реферат культура речи. Требование к языку и стилю документов
 Скачать 48.12 Kb.
|
|
Министерство образования и науки Российской Федерации ФГБОУ ВПО «Ярославский государственный Педагогический университет им. К. Д. Ушинского» Кафедра теории и методики преподавания филологических дисциплин Реферат на тему: «Требование к языку и стилю документов» Выполнила студентка 1 курса заочной формы обучения направление «Педагогическое образование» (профиль - «Начальное образование») группы 614-Н: Проверил преподаватель: Ярославль, 2017 СОДЕРЖАНИЕ Введение 3 Стили речи 5 Типы речи 7 Документы и их функции. Правила оформления документов. 8 Типы документов 9 Унификация языка документов 10 Требования к языку и стилю документов 11 Заключение 17 Список использованной литературы 18 ВВЕДЕНИЕ Составление документов — трудный и сложный процесс, который занимает много времени. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом — повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык. Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем. Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии. "Под стилем языка, — говорит известный филолог А.Н.Ефимов, — принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное". В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический — стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т.д. "Стиль законодательно-распорядительных документов, - отмечал академик Л.В.Щерба, — "язык законов" — требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной, так как заинтересованный человек безо всякого понукания прочтет всякую статью закона и два, и три раза". Качество и структура стилей непостоянны и изменяются от столетия к столетию, от эпохи к эпохе. После Октябрьской революции в учреждениях продолжало работать много служащих дореволюционной России, деловая речь включала множество канцеляризмов и архаизмов ("Дано Петрову Ивану Яковлевичу, что он действительно является лицом, коим себя именует, что подписом и приложением печати удостоверяется"). Поэтому немало прошло времени, прежде чем избавились от старого и ненужного в языке и стиле. Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права. Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не "я прошу") а "институт просит", "Министерство не возражает"). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова. Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям: 1. Соблюдение норм официально-делового стиля и со временного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно. В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа "оказать помощь — помочь", "допускать ошибку -ошибиться" надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае. 2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.). 3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских; 4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи"', 5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями. СТИЛИ РЕЧИ Стили речи - это система речевых средств, которые используются в какой-либо сфере общения, а также разновидность литературного языка, которая выполняет какую-либо функцию в общении. Научный стиль – особая разновидность литературных стилей, применяемый как в устной, так и в письменной речи. Основной функцией научного стиля речи является точное изложение научной информации. Тщательное предварительное обдумывание высказывания и строгий отбор языковых средств отличает научный стиль от остальных. Для научной речи характерно употребление специальных терминов и нейтральная лексика. Для научного стиля характерны и свои грамматические особенности. В научных текстах часто используются деепричастия, причастия, отглагольные существительные. Могут применяться существительные в единственном числе для обозначения формы множественного числа. Научный стиль характеризуется логичностью, точностью, четкостью изложения. Редко используются эмоциональность и образность. Прямой порядок слов в предложении является свойственным для научной речи. Деловой стиль используется для точной передачи деловой информации. Данный стиль речи используется в основном в письменной речи. Используется при написании разного рода официальных документов, деловых бумаг: докладных записок, заявлений, протоколов и т.д. Для делового стиля свойственны сжатость изложения, точность, использование фразеологических штампов, специальной терминологии, аббревиатур. В деловой речи отсутствуют слова ограниченного потребления и эмоциональная лексика. В деловых текстах используется сложные предложения, строгий порядок слов в предложении, безличные конструкции. Для делового стиля характерно употребление отглагольных существительных и глаголов повелительного наклонения. Сфера применения публицистического стиля – это издания периодической печати, новостные ленты, тексты выступлений перед общественностью в агитационных целях. Основная задача текстов написанных в этом стиле речи – воздействие, агитация и пропаганда. Для данного стиля характерно не только сообщение информации, но отношение автора, дополняющее текст. В публицистическом стиле, как и в научном особую важность имеет строгая логичность изложения и оперирование точными фактами, но в то же время текст может отличаться эмоциональной окраской, что больше свойственно художественному стилю. В публицистическом стиле используется разнообразная лексика: от сухой книжной до эмоциональной разговорной, от терминологической до оценочной. Часто в публицистических текстах могут быть использованы иноязычные термины, фразеологизмы различного рода изобразительно-выразительные средства речи. Для этого стиля свойственно использование как книжных, так и разговорных конструкций предложения. Часто встречаются вопросительные и восклицательные предложения. Область применения разговорного стиля речи - общение в неофициальной обстановке. Применяется в письменной и устной формах. Разговорная речь не отличается строгим отбором языковых средств, большее значение имеет речевая ситуация. Разговорная речь часто подчеркивается и дополняется жестами и мимикой разговаривающих людей. Используются ударения, паузы, смена интонаций. Соответственно, менее строгие требования предъявляются при использовании разговорной речи, особый акцент ставится на эмоциональность, выразительность лексики. Часто можно встретить в толковых словарях русского языка пометку соответствующую лексике разговорного стиля - «разг.». При применении этого стиля речи могут встречаться нелитературные слова, неправильная речь (просторечие). Часто используются фразеологические единицы, придающие тексту большую выразительность и эмоциональность. Разговорный стиль речи отличается употреблением обращений, повторов слов, вводных и вставных конструкций, неполных предложений. Распространено использование разговорной речи в художественной литературе для речевой характеристики персонажей или образного отображения событий. Художественный стиль или стиль художественной литературы используется при написании произведений художественной литературы: повестей, рассказов, романов, эссе. Основная функция информировать читателя и воздействовать на него с помощью эмоций. Отличается эмоциональностью, образностью, выразительностью. Широко распространено использование художественных языковых средств и словесных оборотов: метафор, сравнений, эпитетов. Порой для придания тексту торжественной, возвышенной окраски, особого колорита применяются устаревшие слова – архаизмы и историзмы. Художественный стиль речи выделяется высокой степенью информативности в сочетании с эмоциональностью и выразительностью средств языка. Художественному стилю так же присуще использование сочетаний особенностей других стилей речи. Наиболее часто применяются элементы разговорного стиля. Официально-деловой стиль отличается устойчивостью и замкнутостью. В нем в большей степени распространены клиширование, штампованность, усугубленная нормированность. Официально-деловой стиль - это совокупность языковых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания (какие официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно, и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов - содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации. ТИПЫ РЕЧИ В зависимости от содержания высказывания нашу речь можно разделить на описание, повествование, рассуждение. Каждый тип речи обладает отличительными признаками. По функционально смысловым особенностям в русском языке выделяют следующие типы речи: Повествование. Передает действие в развитии во временной последовательности. Описание. Характеризует статичные картины, передает их детали. Рассуждение. Передает развитие мысли относительно предмета мысли. Описание — это изображение какого-либо явления действительности, предмета, лица путем перечисления и раскрытия его основных признаков. Например, описывая портрет, мы укажем на такие признаки, как рост, осанку, походку, цвет волос, глаз, возраст, улыбку и т. д.; описание помещения будет содержать такие его признаки, как размер, оформление стен, особенности мебели, количество окон и т. п.; при описании пейзажа этими признаками будут деревья, река, трава, небо или озеро и т. д. Общим для всех видов описания является одновременность проявления признаков. Цель описания в том, чтобы читатель увидел предмет описания, представил его в своем сознании. Описание может быть использовано в любом стиле речи, но в научном характеристика предмета должна быть предельно полной, а в художественном акцент делается только на самых ярких деталях. Поэтому и языковые средства в научном и художественном стиле разнообразнее, чем в научном: встречаются не только прилагательные и существительные, но и глаголы, наречия, очень распространены сравнения, различные переносные употребления слов. Повествование — это рассказ, сообщение о каком-либо событии в его временной последовательности. Особенность повествования в том, что в нем говорится о следующих друг за другом действиях. Для всех повествовательных текстов общим является начало события (завязка), развитие события, конец события (развязка). Повествование может вестись от третьего лица. Это авторское повествование. Может оно идти и от первого лица: рассказчик назван или обозначен личным местоимением я. В таких текстах часто употребляются глаголы в форме прошедшего времени совершенного вида. Но, чтобы придать тексту выразительность, одновременно с ними употребляются и другие: глагол в форме прошедшего времени несовершенного вида дает возможность выделить одно из действий, обозначая его длительность; глаголы настоящего времени позволяют представить действия как бы происходящими на глазах читателя или слушателя; формы будущего времени с частицей как (как прыгнет), а также формы типа хлоп, прыг помогают передать стремительность, неожиданность того или иного действия. Повествование как тип речи очень распространен в таких жанрах, как воспоминания, письма. Рассуждение — это словесное изложение, разъяснение, подтверждение какой-либо мысли. Композиция рассуждения такова: первая часть — тезис, т. е. мысль, которую надо логически доказать, обосновать или опровергнуть; вторая часть — обоснование высказанной мысли, доказательства, аргументы, подтверждаемые примерами; третья часть — вывод, заключение. Тезис должен быть четко доказуемым, четко сформулированным, аргументы убедительными и в достаточном количестве, чтобы подтвердить выдвинутый тезис. Между тезисом и аргументами (а также между отдельными аргументами) должна быть логическая и грамматическая связь. Для грамматической связи между тезисом и аргументами нередко используются вводные слова: во-первых, во-вторых, наконец, итак, следовательно, таким образом. В тексте-рассуждении широко используются предложения с союзами однако, хотя, несмотря на то что, потому что. ДОКУМЕНТЫ И ИХ ФУНКЦИИ. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Предметная точность документа – это точность факта или явления. Помимо этого, к документу предъявляется требование коммуникативной точности. Она предполагает адекватность замысла и понимания, что достигается, как мы уже указывали, путем четкого отбора языковых средств, отказа от непонятной адресату лексики, строгости в выборе этикетных формул. Процесс унификации и стандартизации охватывает все уровни деловых документов – от его оформления до языка. Унификация (единообразие) необходима для сокращения количества документов, типизации их форм, удобства работы с ними. Стандартизация – форма юридического закрепления унификации: для каждого вида документов существуют свои правила оформления, предусмотренный государственным стандартом – ГОСТом. Все это позволяет моделировать любой документ с использованием типовых блоков, которые представляют собой клишированные части текста (представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора). Выбор жанра документа обуславливает необходимость знания формы соответствующего документа, который включает три главных параметра: набор реквизитов, их последовательность и расположение. Информацию в документе несут все элементы оформления текста – реквизиты – это обязательные информационные элемент документа, строго закрепленный за определенным местом. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте – первые три в верхней части, а последний – в нижней части листа после подписей. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Совокупность реквизитов документа называют формуляром. Построение текста документа тоже имеет свои схемы. Трафарет (или образец-матрица), для которого характерны следующие параметры: а) набор реквизитов; б) их последовательность; в) их расположение на листе или бланке. Для таких документов существуют готовые бланки (доверенность, справка, договор). Тексты-аналоги. Среди них могут быть образцы-модели, в которых фиксируют первые два параметра (заявление), и образец-схема – только первый (объяснительная записка). Линейная запись – запись, обладающая самостоятельностью в оформлении мысли (автобиография, заявление, объяснительная записка, инструкция). Анкета – перечень ответов на заранее поставленные вопросы. Таблица – совокупность данных, представленная в цифровой или словесной форме и занесенная в графы таблицы ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая перепискаведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая перепискаведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами. В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовыеи др. виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступаи конфиденциального характера. В последнее время выделяют еще один классификационный признак – форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями. Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. УНИФИКАФИЯ ЯЗЫКА ДОКУМЕНТОВ Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение, уведомление, предложение, отказ от предложения, просьба, требование, распоряжение, приказ, подтверждение, заявление, обещание, гарантии, напоминание, предупреждение, отказ, выражение отношения. К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования: - однозначность используемых слов и терминов; - нейтральный тон изложения; - соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; - смысловая достаточность и лаконичность текста. Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как автору, так и адресату. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи. К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, - реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом - ГОСТом. Реквизит - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте - первые три в верхней части, а последний - в нижней части листа после подписей. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения. Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни деловых документов языка - лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию - и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля. ТРЕБОВАНИЯ К ЯЗЫКУ И СТИЛЮ ДОКУМЕНТОВ Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования: однозначность используемых слов и терминов; нейтральный тон изложения; соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; смысловая достаточность и лаконичность текста. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость. Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления,т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Следует различать:
Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Обратите внимание на правильное и неправильное употребление этих слов:
При употреблении терминовв деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов: дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов; уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: ... невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом); убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением. Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов.Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться; прерогативы вместо исключительное право и под. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, ненастоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; невышепоименованный, а указанный выше. Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога –общеупотребительны, с предлогом – характерны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту, центр по подготовке. Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке. Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлогиз-за, например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок. В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений.Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выраженные словосочетанием) – после него. Например: актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции. При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос. При построении словосочетанийследует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ – издается; контроль – возлагается; цена – устанавливается; задолженность –погашается; рекламация (претензия) – предъявляется; платеж – производится; счет –выставляется (оплачивается); оплата – производится (гарантируется); должностные оклады– устанавливаются; порицание – выносится; договоренность – достигается; кредит выделяется и т. п. – глагольные сочетания; доводы – веские; цены – низкие, высокие; скидки– значительные, незначительные; необходимость – настоятельная; сотрудничество –взаимовыгодное, плодотворное, успешное; рентабельность – высокая, низкая; расчеты –предварительные, окончательные и т. п. – именные сочетания. При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный. В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности ит. п.). Основное требование к информационному насыщению документа– это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность. Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения: Направляем подробное описание автоматической системы управления. Получение просим подтвердить. В многоаспектных документах изложение каждого аспекта | содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4–6 предложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения. Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате этого, поскольку, согласно, следовательно и т. д. При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предложении определяется принципом «линейной» подачи материала. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем – основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная – в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где находится то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Например: По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года. Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года по решению арбитражного суда. В первом предложении целью высказывания является указание срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором предложении целью высказывания является указание на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность. К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам: 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) поразному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно. 2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. 3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы. 4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79). Речевой этикет в документе. Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты. В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего [2, 179–180]. В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер. Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин ...(фамилия)! Уважаемая госпожа ... (фамилия)! Уважаемые господа! Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением. Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа: Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2000» ... Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса ... Напоминаем, что срок выполнения договора ... истекает ... Просим сообщить о возможности приобретения торгового оборудования ... Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц. Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. Так, например, использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Сравните: На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе. Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Составление документа является трудоемким процессом, требующего от составителя определенных знаний и навыков. Документы являются своеобразной визитной карточкой предприятия. Текст документа должен быть последовательным, лаконичным, убедительным и корректным. Информация, содержащаяся в документе, должна быть составленной в соответствии со всеми государственными стандартами. Официальные документы непременно должны содержать все необходимые реквизиты. Язык документа выполняет стимулирующую функцию в управленческой деятельности, поэтому при составлении деловых документов необходимо пользоваться официально- деловым стилем, который имеет в своем составе стиль законодательно- распорядительных документов, деловой переписки и т.д. Тексты сложных документов должны быть разделены на пункты, главы, подразделы, подпункты и т.д. Письма и факсы являются основными видами управленческих документов. Письма могут быть инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма- запросы, письма- извещения, письма-приглашения, письма- ответы. Они отличаются держанием и назначением. Текст письма обычно состоит из вводной части, в которой указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы и вводной, в которой формулируется его основная цель. Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации: · официальный характер информации; · адресность информации; · повторяемость информации; · тематическая ограниченность. Корректное оформление документов с соблюдением рассмотренных в работе особенностей официально-делового стиля, требований к содержанию и оформлению деловых писем может способствовать достижению желаемых результатов деятельности организации, формированию достойного имиджа организации. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ Н.А. Сенина. Русский язык. Подготовка к ЕГЭ-2009.- Ростов н/Д : Легион, 2008. Л.К. Граудина, Е.Н. Ширяев. Культура русской речи. Учебник для вузов,2000. http://bugaga.net.ru/ege/rus/stili-rechi Зверева Е.Н. ОСНОВЫ КУЛЬТУРЫ РЕЧИ: Теоретический курс. – М.: Изд. Центр ЕАОИ, 2008. – 219 с. Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 944 с. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р. 6.30-97: Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ВНИИДАД, 1998. 108 с. http://ifreestore.net/5001/42/ |