Основы делопроизводства. Учебник для студ учреждений сред проф образования, обучающихся по юридическим специальностям. М. Мастерство, 2002. 208 с. Isbn 5294000407
 Скачать 14.94 Mb.
|
ПРИЛОЖЕНИЕ №2к приказу директора Института государства и права РАН от 15.11.2000 г. №135 Подпись (реквизит 21) Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке): Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка дается без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зависимости от вида документа, содержания, способов принятия. Документ, принятый на основе единоначалия, - приказ, распоряжение, указание - всегда имеет одну подпись, как правило, руководителя организации, учреждения, предприятия, например: 1. Документ оформлен не на бланке организации: Директор Московского личная политехникума подпись Л.А. Румынина 2. Документ оформлен на бланке Московского политехникума: Директор личная подпись Л.А. Румынина Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например: Генеральный директор личная компании «АМИК» подпись Н. А. Федосов Допускается также в реквизите «Подпись» в наименовании должности лица указывать ученую степень и звание, например: Зав. кафедрой теории государства и права МИИТ, личная доцент кандидат юридических наук подпись К. Л. Кириллов Если документ оформляется на должностном бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, не указывают. Документ, принятый коллегиальным органом (советом, коллегией), - постановление, решение - имеет две подписи, например: Председатель коллегии личная подпись И. И.Иванов Ответственный секретарь коллегии личная подпись К.И. Медведев Две подписи на документе означают, что за его содержание несут ответственность лица, его подписавшие. Две подписи проставляются на документах денежно-финансового характера. Это подписи руководителя организации и главного бухгалтера, расположенные одна под другой с 2-4-межстрочным интервалом, например: Директор личная подпись Л.А. Румынина Главный бухгалтер личная подпись А.А. Андрианова Если на документе две подписи и это подписи двух равных по должности лиц, то их располагают на одном уровне: первую подпись - от нулевого положения табулятора, вторую - от 4-5-го положения табулятора, причем дается полное наименование должностей, так как такие документы составляются на чистом листе бумаге, а не на бланке, например: Директор Медицинского Директор Лечебно-консультативного центра «Авиценна» центра «Парацельс» личная подпись А.А. Степанов личная подпись С.П. Филатов Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идет подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например: Председатель комиссии: личная подпись Р.К. Ламкин Члены комиссии: личная подпись И.А. Арефьев личная подпись А.В. Лаптев личная подпись М.М. Матвеева личная подпись А.А. Яблокова Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет собой акт проверки, ревизии и т.д. - по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт. Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу. Документ должен быть подписан тем должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой букв «и.о.», «за» и т. д. перед должностью. В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например: И.о. директора института личная подпись А.К.Аверкин В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности ее применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации». Гриф согласования документа (реквизит 22) Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отрасли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов. Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения - проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т. д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов. Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего - виза согласования документа. Внешнее согласование может проводиться двумя способами: согласование с конкретным должностным лицом; согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.). В состав грифа согласования в первом случае входят: слово СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек; должностное лицо, с которым согласовывают документ (включая наименование организации); личная подпись; расшифровки подписи (инициалов, фамилии); дата согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник Главного планово- экономического управления Комсоцзащиты Москвы личная подпись Л.К. Орехова 25.10.2000 Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другими документами, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии Минтруда РФ от 28.12.2000 г. №58 Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда. Визы согласования документа (реквизит 23) С помощью данного реквизита оформляется внутреннее согласование проекта документа. Виза включает в себя: наименование должности визирующего; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату визирования. Например: Юрисконсульт личная подпись Л.В. Рыгалова 30.11.2000 Должностные лица не имеют права отказываться от визирования, выражая таким образом несогласие с проектом документа. Если есть замечания, с которыми исполнитель не согласен, а также предложения и дополнения, то визирующий должен приложить к проекту документа подписанные свои замечания, а визу оформить следующим образом: Замечания прилагаются Главный бухгалтер личная подпись О. Е. Федосеева 25.10.2000 Визы проставляются: в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, если этот подлинник остается в организации (например, на внутренних документах, на всех видах распорядительных документов). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе; в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (например, на копии служебного письма, подлинник которого всегда отправляется адресату). Всегда должен соблюдаться следующий принцип - визы должны проставляться на том экземпляре документа, который останется в организации и подлежит формированию в дело. Для отдельных документов допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Печать (реквизит 24) Печать проставляется при необходимости заверения подписи должностного лица на определенных видах документов, например, на документах, связанных с получением денег и материальных ценностей, - гарантийном письме, доверенности, банковском чеке или поручении; на документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж и квалификацию, - в паспорте, удостоверении личности, трудовой книжке, дипломе, свидетельстве, аттестационном листе и др. Перечень таких документов, на которых необходимо проставление печати, оговаривается специальными нормативными актами, а порядок использования печатей в организации оговаривается в инструкции по делопроизводству, регламентах, распорядительных документах. Печати бывают двух видов: гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях); простая печать. Гербовая печать имеет в центре изображение Государственного герба Российской Федерации или субъекта Российской Федерации. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050) и Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Требования к общему виду печати регламентированы. Так, например, требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Простые печати не имеют изображения герба, вместо него воспроизводится название организации или структурной организации (управление делами, канцелярия и др.). Иногда в простой печати указывают то, для чего предназначена печать (например, «для телеграмм»). Простые печати бывают различной формы: круглой, квадратной, прямоугольной, треугольной. Организация может иметь несколько простых печатей, использовать их для удостоверения подписей на пропусках, на справках, для изготовления больших тиражей копий официальных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей и др. Печать должна быть хорошо читаема и на организационно-распорядительных документах должна захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ. Печать не ставится на личную подпись. В отдельных видах документов, не входящих в УСОРД, печать ставится в строго определенном месте, например в платежном поручении. Отметка о заверении копии (реквизит 25) Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчиненных организаций, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путем факсимильного копирования, должно быть заверение ее соответствия подлиннику. Определенные виды документов имеет право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путем проставления ниже реквизита «Подпись»: заверительной надписи «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора; наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилии). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора; даты заверения, проставленной под наименованием должности. Например: ВерноНачальник канцелярии личная подпись А.А. Архарова 18.12.2000 Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдается на руки гражданину для защиты его интересов в суде - заверяется гербовой печатью. Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации. Отметка об исполнителе (реквизит 26) Если возникает необходимость уточнения затронутых в документе вопросов, не принято обращаться к тому, кто подписал документ, т.е. к руководителю. Иногда это просто затруднительно осуществлять, поэтому обращаются к тому, кто работал над проектом документа, - к исполнителю. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляют фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер его телефона, например: Чадаева 400 00 74 или Чадаева Алла Петровна 400 00 74 ГОСТ Р 6.30-97 включает в состав этого реквизита только указанную информацию, но в организациях может добавляться информация о количестве экземпляров и их распределении, если документ требует особого учета, например: Савина Наталья Евгеньевна 406 50 28 экз. 1 - в адресат экз. 2-в дело 03-15 экз. 3 - в Управление персоналом Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27) Этот реквизит проставляют только на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. В состав реквизита входят: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться исполненный документ; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и дата проставления отметки. Например: Исполнено письмом от 15.12.2000 № 745/01-13 В дело 01-03 личная подпись 16.12.2000 или Вопрос по телефону решен положительно с начальником отдела кадров 30.11.2000 В дело 05-15личная подпись 01.12.2000 Отметка об исполнении всегда помещается на первом листе документа в левом нижнем углу. Согласно схеме, приведенной в ГОСТ Р 6.30-97, реквизит должен быть помещен над нижнем полем в зоне, равной 16x94 мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатанным текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28) При поступлении документа в организацию важно знать дату, а иногда время поступления, а также необходимо вести количественный учет поступивших документов. Данный реквизит содержит следующие данные: порядковый номер и дату поступления (а при необходимости - часы и минуты). Данный реквизит проставляется штемпельным устройством или вручную. Иногда в этот реквизит включают сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 27 в зоне, равной 16x30 мм, например: РЦдИ Вх. № 155 25.10.2000 15ч 20 мин или РЦцИ общий отдел Вх. № 431 17.12.2000 или Вх. №1351 23.12.2000 Если документ получен по факсу или компьютерной почтой, дата и время его поступления фиксируются автоматически. Идентификатор электронной копии документа (реквизит 29) Если документ создан на компьютере или введен в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию: имя файла; код оператора; а также другие поисковые данные. Например: DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC 15820122000 где DEPARTAMENT- каталог; PRIKAZ - подкаталог; IVANOV.DOC - имя файла. ГОСТ Р 6.30-97 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16x51 мм (справа от реквизита 28), но не указывает, на каком листе документа. Для удобства в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа. Требования, установленные ГОСТ Р 6.30-97 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечение юридической силы этих документов. Но, как уже было отмечено, все 29 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ определенного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенный в определенной последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организации в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определенные виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определенного вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены. Контрольные вопросы и задания1. Какие организации имеют право изображать на бланках своих документов Государственный герб Российской Федерации? 2. Что представляют собой код организации и код формы документа, используемые на бланках ОРД? 3. Как не разрешено оформлять реквизит 06 «Наименование организации -автора документа»? 4. Чему должно соответствовать наименование вида документа, приводимое в бланке конкретного вида документа? 5. Какие способы оформления реквизита 09 «Дата документа» вы знаете? 6. Чем реквизит 10 «Регистрационный номер документа» отличается от реквизита 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»? 7. Всегда ли на бланке должен присутствовать реквизит 12 «Место составления или издания документа»? 8. Что означает наличие на документе грифа ограничения доступа к нему? 9. Каким образом нужно оформлять реквизит 14 «Адресат», если документ адресуется в другую страну? 10. Каковы составные части реквизита 15 «Гриф утверждения документа»? 11. Какими способами может оформляться реквизит 16 «Резолюция»? 12. Какие существуют особенности оформления реквизита 17 «Заголовок к тексту документа» в зависимости от вида документа? 13. В каких случаях текст официального документа можно оформлять только на русском языке? 14. Когда отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой форме? 15. Как оформляется реквизит 21 «Подпись», если документ подписывается руководителями двух организаций? 16. Какими способами может осуществляться внешнее согласование и как это оформляется? 17. Где проставляется на документе реквизит 23 «Гриф согласования документа»? 18. Какие виды печатей употребляются при оформлении ОРД и как правильно должна быть проставлена печать? 19. Где проставляется отметка о заверении копии и как она оформляется? 20. Является ли реквизит 26 «Отметка об исполнителе» обязательным и где он проставляется? 21. Что входит в состав реквизита 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»? 22. На каких документах проставляется реквизит 28 «Отметка о поступлении документа в организацию»? Назовите составные части этого реквизита. 23. Где размещается реквизит 29 «Идентификатор электронной копии документа», и почему он может проставляться на каждом листе документа? |