1.Информационные технология в психологии. Курс лекций. Учебнометодический комплекс информационные технологии в психологии
 Скачать 1.69 Mb.
|
|
Тема 4. Прикладное программное обеспечение. Основы работы с программами Microsoft Office (MS) 2007: Word, Excel, PowerPoint Прикладное программное обеспечение (ППО) общего назначения – это универсальные программные продукты, предназначенные для автоматизации разработки и эксплуатации функциональных задач пользователя и информа- ционных систем в целом. К ППО относятся: − текстовые и графические редакторы; − электронные таблицы; − система управления базами данных; − интегрированные пакеты; − Case-технологии; − оболочки экспертных систем и систем искусственного интеллекта. § 4.1. Текстовый редактор MS Word 2007: создание и форматирование документа, работа с таблицами, объектами, сохранение документа. Эф- фективное использование MS Word Текстовый редактор MS Word является популярным и мощным редак- тором. Он предназначен для подготовки документов разного объема с табли- цами, формулами, графиками и рисунками. С его помощью можно набрать текст, сохранить его на диске в виде файла, отредактировать и проверить правописание, оформить текст соответствующим образом, напечатать или отправить его по электронной почте. Сегодня пользуются разными версиями программы: 6.0, 7.0 (или 95), 97 (или 8.0), 2000 (или 9.0), XP (или 10.0). Эти версии программы очень схожи между собой. С появлением каждой новой версии MS, текстовый редактор MS Word становится проще в использовании. Например, Word-97 предостав- ляет более гибкие и удобные средства, чем Word-95, Word-2000 является улучшенным вариантом Word-97. При этом базовые приемы работы в редак- торах одинаковы. Рассмотрим основные приемы работы в текстовом редак- торе на примере MS Word-2007. Создание и форматирование документа Приступая к созданию документа желательно иметь открытыми две панели инструментов – Стандартная и Форматирование. Для открытия до- полнительных панелей инструментов нажмите правой кнопкой мыши на верхней панели с пунктами меню и левой кнопкой выберите нужные панели инструментов. Зададим режим представления документа – Обычный или Разметка страницы (через пункт меню Вид), установим масштаб изображения – «По ширине страницы» (Вид/Масштаб или нажатием кнопки на панели инстру- ментов), установим курсор на первую строку страницы, перейдем, если нуж- но, на русский язык переключателем En/Ru и начнем набирать текст на кла- виатуре. На новую строку Word переносит курсор сам. В конце абзаца нажи- мается клавиша [Enter]. Если нужен обрыв строки внутри абзаца, нажмите 30 комбинацию клавиш [Shift]-[Enter]. Принудительный конец страницы ста- вится комбинацией [Ctrl]-[Enter]. Если вы хотите набрать текст сразу каким-либо определенным типом и размером шрифта, выберите в окне Шрифт (Главная/Шрифт) нужную гарни- туру и подходящий кегль (размер) шрифта: Если нужно вводить текст курсивом, нажмите клавиши [Ctrl]-I, полу- жирного шрифта [Ctrl]-B или для подчеркивания [Ctrl]-U. Возврат к нор- мальному шрифту производится повторным нажатием этих же сочетаний клавиш на панели инструментов или клавишами [Ctrl]-пробел. Красную строку (абзацный отступ) можно выполнить нажатием кла- виши [Tab] в начале строки. Перед набором текста установим абзацный отступ и межстрочное рас- стояние. Для этого обратимся к меню Главная/Абзац. В открывшемся окне устанавливаются параметры выравнивания, первой строки, межстрочного расстояния и межабзацного интервала: 31 Существуют два подхода к форматированию документа: ручное фор- матирование с использованием возможностей панели форматирования и форматирование при помощи библиотеки стилей (команда «Главная/Стили»). Стилевые настройки. Стили упрощают задачу создания и оформления документа, а именно облегчают изменение вида документа, обеспечивают согласованность представления отдельных частей документа. Word обладает большим количеством стандартных или встроенных стилей. Список стилей зависит от выбранного шаблона. По умолчанию во всех документах, основанных на шаблоне «Обычный». Текущий стиль виден в окне «Стили»: В общем случае список «Стили» показывает стиль текста в точке вставки или стиль выделенного текста. В стиле установлены основные пара- метры форматирования: шрифт и размер шрифта, способ выравнивания и межстрочный интервал. Его можно создать самостоятельно по образцу или на основе имеющегося шаблона. Стили можно применять во время ввода текста или к выделенному тек- сту. Сначала курсор устанавливается в начало страницы для набора текста или выделяется фрагмент текста, далее выбирается нужный стиль. Word использует два типа стилей: стили символов и стили абзацев. Стили символов включают установки форматирования, доступные в диало- говом окне Шрифт, а стили абзацев включают форматирование всего абзаца – установку табуляции, расположение абзаца, обрамление и заливку, язык, используемый для проверки орфографии. В списке «Стили» абзацные стили отмечены значком ¶, а символьные – значком «а». Создание списков. Многие сведения, содержащиеся в документах, ча- сто носят однотипный характер. Такие сведения целесообразно представлять в виде нумерованных или маркированных списков. Для создания списка необходимо установить курсор в предполагаемое место начала списка и во вкладке Главная/Абзац выбрать «Маркеры», «Ну- мерация», «Многоуровневый список»: 32 Маркированный список дает маркировку текста различными символа- ми. В качестве маркера списка допускается использование любого графиче- ского объекта или рисунка. Колонки. В программе заложена возможность быстро оформить текст на странице в несколько колонок. Необходимо зайти во вкладку «Разметка страницы/Параметры страницы» и выбрать «Колонки». Можно располагать текст в две, три колонки, слева или справа, а также задавать число и размеры колонок самому: Выбрав нужное число колонок, можно сразу расположить текст в виде не- скольких колонок. В окне «Другие колонки» можно задать вертикальную разделительную линию (разделитель) между колонками, а также сделать колонки различными по ширине. Строка-список «Применить» позволит оформить колонками не весь документ, а только выделенную часть либо текст от курсора до конца документа. Сноски. По команде «Вставить сноску» во вкладке «Ссылка» в текст помешается сноска – пояснения к тексту: Можно задать концевую сноску, при которой текст сноски будет рас- полагаться в конце документа, или обычную, когда сноска появится в конце 33 текущей страницы. С помощью концевых сносок создаются примечания, комментарии и библиография к рабочим работам. Нумерация сносок в документе выполняется автоматически. После ввода текста сноски для возврата в исходное место текста необходимо сде- лать двойной щелчок по метке сноски. Буквица. Для оформления первой буквы текста используется команда «Вставка/Буквица». Эта команда забирает первую букву абзаца в рамку, для которой можно задать шрифт, размер и рас стояние до текста, а также позво- ляет выбрать положение буквицы в тексте – будет ли буквица стоять в тексте или же располагаться левее текста: Нумерация страниц. Чтобы пронумеровать страницы документа сле- дует зайти во вкладку «Вставка» и применить команду «Номера страницы». Здесь можно выбрать, где будет стоять номер страницы – вверху, внизу или на полях страницы, а также его расположение на строке: «Формат номеров страницы» позволяет выбрать формат номера, задать номер, с которого начнется нумерация (применяется чаще для сквозной ну- мерации больших документов, состоящих из нескольких файлов) и нумеро- вать главы текста. Нумерация страниц производится автоматически. При до- бавлении или удалении в документе нескольких страниц нумерация автома- тически обновляется в соответствии с внесенными изменениями. Вставив номер в документ и не обнаружив его в тексте, не следует удивляться, т.к. в обычном режиме просмотра номера не видны. Чтобы их увидеть, надо перейти в режим разметки страницы. Тогда номера страниц 34 будут видны в документе бледным серым цветом. При печати цвет номера будет черным. Колонтитулы. Для вставки колонтитула (верхнего или нижнего) также используется вкладка «Вставка». Программа предлагает воспользоваться шаблоном, изменить параметры уже имеющегося колонтитула или удалить его. При редактировании колонтитула цвет основного текста документа из- меняется и становится недоступным для редактирования: В пунктирной рамке вводится содержание колонтитула, например, название документа, и форматируется набранный текст. В колонтитул можно также вставлять рисунок (команда «Вставка/Рисунок»). После окончания оформле- ния колонтитула необходимо нажать кнопку «Закрыть окно колонтитулов». После этого возможно дальнейшая работа с текстом основного документа. Чтобы поменять колонтитул или колонцифру, дважды щелкните по ним мышью, а для удаления текста колонтитула просто удалите текст или номер страницы. Задание параметров страницы. Установку полей страницы задается во вкладке «Разметка страницы». Программа предлагает шаблоны разметки, но можно также выбрать собственные настройки полей. В режиме «Предва- рительный просмотр» можно оценить результат (Кнопка «Office»/Печать/Предварительный просмотр). В этом режиме можно также задавать необходимые параметры страницы. Более точное задание параметров страницы производится из меню «Разметка страницы/Параметры страницы», при котором вызывается окно установки параметров с несколькими вкладками: 35 Так, на первой вкладке «Поля» задается расстояние текста от краев страни- цы, а также поле для переплета и расстояние от края до колонтитула. В рамке «Образец» видно, как будет выглядеть страница. Альбомная (горизонталь- ная) ориентация листа устанавливается на вкладке «Размер бумаги». Подгонка страниц. Иногда последняя строка документа или подпись оказываются на отдельной странице документа. Чтобы исправить это необ- ходимо нажать кнопку «Office» и выбрать Печать/Предварительный про- смотр/Сократить страницу. Программа просмотрит весь документ и немного изменит параметры текста (уменьшит размер шрифта) с тем, чтобы непоме- стившиеся строки или подпись оказались на предыдущей странице. Работа с таблицами Для того чтобы систематизировать разнородную информацию, удобно представить ее в виде таблицы. Таблицы используются для организации и представления информации в виде строк и столбцов. В программе Word нет необходимости сначала вводить данные, а затем превращать их в таблицу. Можно создать таблицу командой Встав- ка/Таблицы, после чего выбрать мышкой нужное количество строк и столб- цов: Можно вставить таблицу необходимого размера и ширины столбцов – Вставка/Таблица/Вставить таблицу: Можно рисовать таблицу карандашом (Вставка/Таблица/Нарисовать таблицу) или вставить таблицу MS Excel (Вставка/Таблица/Таблица Excel). Можно также имеющимися шаблонами таблиц для экономии времени (Вставка/Таблица/Экспресс-таблицы). После задания вида таблицы начинаем ее заполнять. Для ввода инфор- мации в ячейки таблицы щелкните на любой ячейке и начинайте вводить текст или числа. Для перехода на одну ячейку вправо пользуйтесь клавишей [Tab], для перемещения на одну ячейку влево – комбинацией [Shift]-[Tab]. С помощью клавиш управления курсором или мыши тоже можно перемещать- ся по ячейкам. 36 К тексту таблицы применим любой тип форматирования. Содержимое каждой ячейки рассматривается как отдельный абзац. Для изменения распо- ложения текста в ячейках щелкните правой кнопкой мыши и выберете «Вы- равнивание ячеек» и соответствующий вид форматирования: Добавление новых строк в таблицу можно производить с использова- нием соответствующих команд меню «Таблица», но проще это сделать сле- дующим образом: установите курсор в правую нижнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу [Tab] – таблица увеличится на одну строку. В случае если таблица содержит лишние строки их можно удалить, вы- делив курсором, нажав на правую кнопку мыши и выбрав команду «Удалить ячейки» Для наложения цветного фона необходимо установить курсор в табли- цу или выделить часть ячеек, затем во вкладке «Абзац» выбрать команду «Заливка» и щелкнуть на нужный цвет фона. Если вам необходимо сделать линии таблицы невидимыми, во вкладке «Абзац» выбрать команду «Настройка границ выделенных ячеек или текста» и щелкнуть на вариант «Нет границ». Для форматирования содержимого таблицы можно воспользоваться панелью инструментов , вкладкой «Конструктор» или контекстным меню таблицы. Возможности последнего позволяют вырезать, копировать, вставлять текст; вставлять, удалять и объединять строки и столбцы; выравнивать высоту строк и ширину столбцов; пользоваться опера- цией «Границы и заливка»; изменять направление текста; выравнивать ячей- ки и др.: Если навести курсор на таблицу, то в левом ее углу за контуром по- явится значок позволяющий мышью перемещать таблицу на новое место. 37 Левый клик мыши по этому значку производит выделение таблицы, а правый клик вызывает контекстное меню таблицы, позволяющее выполнять основ- ные операции с таблицами (вырезать, копировать, вставить). Для удаления содержимого таблицы необходимо произвести выделе- ние таблицы и нажать клавишу [Delete], при этом сама таблица не удаляется. Удаление таблицы целиком производится из контекстного меню командой «Вырезать», вызываемого правой кнопкой мыши. Работа с объектами Надписи в тексте. Надписи в тексте могут оформляться не только обычным форматированием, но и с применением специальных приемов. При задании команды «Вставка/Надпись» на экране появляется рамка, в которую можно вставить любой текст в виде надписи, оформить его либо воспользо- ваться имеющимися шаблонами. С помощью команды «Работа с надписями» можно видоизменять надписи: Вставка объектов в текст. Рисунки, формулы, диаграммы и другие нетекстовые объекты вставляются в документ командами «Рисунок», «Фигу- ры», «Диаграмма» и «Объект» в меню «Вставка». По этим командам про- грамма предложит выбрать разные возможности вставки и работы с рисун- ками и графиками. Команду «Диаграмма» часто используют для представления и сравне- ния данных. существуют разные типы диаграмм: линейные, круговые, диа- граммы с областями, поверхностные, графики и др. Формат области диа- граммы можно задавать самому. Пример диаграммы: Вставка даты. Если в документ надо вставить дату, то сделать это можно обычным набором даты как текста или вставить дату из компьютера, если дата документа совпадает с текущей датой, установленной в компьюте- ре – команда «Вставка»/Текст/Дата и время»: 38 Вставка рисунков в документ. Все объекты вставляются из меню Вставка. Последовательность действий следующая: для ввода символов – «Вставка/ Символ»; для ввода автофигур – «Вставка/Рисунок/Фигуры»; для ввода рисунка – «Вставка/Иллюстрации/Рисунок». Во всех случаях в открывающемся окне надо выбрать нужный символ, автофигуру или рисунок и дать компьютеру подтверждающую команду. Форматирование вставленных объектов производится аналогично формати- рованию надписи. Символы форматируются как шрифты. Файл документа, содержащего рисунок, занимает много места. Умень- шить размер файла можно при помощи создания связи документа с рисунком без сохранения копии рисунка в документе. В этом случае для отображения рисунка в документе Word каждый раз при открытии документа обращается к файлу рисунка. Связанный объект. В случае со связанным объектом обновление дан- ных происходит только при изменении исходного файла. Связанные данные хранятся в исходном файле. Конечный файл хранит только сведения о ме- стоположении исходного файла и отображает представление связанных дан- ных. Рекомендуется использовать связанные объекты, если важен размер файла. Связь создается командой «Вставка/Связи» и далее «Гиперссылка», «Закладка» либо «Перекрестная ссылка». Электронные закладки. Для быстроты работы с текстом можно рас- ставить невидимые (или видимые) электронные закладки. Для этого необхо- димо установить курсор в нужном месте документа и выбрать команду «Вставка/Связи/Закладка». На экране появится диалоговое окно: В поле «Имя закладки» вводится имя закладки (при наборе имени нельзя ис- пользовать пробел) и нажимается кнопка «Добавить». 39 Из этого же окна можно перейти на поставленную закладку. Чтобы попасть в отмеченное закладкой место документа, необходимо нажать клавишу [F5]. В открывшемся окне на вкладке «Перейти» выберите объект перехода «Закладка» и укажите имя закладки, после чего щелкните по кнопке «Перейти»: Оформление фигурного текста. Для создания художественного тек- ста в Word встроена специальная программа WordArt, для вызова которой необходимо перейти во вкладку «Вставка» и далее «Текст/WordArt». В окне WordArt представлены варианты декоративного текста. После выбора нуж- ного стиля в открывшемся окне Изменение текста WordArt введем текст са- мой надписи: Если вы решили изменить набранный заголовок, дважды щелкните по нему, измените текст и нажмите кнопку ОК. Для форматирования заголовка сделаем его активным (щелчком по нему левой кнопкой мыши), при этом по углам надписи и серединам сторон появятся маркеры в виде квадратиков. Прихватив мышью за эти маркеры, можно изменять ширину и высоту надписи. Сохранение документа Если документ понадобится в будущем, его надо сохранить на диске. Для этого выберем в меню «Office» команду «Сохранить как» или нажать на клавишу [F12]. На экране появится диалоговое окно «Сохранение докумен- та»: 40 В списке «Имя файла» введите имя документа, после чего нажмите кнопку «Сохранить». Имена документов в компьютере имеют две части – имя и расширение, показывающее, в какой программе создан документ. Имя отделяется от рас- ширения точкой. Как правило, пользователь не набирает расширение файла, потому что компьютер сам присваивает стандартный вид расширения той программы, в которой вы работаете. Все документы, созданные в программе Word, имеют расширение .doc – документ программы Word. После сохранения документ становится файлом. Файлом называется поименованная область памяти на диске компьютера. Имя файла может со- держать до 255 символов, включая буквы русского и латинского алфавитов, цифры от 0 до 9 и некоторые символы пунктуации, например, восклицатель- ный знак, скобки, пробел. Двоеточие использовать при задании имени нель- зя. Обычно имя файла несет смысловую нагрузку. Программа Word пред- лагает пользователю первую строку сохраняемого документа в качестве име- ни, что не всегда удобно. Поэтому имя файла выбирают таким, чтобы по прошествии некоторого времени, вы не забывали, что за информация хранит- ся в этом файле. Автосохранение текста. На случай внезапного сбоя работы компью- тера необходимо задать автосохранение текста. Режим автосохранения зада- ется командами «кнопка «Office»/Параметры Word/ Сохранение. Установите флажок напротив «Автосохранение» и укажите, как часто необходимо сохра- нять данные (например, автосохранение текста каждые 15 минут). Здесь можно также задать параметры доступа к файлу (пароли): Объем новых данных в восстановленном файле зависит от частоты со- хранения файла восстановления приложением Microsoft Office. Например, если файл восстановления сохраняется только раз в 15 минут, восстановлен- ный файл не будет содержать данные, введенные за последние 14 минут ра- боты перед сбоем питания или другой аварией. Эффективное использование MS Word Существует несколько способов открытия созданного документа: нажать комбинацию клавиш [Ctrl]-0; нажать кнопку «Office» и выбрать команду «Открыть»; 41 нажать кнопку «Office» и выбрать необходимый документ из списка «Последние документы», где представлены сохраненные последними файлы. Это удобно в том случае, когда документ не- давно использовался и сохранялся. Существуют приемы быстрого выделения текста: для выделения строки текста нажмите на левую кнопку мыши слева от строки, курсор при этом примет вид наклонной в правую сторону стрелки; двойной щелчок слева от абзаца или тройной щелчок внутри аб- заца выделят весь абзац текста; тройной щелчок слева от текста выделит весь текст полностью. Для того чтобы восстановить фрагмент текста, который был перед этим удален, можно воспользоваться следующим: нажать комбинацию клавиш [Alt]-[Backspace]; щелкните по кнопке «Отменить ввод» Начать новую страницу можно несколькими способами. Удобно ис- пользовать вставку жесткого разделителя страниц. Это можно выполнить командами «Вставка/Разрыв страницы» или одновременным нажатием кла- виш [Ctrl]-[Enter]. Вставка жесткого разделителя работает так же, как обыч- ная разбивка на страницы, но с одним исключением: вы сами решаете, в ка- ком месте будет начата новая страница. Нажатие клавиш [Ctrl]-[Enter] вводит в ваш документ символ перехода к новой странице, который с этого момента все время находится на этом месте, создавая переход к новой странице неза- висимо от того, как вы измените текст предыдущих страниц. Удаляется жесткий разделитель нажатием клавиш [Delete] или [Backspace] Размер файла в байтах или килобайтах, как правило, ничего не говорит пользователю о размерах документа, поскольку большую часть физического объема текстового файла программы Word может занимать оформление. Статистику можно посмотреть, нажав на «Число слов», указанных в левом нижнем углу документа. В открывшемся диалоговом окне вы увидите число страниц, слов, знаков без пробелов и с пробелами, количество абзацев и строк: |