1.Информационные технология в психологии. Курс лекций. Учебнометодический комплекс информационные технологии в психологии
 Скачать 1.69 Mb.
|
|
§ 4.2. Электронные таблицы MS Excel 2007: создание, удаление, форма- тирование таблиц, работа с данными таблицы, диаграммы Программа MS Excel 2007 предназначена для работы с данными, пред- ставленными в табличном виде. Поэтому ее обычно называют «программой электронных таблиц». Она позволяет выполнять с данными разных типов (числа, текст, даты, время, проценты, валюта и др.) разнообразную обработку – редактирование и форматирование, расчеты по формулам, представление в виде диаграмм, подсчет итогов и анализ зависимостей, совместное использо- вание и многое другое. Программу можно использовать для научных расче- тов, совместной работы над большими проектами, создания и ведения ло- кальных баз данных, разработки компьютерных игр и др. Применение электронных таблиц удобно, когда текстовые, числовые или другие данные, которые нужно хранить и обрабатывать пользователю для решения его задач, можно располагать в виде таблиц, т.е. по строкам и столбцам; данные в одной строке (или столбце) таблицы связаны с данными в других строках или столбцах логически или с помощью функций и формул; необходимо использовать математическую обработку всех или части данных; содержащиеся в электронных таблицах данные могут периодически допол- няться или обновляться при сохранении общего способа хранения и методик вычислений (при этом сохраняется возможность автоматической корректи- ровки значений, которые вычисляются на их основе); предполагается подго- товка большого количества однотипных документов на основе данных, со- держащихся в электронной таблице; данные необходимо периодически ана- лизировать, например, путем подбора конкретных (вычисляемых) значений, построения графиков или диаграмм, сводных таблиц или каким-либо иным способом. Преимуществом программы MS Excel являются интерактивные способы работы с программой, высокая совместимость электронных таблиц с про- граммами других типов и форматами файлов, большой набор средств анализа и представления данных. Таблицы Excel предоставляют собой «собранные» из диапазонов объек- ты, которые существенно упрощают управление, структурирование и анализ взаимосвязанных данных на рабочих листах. С данными, включенными в таблицы можно работать, независимо от других данных рабочего листа. Напри- м ер, можно сортировать и фильтровать данные в соответствии с заданными пользователем критериями, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводных таблиц. На рабочем листе можно создать несколько независи- мых таблиц. Для работы с таблицами используется специальная вкладка «Ленты» – «Конструктор» («Работа с таблицами»), а также инструменты других вкла- док. Ячейки, входящие в таблицу, отличаются от других ячеек форматирова- нием, а также наличием «табличных» структурных элементов (кнопок филь- тров, выделенными строками заголовков и итогов, чередующимися строками и столбцами и др.). К таблицам применяются специальные стили форматиро- вания. В правой нижней ячейке таблицы отображает треугольный маркер си- 43 него цвета (этот маркер можно использовать для быстрого расширения или сужения диапазон ячеек, которые входят в таблицу). Создание и удаление таблиц Перед созданием таблицы, ее нужно спланировать, т.е. разработать структуру и определить, какие данные должны быть в нее включены, какие следует задать заголовки, по каким данным будут вычисляться итоговые зна- чения и т.д. Таблицу можно создать «с нуля» или путем преобразования диапазона ячеек, уже содержащих данные: 1. На рабочем листе выделите диапазон пустых ячеек или ячеек с дан- ными, которые вы хотите «превратить» в таблицу. 2. В разделе «Таблицы» вкладки «Вставка» щелкните кнопку «Табли- ца». 3. Появится диалоговое окно «Создание таблицы». В поле «Укажите расположение данных таблицы» будет введена ссылка на диапазон ячеек, ко- торые программа Excel предлагает превратить в таблицу. Если нужно, ее можно изменить. 4. Если выделенный диапазон ячеек содержит данные, которые следу- ет преобразовать в заголовки таблицы, установите флажок для параметра «Таблица с заголовками». 5. Щелкните кнопку «ОК», чтобы создать таблицу, которая отобра- зится с помощью стиля форматирования, заданного по умолчанию. Одновре- менно на «Ленте» появится вкладка «Конструктор» («Работа с таблицами»), которая содержит средства для внесения изменений в созданную таблицу (при выделении ячейки вне таблицы она исчезает). Вводить данные в таблицу Excel можно точно так же, как и в ячейки электронной таблицы. Данные можно набирать с клавиатуры или копировать через буфер обмена Office. Если вы добавите данные в незаполненные ячей- ки строк или столбцов, смежных с таблицей, они будут добавлены к таблице вместе со своими строками или столбцами. При вводе данных в таблицу дей- ствуют средства автоматического завершения и заполнения, а также списки значений. При вводе данных следует «избегать» пустых строк, а также строк, со- стоящих из символов дефиса или символов подчеркивания, поскольку это может затруднить дальнейшую сортировку и фильтрацию данных. Таблицу можно преобразовать «назад», в диапазон ячеек, а также уда- лить. Чтобы преобразовать таблицу Excel в диапазон равноправных ячеек электронной таблицы: 1. Выделите ячейку или диапазон внутри таблицы Excel. 2. На «Ленте» отобразится вкладка «Конструктор» («Работа с табли- цами»). 3. В разделе «Сервис» вкладки «Конструктор» («Работа с таблицами») щелкните кнопку «Преобразовать в диапазон». Для удаления таблицы выделите ее и нажмите клавишу «Delete». 44 Форматирование таблиц Чтобы придать таблицам привлекательный вид, можно использовать разнообразные (встроенные или созданные пользователем) стили формати- рования. Кроме этого вы можете управлять применением тех или иных пара- метров стилей. Выделите таблицу, к которой вы хотите применить стиль. В разделе «Стили таблиц» вкладки «Конструктор» («Работа с таблицами») щелкните кнопку «Экспресс-стили». Откроется галерея стилей. Щелкните образец сти- ля в одном из ее разделов («Светлый», «Средний» или «Темный»), чтобы применить его к таблице. В разделе «Параметры стилей таблиц» вкладки «Конструктор» («Работа с таблицами») установите флажки около тех пара- метров, которые должны быть применены к таблице, и снимите с тех, кото- рые должны быть пропущены. Для более детальной модернизации стиля выполните команду «Создать стиль таблицы», которая находится в нижней части галереи. Откроется диа- логовое окно «Создание экспресс-стиля таблицы», в котором можно задать имя стиля, выбрать элемент таблицы и настроить его форматирование, со- хранить стиль форматирования таблицы (после этого он будет появляться в галерее, в разделе «Пользовательские»). Удаление стиля форматирования. На рабочем листе, выделите табли- цу, из которой вы хотите удалить текущий стиль таблицы. Откройте галерею стилей, а затем выполните команду «Очистить», которая находится в ее ниж- ней части. Форматирование ячеек. Для форматирования отдельных элементов таблицы вы можете использовать следующие параметры, доступные в разде- ле «Параметры стилей таблиц» вкладки «Конструктор» («Работа с таблица- ми»): Чтобы добавить или удалить строку заголовков (в верхней части таблицы) установите или снимите флажок для параметра «Строка заголовка». Чтобы добавить или удалить строку итогов (самая нижняя строка таблицы), установите или снимите флажок для параметра «Строка итогов». Чтобы применить специальное форматирование для первого столб- ца таблицы, установите или снимите флажок для параметра «Первый стол- бец». Чтобы применить специальное форматирование для последнего столбца таблицы, установите или снимите флажок для параметра «Послед- ний столбец». Чтобы применить специальное форматирование для четных и не- четных строк таблицы, установите или снимите флажок для параметра «Че- редующиеся строки». Чтобы применить специальное форматирование для четных и не- четных столбцов таблицы, установите или снимите флажок для параметра «Чередующиеся столбцы». 45 Средства форматирования и редактирования, которые имеются на вкладке «Главная» (а также средства других вкладок), доступны для форма- тирования ячеек и их диапазонов в таблицах Excel. Изменение размера таблицы. Для того чтобы изменить размер табли- цы, добавив к ней ячейки или удалив ячейки из таблицы: 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек в таблице. 2. В разделе «Свойства» вкладки «Конструктор» («Работа с таблица- ми») щелкните кнопку «Изменить размер таблицы». 3. В диалоговом окне «Изменение размера таблицы» задайте диапазон ячеек, который должен быть включен в таблицу. Или используйте кнопку сворачивания окна, чтобы установить диапазон с помощью перетаскивания указателя. Добавление строк и столбцов. В любом месте таблицы вы можете до- бавить новые строки или столбцы. Для этого нужно предварительно выде- лить одну или несколько строк (столбцов) таблицы, выше (левее) которых вы хотите добавить такое же количество пустых строк (столбцов). Если вы вы- делите последнюю строку (правый столбец), то новую строку (столбец) мож- но вставить как сверху, так и снизу (справа или слева). Вместо строки или столбца можно выделять одну ячейку, принадлежащую нужной строке или столбцу. После того как выделение было сделано, откройте меню кнопки «Вста- вить», которая находится в разделе «Ячейки» вкладки «Главная». Выберите в меню команду вставки строк или столбцов. Аналогичные команды можно найти в контекстном меню ячейки (ячеек) таблицы. Удаление одинаковых строк. Полностью повторяющиеся строки уда- лить легко. Нужно выделить всю строку и выполнить команду «Уда- лить/Удалить строки с листа», которая доступна из вкладки «Главная». Про- грамма Excel позволяет удалить строки с повторяющимися значениями в од- ном или нескольких столбцах. 1. Выделите любую ячейку в таблице, чтобы выделить таблицу. 2. Щелкните кнопку «Удалить дубликаты», которая находится в раз- деле «Сервис» вкладки «Конструктор» («Работа с таблицами») Ленты. 3. Появится диалоговое окно «Удалить дубликаты». В поле «Столб- цы» выделите флажками заголовки столбцов, где есть повторяющиеся значе- ния, которые вы хотите удалить. 4. Щелкните кнопку «ОК». В таблице останется только одна строка со значением, которых было «много» (та, которая была расположена выше всех). Ссылки в таблице. В формулах, заданных в таблицах Excel, использу- ются «структурные» ссылки, которые задают ячейки таблицы с помощью имен строк и столбцов. Такой способ адресации является не только более по- нятным пользователю, но он также упрощает сами формулы. Например, для столбца используется одна и та же запись расчетной формулы. Такая форму- ла автоматически копируется в новую ячейку при добавлении строки. 46 Ссылки на строку и столбец заключены в квадратные скобки, а для строки дана относительная ссылка [#Эта строка], которая не зависит от стро- ки. В именах допускается использование пробелов. Если преобразовать таб- лицу в диапазон ячеек, формулы примут привычный вид. В структурных ссылках используется имя таблицы (по умолчанию про- грамма дает ей имя, состоящее из слова «Таблица» и порядкового номера), которое является ссылкой на весь диапазон ячеек таблицы (кроме заголовков и итогов). Ссылками на строки и столбцы являются их имена (которые по умолчанию также имеют формальные значения, состоящие из слов «Строка» или «Столбец» рядкового номера). При изменении имен формулы автомати- чески корректируются. В формулах могут использоваться операторы ссылок. При работе со структурными ссылками следует учитывать следующее: Для ввода данных можно использовать средства автоматического завершения. При создании формул в таблице можно использовать структурные или обычные ссылки. Выбор зависит от состояния параметра «Использовать имена таблиц в формулах», который находится в разделе «Формулы». По умолчанию флажок для этого параметра установлен. Снимите его, если вы хотите использовать обычные ссылки. Когда вы преобразовываете таблицу в диапазон ячеек, структурные ссылки в формулах преобразуются в обычные. При обратном преобразова- нии ссылки в формулах не изменяются. Если вы отменяете отображение имен столбцов в таблице, это ни- как не сказывается на формулах, которые их используют. При добавлении столбцов и строк, а также их переименовании структурные ссылки в формулах автоматически корректируются. Работа с данными таблицы В таблицах Excel удобно создавать вычисляемые столбцы, добавлять строки итоговых значений, а также проводить сортировку и отбор (фильтра- цию) данных. Вычисляемые столбцы. При добавлении формулы в одну из ячеек столбца в таблице автоматически создается вычисляемый столбец, и формула автоматически копируется во все его ячейки сверху донизу. Нет необходимо- сти копировать формулу во все ячейки столбца. Изменить расчетную форму- лу можно в одной или нескольких ячейках вычисляемого столбца. Програм- ма уведомит вас относительно несогласованности формул столбца − оконча- тельное решение останется за вами. Создание вычисляемого столбца. Вычисляемый столбец создается с помощью формулы, которая вводится в одну из ячеек столбца обычным об- разом: 1. Выделите ячейку таблицы, которая находится в столбце, который следует сделать вычисляемым. Если нужно добавить вычисляемый столбец, то сначала создайте пустой столбец. 47 2. Щелкните в строке формул и наберите формулу, на основе которой будут производиться расчеты. Нажмите клавишу «Enter», и формула автома- тически заполнит все ячейки. Удаление вычисляемого столбца. Чтобы удалить вычисляемый стол- бец, выделите его, а затем выполните команду «Удалить» в разделе «Ячейки» вкладки «Главная» или просто нажмите клавишу «Delete». Расчет итоговых значений. Для отображения итоговых значений по столбцам предназначена строка, которая располагается ниже строк с данны- ми таблицы. Эта строка, так же как строка заголовков, является структурным элементом таблицы. Она отображается при установке флажка у параметра «Строка итогов» в разделе «Параметры стилей таблиц». Чтобы отобразить итоговые значения по столбцам нужно сделать сле- дующее: 1. Выделите любую ячейку, которая находится в таблице. 2. В разделе «Параметры стилей таблиц» установите флажок для па- раметра «Строка итогов». 3. В нижней части таблице появится строка, в крайней левой ячейке будет отображено слово «Итог». Выделите ячейку, в которой нужно вывести итоговое значение. Рядом с ней появится кнопка со стрелкой, направленной вниз. Щелкните ее и выберите тип итогового значения из списка. Сортировка. Сортировка данных является одним из способов их анали- за. Сортировка помогает быстро упорядочить данные таким способом, в ко- тором они наиболее привычны для восприятия и максимально понятны. Необходимость сортировки (переупорядочивания) строк в таблицах может возникнуть при выполнении самых различных задач. Например, для распо- ложения фамилий по алфавиту, при поиске в длинном списке наиболее де- шевых товаров и т.д. Сортировать можно данные различных типов. Для тек- стовых данных наиболее распространена сортировка «по алфавиту» (в по- рядке от А до Я или наоборот), для числовых − по возрастанию или по убы- ванию значений, для дат − от более ранних к более поздним и наоборот: Пустые ячейки обычно располагаются в конце списка. Сортировать данные можно одновременно по нескольким столбцам, а также по ячейкам, расположенным в строке. Программа Excel позволяет ис- пользовать и более экзотические критерии сортировки: по цвету ячейки, цве- ту шрифта или набору значков. В большинстве случаев используется сорти- 48 ровка значений по столбцам, но в Excel вы можете задать сортировку ячеек, расположенных в одной строке. Способы сортировки и фильтрации данных в таблице сохраняются вме- сте с рабочей книгой. Сортировать можно не только данные, объединенные в таблицы, но и данные, находящиеся в диапазонах ячеек, не входящих в таблицу. Используя эту процедуру в диапазоне ячеек, вы можете переупорядочить данные в од- ном столбце, оставляя нетронутым порядок расположения данных в других столбцах. В таблицах каждая строка хранит собственную запись и при любых способах сортировки она не может быть разделена. Фильтрация. Фильтрация − это быстрый и легкий способ анализа дан- ных посредством временного удаления (скрытия) строк данных, которые не удовлетворяют определенным условиям, заданным пользователем. Фильтры могут применяться к диапазонам ячеек и таблицам. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в таблице, но может значительно умень- шить их количество. В программе Excel доступны три типа фильтров: 1. Автофильтр (включая фильтр по выделенному), который применя- ется непосредственно из заголовка столбца таблицы или из выделенного диапазона и используется для простых условий отбора. 2. Настраиваемый (пользовательский) фильтр, который позволяет за- дать одно или два условия отбора для одного и того же столбца данных. 3. Расширенный фильтр, который используется для применения са- мых сложных условий отбора. Строки, отобранные в результате фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их. Фильтры могут применяться к нескольким ним данных, «накладываясь» друг на друга, т.е. фильтр, который накладывается вторым, действует на данные, которые уже были отобраны первым примененным фильтром и т.д. Диаграммы Диаграммы являются распространенным средством визуального пред- ставления и анализа данных. Они позволяют не только повысить наглядность данных, но и отобразить соотношение различных величин или динамику их изменения во времени или в связи с изменением каких-либо параметров. В Excel создавать диаграммы очень просто, и это занимает совсем не- много времени. Для большинства диаграмм достаточно выделить столбцы или строки на рабочем листе и щелкнуть соответствующую кнопку на Ленте. Для создания диаграммы: 1. При необходимости расположите данные на рабочем листе подхо- дящим образом. 2. Выделите ячейки, содержащие данные для построения диаграммы. 3. В разделе «Диаграммы» вкладки «Вставка» щелкните кнопку со стрелкой, направленной вниз, рядом со значком диаграммы того типа, кото- рую вы хотите построить: 49 4. Откроется одна из галерей видов диаграмм. Щелкните образец вы- бранного вида диаграммы, чтобы добавить диаграмму на рабочий лист. 5. Диаграмма появится на листе в виде внедренной на рабочий лист диаграммы (рядом с данными). 6. Если нужно разместить диаграмму на отдельном листе или как внедренную диаграмму на другом листе книги, щелкните внедренную диа- грамму, чтобы ее выделить и отобразить вкладки Ленты с инструментами для работы с ней. 7. В разделе «Расположение» щелкните кнопку «Переместить диа- грамму». 8. Откроется диалоговое окно «Перемещение диаграммы», в котором задайте следующие параметры: − Установите переключатель в положение «на отдельном листе» и задай- те имя листа в поле, расположенном справа. После того как вы щелк- ните кнопку «ОК», диаграмма будет перенесена на отдельный лист ра- бочей книги. − Для расположения диаграммы на другом (обычном) листе рабочей кни- ги установите переключатель в положение «на имеющемся листе» и выберите имя листа в списке, расположенном справа. После того как вы щелкните кнопку «ОК», диаграмма будет перенесена на другой лист рабочей книги. В Excel пользователи могут создавать диаграммы различных типов: ги- стограммы, графики, круговые диаграммы, линейчатые, диаграммы с обла- стями, точечные, биржевые, поверхностные, кольцевые, пузырьковые и ле- пестковые. Внутри типов имеются различные виды диаграмм, представляю- щие собой их модификации (плоские, объемные, с накоплением, разрезан- ные, с маркерами и т.д.). Гистограммы. Гистограммы, которые также называются «столбиковы- ми» диаграммами, успешно используются для представления числовых дан- ных, располагающихся в обычных столбцах или строках таблиц. Чем больше данных в таблице, тем удобнее их сравнивать не в исходных ячейках, а на ги- стограмме, построенной из таблицы. Также гистограмму удобно использо- вать для демонстрации изменений данных за определенный период времени или для сравнения каких-либо данных. В гистограммах категории (парамет- 50 ры, по которым сравниваются данные) обычно задаются по горизонтальной оси, а сами значения − по вертикальной. Если вы имеете несколько наборов данных, например, в столбцах, то они будут составлять несколько рядов дан- ных, которые отображаются разными цветами. Расшифровка рядов содер- жится в «легенде», которая расположена рядом с гистограммой. Пример ги- стограммы: Графики. Данные, которые расположены в столбцах или строках и ко- торые отображают изменение величины со временем или с изменением како- го-либо другого параметра, удобно отображать в виде графика. Графики ис- пользуются для представления изменений за равные промежутки, т.к. катего- рии данных равномерно распределены вдоль горизонтальной оси. На одном графике можно отображать несколько зависимостей и сравнивать их между собой, как по абсолютной величине, так и в динамике. Для разных зависимо- стей (рядов) можно отображать текстовые метки и изображать их различны- ми цветами, значками и др. Пример графика: Редактирование и форматирование диаграмм. После того как диа- грамма была создана, вы можете ее отредактировать и отформатировать. Де- лается это с помощью средств, которые находятся на вкладках «Конструк- тор» («Работа с диаграммами») и «Макет» («Работа с диаграммами»), если элемент представляет собой графский объект – «Формат» («Работа с диа- граммами»). Можно добавлять или изменять любые ее элементы, изменять данные, по которым она была построена, отображать скрытые данные, управлять отображением пустых ячеек, изменять тип диаграммы. Чтобы изменить диаграмму или ее элемент, их нужно предварительно выделить. Диаграмму (область диаграммы) можно просто щелкнуть указате- лем. Вокруг выделенной диаграммы появляется двойная рамка с маркерами изменения размеров. С помощью маркеров можно изменять размеры диа- граммы, а перемещать ее можно путем перетаскивания за рамку. 51 Чтобы выделить отдельный элемент диаграммы, также следует щелк- нуть его указателем, но также можно воспользоваться раскрывающимся списком «Элементы диаграммы», который находится в левой части вкладки «Макет» («Работа с диаграммами»). Этот список составляет элементы, кото- рые имеются в текущей диаграмме. На диаграмме выделенный элемент обо- значается собственными маркерами (круглой или квадратной формы), распо- ложенными по его границам. Возможность изменения размеров и перемеще- ния выделенных элементов зависит от того, что это за элемент. Шаблоны диаграмм. Шаблон диаграммы сохраняет ее тип, а также сделанные пользователем настройки макета и форматирования. Файл шабло- на (.crtx) сохраняется в папке шаблонов. При создании диаграммы шаблон применяется так же, как встроенный тип диаграммы. Поскольку шаблоны являются «подробными описаниями диаграмм», с их помощью можно изме- нять не только внешний вид, но и тип существующей диаграммы. § 4.3. Электронные презентации MS PowerPoint 2007: запуск программы, создание, оформление и показ электронных презентаций Под презентацией подразумевается передача или представление аудитории новой для нее информации, т.е. в общепринятом понимании презентация — это демонстрационные материалы для публичного выступления. Компьютерная презентация – это файл, в который собраны материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов. При наличии проектора эти слайды можно проецировать на экран в увеличенном виде. К достоинствам слайдовой презентации можно отнести: последовательность изложения – при помощи сменяющихся слайдов можно легко удержать внимание аудитории; возможность воспользоваться официальными шпаргалками – презентация это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего – как расставить акценты, о чем не забыть; мультимедийные эффекты – слайд презентации – это не просто изображение, в нем могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты; копируемость – копии презентации создаются мгновенно, поэтому каждый желающий может получить материалы презентации на руки; транспортабельность – диск с презентацией гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко переслать по электронной почте или опубликовать в Интернете. Основными инструментами для подготовки и показа презентаций в мировой практике являются программы PowerPoint компании Microsoft, CorelPresentations фирмы Corel и пакет StarOffice компании SterDivision GMBH. Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределение информации по 52 страницам презентации производит пользователь, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых объектов. Самое важное в программе подготовки презентации — это не число необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизации тех операций, которые приходится выполнять чаще всего. В пакет офисных программ MS Office фирмы Microsoft, наиболее популярный среди пользователей, входит программа создания презентаций MS PowerPoint, позволяющая достойно подготовиться к выступлению. С ее помощью можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах и на бумаге. Запуск программы Запуск программы MS PowerPoint не отличается от запуска любого Windows-приложения и осуществляется нажатием кнопок Пуск/Программы/MS PowerPoint или двойным щелчком мышью по ярлыку MS PowerPoint. При запуске на экране появляется окно с предложением создать презентацию разными способами – с помощьюмастера автосодержания, шаблона или на основе пустой презентации. Удобство приложений MS Office заключается в единообразии представления пользовательского интерфейса, поэтому интерфейс Power- Point стандартен для операционной системы Windows. Для каждой создаваемой презентации открывается отдельное окно с меню и панелями инструментов. Конкретный вид окна зависит от режима отображения документа, применяемого в данный момент. При стандартных настройках окно PowerPoint состоит из следующих элементов: заголовок, строка меню, панели инструментов, рабочая область и строка состояния. Внутри панелей инструментов собраны элементы управления, представляющие операции, выполнение которых необходимо при работе с презентациями. Управление отображением панелей инструментов осуществляется в основном меню: Приступая к созданию презентации, следует знать режимы просмотра редактора. PowerPoint предлагает шесть режимов отображения документов, переключение между которыми производится в меню «Вид/Режимы про- смотра презентации». Обычный режим является основным рабочим режимом в процессе создания презентации. Удобство его заключается в том, что он трехпанельный: в одной из панелей (слева) редактируется текст слайдов и отображается их список; вторая панель служит для показа макета слайда (справа вверху); а третья панель позволяет вводить комментарии к нему и заметки (справа внизу). 53 В режиме «Сортировщик слайдов» легко изменить порядок слайдов. Позволяет оценить вид презентации в целом. В нем на экране в миниатюре отображаются все слайды, следующие один за другим в нужном порядке. Режим «Страницы заметок» – просмотр страницы заметок, на которой можно изменять заметки докладчика в том виде, в котором они будут напе- чатаны. В немутрированно выделена панель окна, отвечающая за внесение заметок докладчика. Режим «Показ слайдов» – запуск показа слайдов. Используется для предварительного просмотра, репетиции готовой презентации, а также для реального показа готовой презентации. Режим «Образец слайдов» – предназначен для изменения дизайна и ма- кета образцов слайдов. Режим «Образец выдач» – предназначен для изменения дизайна и маке- та печатных выдач. Режим «Образец заметок» – переход в режим образца заметок. Создание презентаций Существуют следующие способы создания новой презентации: 1. с помощью мастера автосодержания, предлагающего выбрать в качестве исходного материала презентацию с определенным типовым содержанием и оформлением (мастер автосодержания предоставляет несколько образцов презентаций на различные темы); 2. на основе предлагаемого шаблона оформления, определяющего его композицию, но не включающего содержание; 3. используя пустую презентацию или создавая документ с «нуля». В презентациях VS PowerPoint 2007 можно применять встроенные в PowerPoint, взятые из других презентаций, которые были созданы вами и со- хранены на компьютере либо загружены с веб-узла MS Online или с веб-узла стороннего производителя. Команда: 1. нажмите кнопку Microsoft Office, затем – кнопку Создать. 2. В диалоговом окне «Создать презентацию» выполните одно из дей- ствий: – в группе «Шаблоны» щелкните «Пустые и последние», «Установ- ленные шаблоны» или «Установленные темы», выберите нужный встроенный шаблон, а затем нажмите кнопку «Создать»; – в группе «Шаблоны» щелкните «Из существующего документа», найдите и выберите файл другой презентации, содержащей нужный шаблон, и нажмите кнопку «Создать новый»; – в группе «Шаблоны» щелкните «Мои шаблоны», выберите со- зданный шаблон и нажмите кнопку «ОК»; – чтобы загрузить шаблон с веб-узла MS Online, в группе «Microsoft Office Online» выберите категорию шаблонов, затем выберите шаб- лон и нажмите кнопку «Загрузить». Шаблоны презентаций похожи на стандартные шаблоны в Word: они носят названия «Бизнес-план», «Общее собрание», «Диплом». Эти шаблоны также содержат наиболее подходящие и принятые для каждой тематики 54 стандарты и служат основой для создания стандартных типов презентаций. Шаблоны оформления не имеют аналогов в других приложениях офисного пакета. Они созданы профессиональными дизайнерами и служат для придания слайдам презентации единообразного эстетического оформления. Каждый из шаблонов имеет определенную цветовую гамму, фон, стилистику, содержит разнообразные графические элементы и специальные эффекты. При работе с презентацией следует внимательно отнестись к выбору шаблона оформления. При выборе способа создания презентации надо учитывать, что шаблоны презентаций и шаблоны оформления не взаимозаменяемые вещи, а скорее взаимодополняющие. На практике оказывается удобным сначала создать слайды презентации, а лишь затем приступить к окончательному оформлению в единой цветовой гамме. Возможности PowerPoint позволяют придать всем создаваемым презентациям единый вид. Существует три метода управления внешним видом слайдов: с помощью образцов, цветовых схем и шаблонов оформления. Образец слайдов определяет формат и размещение заголовков и текста, вводимых в слайды, а образец заголовков контролирует формат и размещение титульного слайда и всех остальных слайдов, описанных вами как титульные (например, начального слайда раздела). Кроме того, в образцах находятся элементы фона, например графика, включаемая в слайды. Цветовая схема – это набор из восьми гармонично подобранных цветов, используемых в качестве основных цветов презентации: для текста, фона, заливки, акцентов и т. п. Каждый цвет в цветовой схеме автоматически отводится под определенный элемент слайда. Если к презентации применяется шаблон оформления, на выбор предлагается несколько заранее составленных цветовых схем, закрепленных за этим шаблоном. Это позволяет применять к слайду новые цветовые схемы, гармонирующие с остальными слайдами презентации. Шаблоны оформления содержат цветовые схемы, образцы слайдов и заголовков с нестандартным форматированием, а также стилизованные шрифты, предназначенные для конкретных видов оформления. Если к презентации применяется шаблон оформления, его образец слайдов и цветовая схема заменяют образец слайдов и цветовую схему исходной презентации. После применения шаблона каждый добавляемый в презентацию слайд независимо от авторазметки будет гармонировать с остальными слайдами. В состав PowerPoint включены различные профессионально выполненные шаблоны. Кроме того, вы можете создать собственный шаблон. Созданную презентацию нестандартного вида можно сохранить в виде шаблона вместе с образцом заметок или образцом выдач. Создание презентации без использования шаблонов несколько отличается от создания нового документа в Word или Excel. 55 В этом случае необходимо выбрать в меню MS команду «Создать/Новая презентация» и нажать кнопку «Создать». В любой презентации первым слайдом должен идти титульный лист, после оформления которого необходимо задать нужные виды разметки новых слайдов и набрать содержание. Создание очередного слайда производится командой «Главная/Создать слайд», а сохранение созданной презентации производится стандартным образом MS/Сохранить. Cлайды можно копировать или перемещать в другие презентации, а также вставлять весь набор слайдов из другой презентации. Удаление слайда производится из меню «Главная»командой «Уда- лить». Чтобы удалить несколько слайдов одновременно, переключитесь в режим сортировщика слайдов или режим структуры, нажмите клавишу [Shift] и, удерживая ее, щелкните поочередно все слайды, затем выберите команду соответствующую команду. Оформление презентаций Вставка текста в слайд. Самый простой способ добавления текста к слайду – введение его непосредственно в местозаполнитель на слайде. Чтобы вставить текст вне местозаполнителя или фигуры, можно воспользоваться инструментом «Надпись», расположенным на панели инструментов «Вставка». Чтобы добавить текст в автофигуру, щелкните по ней и наберите текст. Этот текст закрепляется за фигурой и перемещается, а также вращается вместе с ней. Текст можно вставить в любую автофигуру, кроме линии, произвольной фигуры и соединительной линии. Форматирование текста и абзацев слайдов аналогично форматированию в программе Word и при определенных навыках работы в текстовом редакторе не вызывает вопросов. Проверка орфографии. Орфографию можно проверять автоматически в процессе набора или в другое время, например по окончании работы над слайдами. В ходе автоматической проверки орфографии слова с возможными ошибками подчеркиваются волнистой линией. При избыточном количестве выявляемых ошибок подчеркивания можно временно скрыть до этапа исправления ошибок. Вставка рисунков в презентацию. В комплект PowerPoint входит стандартный набор рисунков в виде коллекции. Эта коллекция включает множество картинок, выполненных на профессиональном уровне, что позволяет придать презентации более красочный вид. Выбор рисунков самый широкий: карты, изображения людей, зданий, пейзажей и тематические картинки. Для выбора рисунка воспользуйтесь командой «Вставка/Рисунок» и перейдите на вкладку «Рисунки». Можно вставлять рисунки и отсканированные фотографии из других приложений или из других мест (это называется импортированием графики). Помимо рисунков можно вставлять в слайды таблицы и диаграммы. 56 Анимация текста и объектов. Анимация текста, графики, звука, кино и других объектов на слайдах позволяет подчеркивать различные аспекты содержания, управлять потоком информации, а также делает презентацию более привлекательной. Вы можете обеспечить появление каждого маркированного пункта независимо от остальных или постепенное появление объектов одного за другим. Для каждого пункта или объекта можно установить порядок его появления на слайде, например «влетание» с левой или с правой стороны; а также порядок изменения пунктов или объектов при добавлении нового элемента, например потускнения или изменения в цвете. Порядок и время показа анимационных элементов можно изменять, а показ можно автоматизировать, чтобы не пользоваться мышью. Использование музыки, звуков и видеоклипов. В комплекте Power- Point имеются музыкальные, звуковые и видеоклипы, которые можно воспроизводить в ходе показа слайдов. Чтобы воспользоваться этой коллекцией, укажите в меню «Анимация/Звук перехода/Скорость перехода». Музыку, звук или видеоклип можно вставить в слайд с расчетом их воспроизведения в определенный момент показа. По умолчанию для запуска кино или звука необходимо щелкнуть по его значку в ходе показа. Длявоспроизведения музыки, звуков и видеоклипов на компьютере необходимо специальное оборудование. Чтобы узнать, что установлено на вашем компьютере и с какими параметрами, проверьте на панели управления Windows установки «Мультимедиа» и «Звуки». Печать презентации. Презентацию (слайды, структуру, заметки лектора) можно напечатать в цвете или черно-белом варианте. Печать любого материала производится по стандартной схеме: открывая печатаемую презентацию, вы выбираете то, что нужно напечатать, – слайды, выдачи (несколько слайдов на странице), страницы заметок или структуру. Затем следует указать на слайды, которые необходимо распечатать, а также число копий. На основе слайдов можно изготовить на прозрачной пленке цветные или черно-белые изображения, а также 35 мм слайды (для создания 35 мм слайдов используется настольное устройство записи на пленку или формируется файл для бюро обслуживания). Выдачи можно печатать в формате с одним, двумя, тремя или шестью слайдами на странице. Замечания и действия, фиксируемые вами в записной книжке в ходе показа слайдов, можно распечатать в виде документа Word. Кроме того, можно задать автоматическое внесение замечаний на уже созданные страницы заметок. Сохранение презентации. Презентацию (новую или сохранявшуюся ранее) можно сохранить в ходе работы над ней. Также можно сохранить копию презентации под другим именем или в другом месте. Любую презентацию можно сохранить в формате HTML, позволяющем просматривать и использовать ее в сети Интернет. Наконец, презентацию 57 можно сохранить с расчетом ее открытия в режиме показа слайдов. MS PowerPoint автоматически сохраняет презентации с целью их дальнейшего восстановления в случае зависания приложения или сбоя питания. Внесенные изменения сохраняются в файле восстановления с интервалом, заданным для функции автовосстановления. Поскольку этот файл автоматически удаляется при сохранении или закрытии презентации, средство автовосстановления не может служить заменой регулярному сохранению презентаций. Для закрытия презентации выберите команду «Закрыть». При первом сохранении данной презентации вам предлагается присвоить ей имя. Выход из программы осуществляется из меню командой «Выход». Показ презентаций В большинстве случаев презентация готовится для показа с использованием компьютера, ведь именно при таком показе презентации можно реализовать все преимущества электронной презентации. Если аудитория слушателей небольшая, то показ можно осуществлять с экрана компьютера. Для больших аудиторий применяются либо большие экраны, либо проекторы, причем, готовя презентацию, надо учитывать воз- можности устройств (разрешающую способность, яркость, контрастность), на которых она будет показана. Существует три способа проведения показа слайдов: управляемый до- кладчиком, управляемый пользователем и автоматический. Для выбора нуж- ного способа установите соответствующий переключатель в диалоговом окне «Показ слайдов/Настройка демонстрации/Показа слайдов»: Показ слайдов, управляемый докладчиком. В этом случае слайды отображаются во весь экран (наиболее типичная ситуация), а презентацию обычно ведет докладчик. Этот способ показа слайдов наиболее приемлем для доклада. Ведущий получает полный контроль над презентацией: он мо- 58 жет проводить ее вручную или в автоматическом режиме, останавливать ее для записи замечаний или действий, а также вести запись звука во время презентации. Режим удобен для показа презентации на большом экране или для проведения презентационной конференции. Показ слайдов, управляемый пользователем. В этом случае презен- тация показывается на малом экране, например при просмотре одним поль- зователем по корпоративной сети. Слайды отображаются в небольшом окне; имеются команды смены слайдов, а также команды редактирования, копиро- вания и печати слайдов. В этом режиме для перехода к другому слайду ис- пользуется полоса прокрутки, причем одновременно может работать другое приложение. Можно отобразить панель инструментов Web, помогающую просматривать другие презентации и документы Office. Автоматический показ слайдов. Данный переключатель позволяет провести автоматическую презентацию, например на выставке. Для проведе- ния автоматического показа слайдов на выставочном стенде или в другом подобном месте можно подготовить ее с расчетом недоступности большин- ства меню и команд и автоматического повторения слайдов в непрерывном цикле. Автоматические презентации представляют собой удобный способ рас- пространения информации в виде показа слайдов, осуществляемый без ве- дущего. Большинство средств управления можно сделать недоступными (за исключением инициирования некоторых элементов щелчком мыши) для за- щиты от изменений, вносимых пользователями. После завершения автома- тическая презентация запускается повторно; то же самое происходит при за- мене слайдов вручную, когда какой-либо слайд остается на экране более 5 мин. Принципы планирования показа слайдов. Проводя показ слайдов, на первый план необходимо выдвинуть содержание. Инструментальные сред- ства (анимация, переходы и др.) используются для подчеркивания опреде- ленных аспектов сообщаемых сведений, поэтому они не должны отвлекать внимание аудитории на спецэффекты. Для зрителей, читающих слева направо, включите анимацию в слайды таким образом, чтобы пункты текста «влетали» на экран слева. Для выделе- ния определенного пункта введите его справа, что привлечет особое внима- ние. Подобных правил следует придерживаться и в отношении звука. Музы- ка, которая зазвучит во время перехода или анимации, сконцентрирует вни- мание зрителей на показываемых слайдах. Однако злоупотребление звуко- выми эффектами может отвлечь внимание от важных моментов. Во время репетиции можно проверить наглядное оформление слайдов. Обилие слов или рисунков может смутить аудиторию. Если вы решите, что текста излишне много, разбейте слайд на два или три, а затем увеличьте раз- мер шрифта. |