранения составляется акт об уничтожении. 2.2 Организация проведения экспертизы ценности документов В учреждениях и предприятиях уделяется, большое внимание вопросам создания различных документов, организации их приема, движения, учета, исполнения, хранения, и оправки. Как и в любой организации в ООО «Опторг» существуют свои документы исходящие, входящие документы, так как эта организация имеет образовательный характер некоторые документы отправляются на хранение в архив. Так, все исходящие документы имеют свой бланк, для писем используется бланк с боковым штампом, с левой стороны, в него входит: герб, название организации, адрес, телефоны организации, дата и номер исходящего письма. Номенклатура дел - это систематический перечень конкретных заголовок дел, заводимых в структурной части учреждения на соответствующий год. Номенклатура дел оформляется следующим образом, в правой верхней части документа находится название организации ниже почтовый индекс, адрес организации, телефоны, дата и номер исходящего документа. С левого края документа находится Утверждение Генерального директора этой организации его печать и подпись и ниже число, затем идет название документа, после идет таблица, в которой указаны документы, передающиеся на хранение в архив, после его передачи составляется протокол о принятии и передачи документа. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности ООО «Опторг» создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Назначение экспертных комиссий в ООО «Опторг» заключается: - в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; - организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации; - в организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Экспертная комиссия создается по приказу руководителя ООО «Опторг». В нее включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости. Таким образом, экспертная комиссия наделена большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. Экспертная комиссия имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Порядок проведения и оформления экспертизы ценности документов Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) [10. С.20] Также экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п. Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации. Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации. [26. С.28] Ведомственные экспертные службы осуществляют довольно широкие функции. Рассмотрим основные из них. ЭК организует и проводит совместно с делопроизводственной сферой и архивом отбор документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению. Они рассматривают и выносят решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке: - графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение; - сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения; - перечней, проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения; - актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве учреждения документов, сроки хранения которых истекли. ЭК рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносят решения на утверждение соответствующего архивного учреждения. ЭК структурных подразделений, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников сфер делопроизводства и архива. Одной из важнейших функций ЭК является разработка методических вопросов экспертизы ценности и организации документов в делопроизводстве. Она разрабатывает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты инструкций по делопроизводству, классификаторов, ведомственных перечней документов и других нормативно-методических пособий. ЭК, как правило, принимает участие в их подготовке и рассмотрении [17. С.25]. (ЭК) наделена и большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. (ЭК) имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Экспертные органы систематически информируют руководство организации по вопросам, относящимся к их компетенции. (ЭК) проводит заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Ее решения принимаются большинством голосов. Заседания комиссии протоколируются. Ведение делопроизводства (ЭК) и хранение ее документов возлагаются на секретаря комиссии. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации. В процессе экспертизы производится: - отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; - отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях; - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов. Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения: документы, подлежащие постоянному хранению в гос. архивах; документы, подлежащие временному хранению в архиве организации; документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях; документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов: - опись дел постоянного срока хранения; - опись дел временного (свыше 10 лет) хранения; - опись дел по личному составу; - акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2020 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2021 г. Акт составляется на дела всей организации. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов и утверждается руководителем организации. Заключение По результатам проделанной работы можно сделать определенные выводы. В первой главе дается понятие и назначение экспертизы ценности документов. Определены информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Теория ценностных приоритетов - основа теории оценки и отбора документов на хранение, т.е. выбора приоритета более ценного перед менее ценным. Показали, как ведется отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев. Подчеркнули, что базовые положения оценки и отбора документов заключаются в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация - фондообразователь, на общих принципах и критериях. Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия - это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию. Далее были рассмотрены принципы и критерии экспертизы ценности документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности. При проведении традиционной экспертизы ценности документов негосударственных организаций комплекс критериев (значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, вид документа и др.) трактуется в ключе работы с документами именно негосударственных структур и направлен на определение уникальности, единственности или типичности, повторяемости документов с точки зрения происхождения, содержания, внешних особенностей. Во второй части выпускной квалификационной работы дана краткая характеристика организации ООО «Опторг» города Грозный, где было рассмотрено, как проводится экспертиза ценности документов на примере конкретной организации. Где было выявлено, что экспертиза ценности документов проводится на основе положения организации. Положение разрабатывается руководителем организации. Дана структура ООО «Опторг» . Рассмотрен определенный порядок проведения экспертизы, что доказывает, что решение основного вопроса оценки и отбора документов – «ценно или менее ценно», «хранить или не хранить» - возможно, только при общенаучном подходе, т.е. на универсальной для любой науки базе. При этом два других уровня методологического знания (конкретно-научный и уровень методики и техники исследования) также сохраняют свое значение. Теория экспертизы ценности документов как любая научная теория, отражает закономерности развития общества. Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оценку и отбор документов, в первую очередь, изменения в экономике и управлении; изменения в документировании (повышение качества документов и возникновение их новых видов, унификация цепочки документов по типовым управленческим функциям, составление массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, изменение документопотоков и норм концентрации информации в документе, разные полнота и качество документирования деятельности организаций и предприятий, развитие устных контактов в управлении); изменения в сфере использования документной информации (возникновение многоаспектности использования и его деидеологизация). Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации. Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах. Размещено на |