курсовая делопроизводство1. Управление аптечными организациями в рыночных условиях значительно сложнее, чем в централизованной командноадминистративной системе
 Скачать 0.97 Mb.
|
1.Авторитарный стиль управления или административно-директивный, автократический - это совокупность приемов управления, используя которые, руководитель ориентируется на собственные знания, интересы, цели.При авторитарном стиле управления руководитель не советуется с коллегами или подчиненными, занимает жесткие позиции и использует административные методы воздействия на людей, навязывая им свою волю путем принуждения или вознаграждения[24]. Характерными особенностями авторитарного стиля управления являются: - Централизация власти в руках руководителя, при этом властные функции, как его заместителей, так и сотрудников сильно ограничены; - Единоличное принятие руководителем всех решений, он сам определяет цели, распределяет задания и строго контролирует их выполнение; - Инициатива подчиненных не одобряется, новые идеи и начинания исходят только от руководителя; - Жёсткая регламентация и строгий контроль за деятельностью подчиненных; - Слабый интерес к работнику как к личности. Болезненная реакция на критические замечания, резкость и прямолинейность в общении с подчиненными. При авторитарном стиле управления имеются определенные «минусы» - резкое снижение инициативности подчиненных, повышается риск приятия ошибочных решений, частое недовольство подчиненных своим положением и, как правило, напряженный и плохой психологический климат в коллективе, и соответственно это приводит к текучке кадров. Этот стиль чаще используют на начальном этапе формирования организации, её трудового коллектива, когда у работников не сформированы навыки видения целей и путей их достижения. Данный стиль эффективен в экстремальных ситуациях или в условиях низкой трудовой дисциплины. Проявляется в порядке, срочности выполнения задания и возможности предсказать результат в условиях максимальной концентрации всех видов ресурсов[32]. 2. Демократический или коллегиальный стиль управления – совокупность приемов управления, в котором руководитель принимает решения самостоятельно, но вырабатывает их совместно с подчиненными. Руководитель избегает навязывать свою волю подчиненным.Характерные особенности демократического стиля управления: - Децентрализация управленческой власти – руководитель совместно с сотрудниками согласовывает цели организации, распределяет работу; - Деятельность подчиненных контролируется не только руководителем, но и другими сотрудниками организации; - Поощрение инициативы подчиненных, способствующее развитию у них творческого стремления в выполнении поручений, а также своевременному решению поставленных задач; - Обеспечение подчиненных достаточной информацией о положении дел в организации, а также о перспективах развития коллектива в целом и каждого сотрудника в отдельности; - В отношениях с подчиненными требовательность сочетается с заботой и готовностью в оказании помощи, проявление доброжелательности и выдержки к сотрудникам. «Минусы» данного стиля - дополнительные затраты времени на обсуждение проблемы; руководитель вкладывает много усилий в создание атмосферы открытости и доверия; снижение уровня эффективности управления в экстренных ситуациях; распущенность коллектива при неверном подходе. Демократичного руководителя отличает самокритичность, общительность и ровные отношения с подчинёнными. Лично руководитель занимается только наиболее сложными и важными вопросами, предоставляя подчиненным решать все остальное. Данный стиль подходит для формирования командных взаимоотношений, так как формирует доброжелательность и открытость взаимоотношений как между руководителем и подчиненным, так и между самими подчиненными. Этот стиль в максимальной степени сочетает в себе методы убеждения и принуждения, помогает каждому работнику четко сформулировать его личные цели, установить эффективную коммуникацию между руководителем и подчиненным[22, 28]. 3. Либеральный стиль управления (нейтральный, попустительский или анархический) – это совокупность приемов управления, основанных на передаче задач подчиненным, которые принимают на себя и часть ответственности за их выполнение. Руководитель предоставляет подчиненным практически полную свободу. Сам руководитель выполняет лишь представительскую функцию[22, 28].Характерными особенностями либерального стиля управления являются: - Минимальное вмешательство в работу подчиненных – руководитель стремится уклониться от принятия решений или переложить эту задачу на других; - Руководитель предоставляет полную свободу действий подчинённым, пуская их работу на самотёк. Безразличие к инициативе подчиненных – ни подавление, ни поощрение ее; - Наличие неформальных лидеров и их большое влияние в коллективе при отсутствии руководящих действий руководства; - Информирование подчиненных о положении дел в организации, лишь по просьбе сотрудников; - Низкий уровень требовательности, отсутствие чёткого распределения заданий, прав и обязанностей. Либеральный стиль рассчитан на руководителей, которые хорошо ориентируются в ситуации и умеют оценивать сотрудников, передавая им только те обязанности, с которыми они могут справиться. Суть данного стиля состоит в том, что руководитель ставит перед исполнителями проблему, создает необходимые условия для их работы, задает границы решения, а сам отходит на второй план. За собой он сохраняет функции консультанта, оценивающего полученные результаты. Применение этого стиля имеет все большее распространение из-за растущих масштабов научно-технической деятельности и опытно-конструкторских разработок, выполняющиеся высококлассными специалистами, которые не хотят находиться под давлением и опекой[28]. «Минусы» либерального стиля управления: - Безынициативность сотрудников и постоянное ожидание указаний сверху, нежелание принять на себя ответственность за решения и их последствия, если они неблагоприятны; - Руководитель недостаточно требователен к подчиненным, так как не желает портить с ними отношения. Не проявляет выраженных организаторских способностей, нерегулярно и слабо контролирует действия подчиненных. - Руководитель в стремлении приобрести и укрепить авторитет способен выплачивать незаслуженные премии, разрешать неоправданные служебными нуждами командировки, склонен бесконечно откладывать увольнение негодного работника. Редко пользуется своим правом говорить «нет», легко раздает невыполнимые обещания. Такой стиль оправдан в том, случае, если персонал выполняет творческую или индивидуальную работу и укомплектован специалистами высокой квалификации с оправданно высокими амбициями. Этот стиль управления опирается на высокую сознательность, преданность общему делу и творческую инициативу всего персонала[24]. Разновидностью приведенных стилей руководства являются дистанционный, контактный, целеполагающий, делегирующий. Безусловно, на самом деле имеет место сочетание элементов разных стилей управления, однако, как правило, взаимоотношения между руководителем и коллективом складываются под влиянием одного преобладающего стиля руководства. 1.2 Делопроизводство фармацевтических организаций Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией. Именно от делопроизводства зависят оперативность и надёжность управления, организация труда, культура работы аппарата, использование информации в будущем. Деятельность по созданию документов и организации работы с ними в процессе осуществления управленческих действий называется делопроизводством. Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения[11]. Выделяют два вида делопроизводства - административное и специальное (для конкретной отрасли, - в экономике, учете, статистики и т.д.). Административное делопроизводство, в отличии от специального, универсально для всех отраслей. Приказом Минздрава России от 27.06.2012 № 19 (ред.10.08.2018) «Об утверждении временной инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации» закреплены основы организации делопроизводства, даются основные определения и понятия используемые при определении порядка работы с документами в сфере здравоохранения[11]. Статья 1 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ (ред. 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ, как - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения[4]. Требования к оформлению документов содержит Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации[8]. Требования к оформлению документов утверждены Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (ред. от 25.05.2017) "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации". Требования по оформлению документов, регламентированные национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», вступили в действие с 1 июля 2018 года[8]. Любой документ включает в себя ряд элементов, которые называются реквизитом (наименование вида, автор, адресат, заголовок). Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа (приказа, протокола, акта) характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром. ГОСТ Р 7.0.97-2016 перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов. Всего ГОСТом предусмотрено 30 реквизитов[8]. Деятельность аптечной организации требует оформления большего количества документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо их правильно систематизировать. Все документы можно классифицировать по следующим основаниям[14]: 1.По назначению: 1.1. Организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); 1.2. Распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение); 1.3. Информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка); 1.4. Учетно-расчётные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счёт-фактура, Накладная, Акт); 1.5. Нормативные документы с позиции правовых норм, которые регламентируют общие принципы, правила или характеристики (Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы). 2.По времени создания: первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор); 3.По способу представления - на электронных и бумажных носителях. Классификация играет важную роль в делопроизводстве. Правильно составленная классификация помогает сориентироваться во множестве документов, служит основой для их упорядочения и отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними. Каждый документы выполнять определенную функцию. Все функции можно разделить на две группы – общие и специальные[14]. 1.Общие функции документа: 1.1. Информационная - документ хранит и предоставляет информацию; 1.2. Коммуникативная - документ как средство обмена информацией; 1.3. Социальная - состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации, при этом документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения. 2.Специальные функции документа: 2.1.Управленческая - документ как средство управления деятельностью; 2.2.Организационная - документ устанавливает действия участников правовых отношений; 2.3.Правовая - документ является письменным доказательством и источником права; 2.4.Общекультурная - документ способен сохранять и передавать культурные традиции, нормы, ритуалы, принятые в обществе; 2.5.Историческая - документ является историческим источником. Состав документов в любой организации, в том числе и фармацевтической, определяется ее компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими субъектами рынка. Все документы, которые участвуют в процессе управления, называются организационно-распорядительной документацией (ОРД). Она делится на 3 вида[14, 15]: 1. Организационные (устав, положение, инструкция). Любая организация может успешно функционировать только при наличии четкой регламентации деятельности, закрепленной в соответствующих организационно-распорядительных документах: приказах, должностных инструкциях, уставах, положениях, протоколах, штатное расписание. Для организационных документов характерна стилистическая строгость и нейтральность изложения, официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям: краткость и компактность изложения документа; точность и определенность формулировок; однозначность и единообразие терминов; последовательность. Каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения текста. При разработке документов данного вида необходимо в обязательном порядке указывать лиц, ответственных за исполнение, а также лица, контролирующего ход и сроки исполнения. 2. Распорядительные документы играют важную роль в управлении организацией. Издание их обязательно - по организационным вопросам, по вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредиты, труда и заработной платы. К ним относят: приказ, распоряжение, указание, постановление. Распорядительные документы носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчинённым организациям, группам или отдельным должностным лицам. 3.Справочно-информационные документы. Большинство документов являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными к исполнению. Информация в них может побуждать к действию, либо принята к сведению. К ним относят: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, письмо, справка. 4.Документы по личному составу занимают особое место в делопроизводстве, они характеризуют правовую, трудовую и служебную деятельность работников аптечных организации. Создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. Обязательное ведение кадровой документации на любых предприятиях предусмотрено: КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д. К ним относят: приказ по личному составу, заявление, трудовой договор, трудовая книжка, личное дело, характеристика. В процессе деятельности фармацевтические организации, аптеки получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, то есть они выступают в роли памяти учреждения [18]. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» (ГОСТ Р 7.08- 2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)[8]. Специальным классификационным справочником, который определяет порядок отнесения документов в соответствующие дела, служит номенклатура дел. Согласно стандарту, номенклатура дел – это «Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, который позволяет быстро и оперативно разложить документы по папкам (делам) с целью дальнейшего их поиска в случае необходимости[8]. Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения^
Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации» [3,7]. Номенклатуры дел бывают трех видов: - конкретные или индивидуальные (номенклатуры дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); - примерные и - типовые. Индивидуальная номенклатура делможет быть заведена для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел в учреждениях начинается в 4 квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения [3]. Примерная номенклатура делустанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Таблица 1 - Примерная номенклатура дел аптеки
По окончанию календарного года документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение, либо уничтожены. Отбор документов на хранение или уничтожение проводит постоянно действующая экспертная комиссия предприятия в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ[3], Основными правилами работы ведомственных архивов[8], типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения[5]. Экспертиза документов должна проводиться ежегодно. По результатам экспертизы составляют описи дел постоянного (до 75 лет), временного хранения и документов по личному составу, а также акты об уничтожении дел. Результаты экспертизы согласовывают с ведомственным архивом[9,10]. |