Экзель. Типы данных, используемых в excel excel распознает два основных типа данных текст
 Скачать 215.93 Kb.
|
|
ТИПЫ ДАННЫХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В EXCEL Excel распознает два основных типа данных: текст, то есть последовательность символов (при вводе они автоматически выравниваются по левому краю ячейки); числа, различая их как числовые константы, формулы, встроенные функции или даты. При вводе чисел Excel автоматически выравнивает их по правому краю ячейки и производит над ними необходимые пользователю вычисления. Данные текстового типа используются, как правило, для обозначения названий таблиц, заголовков столбцов, текстовой информации в строках и столбцах, а также для комментариев. Данные числового типа используются для числовых величин, используемых в арифметических выражениях. Например, данными числового типа в Excel являются следующие выражения: =46+55; =200*В5 (если в ячейке В5 находится число ); =А7/В4 (если в ячейках A7 и B7 находятся числовые выражения). Примечания: Если формула начинается с адреса ячейки, то перед первой координатой необходимо ввести знак « =» или «+»; В ячейке, содержащей формулу (по умолчанию), виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной. Excel вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы, ссылающееся на данную формулу. Если результат вычислений не помещается в ячейке таблицы, Excel может вывести на экран последовательность символов «#######», говорящую о том, что необходимо увеличить ширину столбца. При вводе десятичных чисел используется запятая (,) в качестве десятичного разделителя. При обработке формул Excel придерживается основных математических правил: 1. В первую очередь вычисляются выражения внутри круглых скобок. 2. Умножение и деление выполняются раньше сложения и вычитания. 3. Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо. 4. Для изменения порядка выполнения операторов используют круглые скобки. 5. Если в формуле количество закрывающих и открывающих круглых скобок не совпадает, выводится сообщение «Несоответствие скобок» и выделяется ошибочная часть формулы. 6. Формула, содержащая ссылки на адреса ячеек, связана с ячейками рабочей книги, а значение формулы зависит от содержимого ячеек, на которые указывают ссылки, и оно изменяется при изменении содержимого этих ячеек. Функции Excel – это стандартные формулы, позволяющие производить расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и других областях деятельности. Они сгруппированы по категориям и имеют одинаковый синтаксис. Функции задаются с помощью математических и других формул, в соответствии с которыми выполняются вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Синтаксис встроенных функций достаточно прост: Имя функции (аргумент1; аргумент2; аргумент3 и т.д.), где: Имя функции – показывает в программе, о каких вычислениях идет речь. Примеры имен функции – СУММ, СРЗНАЧ и др. Аргументы – значения, которые функция использует, вычисляя результат. Аргументы перечисляются в скобках следом за именем функции. В качестве аргументов могут выступать числовые значения, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки, дата/время, а также другие функции и формулы. В Excel различают обязательные (которые всегда нужно задавать) и необязательные аргументы. Отдельные аргументы разделяются символами точки с запятой (;). Результат – значение, полученное при вычислении функции. Многие математические операции в Excel производятся с использованием встроенных функций. Функции могут быть выбраны из списка функций с помощью меню Вставка|Функция или с помощью нажатия пиктограммы f( x ) на стандартной панели инструментов с соответствующим выбором необходимой функции. После выбора требуемой функции подключается Мастер функций, позволяющий пользователю пошагово заполнять ее аргументы. Функции в Excel подразделяются на следующие основные группы: • Математические, арифметические и тригонометрические функции. • Функции для работы с датами и временем. • Финансовые функции. • Логические функции. • Функции для работы со ссылками и массивами. • Функции для работы с базами данных. • Статистические функции. • Текстовые функции и др. Функции для работы с датой и временем позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах. Значения даты и времени сохраняются и обрабатываются программой как числа. Финансовые функции решают в основном задачи расчета амортизации и определения процентов по займам и инвестициям, а также анализируют операции с ценными бумагами. Логические функции оперируют с логическими значениями и результат их также представляет собой логическое значение – ИСТИНА или ЛОЖЬ. Функции для работы со ссылками и массивами данных для поиска в списках или таблицах, а также для нахождения ссылки к ячейке. Функции для работы с базами данных применяются для работы с базами данных (списками) и таблицами с соответствующей структурой данных. С помощью этих функций можно выполнять анализ данных рабочего листа. Статистические функции позволяют решать множество различных задач как сложных профессиональных, так и простых, например, определение арифметического среднего. Текстовые функции используются при работе с текстом, позволяют искать, заменять или объединять определенные последовательности символов, а также подсчитывать количество символов и многое другое. Десять последних функций, применяемых пользователем, Excel автоматически группирует в категорию «10 недавно использовавшихся». Диагностика ошибок в формулах Excel Если Excel не может выполнить обработку формулы в ячейке и вывести результат, то он генерирует сообщение об ошибке и выводит его в данной ячейке вместо самой формулы или ее результата. Сообщение об ошибке всегда начинается со знака «#». Сообщения об ошибках в Excel могут принадлежать к одному из 8 типов: • ###### • #ЗНАЧ! • #ДЕЛ/0! • #ИМЯ? • #Н/Д • #ССЫЛКА! • #ЧИСЛО! • #ПУСТО! Как правило, ошибка ###### возникает, когда полученный результат не умещается в ячейке. В этом случае необходимо увеличить ширину столбца. Ошибка #ЗНАЧ! возникает, когда используется недопустимый тип аргумента, например, пользователь пытается сложить текстовое и числовое значение. Ошибка #ДЕЛ/0 появляется, когда в формуле делается попытка деления на ноль. Сообщение об ошибке типа #ИМЯ? появляется , когда Excel не может найти имя, используемое в формуле. Например, такая ситуация возникнет, если: ⇒ при наборе имени произошла опечатка. ⇒ текст ошибочно не был заключен в кавычки. ⇒ в ссылке на диапазон ячеек пропущен знак двоеточия (:). Ошибка #Н/Д является сокращением термина «Неопределенные Данные». Ошибка #ССЫЛКА! генерируется, когда при ссылке на ячейку указывается недопустимый адрес. Сообщение об ошибке вида #ЧИСЛО! возникает в том случае, когда формула использует некорректное число: Сообщение об ошибке типа #ПУСТО! появляется, когда используется ошибочная ссылка на ячейку или диапазон, - например, задано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек. ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ В EXCEL Значительный набор возможностей предоставляет пользователю Excel для графического представления данных. Составлять диаграммы можно как на одном рабочем листе с таблицей, так и на отдельном листе рабочей книги, который называется листом диаграммы. Диаграмма, созданная на одном рабочем листе с таблицей, называется внедренной. Для построения диаграмм в Excel используется: § Мастер диаграмм; § Панель Диаграммы. Мастер диаграмм позволяет строить несколько типов графиков, для каждого из которых можно выбрать модификацию основного варианта диаграммы. Элементы диаграммы Основные компоненты диаграммы представлены на следующей схеме:  Примечание: для объемной диаграммы составные части несколько отличаются. Типы диаграмм В зависимости от выбранного типа диаграммы можно получить различное отображение данных: линейчатые диаграммы и гистограммы могут быть использованы для иллюстрации соотношения отдельных значений или показа динамики изменения данных за определенный период времени; график отражает тенденции изменения данных за определенные промежутки времени; круговые диаграммы предназначены для наглядного отображения соотношения частей и целого точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями нескольких рядов данных и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек, часто используется для представления данных научного характера; диаграмма с областями подчеркивает величину изменения данных во времени, показывая сумму введенных значений, а также демонстрирует вклад отдельных значений в общую сумму; кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но, в отличие от круговой диаграммы, может содержать несколько рядов данных (каждое кольцо – отдельный ряд); лепестковая диаграмма позволяет сравнивать общие значения из нескольких рядов данных; поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных; пузырьковая диаграмма представляет разновидность точечной диаграммы, где два значения определяют положение пузырька, а третье – его размер; биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции, курсов валют, для определения изменения температуры, а также для научных данных Кроме того, можно строить диаграммы так называемого нестандартного типа, позволяющие совмещать в одной диаграмме различные типы представления данных. При работе с нестандартным типом диаграмм предусмотрена возможность быстрого просмотра диаграммы. Каждый нестандартный тип диаграммы основывается на стандартном типе и содержит дополнительные формат и параметры, такие как легенда, сетка, подписи данных, вспомогательная ось, цвета, шаблоны, заливки и места расположения различных элементов диаграммы. Можно использовать либо один из встроенных нестандартных типов диаграмм, либо создать свой собственный. Нестандартные типы диаграмм находятся в книгах. Построение диаграмм при помощи Мастера диаграмм Для создания диаграммы на рабочем листе необходимо выделить данные, которые будут в ней использованы, и вызвать Мастер диаграмм. Может быть выбран как один ряд данных (или отдельная строка в таблице, или отдельный столбец), так и несколько. Примечание: данные, не входящие в прямоугольный блок, выделяются при нажатой клавише Ctrl. Для вызова Мастера диаграмм используется: Ø пункт меню Вставка|Диаграмма; Ø кнопка Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов Мастер диаграмм предполагает несколько шагов, которые должен сделать пользователь. Созданные диаграммы в любое время могут редактироваться. Excel позволяет: Изменять размеры диаграммы Перемещать диаграммы на рабочем листе Менять тип и подтип диаграммы, корректировать цвет рядов или точек данных, их местоположение, настраивать изображение рядов, добавлять подписи данных Добавлять новые и удалять ненужные данные и т.п Диаграмма может влиять на значения данных таблицы и наоборот, то есть при изменении значений в электронных таблицах происходит автоматическое обновление данных диаграммы, равно как и изменение данных в диаграмме мгновенно меняет данные в связанной с ней таблицей. Внимание! Изменение значений данных на диаграмме будет оказывать влияние на изменение соответствующих данных только в тех ячейках таблицы, которые не содержат формул. Добавление линии тренда к ряду данных Для выявления общей тенденции изменения значений отдельного ряда на диаграмму выводится линия тренда. Линия тренда – это линия регрессии, аппроксимирующая точки данных, или линия скользящего среднего. Линию тренда можно вывести за пределы, в которых данные уже известны, и показать тенденцию их изменения. Линии тренда обычно используются в задачах прогнозирования, для сглаживания разброса цен, по линии тренда можно определить линейную корреляцию двух переменных и т.д. Линии тренда различаются в зависимости от заданного математического соотношения между значениями ряда данных. Например, при сглаживании разброса цен на акции за определенный период может быть использован или линейный тип тренда, или скользящее среднее, при определении периода полураспада радиоактивного соединения понадобится экспоненциальный тип тренда и т.д. Выбор типа линии тренда всегда связан с предметной областью. Линии тренда можно использовать не для всех типов диаграмм, а только для гистограмм, линейчатых диаграмм, графиков, XY-точечных диаграмм, диаграмм с областями. Выведенная на диаграмму линия тренда сохраняет связь с исходным рядом, то есть при изменении данных соответственно изменяется линия тренда, а при удалении ряда линия тренда удаляется вместе с ним. |