Делопроизводство. Т.В. Кузнецова. Учебник для вузов Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др. Под ред. Т. В. Кузнецовой. М. Юнитидана, 2001. 359 с. Isbn 5238001932

• Название: Учебник для вузов Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др. Под ред. Т. В. Кузнецовой. М. Юнитидана, 2001. 359 с. Isbn 5238001932
• Анкор: Делопроизводство. Т.В. Кузнецова.doc
• Дата: 12.02.2017
• Размер: 3.07 Mb.
• Имя файла: Делопроизводство. Т.В. Кузнецова.doc
• Тип: Учебник; #2619
• страница: 21 из 47

8.3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделе­ниями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оп­тимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодей­ствие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в за­висимости от принадлежности организаций и учреждений к оп­ределенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в цен­тральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют сле­дующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распоряди­тельных документов органов власти, приказов министра;

• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации до­кументов, машинописное бюро (компьютерный центр обра­ботки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационали­зации работы с документами, центральный архив.

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления де­лами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организа­циях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обыч­но создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами в ис­полнительных органах власти и исполнительных структурах (мэ­рии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразде­лений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями доку­ментирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполня­ет всю работу с документами в небольших учреждениях и органи­зациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентиру­ют наименование и приблизительную структуру делопроизводст­венной службы государственных учреждений и предприятий. Ре­шение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство органи­зации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правле­ние; в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива^*.




* Государственная система документационного обеспечения управления. Основ­ные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991, с. 64.

8.4. Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспече­нию. Выполнение этой цели предусматривает решение следую­щих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, органи­зации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с дейст­вующими государственными нормативно-методическими документами;

• сокращение документооборота;

• разработка и внедрение нормативных и методических до­кументов по совершенствованию документационного обес­печения в организации и в подведомственной системе, прог­рессивных технологий делопроизводства*.
* Там ж е, с. 66
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифи­цированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних докумен­тов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, пред­ставляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в ус­тановленный срок.

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовле­ния текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложе­ниям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в струк­турный подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совер­шенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль за правильностью оформления и формирова­ния дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопро­изводства и архива, проведение совещаний и консульти­рование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотруд­ников службы делопроизводства*.




* Государственная система документационного обеспечения управления. Основ­ные положения. - М., 1991, с. 66.
Этот набор функций относится к типовым, так как регламен­тирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.