основы режима секретности. Правовая защита информаци_2020-09-06 21-27-310. Учебнонаглядное пособие

• Название: Учебнонаглядное пособие
• Анкор: основы режима секретности
• Дата: 12.07.2022
• Размер: 1.17 Mb.
• Имя файла: Правовая защита информаци_2020-09-06 21-27-310.pptx
• Тип: Литература; #629589

КРАСНОДАРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ МВД РОССИИ

Кафедра информационной безопасности

Дисциплина: Документоведение

40.05.02 Правоохранительная деятельность

специализация «Административная деятельность»,

узкая специализация «Деятельность участкового уполномоченного полиции»

(для иностранных слушателей)

УЧЕБНО-НАГЛЯДНОЕ ПОСОБИЕ

Тема № 4 «Общие требования к составлению и оформлению документов»

Краснодар

2020

Обсуждена и одобрена

на заседании кафедры

информационной безопасности,

протокол № 2

от 2 сентября 2020 г.

Подготовил:

заместитель начальника кафедры

подполковник полиции

 

М.А. Ледовская

ВОПРОСЫ

1. Основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел.

2. Общие требования к оформлению документов.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

ЛИТЕРАТУРА

а) нормативные правовые акты

• Приказ МВД России от 20.06.2012 № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации»
• Приказ МВД России от 30.06.2012 № 655 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения»

б) основная литература

• Клюев. С.Г. Документоведение : учеб. пособие / С.Г. Клюев. - Краснодар : Краснодарский университет МВД России, 2015. - 268 с.
• Денисов, С.А. Краткое пособие по оформлению служебных документов [Электронный ресурс] : практ. пособие / С.А.Денисов, М. О. Хабарин. - М. : Московский университет МВД России, 2015.

в) дополнительная литература

• Организация деятельности подразделений делопроизводства и режима в ОВД РФ. Ч. 1. Делопроизводство : сборник нормативных правовых актов. - Домодедово: ВИПК МВД России, 2014. - 192 с.
• Скрипко, П. Б. Основы делопроизводства [Электронный ресурс] : учеб.–практ. пособие. - Хабаровск: ДВЮИ МВД России, 2014. Режим доступа: Электронная библиотека КрУ МВД России, требуется авторизация: http://libkrumvd.ru.

Приказ МВД России от 20.06.2012 № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации»

Основные понятия

дело

делопроизводство

документ

документооборот

контроль исполнения документов

копия документа

подлинник документа

регистрация документа

реквизит документа

электронный документ

1. Основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел

• нормативные правовые акты МВД России;
• индивидуальные правовые акты (персонального характера; действие которых исчерпывается однократным применением);
• межведомственные соглашения, протоколы;
• распоряжения;
• директивы;
• указания;
• акты;
• заключения;
• докладные записки;
• справки;
• обзоры;
• доклады;
• пояснительные записки;
• планы;
• телеграммы;
• телефонограммы;
• факсограммы;
• письма.

2.Общие требования к оформлению документов

При оформлении рекомендуется применять:



Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Документы оформляются на:

Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов А3 и А6.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением н.п.а, должен иметь поля, мм:

30 – левое; 10 – правое;

20 – верхнее; 20 – нижнее.

текстовый редактор Microsoft Word

шрифт Times New Roman (T N R Cyr)

размером № 13 – 15 (должен быть единым по размеру, за исключением особенностей);

1 – 1,5 межстрочный интервал.

бланках установленной формы,

стандартных листах бумаги форматов A4, A5 (белая или в исключительных случаях светлых тонов)

в виде электронных документов.

Могут использоваться следующие реквизиты:

• 01 – Государственный герб РФ;
• 03 – геральдический знак – эмблема ОВД России и ВВ МВД России;
• 04 – код организации;
• 05 – основной гос. регистрац. номер (ОГРН) ЮЛ;
• 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 07 – код формы документа;
• 08 – наименование ОВД;
• 09 – справочные данные об ОВД;
• 10 – вид документа;
• 11 – дата документа;
• 12 – регистрационный номер документа;
• 13 – ссылка на исходящийрегистрационный номер и дату документа адресанта;
• 14 – место составления (издания) документа;
• 15 – адресат;
• 16 – гриф утверждения документа;
• 17 – указания по исполнению документа;
• 18 – наименование либо аннотация документа;
• 19 – отметка о контроле;
• 20 – текст документа;
• 21 – отметка о наличии приложения;
• 22 – подпись;
• 22.1 – отметка об электронной подписи;
• 23 – гриф согласования документа;
• 24 – визы согласования документа;
• 25 – оттиск печати;
• 26 – отметка о заверении копии;
• 27 – отметка об исполнителе;
• 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29 – отметка о поступлении документа в ОВД;
• 30 – идентификатор электронной копии документа;
• 31 – гриф ограничения доступа к документу.

Расположение реквизитов на угловом бланке

03. Геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Российской Федерации помещается на штампах или бланках ОВД. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются Министром внутренних дел. Размер 35 на 17 мм.

• Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

Требования к оформлению реквизитов документов

04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

360 016

05. Основной гос. регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

1 062 311 050 042

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2 311 092 752

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код 0200000 — Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Код 0251000 — Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

Код 0251151 — Приказ по вопросам основной деятельности

Над наименованием структурного подразделения Министерства указывается полное наименование – «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках сокращенное – «МВД России».

  Министерство внутренних дел Российской Федерации

(МВД России)

• Полное наименование - федеральное государственное казенное образовательное учреждение высшего образования «Краснодарский университет Министерства внутренних дел Российской Федерации».
• Сокращенные наименования - Краснодарский университет МВД России, КрУ МВД России.

Полное и сокращенное наименование территориального органа, а также его местонахождение (юридический адрес) указываются в положении о территориальном органе.

08. Наименование ОВД

• Министерство внутренних дел по Республике Дагестан (МВД по Республике Дагестан),
• Главное управление МВД России по г. Москве (ГУ МВД России по г. Москве)
• Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по городскому округу Домодедово Московской области (УМВД России по г.о. Домодедово).

Оформляется шрифтом Times New Roman (TNR Cyr) размером № 12 полужирным начертанием через один межстрочный интервал.

09. Справочные данные об ОВД

содержат сведения, необходимые при информационных контактах:

• почтовый или юридический адрес;
• место нахождения;
• номера телефонов;
• код по ОКПО;
• код по ОКУД;
• номера телефаксов, счетов в банке;
• ОГРН;
• идентификационный номер ИНН/КПП;
• адрес электронной почты;
• и другие сведения по усмотрению ОВД.

Оформляется шрифтом Times New Roman (TNR Cyr) размером № 10 – 12 через один межстрочный интервал.

10. Вид документа, составленного или изданного ОВД, регламентируется его положением (уставом) и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

 В письме наименование вида документа не указывается.

11. Дата документа

• дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки);
• дата его утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, методические рекомендации);
• дата заседания / принятия решения (протокол);
• дата составления (акт).

Оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

5 марта 2017 г.  05.03.2017

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты:

 5 марта 2017 г.

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

 « » марта 2017 г.

12. Регистрационный номер документа

• формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (ОВД), и проставляется в документе на предусмотренном для данного реквизита месте;
• присваивается документу после его подписания (утверждения);
• состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и других необходимых сведениях.

13. Ссылка на исходящий номер и дату документа

обязательна при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и другие).

Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.

14. Место составления (издания) документа

указывается в бланках документов Министерства и ОВД, за исключением бланков писем.

Например: Москва.

15. Адресат

Размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.

Строки центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.

Первая строка на угловом бланке печатается на одном уровне с полным наименованием подразделения (реквизит 08).

15. Адресат

При адресовании в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания ДЛ) их наименования пишутся в именительном падеже:

   Правительство или Министерство юстиции

Российской Федерации Российской Федерации

Департамент организации

и контроля

При адресовании в ОВД указываются сокращенное наименование ОВД и через 2 интервала наименование подразделения в именительном падеже:

• МВД России или МВД России

Федеральное государственное Главное управление

казенное учреждение «Всероссийский уголовного розыска

научно-исследовательский институт

Министерства внутренних дел

Российской Федерации»

15. Адресат

При адресовании должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией,

частному лицу – после фамилии.

При адресовании конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже наименование должности лица, полное или сокращенное наименование ОВД,

через 2 интервала специальное (воинское) звание,

через 1 интервал инициалы, фамилия.

 Начальнику Краснодарского

университета МВД России

генерал-лейтенанту полиции

А.В. Симоненко

Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке:

 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

15. Адресат

Если документ направляется в несколько органов или в несколько структурных подразделений одного и того же органа, то наименования ДЛ, которым адресован документ, могут указываться обобщенно:

 Начальникам территориальных

органов МВД России,

образовательных и научных

организаций МВД России

(по списку)

Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи: наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и другие); название района; название республики, края, области, автономной области, автономного округа; почтовый индекс.

15. Адресат

При адресовании физ. лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес :

 Фамилия И.О.

ул. Дзержинского, д. 33, кв. 8,

г. Краснодар,

Краснодарский край, 350821

 Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

16. Гриф утверждения

Располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки:

 УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Начальник ГУУР МВД России Начальник Краснодарского

специальное звание университета МВД России

генерал-майор полиции

  личная подпись И.О. Фамилия

« 07 » марта 2017 г. личная подпись А.В. Симоненко

При утверждении несколькими ДЛ грифы располагаются на одном уровне.

При утверждении решением, протоколом гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

17. Указания по исполнению документа включают в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости), подпись, ее расшифровку и дату:

 инициалы и фамилия

инициалы и фамилия

Прошу подготовить проект ответа

в УМВД России по городу Краснодару

к 17.04.2020

Личная подпись И.О. Фамилия

13.03.2020

Допускается оформление указаний по исполнению документов на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся. 18. Наименование либо аннотация документа – краткое содержание документа, которое составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).
Аннотация оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, может занимать до 5 строк по 28 – 30 знаков в строке шрифтом размера № 10 – 12 и через 1 межстрочный интервал.

• Точку в конце аннотации не ставят.

 К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, аннотация не указывается.

19. Отметка о контроле за исполнением документа

Обращение к адресату располагается на 2 – 3 межстрочных интервала ниже реквизита «Наименование либо аннотация документа»:

   Уважаемый Имя Отчество!

   Уважаемые коллеги!

   Уважаемые граждане!

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 – 1,5 см от левой границы текстового поля.

Текст состоит из двух частей.

В первой части указываются причины, основания, цели составления документа,

во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; докладные записки – оценку фактов, выводы).

Заключительная формула вежливости :

   С уважением,

   С глубоким уважением,

   С благодарностью и уважением,

21. Отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 – 2 дополнительными межстрочными интервалами.

Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например:

 Приложение: по тексту, на 2 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют:

 Приложения: 1. Сведения (форма 8), на 1 л. в 1 экз.

2. Справочные материалы по работе конференции, на 5 л. в 2 экз.

21. Отметка о наличии приложения

 Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.  

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение

 Приложение: письмо УМВД по г. Краснодару от 05.06.2016 № 544 и приложение к нему, н/вх. № 121 от 06.06.2016, всего на 2 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса

 Приложение: на 2 л. в 2 экз. только во второй адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется «Приложение №__» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Допускается печатать прописными буквами «ПРИЛОЖЕНИЕ №__», центрировать относительно самой длинной строки:

 ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 Приложение № 2

к распоряжению начальника к п. 35 Инструкции по

Краснодарского университета МВД России делопроизводству в органах

от 15.02.2017 № 101 внутренних дел

Российской Федерации

22. Подпись

отделяется от предыдущего реквизита 1 – 2 дополнительными межстрочными интервалами.

В состав реквизита в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

 Первый заместитель

начальника университета личная подпись И.О. Фамилия

При подписании несколькими ДЛ их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности.

При подписании несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий:

 Заместитель начальника университета Заместитель начальника университета

по научной работе по организации службы

личная подпись И.О. Фамилия личная подпись И.О. Фамилия

22. Подпись

При подписании документов, составленных комиссией, указываются должности лиц в составе комиссии (а не их должности по основному месту службы), спец. звание, инициалы, фамилия в алфавитном порядке:

Председатель комиссии специальное звание личная подпись   И.О. Фамилия

Члены комиссии: специальное звание личная подпись   И.О. Фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности (И.о.) или временно исполняющим обязанности (Врио) ДЛ:

 И.о. начальника ГУ МВД России

по Ставропольскому краю

 Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23. Гриф согласования

пишется с левой стороны вверху или внизу документа

 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Начальник отделения связи Протокол заседания

специальное звание аттестационной комиссии

от 20.03.2018 № 6

личная подпись И.О. Фамилия

03.03.2017

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций/подразделений ОВД, грифы согласования могут располагаться под реквизитом «Подпись», либо на отдельном листе согласования, с проставлением под реквизитом «Подпись» отметки «Лист согласования прилагается».

24. Виза согласования документа включает подпись и должность лица, визирующего документ, специальное звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания:

 Начальник отдела правового или личная подпись И.О. Фамилия

обеспечения 03.03.2020

специальное звание

03.03.2020

При наличии замечаний к документу:

 Замечания прилагаются.

Начальник отдела правового

обеспечения

специальное звание

03.03.2020

25. Оттиск печати

Проставляется на свободном от текста месте, так чтобы была видна вся информация на оттиске печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования подписавшего ДЛ и не закрывать его личной подписи.

На унифицированных формах печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

26. Отметка о заверении копии

Ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись Верно, должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения:

 Начальник

специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

Верно

Референт отдела

делопроизводства и режима личная подпись И.О. Фамилия

09.03.2017

Допускается копию документа заверять печатью.

27. Отметка об исполнителе

Включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ.

Располагается на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу:

 отп. 2 экз. отп. 3 экз.

1 – в адрес 1 – в адрес

2 – в дело (подразделения-исполнителя) 2 – в ЦИТС и ЗИ

исп. И.О. Фамилия 3 – в дело

667 03 26 исп. И.О. Фамилия

07.03.2020 667 03 26

07.03.2020

28. Отметка об исполнении документа

включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Данные об исполнении подписываются и датируются исполнителем, слова «В дело» и номер дела – начальником подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел (подразделение ОВД) проставляется в виде штампа на оборотной стороне с указанием наименования ОВД, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости – часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.

Допускается отметку о поступлении наносить в виде штрих-кода, проставлять от руки.

30. Идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату его создания и другие поисковые данные.