Журналистика. Организационные коммуникации. Тюшова Елизавета
 Скачать 268.55 Kb.
|
|
Организационные коммуникации Выполнила: Тюшова Елизавета Группа: ЖУР-Б-0-3-2021-4 Рубежный контроль №2 - Тема№18 План Коммуникации в организациях 1. Понятие организационных коммуникаций 2. Основные элементы, типы, формы и направления коммуникаций 3. Роль организационных коммуникаций в различных концепциях 4. Типы личностных коммуникационных сетей 5. Коммуникационные сети в малых группах 6. Коммуникационные роли в организации 7. Коммуникационные барьеры и пути их преодоления Понятие, функции и значимость организационных коммуникаций Коммуникация в организации– процесс обмена информацией внутри организации и с внешней средой Организационные коммуникации – система и процесс передачи информации сотрудникам внутри организации и институтам за пределами организации, обеспечивающие координацию деятельности по горизонтали и вертикали управления. Значение коммуникаций: Хорошо отлаженная система коммуникаций необходима для эффективного управления. Подсчитано, что руководители большую часть своего времени тратят на коммуникации, поскольку именно они обеспечивают реализацию основных функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Организационные коммуникации включают систему правил, норм отношений между людьми в рамках организации, связанную с выполнением ими закрепленных функций, а также систему документооборота. Функции организационных коммуникаций: Информативная (передача сведений, необходимых для принятий управленческих решений) Мотивационная (побуждение работников к исполнению и улучшению работы с помощью различных методов управления поведением – убеждения, внушения, просьбы, приказа и т.д.) Контрольная – корректировка деятельности работников на основе иерархии и формальной подчиненности Экспрессивная – выражение переживаний и эмоций, отношения к происходящему Процесс коммуникации и его структура 1.Отправитель - с оздатель сообщения, тот кто создает сообщение или аккумулирует информацию для дальнейшей передачи. 2.Сообщение - п одготовленная к передаче информация, закодированная с помощью символов - слов, рисунков, специальных анаков 3.Канал передачи информации - средство передачи информации, путь физической передачи сообщения. Каналы: речевой, письменная информации форма, электронные средства связи. Различают официальные и неофициальные каналы (слухи) 4.Получатель - лицо, группа или организация, которому передана информация, и которое декодирует и интерпретирует ее 5.Результат воздействия - эффект коммуникационного воздействия, изменение знаний, установок и поведения получателя информации 6.Обратная связь - «Оперативная реакция» на переданную информацию, ответная информация, которая отсылается отправителю и свидетельствует о мере понимания и согласия с сообщением 7.Шум - Все то, что искажает смысл сообщения на каждом этапе передачи информации Основные типы коммуникаций в организации Внутриличностные Размышления самого человека, обдумывание тех или иных проблем, где мысли и чувства выступают в роли посланий, а мозг как канал их обработки Межличностные Коммуникации с другими людьми, где участники коммуникации выступают как стороны принимающие и посы лающие сообщения. Обратная связь здесь - ответы участников коммуникации. Коммуникации в малой группе Коммуникации «лицом к лицу» внутри подразделений, где группе каждый имеет равный шанс участвовать в обсуждении, быть услышан и взаимодействовать с другими Общественные коммуникации Послание выступающего аудитории (выступление на собрании трудового коллектива). Эти коммуникации возникают когда группа становится слишком большой. Внутриорганизационные оперативные коммуникации Структурированные коммуникации внутри организации, обеспечивающие достижение целей организации, оперативные определяющие порядок документооборота, передачи коммуникации приказов, отчетов и т.д. Внешние оперативные коммуникации ( с внешней средой) Коммуникации организации с внешней средой, обеспечивающие достижение организационных целей Личностные коммуникации Случайный обмен информацией и эмоциями между людьми, происходящий при личных встречах. Формы и методы коммуникации Вербальная Невербальная Устная речь Письменная речь Конференции, совещания, доклады, презентации, групповые обсуждения, собрания, личные встречи Приказы, отчеты, письма, доклады, аналитические записки, правила и процедуры, электронная почта Поведение человека, жесты, взгляд, гримасы, интонация, тембр голоса, позы Устная коммуникация наиболее эффективна с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации и быстрой обратной связи. Письменная - обеспечивает более высокую степень чистоты информации и позволяет сохранить ее в неизменном виде в течение неопределенного времени. Электронная коммуникация - имеет высокую скорость передачи и обратной связи, позволяет снизить издержки, увеличить интенсивность информационного обмена, позволяет решить проблему взаимодействия географически удаленных подразделений. Основные направления коммуникаций Коммуникации сверху вниз – передача информации от руководителя к подчиненным. От этих коммуникаций зависит способность сотрудников выполнять свои производственные функции и обеспечивать достижение целей организации. Основные формы таких коммуникаций – приказы, инструкции, предписания, правила и процедуры. Информация проходит через несколько организационных уровней и риск ее искажения велик. Коммуникация снизу вверх – передачи информации от нижестоящих уровней к вышестоящим. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством и целью информирования о результатах работы, текущих проблемах, доведения мнения сотрудников. Руководители полагаются на эту информацию при анализе существующего положения дел и принятии управленческих решений. Горизонтальная коммуникация – осуществляется между сотрудниками, находящимися на одном уровне организационной иерархии – заместителями директора, начальниками отделов, сотрудниками одного подразделения. Ее основная цель – обмен информацией для координации действий подразделений и сотрудников и обеспечения достижения целей организации. Значение этих коммуникаций возрастает при сокращении числа иерархических уровней организации Коммуникации с внешней средой – обмен информацией с поставщиками, вышестоящими организациями , потребителями, проверяющими организациями и т д. Школа социальных систем Роль организационных коммуникаций в различных концепциях Параметры сравнения Значимость коммуникаций Цели коммуникации Направление коммуникационных потоков Виды каналов коммуникации Школа научного управления Школа человеческих отношений Письменные формальные Формальные и неформальные Формальные, неформальные, с внешней средой Основное внимание к взаимодействию работников на одном организационном уровне Передача и контроль за выполнение приказов Коммуникации- связующий элимент всех частей организации Вертикальные: сверху вниз Невелика, основной акцент на вертикальной коммуникации, от руководителя к подчинённым Удовлетворение потребностей работников, их вовлечение в процесс принятия решений Горизонтальные и вертикальные сверху - вниз Координация и контроль. Адаптация к изменениям внешней среды. Помощь прпинятьи решений. Горизонтальные, Вертикальные сверху вниз и снизу вверх, связь с внешнеё средой Типы личностных коммуникационных систем Тип Содержание Недостатки Приемущества Схема Радианальные Взаимно - связанные Неустойчивость Закрытость, возможны барьеры для свободного перетирается информации Устойчивость, постоянный информационный обмен между членами сети Увеличение степени открытости, большая информационная сила Сети, в которых люди взаимодействуют с другими, не контактирующим и друг с другом лицами Сети, в которых те, кто связан с данным индивидом также взаимодействуют друг с другом Коммуникационные сети в малых группах Л Круг Палатка Цепь Л Штурвал Игрек Паутина Дом Коммуникационные роли в организации Роль Характеристика Функции <<Сторож>> <<Связной>> <<Лидер мнения>> <<Космополит>> Человек, занимающий такое положение в структуре организации, которое позволяет ему регулировать потоки сообщений, идущие по данному каналу Предотвращение информационных перегрузок. Проведение «нужной» руководству политики. Лицо, связывающее на межличностной основе две или более группы и не принадлежащее ни к одной из них Координация действий, передача информации между членами организации Лицо, способное оказывать заметное воздействие на установки или поведение других членов группы Лицо, имеющее сильные и разнообразные связи вне организации, что позволяет ему получать нужную для организации информацию Влияние на принятие решений, обеспечение контактов с отдельными элементами внешней среды Налаживание связей с внешней средой и получение нужной иноформации Коммуникационные барьеры Вид Сожержание Искажение сообщений Информационные перегрузки Недостатки в структуре организации Высокая степень пространственной дефференциации В структурные подразделения организации поступает информация неадекватная реальной ситуации. Непреднамеренные искажения возникают из-за недостатка информации, неясности ситуации, затруднений в межличностных контактах. Сознательные искажения - при несогласии с содержанием сообщения. Фильтрация информации - передается только часть информации, например только положительные сведения Члены организации(руководители) не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают наименее важную их мнению часть сообщений Большое количество уровней управления, при прохождении через которые часть информации теряется. Отсутствие устойчивых горизонтальных связей. Конфликты ме между подразделениями. Удаленность отдельных структурных подразделений, ограниченно труднодоступность каналов связи (радио, телефон) Решение проблем структурных коммуникаций • Регулирование информационных потоков, путем создания банка информационных данных, отслеживания и сортировки информации, отслеживания мест информационных перегрузок • Контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами • Организации системы сбора информации от подчиненных к руководству без системы фильтров. «Ящики для предложений» • Создание дополнительных каналов для исключения искажения информации, путем повторения распоряжений и приказов в специальных бюллетенях, информационных листках, доски объявлений и т.д. • Использование современной системы информационных технологий ( эл. почта, Интернет и т.д.) • Планирование рабочих мест с учетом функциональных особенностей деятельности организации. • Создание коммуникационных сете сотрудников, функционально связанных в процессе работы • Предотвращение возникновения барьеров между различными подразделениями и должностными статусами Коммуникационные барьеры (межличностные) Виды Характеристика Различия в восприятии сообщения Семантические барьеры Невербальные межличностные преграды Неудовлетворительная обратная связь Различия в восприятии обусловлены: Неправильным кодированием сообщения отправителем (непонятный язык, много неизвестных специальных терминов) Различие социальных установок и ценностных ориентаций членов организации.Конфликты между сферами компетенции и др., что может привести к избирательному восприятию информации получателем, в зависимости от собственных интересов. Использование двусмысленных, многозначных понятий, нечетко, плохо сформулированные сообщения Жесты, интонация и др. не соответствуют содержанию сообщения Неумение слушать, несвоевременная реакция Способы преодоления межличностных коммуникативных барьеров Предварительная подготовка к передаче сообщения, разъяснение основных положений, содержания сообщения 1. 2. Снятие семантических барьеров, путем исключения двусмысленных, многозначных понятий 3.Постоянное внимание к невербальной символической коммуникации – тону подачи сообщения, жестам, мимике и т.д. 4. Проявление эмпатии и открытости при общении и передаче сообщений 5. Установление обратной связи, с помощью вопросов и т.д. Некоторые значения жестов в межличностной коммуникации |